La Guida di Mokapen

Guida ai Contatti

L'area Contatti è l'anagrafica delle persone con cui lavori: clienti, prospect, partner, fornitori, lead da form o campagne. Ogni contatto concentra identità (nome, email, telefono), ruolo, azienda di appartenenza, storico relazionale e collegamenti operativi a deal, ticket, task e progetti. È il punto di partenza del CRM relazionale: senza contatti strutturati, vendite e supporto perdono contesto.

Accedi dall'elenco Contatti nel menu. Dal pulsante Aziende passi all'anagrafica società (guida Aziende).

Ruolo nel CRM e processi

Un contatto in Mokapen non è una riga in un foglio Excel: è un record vivo collegato al resto del sistema.

• Vendite: contatto collegato a deal, preventivi, task di follow-up; etichette per segmentazione (Warm, Enterprise…).
• Supporto: contatto su ticket, email sincronizzate nel tab Email, checklist onboarding.
• Marketing: tab Marketing (liste, consensi), origine lead (campo Source), integrazioni sync.
• Operatività: Connessioni bidirezionali verso task, progetti, appuntamenti; SMS/WhatsApp dalla barra scheda (se abilitati).

Regola pratica: ogni interazione significativa (call, email commerciale, ticket) deve poter essere ricondotta a un contatto (o creato come contatto al volo) con almeno email o telefono e, quando possibile, azienda associata.

Pagina elenco Contatti

La pagina principale è una tabella DataTables con colonne configurabili (nome, cognome, email, azienda, etichette, privacy…). Barra superiore:

• Aziende: passa all'elenco società.
• Filtri (Premium): modale filtri avanzati su campi standard, custom e connessioni.
• Azioni: import/export (permessi org), gestione duplicati, modifica colonne, archivio, cestino.
• + Contatto: apre modale creazione rapida.

Clic sul nome apre la scheda laterale. Con piano Small puoi aprire la page contact a schermo intero (icona espansione).

Selezionando una o più righe con le checkbox a sinistra compare la barra azioni bulk sopra la tabella: Nuova email (se integrazione attiva), Modifica, Clona, Archivia, Elimina, Export (owner org). Stesso pattern operativo dei task in vista Lista.

Scheda del contatto

La scheda (modale o pagina intera) è organizzata come le altre entità Mokapen.

Intestazione: foto o iniziali, nome e cognome (editabili inline), saluto, badge Archiviato se applicabile. Se il contatto è nel cestino, compare un banner rosso con pulsanti Ripristina e Elimina definitivamente (piano Medium).

Barra azioni (icona per icona):

• Privacy (lucchetto): pubblico o privato (solo owner e stakeholder).
• Etichette, Colore titolo, Allegati, Note adesive (piano Small).
• Copia link, Pagina intera (piano Small).
• + Crea e connetti (pulsante verde): crea al volo task, ticket, deal, appuntamento… già collegato al contatto.

Menu Opzioni (tre puntini)

Apri la scheda contatto → icona tre puntini verticali in alto a destra:

• Clona: duplica il contatto; nel modale scegli cosa copiare (checklist, allegati, connessioni, commenti). Utile per template «contatto tipo» o onboarding ripetibile.
• Archivia / Ripristina (piano Medium): sposta in archivio o riporta nelle viste operative.
• Modifica scheda (admin): apre il designer layout campi contatto in nuova finestra.
• Elimina / Ripristina (voce rossa): soft delete verso cestino, o ripristino se già eliminato; con piano Medium anche eliminazione definitiva dal cestino.

Tab della scheda

• Dati: anagrafica, azienda, email, telefono, campi custom — vedi Tab Dati.
• Checklist, Connessioni, Email, Marketing, Privacy, Sync: vedi Sezioni collegate.
• Aggiornamenti — cronologia modifiche anagrafica, commenti, messaggi form e marketing (contatti/aziende).

