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Kontakte-Leitfaden

Der Bereich Kontakte ist das Verzeichnis der Personen, mit denen Sie arbeiten: Kunden, Interessenten, Partner, Lieferanten, Leads aus Formularen oder Kampagnen. Jeder Kontakt bündelt Identität (Name, E-Mail, Telefon), Rolle, Zugehörigkeit zum Unternehmen, Beziehungshistorie und operative Verknüpfungen zu Deals, Tickets, Aufgaben und Projekten. Er ist der Ausgangspunkt des relationalen CRM: Ohne strukturierte Kontakte verlieren Vertrieb und Support den Kontext.

Zugriff über die Kontaktliste im Menü. Über die Schaltfläche Unternehmen wechseln Sie zum Firmenverzeichnis (Unternehmen-Leitfaden).

Rolle im CRM und in Prozessen

Ein Kontakt in Mokapen ist keine Zeile in einer Excel-Tabelle: Er ist ein lebendiger Datensatz, der mit dem restlichen System verknüpft ist.

• Vertrieb: Kontakt verknüpft mit Deals, Angeboten, Follow-up-Aufgaben; Labels zur Segmentierung (Warm, Enterprise…).
• Support: Kontakt bei Tickets, im E-Mail-Tab synchronisierte E-Mails, Onboarding-Checklisten.
• Marketing: Marketing-Tab (Listen, Einwilligungen), Lead-Herkunft (Feld Source), Sync-Integrationen.
• Operativ: bidirektionale Verbindungen zu Aufgaben, Projekten, Terminen; SMS/WhatsApp über die Panel-Leiste (falls aktiviert).

Praktische Regel: Jede bedeutsame Interaktion (Anruf, Vertriebs-E-Mail, Ticket) sollte einem Kontakt zugeordnet werden können (oder spontan als Kontakt angelegt werden) — mindestens mit E-Mail oder Telefon und nach Möglichkeit mit zugehörigem Unternehmen.

Seite Kontaktliste

Die Hauptseite ist eine DataTables-Tabelle mit konfigurierbaren Spalten (Vorname, Nachname, E-Mail, Unternehmen, Labels, Datenschutz…). Obere Leiste:

• Unternehmen: Wechsel zur Firmenliste.
• Filter (Large-Plan): erweitertes Filter-Modal für Standardfelder, benutzerdefinierte Felder und Verbindungen.
• Aktionen: Import/Export (Org-Berechtigungen), Duplikatverwaltung, Spalten bearbeiten, Archiv, Papierkorb.
• + Kontakt: öffnet Schnellerstellungs-Modal.

Klick auf den Namen öffnet das Seitenpanel. Mit dem Small-Plan können Sie die page contact im Vollbild öffnen (Erweiterungssymbol).

Bei Auswahl einer oder mehrerer Zeilen über die Checkboxen links erscheint die Massenaktionsleiste über der Tabelle: Neue E-Mail (bei aktiver Integration), Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen, Export (Org-Inhaber). Gleiches operatives Muster wie Aufgaben in der Listenansicht.

Kontakt-Panel

Das Panel (Modal oder Vollseite) ist wie andere Mokapen-Entitäten aufgebaut.

Kopfzeile: Foto oder Initialen, Vor- und Nachname (inline bearbeitbar), Anrede, Badge Archiviert falls zutreffend. Befindet sich der Kontakt im Papierkorb, erscheint ein rotes Banner mit den Schaltflächen Wiederherstellen und Endgültig löschen (Medium-Plan).

Aktionsleiste (Symbol für Symbol):

• Datenschutz (Schloss): öffentlich oder privat (nur Inhaber und Stakeholder).
• Labels, Titelfarbe, Anhänge, Haftnotizen (Small-Plan).
• Link kopieren, Vollseite (Small-Plan).
• + Erstellen und verbinden (grüne Schaltfläche): erstellt spontan Aufgabe, Ticket, Deal, Termin… bereits mit dem Kontakt verknüpft.

