Mokapenin opas

Turvallisuus

Turvallisuus-sivu määrittää oletusnäkyvyystilan datalle, jonka organisaatiosi luo Mokapenissa: tehtävät, projektit, yhteystiedot, yritykset, mahdollisuudet, tiketit, tarjoukset, tilaukset, tapaamiset ja muut tietueet, jotka tukevat Yhteistyökumppanit-kenttää ja lukkokuvaketta.

Tämä ei ole salasanakäytäntö eikä kaksivaiheinen tunnistautuminen (ne ovat kunkin käyttäjän Henkilökohtaisessa profiilissa). Täällä päätät, alkaako uusi data näkyvänä koko organisaatiolle (Julkinen) vai jo rajattuna pieneen ryhmään (Yksityinen), automaattisilla säännöillä siitä, kuka lisätään yhteistyökumppaniksi.

Organisaatiossa työskentelevien hallintaan katso Käyttäjät ja tiimit -opas; kunkin roolin käyttöoikeuksiin Roolit ja käyttöoikeudet -opas.

Yleiskuva

Mokapen erottaa kaksi näkyvyystasoa jokaisella tietueella:

• Julkinen (avoin lukko) — kaikki organisaation jäsenet, joilla on oikeus nähdä kyseistä datatyyppiä, voivat avata tietueen.
• Yksityinen (suljettu lukko) — vain tietueen Omistaja, valitut Yhteistyökumppanit (käyttäjät tai tiimit) ja henkilöt asianmukaisilla ylläpitäjäoikeuksilla näkevät sen; muut eivät löydä sitä listoista, suodattimista tai hausta.

Turvallisuus-sivu ei aseta lukkoa jokaiselle tietueelle erikseen: se asettaa oletuskäyttäytymisen luonnissa ja yksityisessä tilassa sen, kuka lisätään automaattisesti yhteistyökumppaniksi.

Keskeinen sääntö (näkyy myös sivulla): Turvallisuustila koskee vain asetuksen muuttamisen jälkeen tallennettua dataa. Olemassa olevia tietueita ei lasketa uudelleen massana: ne säilyttävät näkyvyyden ja yhteistyökumppanit, jotka niillä oli tallennushetkellä.

Missä se on ja kuka pääsee

Avaa Organisaatio-valikko (rakennuskuvake) → sivupalkissa organisaation nimen alla valitse Turvallisuus.

Vain organisaation Omistajat näkevät tämän valikkokohdan ja voivat muuttaa sitä. Jäsenet, Käyttäjät ja alemmat roolit eivät pääse globaaleihin turvallisuusasetuksiin (he voivat silti työskennellä yksittäisten tietueiden parissa alla kuvattujen sääntöjen mukaan).

Jokaisen tallennuksen jälkeen Mokapen kirjaa päivityksen organisaation toimintalokiin.

Julkinen tila

Kun Julkinen on valittu, jokainen uusi tietue alkaa Julkisena: kaikki kyseiseen alueeseen (esim. Myynti, Yhteystiedot) oikeutetut kollegat näkevät sen ilman yhteistyökumppaniksi lisäämistä.

Mitä voit tehdä ennen tallennusta — jos sinulla on vähintään Käyttäjä-rooli, luonnin esikatselussa voit napsauttaa lukkokuvaketta ja vaihtaa tietueen Yksityiseksi, sitten valita yhteistyökumppanit manuaalisesti. Hyödyllinen kertapoikkeuksiin (esim. yhteystieto vain johtajalle) muuttamatta asetusta koko organisaatiolle.

Esimerkki — Organisaatio «Studio Alfa» julkisessa tilassa. Myyntiedustaja Laura luo mahdollisuuden: se näkyy jo julkisena koko myyntitiimille. Ennen tallennusta hän voi tehdä siitä yksityisen ja lisätä vain esimiehen ja «Johto»-tiimin, jos kyse on strategisesta asiakkaasta.

Julkisessa tilassa Yhteistyökumppanit-kenttä ei oletuksena näy pikaluo-dialogeissa: näkyvyys on implisiittisesti «koko organisaatio», kunnes teet kyseisestä tietueesta yksityisen.

Yksityinen tila

Kun Yksityinen on valittu, jokainen uusi tietue alkaa Yksityisenä. Alkuyhteistyökumppanit eivät ole «koko organisaatio» vaan asetuksissa määritelty ryhmä (katso seuraavat osiot).

