Aprenda Mokapen.

Modelos (Templates)

Os Modelos são textos e layouts reutilizáveis que prepara uma vez e depois aplica em qualquer parte do Mokapen: documentos, e-mails, SMS, WhatsApp Business, orçamentos e encomendas. Em vez de reescrever sempre a mesma mensagem ou o mesmo cabeçalho PDF, escolhe um modelo e o Mokapen preenche os dados do contacto, da empresa ou do documento através das variáveis.

Encontra-os em Definições da organização → Modelos. Cada tipo tem um editor e um fluxo de utilização diferentes: abaixo um aprofundamento por tipo e depois as regras comuns (variáveis, predefinição, gestão).

Para que servem

• Velocidade — um clique em vez de copiar de novo textos e formatação.
• Coerência — o mesmo tom e a mesma gráfica para toda a equipa.
• Personalização automática — as variáveis preenchem-se com os dados do registo em que trabalha.
• Canais diferentes, um só sítio — PDF, e-mail, SMS e WhatsApp na mesma secção Modelos.

Como aceder e criar

1. Definições da organização → Modelos.
2. Prima Novo modelo → janela Selecionar consoante o tipo.
3. Escolha o tipo, preencha título e conteúdo, insera variáveis, ative opcionalmente Predefinido e guarde.
4. Na lista pode editar, Duplicar ou Eliminar. A Privacidade (onde prevista) limita quem pode ver/usar o modelo.

Modelo Documento

É um documento HTML em formato de página (A4), com editor rico (títulos, listas, tabelas, imagens, links) e margens configuráveis. Pode associar as variáveis a uma entidade da agenda/vendas (ex. contacto, oportunidade) para que, ao gerar o documento a partir de um registo ligado, os campos se preencham sozinhos.

O que configura

• Título do modelo e flag Predefinido
• Margens da página
• Corpo do documento com variáveis (botão Variável)
• Privacidade / membros

Onde o usa — na app Documentos, na criação escolha A partir do modelo em vez de começar do zero. O Mokapen carrega o conteúdo e, se o documento estiver ligado a uma entidade, substitui as variáveis pelos dados desse registo.

Exemplos — carta de apresentação, ficha de cliente, ata de reunião, procedimento operativo com estrutura fixa.

Modelo Email

É o corpo de uma mensagem de e-mail (HTML) pensado para a composição a partir do Mokapen. As variáveis típicas vêm do contacto (nome, e-mail, empresa ligada, …), mais dados da organização e do utilizador atual.

O que configura

• Título, Predefinido, privacidade
• Corpo HTML com variáveis
• Margens/layout opcionais do editor de e-mail

Onde o usa — na composição de e-mail (Mensagens / envio a partir da ficha): abra o seletor Selecionar o modelo e o corpo preenche-se. Depois ainda pode editar assunto e texto antes de enviar (é necessária a integração e-mail/SMTP configurada).

Nota sobre automações — a ação de automação Enviar e-mail usa o texto/HTML definido na própria ação. Os modelos Email da secção Modelos destinam-se sobretudo ao envio manual; pode ainda assim copiar o conteúdo de um modelo para a ação.

Exemplos — follow-up comercial, pedido de reunião, resposta padrão a um ticket, e-mail de boas-vindas a um novo lead.

Modelo SMS

É um texto curto (sem layout PDF) para o envio de SMS. As variáveis típicas são do contacto. Não inclui o alias do remetente: isso configura-se na integração SMS (alias aprovado + crédito wallet).

O que configura

• Título e texto da mensagem
• Variáveis com o botão Variável ou digitando {
• Predefinido (opcional)

Limites de comprimento — no alfabeto GSM um SMS vale cerca de 160 caracteres; com Unicode/emoji cerca de 70 por segmento. Se ultrapassar, a mensagem é dividida em vários SMS (e custa mais). As variáveis, uma vez substituídas, podem alongar o texto: controle sempre a estimativa de caracteres na composição.

