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Guia de Contactos

A área Contactos é o diretório das pessoas com quem trabalha: clientes, prospects, parceiros, fornecedores, leads de formulários ou campanhas. Cada contacto concentra identidade (nome, email, telefone), função, empresa de pertença, histórico relacional e ligações operacionais a deals, tickets, tarefas e projetos. É o ponto de partida do CRM relacional: sem contactos estruturados, vendas e suporte perdem contexto.

Aceda pela lista Contactos no menu. Pelo botão Empresas passa ao diretório de sociedades (guia Empresas).

Papel no CRM e processos

Um contacto no Mokapen não é uma linha numa folha Excel: é um registo vivo ligado ao resto do sistema.

• Vendas: contacto ligado a deals, orçamentos, tarefas de follow-up; etiquetas para segmentação (Warm, Enterprise…).
• Suporte: contacto em tickets, emails sincronizados no separador Email, checklists de onboarding.
• Marketing: separador Marketing (listas, consentimentos), origem do lead (campo Source), integrações de sync.
• Operações: Ligações bidirecionais para tarefas, projetos, compromissos; SMS/WhatsApp na barra do painel (se ativados).

Regra prática: cada interação significativa (chamada, email comercial, ticket) deve poder ser atribuída a um contacto (ou criada como contacto à partida) com pelo menos email ou telefone e, quando possível, empresa associada.

Página lista Contactos

A página principal é uma tabela DataTables com colunas configuráveis (nome, apelido, email, empresa, etiquetas, privacidade…). Barra superior:

• Empresas: passa à lista de sociedades.
• Filtros (plano Large): modal de filtros avançados sobre campos standard, personalizados e ligações.
• Ações: import/export (permissões org), gestão de duplicados, editar colunas, arquivo, lixo.
• + Contacto: abre o modal de criação rápida.

Clicar no nome abre o painel lateral. Com o plano Small pode abrir a page contact em ecrã inteiro (ícone de expansão).

Ao selecionar uma ou mais linhas com as caixas à esquerda aparece a barra de ações em massa acima da tabela: Novo email (se integração ativa), Editar, Clonar, Arquivar, Eliminar, Exportar (owner org). Mesmo padrão operativo das tarefas na vista Lista.

Painel do contacto

O painel (modal ou página inteira) está organizado como as outras entidades Mokapen.

Cabeçalho: foto ou iniciais, nome e apelido (editáveis inline), saudação, badge Arquivado se aplicável. Se o contacto está no lixo, aparece um banner vermelho com os botões Restaurar e Eliminar definitivamente (plano Medium).

Barra de ações (ícone a ícone):

• Privacidade (cadeado): público ou privado (apenas owner e stakeholders).
• Etiquetas, Cor do título, Anexos, Notas adesivas (plano Small).
• Copiar link, Página inteira (plano Small).
• + Criar e ligar (botão verde): cria à partida tarefa, ticket, deal, compromisso… já ligado ao contacto.

Menu Opções (três pontos)

Abra o painel contacto → ícone três pontos verticais no canto superior direito:

• Clonar: duplica o contacto; no modal escolha o que copiar (checklist, anexos, ligações, comentários). Útil para «contacto modelo» ou onboarding repetível.
• Arquivar / Restaurar (plano Medium): move para arquivo ou devolve às vistas operacionais.
• Editar painel (admin): abre o designer de layout de campos contacto em nova janela.
• Eliminar / Restaurar (entrada vermelha): soft delete para o lixo, ou restauração se já eliminado; com plano Medium também eliminação definitiva do lixo.

Separadores do painel

• Dados: ficha, empresa, email, telefone, campos personalizados — ver Separador Dados.
• Checklist, Ligações, Email, Marketing, Privacidade, Sync: ver Secções ligadas.
• Atualizações — histórico de alterações de ficha, comentários, mensagens de formulário e marketing (contactos/empresas).

Separador Dados — campos de ficha

No separador Dados encontra os campos operacionais (editáveis inline com ícone lápis):

• Tipo e Função profissional (job role).
• Empresa (company_id): sociedade de pertença — seletor com pesquisa; pode criar empresa à partida se não existir.
• Stakeholders: outros utilizadores/equipas com visibilidade.
• Origem (source): de onde provém o lead.
• Descrição (rich text, menções @).
• Campos Sales (se módulo Sales ativo).
• Email (vários endereços), Telefone, Morada, Idioma, Aniversário, Website, Redes sociais.

