Průvodce Mokapenem

Příručka Milníky

Milník je splátka dokumentu: část částky, s vypršením platnosti a se stavem. Používáte ho, když zákazník neplatí všechno najednou — záloha při podpisu, stavy postupu, doplatek při předání — a chcete vidět, dokument po dokumentu a na jedné nástěnce, co ještě zbývá inkasovat a co je už uzavřené.

Blok se jmenuje Milníky a je na kartě nabídky, objednávky a faktury. Funguje stejně na všech třech dokumentech. Není to druhý ceník a nezaznamenává inkaso: je to plán, podle kterého jste si dohodli termíny.

Kde stojí v každodenní práci

Položky dokumentu říkají co prodáváte a kolik to celkem stojí. Milníky říkají kdy se ta částka dělí. Nabídka na 12 000 € může zůstat jedinou položkou «Projekt webu» a pod ní tři milníky: 30% při potvrzení, 40% při předání návrhu, 30% při spuštění.

Plán žije na dokumentu, takže ho vidíte, když otevřete tu kartu. Pokud ráno chcete vědět «které splátky spadají do tohoto týdne, na všech nabídkách», otevřete nástěnku Milníky ze stránky Nabídky, Objednávky nebo Faktury. Každá karta je splátka, ne celý dokument. Kliknutí na kartu znovu otevře nabídku, objednávku nebo fakturu, ke které patří.

Když zákazník přijme a nabídku převedete na objednávku, milníky přejdou na objednávku spolu s položkami. Na faktuře je píšete znovu: přechod objednávka → faktura je sám nezkopíruje. Platby faktury zůstávají něco jiného: tam zapisujete peníze, které opravdu přišly.

Příklady použití

• Poradenství po stavech postupu: nabídka na 10 000 € v procentech. Řádek 1 na 30% s vypršením platnosti při podpisu a poznámkou «Záloha». Řádek 2 na 40% «Předání návrhu». Řádek 3 na 30% «Doplatek». Zbytek dole musí dojít na 0%: pokryli jste celý dokument.
• Dodávka s pevnými částkami: objednávka na 8 400 €, režim Množství. 2 500 € při objednávce, 3 400 € když je zboží připravené, 2 500 € při instalaci. Hodí se, když smlouva mluví o částkách a ne o procentech, nebo když je splátka kulatá záloha, která nesedí přesně na 30%.
• Paušál nebo rozložení: dvanáct řádků se stejnou částkou, vypršení platnosti na den 1 každého měsíce, poznámka «Splátka 1» … «Splátka 12». Na nástěnce je vidíte přicházet do sloupce Brzy splatné, jak se blíží.
• Obchodní upomínka: neotevíráte dokumenty jeden po druhém. Ze stránky Nabídky (nebo Objednávky, nebo Faktury) stisknete Milníky. Sloupec Platnost vypršela je to, co se mělo inkasovat a ještě není označené jako hotové. Sloupec Brzy splatné je týden, který přichází.
• Z nabídky na objednávku: plán připravíte už v nabídce, aby zákazník viděl termíny v jednání. Při přijetí vznikne objednávka se stejnými splátkami, stejnými daty a stejnými poznámkami. Na objednávce aktualizujete jen pole Stát, z Plánováno na Hotovo, když je splátka uzavřená.

Blok Milníky na kartě

Otevřete nabídku, objednávku nebo fakturu. Dole na kartě najdete kartu Milníky, s počtem řádků. Pokud je prázdná, čtete «Nejsou žádné milníky». Tlačítko Přidat vloží řádek.

Každý řádek má čtyři sloupce a poznámku pod nimi:

• # — číslo řádku (1, 2, 3). Není to volný název: jméno splátky píšete do pole Poznámka («Záloha při podpisu», «Etapa stavby», «Doplatek»). Poznámka má až 255 znaků, s počítadlem vpravo.
• Procento nebo Množství — kolik tato splátka stojí. Volba je jedna pro celý dokument, dvěma tlačítky nahoře v bloku. Na stejné kartě nemůžete míchat řádek v procentech a řádek v eurech.
• Vypršení platnosti — den, kdy je ta splátka očekávaná. Můžete ho nechat prázdný: splátka zůstane v plánu, ale na nástěnce skončí mezi plánovanými, ne mezi termíny.
• Stát — jen dvě hodnoty: Plánováno a Hotovo. «Brzy splatné» a «Platnost vypršela» se tady nevybírají: nástěnka je spočítá z data.

Koš vpravo řádek smaže. Vpravo dole vám Zbývá řekne, kolik dokumentu ještě není přiřazeno ke splátce: v procentech, pokud pracujete v procentech, částkou, pokud pracujete množstvím.

