Руководство Mokapen

Руководство по задачам

Раздел Task — операционное ядро Mokapen для организации ежедневной работы команды. Каждая задача представляет собой конкретное действие, которое нужно выполнить — звонок, проверка, follow-up — с ответственным, сроком и статусом выполнения.

Для чего нужен раздел Task

Задачи позволяют:

• Планировать работу команды со сроками, видимыми в календаре и представлениях по дате.
• Назначать чёткую ответственность: у каждой задачи есть ответственный, который знает, что делать и к какому сроку.
• Связывать активности с CRM: задачу можно связать с контактами и companies, с тикетами или включить в проект.
• Отслеживать прогресс с внутренними чек-листами, учётом часов и сводными отчётами.
• Координировать распределённые команды: все видят одни и те же задачи (или только разрешённые, если они приватные) и могут обновлять их в реальном времени.

Изолированная задача остаётся быстрым действием; группируя несколько задач в проект, вы получаете общую картину более масштабных инициатив. Доступ к разделу — через страницу Task в меню Активности.

Привязка задачи к проекту

Каждую задачу можно связать с проектом, который объединяет действия для общей цели (напр. «Запуск сайта 2026» с задачами «Brief design», «Разработка frontend», «Тест QA»). При назначении задачи проекту:

• задача отображается на вкладке Task карточки проекта со счётчиком прогресса (напр. 3/8 выполнено);
• в Kanban задач можно группировать по проекту и видеть все задачи одного проекта;
• общий организационный контекст: workarea, ответственный, сроки и отчёты на уровне инициативы.

Задача без проекта остаётся подходящей для точечных активностей; для структурированных инициатив лучше создать проект, а затем задачи внутри него. Управление проектами и workarea — в руководстве Проекты.

На вкладке Данные задачи поле Проект позволяет выбрать или изменить проект в любой момент (меню Опции → Переместить для переноса задачи в другой проект).

Верхняя панель страницы Task

На странице списка задач (Kanban, Карточки, Календарь или Список) верхняя панель содержит:

• Фильтры (Premium): расширенная панель по проекту, датам, ответственному, меткам, пользовательским полям.
• Действия: импорт/экспорт, доступ к архиву и корзине, редактирование столбцов (Список).
• Представления: Kanban | Карточки | Календарь | Список — активные фильтры сохраняются при смене представления.
• Пользователи / Команда: меню аватаров для просмотра задач коллеги или команды.
• + Task: создать новую задачу.

Карточка задачи

Клик по названию задачи открывает боковую карточку. Оттуда управляется весь жизненный цикл задачи. На тарифе Premium ту же карточку можно открыть на полную страницу (иконка стрелок разворота → page task): тот же макет, больше места и кнопка Сохранить закреплена справа вверху.

Заголовок карточки

• Checkbox (рядом с названием): отметить задачу выполненной или снова открыть.
• Название: клик для редактирования на месте.
• Бейдж Архивировано: отображается, если задача в архиве.
• Сохранить (только page task): подтверждает все изменения одним действием.

Панель действий карточки

Под заголовком панель с иконками позволяет выполнять быстрые действия без открытия вкладок:

• Приоритет (иконка флага): установить Обычный или Срочный. Срочные задачи показывают жёлтую иконку с восклицательным знаком в представлениях.
• Конфиденциальность (замок): Публичная (видна участникам организации) или Приватная (только ответственный и указанные заинтересованные стороны).
• Метки: назначайте цветные метки для категоризации. См. руководство Метки.
• Цвет (капля): цвет фона названия в карточке и на Kanban-карточках.
• Вложения (скрепка): загрузка файлов с компьютера или из облака. Бейдж с числом связанных файлов. См. руководство Вложения.
• Стикеры (Premium): заметки на карточке для быстрых напоминаний.
• Копировать ссылку: копирует прямой URL задачи для обмена с коллегами.
• На всю страницу (стрелки разворота, Premium): открывает page task в новой вкладке браузера.
• Опции (три вертикальные точки): меню с Клонировать, Переместить, Преобразовать в проект, Архивировать, Редактировать карточку, Удалить. Описано ниже.
• + Создать и связать (зелёная кнопка): мгновенно создаёт связанную сущность (новая задача, тикет, контакт, sales opportunity…) из этой задачи.