Tab Dati — campi anagrafici

Nel tab Dati trovi i campi operativi (editabili inline con icona matita):

• Tipo e Ruolo lavorativo (job role).
• Azienda (company_id): società di appartenenza — selettore con ricerca; puoi creare azienda al volo se non esiste.
• Stakeholder: altri utenti/team con visibilità.
• Origine (source): da dove proviene il lead.
• Descrizione (rich text, menzioni @).
• Campi Sales (se modulo Sales attivo).
• Email (più indirizzi), Telefono, Indirizzo, Lingua, Compleanno, Sito web, Social.

Con campi personalizzati (piano Medium) il tab Dati segue regole di visibilità/obbligatorietà definite in impostazioni. Allegati e commenti completano la scheda in fondo al tab.

Contatto e azienda

Il campo Azienda nel tab Dati indica la società di riferimento del contatto (es. «Mario Rossi» → «Acme Srl»). Non sostituisce le Connessioni: puoi collegare lo stesso contatto anche a deal, altri contatti o ticket indipendentemente dall'azienda principale.

Best practice B2B: crea prima l'azienda (P.IVA, indirizzo sede) poi i contatti con ruoli distinti (decisore, amministrazione, tecnico). Per clienti B2C il campo azienda può restare vuoto.

Tab e sezioni collegate

• Checklist — guida Checklist: onboarding cliente, raccolta documenti.
• Connessioni — guida Connessioni: deal, task, ticket, progetti collegati.
• Ordini / Fidelity (Sales): storico ordini e punti fedeltà.
• Email: conversazioni sincronizzate (integrazioni Gmail/Outlook).
• Privacy: consensi GDPR, storico trattamenti.
• Marketing: iscrizioni liste, campagne.
• Fatturazione (Sales): dati fatturazione collegati al contatto.
• Sync: stato sincronizzazione con Google Contacts, Outlook, altre app.
• Portale (Premium): accesso portale cliente.
• Aggiornamenti — cronologia modifiche anagrafica, commenti, messaggi form e marketing (contatti/aziende).

Creare un contatto

1. Elenco Contatti → + Contatto (o Crea e connetti da un'altra scheda).
2. Compila almeno nome o email (validazione duplicati su email se attiva).
3. Associa azienda, etichette e responsabile se già noti.
4. Salva: il contatto compare in elenco e può essere collegato subito a deal/ticket.

Da import CSV (Azioni → Import) carichi migliaia di righe mappando colonne; da form landing/webhook i contatti possono essere creati automaticamente con source valorizzato.

Modificare un contatto

Modifica singola (scheda)

1. Apri la scheda del contatto (clic sul nome in elenco).
2. Modifica inline: titolo/nome in intestazione, oppure campi nel tab Dati (clic sul valore → icona matita → edit).
3. Usa la barra azioni per etichette, colore, privacy, allegati, note adesive.
4. Salva: automatico campo per campo nella scheda laterale, oppure pulsante Salva in page contact.

Modifica massiva (elenco)

1. Nell'elenco Contatti, seleziona i contatti con le checkbox a sinistra.
2. Clicca Modifica nella barra azioni sopra la tabella.
3. Nel modale, aggiungi i campi da aggiornare (responsabile, etichette, tipo, azienda, campi custom consentiti…) e imposta i valori.
4. Conferma: i valori si applicano a tutti i contatti selezionati.

Le modifiche al tab Privacy o Marketing possono richiedere permessi specifici. Admin: Opzioni → Modifica scheda apre il designer campi (visibilità, ordine) in nuova finestra.

Eliminare un contatto

Elimina contatti creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se il contatto ha storico email, deal o ticket collegati e non vuoi perderne traccia nel CRM.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda del contatto.
2. Menu Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
3. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato il contatto va nel cestino (Elenco Contatti → Azioni → Cestino contatti). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un contatto già nel cestino, compare il banner con i pulsanti Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Nell'elenco Contatti, seleziona i contatti con le checkbox.
2. Clicca Elimina (pulsante rosso sopra la tabella).
3. Conferma.

Archiviare un contatto

L'archivio è la scelta giusta per contatti non più attivi (clienti persi, ex-dipendenti, lead non qualificati) che vuoi tenere nello storico con connessioni e email intatte, senza ingombraare l'elenco operativo.

Archiviare un singolo contatto

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia (piano Medium).
2. Conferma nel modale. Compare il badge Archiviato in intestazione.