Onde o usa

• Envio manual — ficha de contacto (ou empresa) → Enviar SMS → escolha o modelo: o texto é inserido e as variáveis são substituídas pelos dados desse contacto.
• Automações — ação Enviar SMS → pode selecionar um modelo: o texto é colado na mensagem. Na automação não ocorre a mesma substituição automática “por contacto” que a partir da ficha: use as variáveis da automação ou adapte o texto.

Guia do canal: SMS.

Exemplos — lembrete de reunião, “encomenda pronta para levantamento”, OTP/código interno (se as políticas o permitirem), aviso de atraso.

Modelo WhatsApp Business

Os modelos WhatsApp são os mais particulares: não são apenas “texto guardado no Mokapen”. São modelos de mensagem (HSM) aprovados pela Meta. Sem um modelo aprovado não pode iniciar (ou reabrir) uma conversa fora da janela de 24 horas de apoio ao cliente.

Duas formas de os ter no Mokapen

• Criá-los em Modelos — Novo modelo → WhatsApp Business: preenche nome, idioma, categoria e componentes; o Mokapen também os cria na Meta e guarda a cópia local.
• Sincronizá-los — em Integrações → WhatsApp Business pode Sincronizar modelos / mostrar os já presentes na Meta e importar os APPROVED para Modelos.

Nome e idioma — o nome Meta só admite minúsculas, números e underscore (ex. order_shipped_it), sem espaços. O idioma deve corresponder ao texto; para cada idioma é preciso um modelo separado.

Categorias (escolha uma coerente com o conteúdo, senão a Meta pode recusar):

• Utilidade (Utility) — atualizações que o utilizador espera: estado da encomenda, lembrete de reunião, avisos de conta.
• Marketing — promoções, ofertas, newsletters: é necessário opt-in WhatsApp explícito.
• Autenticação — OTP / códigos de verificação no formato previsto pela Meta (não misturar com marketing).

Estrutura da mensagem

• Cabeçalho (opcional) — texto (máx. 60 caracteres) ou média (imagem, vídeo, documento) ou localização.
• Corpo (obrigatório) — máx. 1.024 caracteres; coloque os marcadores Meta {{1}}, {{2}}… em sequência sem saltos.
• Rodapé (opcional) — máx. 60 caracteres.
• Botões (máx. 3) — resposta rápida, URL (HTTPS) ou telefone; etiqueta máx. 20 caracteres. Os modelos de autenticação usam os botões OTP definidos pela Meta.

Variáveis: Meta ↔ Mokapen — na Meta os marcadores são {{1}}, {{2}}. No Mokapen, no modelo WABA, mapeia cada número para uma variável CRM (ex. {{1}} → nome do contacto). Se o mapeamento faltar, no envio o modelo pode ficar não selecionável até definir as variáveis.

Aprovação — a Meta analisa o modelo (muitas vezes em minutos, por vezes até ~24 horas). Estados típicos: em revisão, aprovado, rejeitado (com motivo). Só os aprovados se usam para envio. Conteúdos enganosos, spam, categoria errada ou variáveis mal formadas são causas comuns de rejeição.

Onde o usa — ficha de contacto → Enviar WhatsApp → escolha o modelo aprovado (e os valores dos marcadores). É necessária a integração WhatsApp Business ligada e crédito/wallet onde previsto. Não existe (hoje) uma ação de automação “Enviar WhatsApp”.

Guia completo do canal: WhatsApp Business.

Exemplos — “encomenda enviada”, “reunião confirmada”, código OTP, campanha promocional com opt-in.

Modelo Orçamento

O modelo Orçamento não é um simples texto: é o layout do documento comercial PDF (e pré-visualização) que usa nas fichas de orçamento. Define como se apresentam cabeçalho, dados do cliente, tabela de artigos, condições e assinatura — para que toda a equipa emita ofertas com a mesma gráfica da empresa.