Меню Опции (три точки)

Откройте карточку задачи → иконка три вертикальные точки справа вверху:

• Клонировать: дублирует задачу с названием, полями и чек-листом (удобно для повторяющихся активностей).
• Переместить: переносит задачу в другой проект организации.
• Преобразовать в проект: превращает задачу в проект; пункты чек-листа становятся задачами нового проекта.
• Архивировать / Восстановить (Premium): перемещает задачу в архив или возвращает в рабочие представления.
• Редактировать карточку (admin): открывает настройки макета карточки задачи в новом окне.
• Удалить / Восстановить: мягкое удаление в корзину или восстановление, если уже удалена.

Вкладки карточки

Вкладки под панелью действий организуют содержимое задачи:

• Данные: все поля задачи (проект, ответственный, даты, описание, пользовательские поля).
• Чек-лист, Связи, Время: функции, общие для сущностей — см. раздел Связанные разделы.
• Дополнительное выпадающее меню: Marketing, Интеграции (синхронизация с внешними приложениями), Обновления (история карточки).

Связанные разделы (общие для нескольких сущностей)

Некоторые части карточки задачи идентичны для проектов, контактов, тикетов и других сущностей. Подробности — в отдельных руководствах:

• Чек-лист — микродействия для отметки, полоса прогресса, перетаскивание.
• Связи — связывайте задачи с контактами, companies, тикетами, sales opportunity и другими CRM-сущностями.
• Время — учёт отработанных часов и сравнение с оценкой (Premium).
• Метки — цветные метки для фильтрации и группировки в Kanban.
• Вложения — документы с компьютера или из облака (Drive, OneDrive).
• Обновления — история изменений, комментариев, связей и писем, связанных с задачей.

Создание задачи

Процедура

1. Перейдите на страницу Task.
2. Нажмите + Task справа вверху.
3. Введите название (обязательно): будьте конкретны («Позвонить Rossi по предложению Q2», а не «Звонок»).
4. На вкладке Данные заполните проект, ответственного, даты, описание и пользовательские поля.
5. По желанию: добавьте чек-лист, связи или время на соответствующих вкладках.
6. Сохраните карточку.

Задачи можно создавать также с вкладки Task проекта, из связи на контакте/company или через автоматизации.

Основные поля на вкладке Данные

• Проект: связывает задачу с проектом, к которому она относится. См. также Привязка задачи к проекту.
• Ответственный: кто должен выполнить задачу.
• Заинтересованные стороны: другие участники, получающие доступ к просмотру.
• Даты начала / срока: отображаются в Календаре и Карточках.
• Описание: операционные детали; используйте @имя для упоминания коллег.
• Пользовательские поля: определены в Настройки Task.

Редактирование задачи

Редактирование одной задачи

1. Откройте карточку, кликнув по названию.
2. Измените поля на вкладке Данные (клик по значению → редактирование на месте) или используйте панель действий для приоритета, меток, цвета и т.д.
3. Сохранение: автоматически по полям в боковой карточке или кнопка Сохранить в page task.

Закрытие и повторное открытие

Checkbox рядом с названием: один клик закрывает задачу, второй — снова открывает. Закрытые задачи остаются видимыми в представлениях, пока вы их не архивируете или не удалите.

Массовое редактирование (представление Список, Premium)

1. Перейдите в представление Список.
2. Выберите задачи с помощью checkbox слева.
3. Нажмите Редактировать на панели действий над таблицей.
4. В модальном окне добавьте поля для обновления (проект, ответственный, даты, приоритет…) и задайте значения.
5. Подтвердите: значения применяются ко всем выбранным задачам.

