Руководство Mokapen

Руководство по контактам

Раздел Контакты — это справочник людей, с которыми вы работаете: клиенты, потенциальные клиенты, партнёры, поставщики, лиды из форм или кампаний. Каждый контакт объединяет идентичность (имя, email, телефон), роль, принадлежность к компании, историю взаимоотношений и операционные связи со сделками, тикетами, задачами и проектами. Это отправная точка реляционного CRM: без структурированных контактов продажи и поддержка теряют контекст.

Доступ через список Контактов в меню. Кнопка Компании переводит в справочник организаций (руководство Компании).

Роль в CRM и процессах

Контакт в Mokapen — это не строка в Excel: это живая запись, связанная с остальной системой.

• Продажи: контакт связан со сделками, предложениями, задачами follow-up; метки для сегментации (Warm, Enterprise…).
• Поддержка: контакт в тикетах, email синхронизированы во вкладке Email, чеклисты onboarding.
• Маркетинг: вкладка Marketing (списки, согласия), источник лида (поле Source), интеграции sync.
• Операции: двунаправленные Связи с задачами, проектами, встречами; SMS/WhatsApp с панели (если включены).

Практическое правило: каждое значимое взаимодействие (звонок, коммерческий email, тикет) должно быть привязано к контакту (или создано как контакт на лету) с как минимум email или телефоном и, по возможности, связанной компанией.

Страница списка Контактов

Главная страница — таблица DataTables с настраиваемыми столбцами (имя, фамилия, email, компания, метки, конфиденциальность…). Верхняя панель:

• Компании: переход к списку организаций.
• Фильтры (план Large): модальное окно расширенных фильтров по стандартным полям, пользовательским полям и связям.
• Действия: импорт/экспорт (права org), управление дубликатами, редактирование столбцов, архив, корзина.
• + Контакт: открывает модальное окно быстрого создания.

Клик по имени открывает боковую панель. С планом Small можно открыть page contact на весь экран (иконка развёртывания).

При выборе одной или нескольких строк чекбоксами слева появляется панель массовых действий над таблицей: Новый email (если интеграция активна), Изменить, Клонировать, Архивировать, Удалить, Экспорт (владелец org). Тот же операционный шаблон, что у задач в виде Список.

Панель контакта

Панель (модальное окно или полная страница) организована как другие сущности Mokapen.

Заголовок: фото или инициалы, имя и фамилия (inline-редактирование), приветствие, badge Архивирован, если применимо. Если контакт в корзине, появляется красный баннер с кнопками Восстановить и Удалить окончательно (план Medium).

Панель действий (иконка за иконкой):

• Конфиденциальность (замок): публичный или приватный (только владелец и заинтересованные стороны).
• Метки, Цвет заголовка, Вложения, Стикеры (план Small).
• Копировать ссылку, Полная страница (план Small).
• + Создать и связать (зелёная кнопка): мгновенно создаёт задачу, тикет, сделку, встречу… уже связанную с контактом.

Меню Опции (три точки)

Откройте панель контакта → иконка трёх вертикальных точек вверху справа:

• Клонировать: дублирует контакт; в модальном окне выберите, что копировать (чеклист, вложения, связи, комментарии). Полезно для «шаблонного контакта» или повторяемого onboarding.
• Архивировать / Восстановить (план Medium): перемещает в архив или возвращает в операционные представления.
• Редактировать панель (admin): открывает конструктор макета полей контакта в новом окне.
• Удалить / Восстановить (красный пункт): мягкое удаление в корзину или восстановление, если уже удалён; с планом Medium также окончательное удаление из корзины.

Вкладки панели

• Данные: карточка, компания, email, телефон, пользовательские поля — см. Вкладка Данные.
• Чеклист, Связи, Email, Marketing, Конфиденциальность, Sync: см. Связанные разделы.
• Обновления — история изменений карточки, комментарии, сообщения форм и маркетинга (контакты/компании).

Вкладка Данные — поля карточки

На вкладке Данные находятся операционные поля (inline-редактирование с иконкой карандаша):

• Тип и Должностная роль (job role).
• Компания (company_id): организация принадлежности — селектор с поиском; можно создать компанию на лету, если её нет.
• Заинтересованные стороны: другие пользователи/команды с видимостью.
• Источник (source): откуда пришёл лид.
• Описание (rich text, упоминания @).
• Поля Sales (если модуль Sales активен).
• Email (несколько адресов), Телефон, Адрес, Язык, День рождения, Сайт, Соцсети.

