Průvodce Mokapenem

Čas

Záložka Čas zaznamenává odpracované hodiny u úkolů a projektů a porovnává je s odhadem (plánovaný čas). Funkce Large plánu. Data napájejí reporty aktivit, analýzu vytížení a finanční revizi projektů — propojení provozu a čísel bez paralelních Excel tabulek.

Proč sledovat čas v CRM

Sledování hodin uvnitř Mokapenu drží skutečnosti vedle kontextu (popis, propojení, kontrolní seznam, komentáře). Přínosy:

• Odhad vs. skutečnost u každého úkolu/projektu — odhalení překročení dříve, než ovlivní dodávku.
• Vytížení podle osoby — každý záznam má autora a datum.
• Agregované reporty — hodiny podle období, odpovědné osoby, projektu (odkazy na reporty níže).
• Sledovatelnost u klienta — u projektů propojených se společnostmi/obchody hodiny podporují fakturaci time-and-materials nebo interní revize.

Kde ho najdete

Záznam Úkol nebo Projekt → záložka/karta s ikonou stopky. Počítadlo na záložce ukazuje celkové zalogované hodiny:minuty. U projektů může záložka Čas také agregovat hodiny z propojených úkolů (celkem projektu).

Nastavení odhadu (plánovaný čas)

1. Záložka Čas → pole Plánovaný čas.
2. Klikněte na úpravu a zadejte odhadované hodiny (formát hodin, pevné minuty :00).
3. Uložte záznam.

Nahoře uvidíte Celkem zalogováno / Celkem plánováno s ukazatelem průběhu: zelená do odhadu, nad odhadem signalizuje překročení. Odhad nastavte při plánování (vytvoření úkolu nebo plánování sprintu), aby bylo srovnání smysluplné.

Zalogování odpracovaných hodin

1. Záložka Čas → rychlý řádek zadání (datum, délka hodiny:minuty, volitelná poznámka).
2. Potvrďte: záznam se objeví v seznamu níže s autorem a datem.
3. Opakujte pro více dnů nebo pracovních session.

Záznamy upravte nebo smažte ze seznamu, pokud je potřeba opravit. Poznámka (max. 60 znaků v rychlém poli) pomáhá v reportech a revizích («Hovor s klientem», «Oprava přihlášení»).

Čas a reporty

Zalogované hodiny se objevují v reportech úkolů a reportech projektů. Použijte je pro:

• týdenní revizi týmu (hodiny podle člena);
• srovnání odhadu vs. skutečnosti u klientského projektu;
• vstup pro budoucí nabídky na základě historických dat.

Postupy a osvědčené postupy

• Týmové pravidlo: logovat na konci dne nebo při uzavření úkolu — spolehlivější data než logy na konci měsíce.
• Povinný odhad: u úkolů nad N hodin vyplnit plánovaný čas před přesunem do «Probíhá».
• Projekty time-and-materials: propojte projekt s obchodem/společností (Propojení), sledujte ukazatel času vs. dohodnutý rozpočet hodin.
• Retrospektiva: filtrujte úkoly se skutečností > 150 % odhadu a zjistěte, kde zlepšit odhady.
• Nenahrazuje kontrolní seznam: čas = jak dlouho jste pracovali; kontrolní seznam = co jste udělali. Používejte je společně.