Mitä et voi tehdä luonnissa — kuka tahansa, joka ei ole organisaation Omistaja, ei voi asettaa uutta tietuetta julkiseksi dialogista: lukkokuvake pysyy yksityisellä. Tämä estää operatiivista käyttäjää vahingossa laajentamasta näkyvyyttä yli yrityskäytännön.

Mitä voit tehdä myöhemmin — Jäsenet (ja korkeammat roolit) voivat silti lisätä muita yhteistyökumppaneita yksittäiselle tietueelle laajentaen sitä, kuka näkee datan, tekemättä siitä julkista kaikille. Vain organisaation Omistaja voi vaihtaa tietueen Yksityisestä julkiseksi (lukkokuvake muokkauksessa).

Esimerkki — Organisaatio «Consulenza Beta» yksityisessä tilassa. Marco (Käyttäjä) luo tehtävän: se alkaa yksityisenä esitäytetyillä yhteistyökumppaneilla (Marco, hänen esimiehensä, Team Master). Hän ei voi poistaa lukkoa, mutta Jäsen voi tarvittaessa lisätä kollegan Projekt X -tiimistä kyseiseen aktiviteettiin.

Automaattiset yhteistyökumppanit (Stakeholders)

Yksityisessä tilassa Julkinen/Yksityinen-valinnan alla näkyy Yhteistyökumppanit-osio kolmella vaihtoehdolla (plus sinä, aina mukana):

• Minä — aina aktiivinen: datan luoja pysyy yhteistyökumppaneiden joukossa ja voi avata sen.
• Oma esimies — lisää hierarkkisen esimiehen, joka on asetettu luojan käyttäjäprofiilissa (Esimies-kenttä Käyttäjät ja tiimit -osiossa).
• Omat tiimit — lisää tiimit, joihin luoja kuuluu, yhteistyökumppaneiksi (ei satunnaisia yksittäisiä kollegoita: tiimiryhmät).

Voit yhdistää valintaruudut: vain esimies, vain tiimit tai molemmat. Jos poistat esimiehen ja tiimien valinnan, jäljellä ovat vain sinä plus Team Master (seuraava osio).

Käytännön esimerkki — Vaihtoehdot: Minä + Oma esimies + Omat tiimit. Sara on «Customer Care» -tiimissä ja hänen esimiehensä on Luca. Sara luo tiketin: alkuyhteistyökumppanit = Sara, Luca, Customer Care -tiimi, Team Master. Kollega toisesta osastosta ei näe sitä, ennen kuin hänet lisätään manuaalisesti.

Huomio — jos käyttäjällä ei ole esimiestä profiilissa, «Oma esimies» -valintaruutu ei lisää ketään. Jos hän ei kuulu mihinkään tiimiin, «Omat tiimit» ei lisää ryhmiä. Pidä käyttäjäprofiilit ja tiimit ajan tasalla ennen yksityisen tilan käyttöönottoa.

Team Master

Team Master on Mokapenin organisaatioturvallisuutta varten luoma erityistiimi. Turvallisuus-sivulla valitsemasi jäsenet muodostavat tämän ryhmän ja he lisätään aina yhteistyökumppaneiksi jokaiselle uudelle yksityisessä tilassa luodulle tietueelle — vaikka luoja ei tuntisi heitä tai valitsisi heitä manuaalisesti.

Tyypillisesti mukana ovat: Omistaja, sisäinen IT, tietosuojavastaava tai compliance-vastuuhenkilö, joka tarvitsee poikkileikkauksen arkaluonteiseen dataan.

Luotaessa ja muokattaessa tietueita — Team Master näkyy merkkinä kruunukuvakkeella. Organisaation Omistaja voi poistaa sen yksittäiseltä tietueelta (varoituksella), jos sitä ei tarvita kyseiseen tapaukseen; muut roolit näkevät sen mutta eivät voi poistaa sitä globaalista käytännöstä.

Ilmoitukset — kun joku lisätään Team Masteriin, Mokapen lähettää sovellusilmoituksen (ja sähköpostin asetusten mukaan), kuten tavalliseen tiimiin liittyessä.

Esimerkki — Team Master: Anna (Omistaja) ja Paolo (IT). Jokainen myyntiedustajan luoma uusi yksityinen yhteystieto on näkyvissä myös Annalle ja Paololle myyntiedustajan ja valittujen automaattisten yhteistyökumppaneiden lisäksi.