С пользовательскими полями (план Medium) вкладка Данные следует правилам видимости/обязательности из настроек. Вложения и комментарии дополняют панель внизу вкладки.

Контакт и компания

Поле Компания на вкладке Данные указывает справочную организацию контакта (напр. «Иван Иванов» → «Acme ООО»). Оно не заменяет Связи: тот же контакт можно связать со сделками, другими контактами или тикетами независимо от основной компании.

B2B best practice: сначала создайте компанию (ИНН, адрес офиса), затем контакты с разными ролями (лицо, принимающее решения, администрация, технический). Для B2C клиентов поле компании может оставаться пустым.

Вкладки и связанные разделы

• Чеклист — руководство Чеклист: onboarding клиента, сбор документов.
• Связи — руководство Связи: связанные сделки, задачи, тикеты, проекты.
• Заказы / Fidelity (Sales): история заказов и баллы лояльности.
• Email: синхронизированные переписки (интеграции Gmail/Outlook).
• Конфиденциальность: согласия GDPR, история обработки.
• Marketing: подписки на списки, кампании.
• Биллинг (Sales): данные выставления счетов, связанные с контактом.
• Sync: статус синхронизации с Google Contacts, Outlook, другими приложениями.
• Портал (план Large): доступ к клиентскому порталу.
• Обновления — история изменений карточки, комментарии, сообщения форм и маркетинга (контакты/компании).

Создание контакта

1. Список Контактов → + Контакт (или Создать и связать из другой панели).
2. Заполните как минимум имя или email (проверка дубликатов по email, если активна).
3. Свяжите компанию, метки и ответственного, если уже известны.
4. Сохраните: контакт появится в списке и сразу может быть связан со сделками/тикетами.

Через импорт CSV (Действия → Import) загружаете тысячи строк с сопоставлением столбцов; из landing-форм/webhook контакты могут создаваться автоматически с заполненным source.

Редактирование контакта

Индивидуальное редактирование (панель)

1. Откройте панель контакта (клик по имени в списке).
2. Редактируйте inline: заголовок/имя в шапке или поля на вкладке Данные (клик по значению → иконка карандаша → редактирование).
3. Используйте панель действий для меток, цвета, конфиденциальности, вложений, стикеров.
4. Сохранение: автоматически поле за полем в боковой панели или кнопка Сохранить в page contact.

Массовое редактирование (список)

1. В списке Контактов выберите контакты чекбоксами слева.
2. Нажмите Изменить на панели действий над таблицей.
3. В модальном окне добавьте поля для обновления (ответственный, метки, тип, компания, разрешённые пользовательские поля…) и задайте значения.
4. Подтвердите: значения применяются ко всем выбранным контактам.

Изменения на вкладках Конфиденциальность или Marketing могут требовать специальных прав. Admin: Опции → Редактировать панель открывает конструктор полей (видимость, порядок) в новом окне.

Удаление контакта

Удаляйте контакты, созданные по ошибке, или тестовые дубликаты. Предпочитайте Архивировать, если у контакта есть история email, сделок или тикетов и вы не хотите потерять след в CRM.

Индивидуальное удаление

1. Откройте панель контакта.
2. Меню Опции (три точки) → Удалить (красный пункт).
3. Подтвердите в модальном окне.

С планом Large контакт попадает в корзину (Список Контактов → Действия → Корзина контактов). Оттуда можно Восстановить или Удалить окончательно. Если открыть контакт уже в корзине, появляется баннер с кнопками Восстановить / Удалить окончательно.

На плане Free (без плана Large) удаление обычно окончательное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права вашей организации.

Множественное удаление

1. В списке Контактов выберите контакты чекбоксами.
2. Нажмите Удалить (красная кнопка над таблицей).
3. Подтвердите.

Архивирование контакта

Архив — правильный выбор для неактивных контактов (потерянные клиенты, бывшие сотрудники, неквалифицированные лиды), которые вы хотите сохранить в истории со связями и email, не загромождая операционный список.

Архивирование одного контакта

1. Откройте панель → Опции → Архивировать (план Medium).
2. Подтвердите в модальном окне. В заголовке появляется badge Архивирован.