Com campos personalizados (plano Medium) o separador Dados segue regras de visibilidade/obrigatoriedade definidas nas definições. Anexos e comentários completam o painel no final do separador.

Contacto e empresa

O campo Empresa no separador Dados indica a sociedade de referência do contacto (ex. «João Silva» → «Acme Lda»). Não substitui as Ligações: pode ligar o mesmo contacto também a deals, outros contactos ou tickets independentemente da empresa principal.

Boa prática B2B: crie primeiro a empresa (NIF, morada sede) e depois os contactos com funções distintas (decisor, administração, técnico). Para clientes B2C o campo empresa pode ficar vazio.

Separadores e secções ligadas

• Checklist — guia Checklist: onboarding cliente, recolha de documentos.
• Ligações — guia Ligações: deals, tarefas, tickets, projetos ligados.
• Encomendas / Fidelidade (Sales): histórico de encomendas e pontos de fidelidade.
• Email: conversas sincronizadas (integrações Gmail/Outlook).
• Privacidade: consentimentos GDPR, histórico de tratamentos.
• Marketing: subscrições de listas, campanhas.
• Faturação (Sales): dados de faturação ligados ao contacto.
• Sync: estado de sincronização com Google Contacts, Outlook, outras apps.
• Portal (plano Large): acesso ao portal cliente.
• Atualizações — histórico de alterações de ficha, comentários, mensagens de formulário e marketing (contactos/empresas).

Criar um contacto

1. Lista Contactos → + Contacto (ou Criar e ligar noutro painel).
2. Preencha pelo menos nome ou email (validação de duplicados no email se ativa).
3. Associe empresa, etiquetas e responsável se já conhecidos.
4. Guarde: o contacto aparece na lista e pode ser ligado de imediato a deals/tickets.

A partir de import CSV (Ações → Import) carrega milhares de linhas mapeando colunas; a partir de formulários landing/webhook os contactos podem ser criados automaticamente com source preenchido.

Modificar um contacto

Edição individual (painel)

1. Abra o painel do contacto (clique no nome na lista).
2. Edite inline: título/nome no cabeçalho, ou campos no separador Dados (clique no valor → ícone lápis → editar).
3. Use a barra de ações para etiquetas, cor, privacidade, anexos, notas adesivas.
4. Guarde: automático campo a campo no painel lateral, ou botão Guardar em page contact.

Edição em massa (lista)

1. Na lista Contactos, selecione os contactos com as caixas à esquerda.
2. Clique Editar na barra de ações acima da tabela.
3. No modal, adicione os campos a atualizar (responsável, etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados permitidos…) e defina os valores.
4. Confirme: os valores aplicam-se a todos os contactos selecionados.

Alterações no separador Privacidade ou Marketing podem exigir permissões específicas. Admin: Opções → Editar painel abre o designer de campos (visibilidade, ordem) em nova janela.

Eliminar um contacto

Elimine contactos criados por engano ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se o contacto tem histórico de email, deals ou tickets ligados e não quer perder o rasto no CRM.

Eliminação individual

1. Abra o painel do contacto.
2. Menu Opções (três pontos) → Eliminar (entrada vermelha).
3. Confirme no modal.

Com o plano Large o contacto vai para o lixo (Lista Contactos → Ações → Lixo contactos). A partir daí pode Restaurar ou Eliminar definitivamente. Se abrir um contacto já no lixo, aparece o banner com os botões Restaurar / Eliminar definitivamente.

No plano Free (sem plano Large) a eliminação é em geral definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique as permissões da sua organização.

Eliminação múltipla

1. Na lista Contactos, selecione os contactos com as caixas.
2. Clique Eliminar (botão vermelho acima da tabela).
3. Confirme.

Arquivar um contacto

O arquivo é a escolha certa para contactos já não ativos (clientes perdidos, ex-colaboradores, leads não qualificados) que quer manter no histórico com ligações e emails intactos, sem sobrecarregar a lista operacional.