Layouts de sistema vs modelo personalizado

• O Mokapen já oferece layouts prontos selecionáveis na ficha, por exemplo Artigos-texto, Texto-artigos, Artigos-texto-assinatura, Texto-artigos-assinatura (alteram a ordem das secções e a presença da assinatura).
• Ao criar um modelo do tipo Orçamento em Modelos, constrói um layout personalizado (depois aparece como opção no campo Gráfica do orçamento).

O que configura no editor de Orçamento

• Cabeçalho e rodapé — logótipo, referências da empresa, numeração, notas fixas no topo/fundo da página (com variáveis).
• Blocos esquerdo / direito — duas colunas de texto HTML (ex. à esquerda número do orçamento e datas; à direita contactos ou dados do cliente) com botão Variável em cada uma.
• Tabela de artigos — tema (linhas alternadas, bordas, nenhum), colunas a mostrar (código, descrição, preço unitário, quantidade, IVA, desconto, subtotal, …), etiqueta de cada coluna, alinhamento e largura %.
• Condições económicas — bloco HTML para pagamentos, validade da oferta, notas legais, etc. (também variáveis).
• Assinatura — ativar/desativar e personalizar a etiqueta (ex. “Para aceitação”).
• Ordem das secções / layout / margens / alturas — disposição das partes do documento e espaço da página.

As variáveis do orçamento expõem tipicamente campos do próprio orçamento, organização, utilizador e dados ligados (cliente, etc.), além do necessário na pré-visualização para as linhas de artigos.

Onde o usa

• Ficha Orçamento → campo Gráfica (Design): escolha um layout de sistema ou o seu modelo personalizado.
• A pré-visualização e o PDF / envio do documento usam esse layout com os dados reais da ficha (artigos, totais, cliente).
• Nas automações que criam orçamentos pode indicar um modelo de gráfica, para que os PDF gerados automaticamente saiam já com a marca.

Guia do módulo: Orçamentos.

Exemplos — oferta B2B padrão com tabela de preços e condições a 30 dias; orçamento “leve” sem assinatura; orçamento com assinatura para aceitação online.

Modelo Encomenda

O modelo Encomenda funciona como o de Orçamento: é o layout PDF/documento da encomenda, não o texto de uma mensagem. O editor tem as mesmas lógicas (cabeçalho/rodapé, blocos esquerdo/direito, tabela de artigos com colunas e tema, condições económicas, assinatura, margens e ordem das secções).

Layouts de sistema — também para encomendas encontra variantes tipo Artigos-texto, Texto-artigos, Artigos-texto-assinatura, Texto-artigos-assinatura, mais os seus modelos personalizados criados em Modelos → Encomenda.

Diferença prática face ao orçamento — as mesmas ferramentas de composição, mas ligadas à entidade Encomenda (código da encomenda, datas, artigos confirmados, condições pós-aceitação). Muitas vezes o modelo de encomenda retoma o estilo do orçamento da empresa, com textos atualizados (ex. “confirmação de encomenda” em vez de “oferta”).

Onde o usa

• Ficha Encomenda → Gráfica: escolha layout de sistema ou modelo personalizado.
• Pré-visualização / PDF / envio do documento de encomenda.
• Automações que criam encomendas (ex. a partir de um orçamento aceite) podem aplicar o modelo de encomenda predefinido ou selecionado.

Guia do módulo: Encomendas.

Exemplos — confirmação de encomenda com tabela de artigos e IBAN; documento de expedição com assinatura do responsável; layout simplificado para encomendas internas.

Variáveis (regras comuns)

• Documento, Email, SMS, Orçamento, Encomenda — formato Mokapen {$entidade.campo} (ex. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Insere-as com Variável ou digitando { (SMS).
• WhatsApp — na Meta usa {{1}}, {{2}}…; no Mokapen mapeia cada número para uma variável CRM antes do envio.
• Sem variáveis o modelo é texto/layout fixo; com variáveis o mesmo modelo adapta-se a cada registo.