Součet splátek nemůže přesáhnout dokument. Pokud v procentech překročíte 100%, pole se zastaví na maximu, které ještě zbývá. Pokud množstvím překročíte součet dokumentu, zastaví se stejně. Zbytek můžete nechat: plán na 70% je platný, zbývajících 30% prostě ještě nemá vypršení platnosti.

Prázdný řádek — bez hodnoty, bez data a bez poznámky — se neukládá. Ostatní ano, spolu s dokumentem, když kartu uložíte.

Procento nebo Množství

Téměř vždy začínáte od Procento. Napíšete 30, 40, 30 a plán zůstane správný i když se při jednání součet nabídky pohne: procenta zůstanou, ekvivalent v eurech se přepočítá na nový součet. Je to případ poradenství a každé nabídky, které se ještě může změnit cena.

Přejděte na Množství, když smlouva mluví o kulatých částkách, nebo když splátka není čisté procento součtu. Na tlačítku Množství Mokapen ukazuje eura už spočítaná z procent a ze součtu dokumentu. Pokud v tomto režimu uložíte, od té chvíle si dokument pamatuje částky, ne procenta.

Opačný přechod funguje stejně: z množství na procento je procento částka dělená součtem dokumentu. Hodí se to udělat, když je součet už konečný. Pokud je součet ještě nula, nejdřív vyplňte položky: bez částky dokumentu nemá režim Množství strop, o který by se opřel.

Režim patří dokumentu, ne jednotlivému řádku. Nabídka v procentech a objednávka v množství mohou vedle sebe být: jsou to dvě různé karty. Když kopírujete nabídku na objednávku, režim jede spolu s řádky.

Vypršení platnosti a Stát

Na kartě rozhodujete o dvou věcech: o datu a o tom, jestli je splátka ještě Plánováno, nebo už Hotovo. Zbytek dělá nástěnka, pokaždé když ji otevřete, bez třetího stavu k nastavení.

• Hotovo — označili jste splátku jako uzavřenou. Zůstane ve sloupci Hotovo i když je datum v minulosti. Je to správný způsob, jak říct «tuto splátku už neupomínáme».
• Platnost vypršela — je ještě plánovaná a vypršení platnosti je před dneškem. Nevybíráte ji ze seznamu: spadne tam sama.
• Brzy splatné — je ještě plánovaná a vypršení platnosti padne do příštích 7 dní, včetně dneška.
• Plánováno — žádné datum, nebo datum dál než 7 dní.

Příklad. Dnes je 20. října. Splátka plánovaná na 18. října je v Platnost vypršela. Splátka na 25. října je Brzy splatné. Splátka na 15. listopadu je Plánováno. Stejná splátka z 18. října, pokud ji přepnete na Hotovo, vyjde z vypršených a jde do Hotovo: datum zůstane, pole Stát vyhraje nad datem.

Nástěnka Milníky

Na stránce nabídek, objednávek a faktur — v seznamu i v Kanban — je nahoře tlačítko Milníky, s ikonou vlajky. Otevře tabuli se čtyřmi sloupci: Plánováno, Brzy splatné, Platnost vypršela, Hotovo. Jsou to tři samostatné nástěnky: ta nabídek nemíchá objednávky a ta faktur nemíchá nabídky.

Každá karta ukazuje číslo splátky, kód a název dokumentu, procento nebo částku, vypršení platnosti (červeně, pokud už prošlo, oranžově, pokud je brzy splatné), zákazníka a poznámku. Kliknutí otevře kartu dokumentu, kde v klidu upravíte hodnotu, datum a poznámku.

Kartu můžete také přetáhnout z jednoho sloupce do druhého. Přetažení není jen výměna štítku: přepíše pole Stát a ve třech případech ze čtyř i datum. Stojí za to to vědět, než kartu posunete během schůzky.

• Směrem na Hotovo — pole Stát přejde na Hotovo. Vypršení platnosti, které jste napsali, zůstane jak bylo.
• Směrem na Platnost vypršela — pole Stát se vrátí na Plánováno a vypršení platnosti se stane včera. Použijte to jen tehdy, když splátku opravdu chcete natlačit mezi vypršené.
• Směrem na Brzy splatné — pole Stát se vrátí na Plánováno a vypršení platnosti se stane za 3 dny.
• Směrem na Plánováno — pole Stát se vrátí na Plánováno a vypršení platnosti se odebere. Splátka už nemá datum.

Pokud je správné datum to dohodnuté se zákazníkem, nepřetahujte kartu, abyste ji «dali do pořádku»: otevřete dokument a změňte pole Stát na Hotovo, nebo opravte vypršení platnosti ručně. Přetahování se hodí k uzavření splátky (směrem na Hotovo se datum nesáhne) a u zbylých tří sloupců se má používat opatrně.