Menü Optionen (drei Punkte)

Kontakt-Panel öffnen → Symbol drei vertikale Punkte oben rechts:

• Klonen: dupliziert den Kontakt; im Modal wählen, was kopiert wird (Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare). Nützlich für «Vorlagenkontakt» oder wiederholbares Onboarding.
• Archivieren / Wiederherstellen (Medium-Plan): ins Archiv verschieben oder in operative Ansichten zurückholen.
• Panel bearbeiten (Admin): öffnet den Layout-Designer für Kontaktfelder in neuem Fenster.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag): Soft-Delete in den Papierkorb oder Wiederherstellung falls bereits gelöscht; mit Medium-Plan auch endgültiges Löschen aus dem Papierkorb.

Panel-Tabs

• Daten: Stammdaten, Unternehmen, E-Mail, Telefon, benutzerdefinierte Felder — siehe Tab Daten.
• Checkliste, Verbindungen, E-Mail, Marketing, Datenschutz, Sync: siehe Verknüpfte Bereiche.
• Aktualisierungen — Historie der Stammdatenänderungen, Kommentare, Formular- und Marketingnachrichten (Kontakte/Unternehmen).

Tab Daten — Stammdatenfelder

Im Tab Daten finden Sie die operativen Felder (inline bearbeitbar mit Stiftsymbol):

• Typ und Berufsrolle (job role).
• Unternehmen (company_id): zugehöriges Unternehmen — Auswahl mit Suche; Sie können ein Unternehmen spontan anlegen, falls es nicht existiert.
• Stakeholder: weitere Benutzer/Teams mit Sichtbarkeit.
• Herkunft (source): woher der Lead stammt.
• Beschreibung (Rich Text, @-Erwähnungen).
• Sales-Felder (falls Sales-Modul aktiv).
• E-Mail (mehrere Adressen), Telefon, Adresse, Sprache, Geburtstag, Website, Social Media.

Mit benutzerdefinierten Feldern (Medium-Plan) folgt der Tab Daten den in den Einstellungen definierten Sichtbarkeits-/Pflichtregeln. Anhänge und Kommentare ergänzen das Panel am Ende des Tabs.

Kontakt und Unternehmen

Das Feld Unternehmen im Tab Daten gibt das Referenzunternehmen des Kontakts an (z. B. «Max Mustermann» → «Acme GmbH»). Es ersetzt nicht die Verbindungen: Sie können denselben Kontakt unabhängig vom Hauptunternehmen auch mit Deals, anderen Kontakten oder Tickets verknüpfen.

B2B-Best Practice: Zuerst das Unternehmen anlegen (USt-IdNr., Firmensitz), dann Kontakte mit unterschiedlichen Rollen (Entscheider, Verwaltung, Technik). Bei B2C-Kunden kann das Unternehmensfeld leer bleiben.

Tabs und verknüpfte Bereiche

• Checkliste — Checkliste-Leitfaden: Kunden-Onboarding, Dokumentensammlung.
• Verbindungen — Verbindungen-Leitfaden: verknüpfte Deals, Aufgaben, Tickets, Projekte.
• Bestellungen / Treue (Sales): Bestellhistorie und Treuepunkte.
• E-Mail: synchronisierte Konversationen (Gmail/Outlook-Integrationen).
• Datenschutz: DSGVO-Einwilligungen, Verarbeitungshistorie.
• Marketing: Listenabonnements, Kampagnen.
• Abrechnung (Sales): mit dem Kontakt verknüpfte Abrechnungsdaten.
• Sync: Synchronisierungsstatus mit Google Contacts, Outlook, anderen Apps.
• Portal (Large-Plan): Zugang zum Kundenportal.
• Aktualisierungen — Historie der Stammdatenänderungen, Kommentare, Formular- und Marketingnachrichten (Kontakte/Unternehmen).

Kontakt erstellen

1. Kontaktliste → + Kontakt (oder Erstellen und verbinden aus anderem Panel).
2. Mindestens Name oder E-Mail ausfüllen (Duplikatprüfung bei E-Mail falls aktiv).
3. Unternehmen, Labels und Verantwortlichen zuordnen, falls bereits bekannt.
4. Speichern: Der Kontakt erscheint in der Liste und kann sofort mit Deals/Tickets verknüpft werden.