Resumo rápido: tipo → onde o escolhe

• Documento → Documentos → A partir do modelo
• Email → composição de e-mail → Selecionar o modelo
• SMS → Enviar SMS (ficha) ou ação de automação Enviar SMS
• WhatsApp Business → Enviar WhatsApp (ficha); criar/sincronizar também a partir das Integrações WABA
• Orçamento → ficha Orçamento → Gráfica (+ PDF / automações)
• Encomenda → ficha Encomenda → Gráfica (+ PDF / automações)

Modelo predefinido

A flag Predefinido indica o modelo por defeito desse tipo (ex. PDF de orçamento padrão da equipa). Fica ativo apenas um por tipo: ao ativar outro, o anterior deixa de ser o predefinido.

Conselhos práticos

• Títulos claros (SMS – Lembrete de reunião, PDF – Orçamento padrão 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: evite Unicode desnecessário; controle os segmentos após a substituição das variáveis.
• WhatsApp: Utility para atualizações, Marketing só com opt-in; mapeie sempre os marcadores antes de usar em produção.
• Orçamentos/Encomendas: alinhe logótipo, colunas de artigos e condições legais nos modelos partilhados, não linha a linha nas fichas.
• Ao eliminar um modelo WABA pode removê-lo também na Meta; os PDF já gerados a partir de um modelo Orçamento/Encomenda permanecem.

Casos de uso

• Kit comercial — um modelo Orçamento + um Encomenda com a mesma gráfica; a equipa só altera os dados na ficha.
• Lembrete SMS — modelo com horário/variáveis; envio a partir da ficha ou base para automação.
• Reabertura WhatsApp — modelo Utility aprovado para escrever ao cliente para além das 24 horas.
• E-mail de follow-up — modelo Email selecionado na composição após uma chamada.
• Documento a partir de oportunidade — modelo Documento com variáveis deal/contacto, criado A partir do modelo já preenchido.
• Do orçamento à encomenda — automação que cria a encomenda aplicando o modelo Encomenda predefinido.

Perguntas frequentes

P: Onde crio os modelos?

R: Definições da organização → Modelos. A partir daí gere todos os tipos.

P: Por que Orçamento e Encomenda são mais complexos do que Email ou SMS?

R: Porque não são só um texto: definem o layout PDF (blocos, tabela de artigos, condições, assinatura, margens). Usam-se a partir da Gráfica da ficha, não a partir de um envio de mensagem.

P: Qual a diferença entre um modelo SMS e um WhatsApp?

R: O SMS é texto local Mokapen com variáveis {$…}. O WhatsApp usa modelos aprovados pela Meta ({{1}}, {{2}}…), com categorias, limites e revisão; devem ser mapeados e aprovados antes do envio.

P: Por que no envio WhatsApp o modelo está desativado?

R: Normalmente falta o mapeamento dos marcadores ou a aprovação Meta. Complete as variáveis no modelo ou sincronize a partir de Integrações.

P: Nas automações SMS as variáveis do contacto substituem-se sozinhas?

R: Não como no envio a partir da ficha. Na automação o modelo é colado; use as variáveis da automação ou adapte o texto.

P: Posso usar um modelo Email nas automações?

R: A ação Enviar e-mail trabalha sobre o texto da ação. Os modelos Email servem sobretudo à composição manual (pode copiar o conteúdo para a ação).

P: Para que serve a flag Predefinido?

R: Indica o predefinido desse tipo. Fica ativo apenas um por tipo.

P: Se eliminar um modelo Orçamento, os PDF antigos desaparecem?

R: Não. Permanecem os documentos já gerados; elimina apenas o modelo para as escolhas futuras de Gráfica.

P: Onde aprofundo canais e módulos?

R: Guias Orçamentos, Encomendas, SMS, WhatsApp Business.