Mitä tapahtuu tilaa vaihdettaessa

Muutos lasketaan tallennushetkestä eteenpäin. Ajattele kahta datajoukkoa: jo tallennettu ja uusi tallennettava.

Julkisesta yksityiseksi (esim. tänään)

• Olemassa olevat tietueet — pysyvät ennallaan. Eilen luotu julkinen yhteystieto pysyy julkisena; jo yksityinen tehtävä pysyy yksityisenä yhteistyökumppaneineen. Ei automaattista siirtoa.
• Tästä eteenpäin luodut tietueet — noudattavat yksityistä tilaa: suljettu lukko oletuksena, automaattiset yhteistyökumppanit + Team Master.
• Team Master — Mokapen luo tiimin (jos sitä ei ollut) ja tallentaa valitsemasi jäsenet. Vähintään yksi vaaditaan: kenttä on pakollinen yksityisessä tilassa.
• Luontidialogit — heti tallennuksen jälkeen esitäytetty Yhteistyökumppanit-kenttä ja Team Master -merkki ilmestyvät; kenellekään, joka ei ole orgin Omistaja, yksityistä lukkoa ei voi muuttaa.

«Yksityiseksi tänään» -skenaario — Maanantaiaamuna Omistaja ottaa yksityisen käyttöön Minä + Esimies + Team Master (itsensä ja compliance). Maanantai-iltapäivänä myyntiedustaja luo yrityksen: se alkaa yksityisenä, näkyvissä heille, heidän esimiehelleen ja Team Masterille. Hakemistossa jo olevat 2 000 yritystä pysyvät julkisina, kunnes muutat ne yksitellen (tai massatyökaluilla, jos saatavilla). Jos historiallinen data pitää myös tehdä yksityiseksi, suunnittele projekti yhteistyökumppaneiden/näkyvyyden läpikäyntiin olemassa olevilla tietueilla: se ei tapahdu itsestään.

Yksityisestä julkiseksi

• Olemassa olevat tietueet — jälleen muuttumattomina. Kolmen yhteistyökumppanin yksityinen diili pysyy yksityisenä.
• Uudet tietueet — alkavat Julkisina; Käyttäjä-roolilla tai korkeammalla voi asettaa yksittäisen tietueen yksityiseksi ennen uudelleentallennusta.
• Team Master — erityistiimi poistetaan organisaatiosta (pääsy ja jäsenyys). Vanhemmat tietueet, joilla se oli yhteistyökumppaneiden joukossa, voivat silti näyttää sen viitteenä, kunnes päivität yhteistyökumppanit.
• Stakeholder-asetukset — esimies-/tiimivalintaruudut eivät enää koske uutta dataa.

«Takaisin julkiseksi» -skenaario — Luottamuksellisen projektin jälkeen org palaa julkiseen. Kyseisen jakson yksityiset projektit pysyvät yksityisinä; huomisesta luodut tehtävät ovat oletuksena julkisia. Team Master katoaa: valvontaan vain siellä olleet on lisättävä manuaalisesti tarvittaessa tai otettava eri käytäntö.

Näkyvyys ja yhteistyökumppanit yksittäisillä tietueilla

Globaalin käytännön lisäksi jokaisella tietueella on:

• Näkyvyyskuvake (lukko) — Julkinen tai Yksityinen kyseiselle tietueelle.
• Omistaja — datasta vastaava henkilö; lähes aina todellisten yhteistyökumppaneiden joukossa.
• Yhteistyökumppanit — käyttäjät ja/tai tiimit, jotka voivat avata yksityisen tietueen.

Julkisessa organisaatiossa julkinen tietue ei vaadi yhteistyökumppaneita: kaikki näkevät sen. Jos teet siitä yksityisen, sinun on määritettävä, kenellä on pääsy.

Yksityisessä organisaatiossa uudet tietueet alkavat yksityisinä esiasetetuilla yhteistyökumppaneilla; Jäsenet ja korkeammat roolit voivat laajentaa listaa muokkauksessa. Alempien roolien käyttäjät näkevät yhteistyökumppanit vain luku-tilassa.

Tallennetuissa suodattimissa näkyvyyskenttä yksityisessä organisaatiossa on vain Omistajille; yhteistyökumppaneita voivat suodattaa Jäsenet ja korkeammat roolit.