Über CSV-Import (Aktionen → Import) laden Sie Tausende Zeilen mit Spaltenzuordnung; über Landing-Formulare/Webhooks können Kontakte automatisch mit ausgefüllter Source erstellt werden.

Kontakt bearbeiten

Einzelbearbeitung (Panel)

1. Kontakt-Panel öffnen (Klick auf den Namen in der Liste).
2. Inline bearbeiten: Titel/Name in der Kopfzeile oder Felder im Tab Daten (Klick auf Wert → Stiftsymbol → Bearbeiten).
3. Aktionsleiste für Labels, Farbe, Datenschutz, Anhänge, Haftnotizen nutzen.
4. Speichern: automatisch Feld für Feld im Seitenpanel oder Schaltfläche Speichern in page contact.

Massenbearbeitung (Liste)

1. In der Kontaktliste Kontakte über die Checkboxen links auswählen.
2. Bearbeiten in der Aktionsleiste über der Tabelle klicken.
3. Im Modal Felder zum Aktualisieren hinzufügen (Verantwortlicher, Labels, Typ, Unternehmen, erlaubte benutzerdefinierte Felder…) und Werte setzen.
4. Bestätigen: Werte gelten für alle ausgewählten Kontakte.

Änderungen im Tab Datenschutz oder Marketing können spezielle Berechtigungen erfordern. Admin: Optionen → Panel bearbeiten öffnet den Felddesigner (Sichtbarkeit, Reihenfolge) in neuem Fenster.

Kontakt löschen

Löschen Sie versehentlich erstellte Kontakte oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn der Kontakt E-Mail-Historie, Deals oder Tickets verknüpft hat und Sie die Spur im CRM nicht verlieren möchten.

Einzelnes Löschen

1. Kontakt-Panel öffnen.
2. Menü Optionen (drei Punkte) → Löschen (roter Eintrag).
3. Im Modal bestätigen.

Mit dem Large-Plan landet der Kontakt im Papierkorb (Kontaktliste → Aktionen → Kontakt-Papierkorb). Dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Öffnen Sie einen bereits im Papierkorb befindlichen Kontakt, erscheint ein Banner mit den Schaltflächen Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Large-Plan) ist die Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfaches Löschen

1. In der Kontaktliste Kontakte über die Checkboxen auswählen.
2. Löschen klicken (rote Schaltfläche über der Tabelle).
3. Bestätigen.

Kontakt archivieren

Das Archiv ist die richtige Wahl für nicht mehr aktive Kontakte (verlorene Kunden, ehemalige Mitarbeiter, nicht qualifizierte Leads), die Sie mit Verbindungen und E-Mails intakt in der Historie behalten möchten, ohne die operative Liste zu überladen.

Einzelnen Kontakt archivieren

1. Panel öffnen → Optionen → Archivieren (Medium-Plan).
2. Im Modal bestätigen. Badge Archiviert erscheint in der Kopfzeile.

Mehrere Kontakte archivieren / Archiv einsehen

• Mehrfach: Kontaktliste → mit Checkboxen auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Einsehen: Kontaktliste → Aktionen → Kontaktarchiv (Medium-Plan).
• Wiederherstellen: aus dem Archiv auswählen und Wiederherstellen klicken, oder Optionen → Aus Archiv wiederherstellen im Einzelpanel.

Archivierte Kontakte erscheinen nicht in Standard-Operativansichten, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Kontaktberichte

Der Bereich Kontaktberichte (Large-Plan) fasst Kontakte zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder. Dient der Analyse nach Typ, Verantwortlichem, Herkunft und Export — zum Hinzufügen oder Korrigieren einzelner Datensätze die Kontaktliste nutzen.

• Dashboard: Diagramme nach Typ, Status, Rolle, Labels, Verantwortlichem, Herkunft, geografischer Karte.
• Berichtsliste: filterbare analytische Tabelle mit CSV/Excel-Export — Basis für Stammdatenprüfung und Marketing-Segmentierung.