Archiviare più contatti / consultare l'archivio

• Multiplo: elenco Contatti → seleziona con checkbox → Archivia nella barra azioni.
• Consultare: Elenco Contatti → Azioni → Archivio contatti (piano Medium).
• Ripristinare: dall'archivio seleziona e clicca Ripristina, oppure Opzioni → Ripristina da archivio sulla singola scheda.

I contatti archiviati non compaiono nelle viste operative standard ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Report Contatti

La sezione Report Contatti (Premium) riepiloga i contatti a cui hai accesso in base a ruolo e permessi organizzazione: vedi solo record e campi autorizzati. Serve per analisi per tipo, responsabile, origine ed export — per inserire o correggere singoli record usa l'elenco Contatti.

• Dashboard: grafici per tipo, stato, ruolo, etichette, responsabile, origine, mappa geografica.
• Lista report: tabella analitica filtrabile con export CSV/Excel — base per revisioni anagrafica e segmentazione marketing.

Combina report con filtri elenco e etichette per allineare contatti e opportunità collegate per responsabile o campagna.

Clonare un contatto

La clonazione duplica un contatto esistente come base per un nuovo record — ideale per template «contatto tipo» (es. onboarding standard, profilo partner ricorrente).

Clonazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni → Clona.
2. Nel modale seleziona cosa copiare: Checklist, Allegati, Connessioni, Commenti (checkbox indipendenti).
3. Conferma: si apre la scheda del nuovo contatto; modifica nome/email prima di usarlo operativamente.

Clonazione multipla

1. Elenco Contatti → seleziona i contatti → Clona nella barra azioni.
2. Scegli le stesse opzioni di copia nel modale e conferma.

Filtri, colonne e segmentazione

Filtri avanzati (piano Small): condizioni su etichette, tipo, azienda, campi custom, connessioni (Deal collegato, Ticket collegato…), date ultimo aggiornamento. Salva combinazioni via URL o viste team.

Modifica colonne (Azioni, membri org): scegli quali colonne mostrare in tabella e ordine — essenziale per team che usano campi custom (es. «Settore», «Fatturato»).

Combina filtri con Etichette per segmenti operativi: «Contatti Enterprise con etichetta Hot senza deal aperto».

Duplicati

(piano Medium) Azioni → Gestisci duplicati: Mokapen propone gruppi di contatti simili (stessa email, nome+cognome, telefono). Puoi unire record (scegliendo master e campi da conservare) o ignorare coppie non problematiche. Pagina Ignorati per revisione successiva.

Alla creazione, check_duplicate_ajax avvisa se email già presente — evita di moltiplicare lo stesso lead.

Import, export e integrazioni

• Import CSV (membri org): mappa colonne → campi Mokapen, preview, import batch.
• Export (owner org): CSV/Excel dei contatti filtrati o selezionati.
• Google Contacts / Outlook: sync bidirezionale o import da cartelle (Integrazioni account).
• Data enrichment (Hunter ecc.): scoperta contatti per dominio azienda, import selettivo.

Impostazioni Contatti

Da Impostazioni Contatti (admin/membri autorizzati):

• Campi: elenco campi standard e custom, regole piano Medium.
• Layout scheda (fields_view): quali campi mostrare in modale/page e in quale ordine.
• Colonne tabella (columns_view): default colonne elenco per tutta l'org.

Allinea impostazioni al processo commerciale prima di import massivi (campi obbligatori, source, tipo contatto).

Processi consigliati

• Lead intake: form → contatto + source + etichetta campagna → task qualifica entro 24h → connessione a deal se qualificato.
• Onboarding: checklist su contatto (KYC, contratto) + connessioni a progetto delivery.
• Supporto: ticket sempre collegato a contatto; email nel tab Email per storico conversazioni.
• Pulizia mensile: duplicati, archivia contatti inattivi > 12 mesi, filtro «senza email».
• Allineamento vendite: stessa etichetta su contatto e deal collegato; report contatti per responsabile.

Per l'anagrafica società e il tab Contatti dell'azienda vedi la guida Aziende.