Kuka voi muuttaa mitä (roolin mukaan)

• Organisaation Omistaja — konfiguroi Turvallisuuden; millä tahansa tietueella voi vaihtaa Julkinen ↔ Yksityinen; hallitsee Team Masteria yksittäisillä tietueilla; näkee näkyvyys-suodattimet.
• Jäsen — ei voi avata Turvallisuus-sivua; yksityisillä tietueilla voi muokata yhteistyökumppaneita (lisätä/poistaa, Team Master -rajoituksin ei-omistajille).
• Käyttäjä / Rajoitettu käyttäjä — luo dataa käytännön mukaan; yksityisessä orgissa ei voi avata julkista; yhteistyökumppanit vain luku-tilassa yksityisillä tietueilla.
• Vieras — ei hallitse org-turvallisuutta; työskentelee vain jaetulla (esim. osoitetut projektit).

Sovellusesimerkkejä

• Asianajotoimisto — Yksityinen + Team Master (vanhemmat kumppanit). Jokainen uusi asiakasyhteystieto näkyy aluksi vain luojalle, heidän esimiehelleen, tiimeilleen ja kumppaneille. Muissa tiimeissä olevat assosieeratut eivät näe vahingossa toisten asiakkaita.
• Luova toimisto — Julkinen manuaalisilla poikkeuksilla. Projektit ja tehtävät ovat avoimia; ennen salaisen brändin tarjouksen tallennusta account manager vaihtaa tietueen yksityiseksi ja lisää vain «Johto»-tiimin.
• GDPR-siirtymä — Julkisesta yksityiseen sovitulla päivämäärällä. Sisäinen viestintä: «1. maaliskuusta uusi data on yksityistä; historiallinen data on tarkistettava.» Team Master = tietosuojavastaava + IT.
• Esimies aina mukana — Yksityinen «Oma esimies» valittuna. Jokainen uusi diili näkyy luojan myyntiesimiehelle ilman manuaalista lisäämistä joka kerta.
• Tilapäinen luottamuksellinen projekti — Org pysyy julkisena; PM tekee yhdestä projektista yksityisen ja lisää kehitystiimin. Valmistuttuaan arkistoi projektin muuttamatta globaalia käytäntöä.

Liittyvät oppaat

• Käyttäjät ja tiimit — esimiehet, tiimit, organisaatioroolit.
• Roolit ja käyttöoikeudet — mitä Vieras, Käyttäjä, Jäsen ja Omistaja voivat tehdä.
• Datan näkyvyys — mitä näkyy listoissa, kanbanissa, haussa ja raporteissa (lukko, päivittäinen suodatin, Network).
• Organisaatiot ja pääsy — eristäytyminen eri organisaatioiden välillä.
• Automaatiot — kulun Omistaja ja käyttöoikeudet suorituksessa.

Usein kysytyt kysymykset

K: Jos vaihdan yksityiseksi tänään, muuttuuko eilinen data yksityiseksi?

V: Ei. Vain muutoksen jälkeen tallennettu data noudattaa uutta tilaa. Historiallinen data on päivitettävä erikseen tarvittaessa.

K: Voiko Käyttäjä luoda julkista dataa yksityisessä organisaatiossa?

V: Ei luonnissa. Vain organisaation Omistaja voi asettaa yksittäisen tietueen julkiseksi (luotaessa tai muokattaessa).

K: Voiko minulla olla yksityinen organisaatio mutta julkinen tietue?

V: Kyllä, jos orgin Omistaja asettaa lukon julkiseksi kyseiselle tietueelle. Se on tarkoitettu poikkeus oletussääntöön.

K: Mitä Team Masterille tapahtuu, jos palaan julkiseen?

V: Tiimi poistetaan organisaatiosta. Uusi data ei enää sisällä sitä. Vanhat yksityiset tietueet voivat silti listata sen yhteistyökumppaneiden joukossa, kunnes muokkaat niitä.

K: Lisääkö «Omat tiimit» yksittäisiä henkilöitä vai koko tiimin?

V: Se lisää tiimit, joihin kuulut, yhteistyökumppaneiksi (ryhmänäkyvyys). Kollegat näkevät datan, jos he kuuluvat kyseiseen tiimiin tai on lisätty yksittäin.

K: Missä konfiguroin koko organisaation salasanan ja 2FA:n?

V: Ei tällä sivulla. Jokainen käyttäjä hallitsee oman salasanansa ja kaksivaiheisen tunnistautumisen kohdasta Profiili → Turvallisuus. Tämä sivu koskee vain CRM-datan näkyvyyttä.