Arquivar um contacto individual

1. Abra o painel → Opções → Arquivar (plano Medium).
2. Confirme no modal. Aparece o badge Arquivado no cabeçalho.

Arquivar vários contactos / consultar o arquivo

• Múltiplo: lista Contactos → selecione com caixas → Arquivar na barra de ações.
• Consultar: Lista Contactos → Ações → Arquivo contactos (plano Medium).
• Restaurar: do arquivo selecione e clique Restaurar, ou Opções → Restaurar do arquivo no painel individual.

Os contactos arquivados não aparecem nas vistas operacionais standard mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Relatórios Contactos

A secção Relatórios Contactos (plano Large) resume os contactos a que tem acesso com base no papel e permissões da organização: vê apenas registos e campos autorizados. Serve para análise por tipo, responsável, origem e export — para inserir ou corrigir registos individuais use a lista Contactos.

• Dashboard: gráficos por tipo, estado, função, etiquetas, responsável, origem, mapa geográfico.
• Lista relatórios: tabela analítica filtrável com export CSV/Excel — base para revisão de fichas e segmentação marketing.

Combine relatórios com filtros de lista e etiquetas para alinhar contactos e oportunidades ligadas por responsável ou campanha.

Clonar um contacto

A clonagem duplica um contacto existente como base para um novo registo — ideal para «contacto modelo» (ex. onboarding standard, perfil parceiro recorrente).

Clonagem individual

1. Abra o painel → Opções → Clonar.
2. No modal selecione o que copiar: Checklist, Anexos, Ligações, Comentários (caixas independentes).
3. Confirme: abre-se o painel do novo contacto; modifique nome/email antes de usar operacionalmente.

Clonagem múltipla

1. Lista Contactos → selecione os contactos → Clonar na barra de ações.
2. Escolha as mesmas opções de cópia no modal e confirme.

Filtros, colunas e segmentação

Filtros avançados (plano Small): condições sobre etiquetas, tipo, empresa, campos personalizados, ligações (Deal ligado, Ticket ligado…), datas de última atualização. Guarde combinações via URL ou vistas de equipa.

Editar colunas (Ações, membros org): escolha quais colunas mostrar na tabela e a ordem — essencial para equipas que usam campos personalizados (ex. «Setor», «Faturação»).

Combine filtros com Etiquetas para segmentos operacionais: «Contactos Enterprise com etiqueta Hot sem deal aberto».

Duplicados

(plano Medium) Ações → Gerir duplicados: Mokapen propõe grupos de contactos semelhantes (mesmo email, nome+apelido, telefone). Pode fundir registos (escolhendo master e campos a conservar) ou ignorar pares não problemáticos. Página Ignorados para revisão posterior.

Na criação, check_duplicate_ajax avisa se o email já existe — evita multiplicar o mesmo lead.

Import, export e integrações

• Import CSV (membros org): mapeie colunas → campos Mokapen, pré-visualização, import em lote.
• Export (owner org): CSV/Excel dos contactos filtrados ou selecionados.
• Google Contacts / Outlook: sync bidirecional ou import de pastas (Integrações conta).
• Data enrichment (Hunter etc.): descoberta de contactos por domínio empresa, import seletivo.

Definições Contactos

A partir de Definições Contactos (admin/membros autorizados):

• Campos: lista de campos standard e personalizados, regras plano Medium.
• Layout painel (fields_view): quais campos mostrar em modal/página e em que ordem.
• Colunas tabela (columns_view): colunas por defeito da lista para toda a org.

Alinhe as definições ao processo comercial antes de imports massivos (campos obrigatórios, source, tipo contacto).

Processos recomendados

• Lead intake: formulário → contacto + source + etiqueta campanha → tarefa de qualificação em 24h → ligação a deal se qualificado.
• Onboarding: checklist no contacto (KYC, contrato) + ligações ao projeto delivery.
• Suporte: ticket sempre ligado ao contacto; email no separador Email para histórico de conversas.
• Limpeza mensal: duplicados, arquivar contactos inativos > 12 meses, filtro «sem email».
• Alinhamento vendas: mesma etiqueta no contacto e deal ligado; relatórios contactos por responsável.

Para o diretório de sociedades e o separador Contactos da empresa consulte a guia Empresas.