Удаление задачи

Удаляйте задачи, созданные по ошибке, дубликаты или неиспользованные черновики. Не путайте с Архивировать: удаление убирает запись из представлений (или из корзины); архив скрывает завершённые задачи, сохраняя читаемую историю.

Удаление одной задачи

1. Откройте карточку задачи.
2. Меню Опции (три точки) → Удалить (красный пункт).
3. Подтвердите в модальном окне.

С расширенным Premium задача попадает в корзину (страница Task → Действия → Корзина задач). Оттуда можно Восстановить или Удалить окончательно. Если открыть задачу уже в корзине, появляется баннер с Восстановить / Удалить окончательно.

На тарифе Free (без расширенного Premium) удаление обычно окончательное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права вашей организации.

Массовое удаление

1. В представлении Список выберите задачи.
2. Нажмите Удалить (красная кнопка над таблицей).
3. Подтвердите.

Архивирование задачи

Архив подходит для завершённых или приостановленных задач, которые нужно сохранить в истории, не загромождая Kanban, Карточки и Календарь.

Архивирование одной задачи

1. Откройте карточку → Опции → Архивировать (Premium).
2. Подтвердите в модальном окне.

Архивирование нескольких задач / просмотр архива

• Массово: представление Список → выберите → Архивировать на панели действий.
• Просмотр: страница Task → Действия → Архив задач.
• Восстановление: из архива выберите и нажмите Восстановить, или Опции → Восстановить из архива на отдельной карточке.

Архивированные задачи не отображаются в стандартных рабочих представлениях, но остаются доступными из архива, связей и исторических отчётов.

Представления задач

Четыре режима отображения, выбираются вверху. Фильтры и выбранный пользователь/команда остаются активными при смене представления.

Kanban (по умолчанию)

Интерактивные столбцы с перетаскиванием. Меню Группировать по: Проект (по умолчанию), Срок, Ответственный, Метки, Цвет (Premium). Идеально для визуальных потоков и stand-up meeting.

Карточки

Задачи отсортированы по сроку: сверху просроченные или с ближайшим дедлайном. Удобно для ежедневного планирования «что сделать сегодня».

Календарь

Задачи на календаре по дате срока/начала. Показывает распределение нагрузки во времени.

Список (Premium)

Таблица с настраиваемыми столбцами, сортировкой, текстовым поиском и массовыми действиями (Редактировать, Клонировать, Архивировать, Удалить). Иконка замка = приватная задача; цветная точка = недавно обновлена.

Фильтры

• Фильтры (Premium): модальное окно с фильтрами по проекту, датам, ответственному, меткам, статусу, пользовательским полям.
• Пользователи / Команда: ограничивает задачи выбранным ответственным или командой.
• Поиск в Списке: поле фильтра над таблицей.

Настройки Task

В Настройки Task (admin):

• Поля: создавайте пользовательские поля (текст, число, select…).
• Карточка: порядок и видимость полей на карточке задачи.
• Список и столбцы: столбцы представления Список.
• Графики: виджеты в отчётах по задачам.

Из Списка: Действия → Редактировать столбцы открывает редактор столбцов напрямую.

Отчёт Task

Раздел Отчёт Task (Premium) обобщает задачи, к которым у вас есть доступ согласно роли и правам организации: вы видите только разрешённые записи и поля, а не весь workspace. Предназначен для анализа нагрузки, задержек и экспорта — для ежедневной работы используйте Kanban, Карточки и Список.

• Dashboard: графики по статусу, проекту, приоритету, команде, ответственному, часам, меткам.
• Список отчётов: аналитическая таблица с фильтрами и экспортом CSV/Excel.
• Gantt задач (Premium): timeline по проекту и срокам.

Используйте отчёты для выявления задержек, дисбаланса нагрузки между участниками и фактических часов vs оценённых.