Mokapen-guiden

Deals-guide

Området Deals er hjertet i salgspipeline i Mokapen: hver deal repræsenterer en igangværende forhandling — potentiel kontrakt, fornyelse, upsell — med estimeret beløb, lukkesandsynlighed, stage og deadline. Det er broen mellem Contacts-kataloget (hvem der køber) og leveranceværktøjer (tasks, projects, tilbud, ordrer).

Adgang via menuen Sales → Deals eller Deals-siden. Deals styres hovedsageligt i Kanban efter pipeline-stage, med alternative visninger (Cards, Calendar, List) og dedikerede rapporter.

Rolle i CRM og processer

En deal i Mokapen er ikke en række i et regneark: det er en operativ post linket til resten af XRM.

• Sales: beløb, sandsynlighed, pipeline-stage, forventet lukkedato, owner og stakeholders.
• Relationelt: linket decision maker-kontakt og virksomhed; historik synlig fra kundekortet.
• Operationelt: opfølgningsopgaver, aftaler, kvalificeringstjeklister linket via Connections.
• Dokument: tilbud og ordrer genereret eller linket efterhånden som deal skrider frem (Premium-planer).

Praktisk regel: hver væsentlig forhandling fortjener en deal med opdateret virksomhed eller kontakt, beløb og stage — så pipeline, forecast og teamaktivitet forbliver afstemt.

Use cases

• Bureau / consulting: én deal pr. salgsforslag; stages «Qualification → Proposal → Negotiation → Won»; linkede opgaver til tilbudslevering og afstemningssamtaler.
• Tilbagevendende B2B: deal til årlig fornyelse eller upsell; link til eksisterende virksomhed og historiske support-tickets for kontekst.
• Internt salgsteam: delt pipeline, filtre efter owner, rapporter efter stage og vægtet beløb (beløb × sandsynlighed).
• Marketing leads: deal oprettet fra formular eller kampagne (oprindelse i Source-felt); automatisering tildeler owner og opretter first-contact-opgaver.

Kanban, pipeline og stages

Standardvisning er Kanban organiseret efter pipeline (fx «Sales Italy», «Partners»). Hver pipeline har stages (status) med rækkefølge og farve — træk kort mellem kolonner for at flytte deal frem.

Topbar på Deals-siden:

• Pipeline (dropdown): skift aktiv pipeline; som admin kan I oprette nye eller redigere stages i Settings.
• Group by: ud over stage, gruppér efter owner, labels, lukkedato osv.
• Filters (Premium): beløb, sandsynlighed, linket kontakt, custom fields.
• Views: Kanban | Cards | Calendar | List.
• + Deal: opret ny deal.

Terminal stages (fx Won ved 100 %, Lost ved 0 %) kan udløse automatiske handlinger — fx prompt om ordreoprettelse når deal er won (Premium-planer).

Deal-panel

Klik titel for at åbne sidepanel; med Premium kan I udvide til fuldskærms deal page (samme layout, mere plads).

Header: redigerbar titel, Archived-badge hvis relevant. Hvis deal er i trash, banner med Restore og Delete permanently.

Handlingslinje:

• Priority, Privacy, Labels, Color, Attachments, Sticky notes (Small-plan).
• Copy link, Full page (Small-plan).
• + Create and connect: opgaver, aftaler, tickets… linket til deal.

Options-menu (tre prikker)

• Clone: dupliker deal; modal med afkrydsning for checklist, attachments, connections, comments.
• Archive / Restore (Medium-plan): afsluttede deals uden for aktiv pipeline.
• Edit panel (admin): deal-feltlayout.
• Delete / Restore (rød): org-trash, gendan, permanent sletning.

Data-fane — hovedfelter:

• Probability og Stage (pipeline / status): definerer fremskridt og forecast.
• Amount: dealens økonomiske værdi.
• Linket Contact og Company.
• Owner og Stakeholders.
• Expected close date, Source, Description.
• Sales- og custom fields (Premium) efter org-konfiguration.

Tværgående faner som andre enheder: Checklist, Connections, Time, Marketing, Updates.

Opret en deal

1. Gå til Deals-siden.
2. Klik + Deal.
3. Angiv klar title (fx «Maintenance contract 2026 — Acme Ltd»).
4. Vælg pipeline og udfyld beløb, sandsynlighed, kontakt/virksomhed, lukkedato.
5. Gem: kortet vises i initial stage-kolonne.

I kan også oprette deals fra Create and connect på kontakt/virksomhed, fra automatiseringer (fx nyt lead fra formular) eller ved at klone skabelon-deal.

Rediger en deal

Enkelt redigering (panel)

1. Åbn deal-panelet.
2. Rediger inline på Data-fane: sandsynlighed, stage, beløb, kontakt, virksomhed, datoer (blyant-ikon).
3. Opdater prioritet, labels, owner fra handlingslinjen.

Flyt frem fra Kanban

Træk kortet mellem Kanban-kolonner: stage opdateres automatisk. Nyttigt i pipeline-møder.