Архивирование нескольких / просмотр архива

• Множественное: список Контактов → выберите чекбоксами → Архивировать на панели действий.
• Просмотр: Список Контактов → Действия → Архив контактов (план Medium).
• Восстановить: из архива выберите и нажмите Восстановить, или Опции → Восстановить из архива на отдельной панели.

Архивированные контакты не отображаются в стандартных операционных представлениях, но остаются доступными из архива, связей и исторических отчётов.

Отчёты Контактов

Раздел Отчёты Контактов (план Large) суммирует контакты, к которым у вас есть доступ по роли и правам организации: вы видите только авторизованные записи и поля. Используйте для анализа по типу, ответственному, источнику и экспорта — для добавления или исправления отдельных записей используйте список Контактов.

• Dashboard: графики по типу, статусу, роли, меткам, ответственному, источнику, географической карте.
• Список отчётов: фильтруемая аналитическая таблица с экспортом CSV/Excel — основа для проверки карточек и маркетинговой сегментации.

Сочетайте отчёты с фильтрами списка и метками, чтобы согласовать контакты и связанные возможности по ответственному или кампании.

Клонирование контакта

Клонирование дублирует существующий контакт как основу для новой записи — идеально для «шаблонного контакта» (напр. стандартный onboarding, повторяющийся профиль партнёра).

Индивидуальное клонирование

1. Откройте панель → Опции → Клонировать.
2. В модальном окне выберите, что копировать: Чеклист, Вложения, Связи, Комментарии (независимые чекбоксы).
3. Подтвердите: откроется панель нового контакта; измените имя/email перед операционным использованием.

Множественное клонирование

1. Список Контактов → выберите контакты → Клонировать на панели действий.
2. Выберите те же опции копирования в модальном окне и подтвердите.

Фильтры, столбцы и сегментация

Расширенные фильтры (план Small): условия по меткам, типу, компании, пользовательским полям, связям (Связанная сделка, Связанный тикет…), датам последнего обновления. Сохраняйте комбинации через URL или командные представления.

Редактировать столбцы (Действия, члены org): выберите, какие столбцы показывать в таблице и в каком порядке — важно для команд с пользовательскими полями (напр. «Отрасль», «Выручка»).

Сочетайте фильтры с Метками для операционных сегментов: «Enterprise-контакты с меткой Hot без открытой сделки».

Дубликаты

(план Medium) Действия → Управление дубликатами: Mokapen предлагает группы похожих контактов (тот же email, имя+фамилия, телефон). Можно объединить записи (выбрав master и поля для сохранения) или игнорировать непроблемные пары. Страница Игнорированные для последующей проверки.

При создании check_duplicate_ajax предупреждает, если email уже существует — предотвращает умножение одного и того же лида.

Импорт, экспорт и интеграции

• Импорт CSV (члены org): сопоставьте столбцы → поля Mokapen, предпросмотр, пакетный импорт.
• Экспорт (владелец org): CSV/Excel отфильтрованных или выбранных контактов.
• Google Contacts / Outlook: двунаправленная синхронизация или импорт из папок (Интеграции аккаунта).
• Data enrichment (Hunter и др.): поиск контактов по домену компании, выборочный импорт.

Настройки Контактов

Из Настроек Контактов (admin/авторизованные члены):

• Поля: список стандартных и пользовательских полей, правила плана Medium.
• Макет панели (fields_view): какие поля показывать в модальном окне/странице и в каком порядке.
• Столбцы таблицы (columns_view): столбцы списка по умолчанию для всей org.

Согласуйте настройки с коммерческим процессом перед массовым импортом (обязательные поля, source, тип контакта).

Рекомендуемые процессы

• Lead intake: форма → контакт + source + метка кампании → задача квалификации в течение 24ч → связь со сделкой при квалификации.
• Onboarding: чеклист на контакте (KYC, договор) + связи с проектом delivery.
• Поддержка: тикет всегда связан с контактом; email во вкладке Email для истории переписки.
• Ежемесячная очистка: дубликаты, архивировать неактивные контакты > 12 месяцев, фильтр «без email».
• Согласование продаж: та же метка на контакте и связанной сделке; отчёты контактов по ответственному.

Для справочника компаний и вкладки Контакты компании см. руководство Компании.