Kombinieren Sie Berichte mit Listenfiltern und Labels, um Kontakte und verknüpfte Opportunities nach Verantwortlichem oder Kampagne abzustimmen.

Kontakt klonen

Das Klonen dupliziert einen bestehenden Kontakt als Basis für einen neuen Datensatz — ideal für «Vorlagenkontakt» (z. B. Standard-Onboarding, wiederkehrendes Partnerprofil).

Einzelnes Klonen

1. Panel öffnen → Optionen → Klonen.
2. Im Modal auswählen, was kopiert wird: Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare (unabhängige Checkboxen).
3. Bestätigen: Panel des neuen Kontakts öffnet sich; Name/E-Mail vor operativem Einsatz anpassen.

Mehrfaches Klonen

1. Kontaktliste → Kontakte auswählen → Klonen in der Aktionsleiste.
2. Gleiche Kopiermöglichkeiten im Modal wählen und bestätigen.

Filter, Spalten und Segmentierung

Erweiterte Filter (Small-Plan): Bedingungen für Labels, Typ, Unternehmen, benutzerdefinierte Felder, Verbindungen (Verknüpfter Deal, Verknüpftes Ticket…), letzte Aktualisierungsdaten. Kombinationen per URL oder Teamansichten speichern.

Spalten bearbeiten (Aktionen, Org-Mitglieder): wählen, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden und in welcher Reihenfolge — wesentlich für Teams mit benutzerdefinierten Feldern (z. B. «Branche», «Umsatz»).

Kombinieren Sie Filter mit Labels für operative Segmente: «Enterprise-Kontakte mit Hot-Label ohne offenen Deal».

Duplikate

(Medium-Plan) Aktionen → Duplikate verwalten: Mokapen schlägt Gruppen ähnlicher Kontakte vor (gleiche E-Mail, Vor-+Nachname, Telefon). Sie können Datensätze zusammenführen (Master und zu behaltende Felder wählen) oder unproblematische Paare ignorieren. Seite Ignoriert für spätere Prüfung.

Bei Erstellung warnt check_duplicate_ajax, falls E-Mail bereits vorhanden — vermeidet Vervielfachung desselben Leads.

Import, Export und Integrationen

• CSV-Import (Org-Mitglieder): Spalten → Mokapen-Felder zuordnen, Vorschau, Stapelimport.
• Export (Org-Inhaber): CSV/Excel gefilterter oder ausgewählter Kontakte.
• Google Contacts / Outlook: bidirektionale Sync oder Import aus Ordnern (Konto-Integrationen).
• Datenanreicherung (Hunter usw.): Kontakterkennung nach Unternehmensdomäne, selektiver Import.

Kontakte-Einstellungen

Über Kontakte-Einstellungen (Admin/berechtigte Mitglieder):

• Felder: Liste der Standard- und benutzerdefinierten Felder, Medium-Plan-Regeln.
• Panel-Layout (fields_view): welche Felder in Modal/Seite und in welcher Reihenfolge angezeigt werden.
• Tabellenspalten (columns_view): Standardlisten-Spalten für die gesamte Org.

Einstellungen vor Massenimporten am Vertriebsprozess ausrichten (Pflichtfelder, Source, Kontakttyp).

Empfohlene Prozesse

• Lead intake: Formular → Kontakt + Source + Kampagnen-Label → Qualifizierungsaufgabe innerhalb 24h → Verbindung zum Deal bei Qualifizierung.
• Onboarding: Checkliste am Kontakt (KYC, Vertrag) + Verbindungen zum Delivery-Projekt.
• Support: Ticket immer mit Kontakt verknüpft; E-Mail im E-Mail-Tab für Konversationshistorie.
• Monatliche Bereinigung: Duplikate, inaktive Kontakte > 12 Monate archivieren, Filter «ohne E-Mail».
• Vertriebsabstimmung: gleiches Label an Kontakt und verknüpftem Deal; Kontaktberichte nach Verantwortlichem.

Für das Firmenverzeichnis und den Kontakte-Tab des Unternehmens siehe den Unternehmen-Leitfaden.