Masse-redigering (List-visning)

1. Skift til List-visning på Deals-siden.
2. Vælg deals med afkrydsning.
3. Klik Edit i handlingslinjen: owner, stage, sandsynlighed, labels, custom fields.
4. Bekræft for at anvende på alle valgte deals.

Masse-handlingslinje også tilgængelig: Clone, Archive, Delete.

Slet en deal

Slet deals oprettet ved fejl eller testdubletter. Foretræk Archive hvis deal har nyttig historik (won, lost, salgsnoter) og I ikke vil miste spor på kontakt eller virksomhed.

Enkelt sletning

1. Åbn panel → Options → Delete (rød).
2. Bekræft i modal.

Med Large-planen går dealen til trash (Deals-siden → Actions → Deal trash). Derfra kan I Restore eller Delete permanently. Hvis I åbner deal allerede i trash, vises Restore / Delete permanently-banner.

På Free-plan (uden Large) er sletning generelt permanent straks efter bekræftelse, uden trash — tjek organisationens tilladelser.

Masse-sletning

1. List-visning → vælg → Delete (rød knap) → bekræft.

Arkiver en deal

Arkiv skjuler afsluttede deals (won, lost eller opgivet) fra Kanban og aktive driftsvisninger, uden at slette dem: connections, beløb og Updates-faner forbliver tilgængelige på kontakt og virksomhed. Nyttigt for ren pipeline mens kommerciel historik og tidligere forecasts bevares.

Arkiver enkelt deal

1. Panel → Options → Archive (Medium-plan) → bekræft.

Arkiver flere deals / vis arkiv

• Multiple: List → vælg → Archive.
• View: Deals → Actions → Deal archive.
• Restore: fra arkiv eller Options → Restore på panel.

Arkiverede deals vises ikke i operationel Kanban men forbliver tilgængelige fra arkiv, connections og historiske rapporter.

Klon en deal

Dupliker skabelon-deal (samme checklist-struktur, samme kontrakt-attachments) til fornyelser eller varianter.

Enkelt klon

1. Panel → Options → Clone.
2. Modal: vælg checklist, attachments, connections, comments.
3. Bekræft; opdater titel, beløb og initial stage på ny deal.

Masse-klon

1. List → vælg → Clone → optioner → bekræft.

Won, lost og efter salg

Flyt deal til Won-stage når kontrakten er underskrevet: beløbet indgår i «lukket» forecast. Mokapen kan prompte om at oprette linket order (Premium). Brug Lost-stage for deals der ikke lukkede — nyttigt til årsagsanalyse og rapporter.

Efter win: link et leverance-project, åbn onboarding-tasks, og behold deal i connections for kommerciel historik på kundekortet.

Connections og linkede dokumenter

På fanen Connections linker I opfølgningsopgaver, pre-sales-tickets, andre indkøbskomité-kontakter, tilbud og ordrer. Ved at åbne kontakten vises alle åbne og lukkede deals.

Typisk flow: Contact → Deal → Quote → Order → leverance-Project — hvert trin forbliver navigerbart fra XRM.

Deal-visninger

Fire visningstilstande på Deals-siden. Pipeline og filtre forbliver aktive ved skift af visning.

Kanban (standard)

Kolonner efter pipeline stage; drag-and-drop for at flytte frem. Group by-menu: stage (standard), owner, labels, lukkedato, farve (Premium).

Cards

Deals sorteret efter forventet lukkedato — fokus på kommende deadlines og uge-forecast.

Calendar

Deals i kalender efter lukkedato; nyttigt til planlægning af lukkesamtaler og pipeline reviews.

List

Tabel med konfigurerbare kolonner, sortering, søgning og massehandlinger (Edit, Clone, Archive, Delete). Ideel til export og numeriske gennemgange.

Filters

• Filters (Premium): beløb, sandsynlighed, kontakt, virksomhed, owner, labels, custom fields.
• Pipeline: dropdown til aktiv pipeline.
• Users / Teams: begræns deals til valgt owner eller team.

Deal-indstillinger

Fra Deal Settings (autoriseret admin/medlemmer):

• Pipeline and stages: opret pipelines, rækkefølge stages, farver, terminal states (Won/Lost), standard sandsynlighed pr. stage.
• Fields: standard- og custom fields (Medium-plan).
• Panel layout og List columns: felt-synlighed og rækkefølge.

Fra List: Actions → Edit columns for at tilpasse tabellen til salgsteamet.

Deal-rapporter

Sektionen Deal Reports (Premium) opsummerer deals, I har adgang til efter rolle og organisationstilladelser: I ser kun autoriserede poster og felter, ikke hele den kommercielle portefølje. Brug den til pipeline-analyse, forecast og export — til daglig drift bruges Kanban og List.

• Dashboard: diagrammer efter stage, owner, beløb, sandsynlighed, labels, pipeline.
• Report list: analytisk tabel med filtre og export — grundlag for ugentlige salgsmøder.
• Forecast: vægtet beløb (beløb × sandsynlighed) pr. periode.

Kombiner rapporter med Labels (fx «Enterprise», «Renewal») og connection-filtre for at segmentere deal-porteføljen.