Z nabídky na objednávku a potom na fakturu

Když z nabídky vytvoříte objednávku, Mokapen zkopíruje milníky: číslo, procento nebo množství, vypršení platnosti, pole Stát a poznámku. Najdete je už vyplněné na kartě nové objednávky, ve stejném režimu (procento nebo množství) jako nabídka. Odtud je aktualizujete bez přepisování: označíte Hotovo splátku zálohy v den, kdy přijde, posunete vypršení platnosti, pokud se stavba zpozdí.

Faktura nedostane milníky objednávky automaticky. Pokud chcete stejný plán i tam, otevřete fakturu a složte řádky znovu. Dává to smysl, když faktura pokrývá celou objednávku. Méně to dává smysl, když fakturujete jednu splátku: tehdy je užitečný milník jeden, s částkou a vypršením platnosti toho vystavení, a ostatní zůstanou na objednávce.

Stát Hotovo nevytvoří platbu a nevystaví fakturu. Je to značka na plánu. Skutečné inkaso se zapisuje do Platby faktury; daňový doklad vzniká tokem faktury, ne přetažením karty.

Čím nejsou

Nejsou to milníky z Ganttu projektu. Ty měří fáze práce (zahájení, předání, přejímka). Tyto měří splátky prodejního dokumentu. Projekt může mít jedny a objednávka druhé, aniž by se synchronizovaly.

Nejsou to Platby na faktuře. Milník Hotovo znamená «tato splátka plánu je pro nás uzavřená». Platba znamená «tyto peníze přišly». Můžete mít plán celý označený jako hotový a platby ještě k zapsání, nebo naopak.

Nejsou položkou zboží a nenahrazují ekonomické podmínky PDF. Text «30% při objednávce, doplatek do 30 dnů», který chcete dát přečíst zákazníkovi, zůstává v podmínkách dokumentu. Milníky jsou vnitřní nástroj, abyste na ta data nezapomněli.

Časté otázky

Mohu splátce dát jméno, třeba «Záloha»?

Ano, do pole Poznámka. Sloupec # je jen pořadové číslo řádku. Na nástěnce čtete poznámku pod názvem dokumentu.

Musím se dostat nutně na 100%?

Ne. Zbytek může zůstat. Nemůžete jít přes 100% ani přes částku dokumentu: pole se zablokuje na maximu, které je ještě volné.

Změnil jsem součet nabídky. Splátky se aktualizují?

Pokud je dokument v Procento, procenta zůstanou a ekvivalent v eurech jde za novým součtem. Pokud je v Množství, zůstanou částky, které jste napsali: nižší součet vás může dostat nad limit a pole vás vrátí dovnitř nového stropu, jakmile na něj znovu sáhnete.

Proč se splátka bez data neobjeví mezi termíny?

Protože «brzy splatné» a «platnost vypršela» existují jen tehdy, když je datum. Bez data je splátka v Plánováno. Dejte vypršení platnosti na kartu, pokud ji chcete vidět přicházet na nástěnce.

Přetáhl jsem kartu na Plánováno a datum zmizelo.

Tak se chová ten sloupec: návrat do něj odebere vypršení platnosti. Otevřete dokument znovu a datum vraťte. Abyste uzavřeli splátku bez sáhnutí na dohodnutý den, přetáhněte ji na Hotovo nebo nastavte Hotovo z pole Stát na kartě.

Splátka je v minulosti, ale už jsem ji uzavřel. Proč není v Platnost vypršela?

Protože pole Stát je Hotovo. Hotovo je před datem: karta stojí ve sloupci Hotovo i když den minul. To chcete, pokud se splátka už nemá upomínat.

Vytvářím objednávku z nabídky. Musím splátky přepsat?

Ne. Procento nebo množství, data, pole Stát a poznámky přejdou na objednávku. Zkontrolujte je znovu jen tehdy, pokud jste při přechodu změnili součet a pracovali jste pevnou částkou.

A když vytvořím fakturu z objednávky?

Milníky se nekopírují. Pokud je potřebujete i na faktuře, přidáte je tam. Platby zapsané na faktuře zůstávají nezávislé na tomto plánu.

Dostanou se milníky na PDF, které posílám zákazníkovi?

Ne. Zůstávají na kartě a na nástěnce. Pokud má zákazník termíny číst, napište je do podmínek dokumentu.

Vidím milníky nabídek, objednávek a faktur pohromadě?

Ne. Tlačítko Milníky na stránce Nabídky ukazuje jen splátky nabídek. Stejně pro Objednávky a pro Faktury. Tři plány, tři nástěnky.