Mokapenin opas

Liitteet

Liitteet yhdistävät tiedostoja Mokapen-entiteettiin: sopimukset, brieffit, kuvakaappaukset, laskut, esitykset. Ne pysyvät tietueen kontekstissa (tehtävä, projekti, yhteystieto, tiketti, mahdollisuus…), jotta kuka tahansa tietueen avaava löytää relevantit asiakirjat heti, ilman sähköpostin tai CRM:stä irti olevien henkilökohtaisten asemien etsimistä.

Rooli CRM:ssä

Liitteet täydentävät rakenteista dataa ja yhteyksiä:

• Mahdollisuus / tarjous: allekirjoitettu PDF, spesifikaatiot, lähetetty tarjous.
• Tiketti: virheen kuvakaappaus, loki, toimittajan vastaus.
• Projekti / tehtävä: mockup, spesifikaatiot, asiakkaan hyväksymä toimitettava.
• Yhteystieto / yritys: yrityksen rekisteri, NDA:t, onboarding-asiakirjat.

Paperiliittimen numerobadge näyttää, kuinka monta tiedostoa on linkitetty — nopea signaali listassa ja kanbanissa.

Tiedoston lataaminen

1. Avaa entiteetin tietue.
2. Yläpalkki → paperiliitin-kuvake (Liitteet).
3. Valitse lähde:
   • Tietokoneesi — lataus organisaation Mokapen-tallennustilaan.
   • Google Drive tai OneDrive (aktiivisella integraatiolla) — linkitä pilvitiedostoja ilman paikallisen Mokapen-tallennuksen monistamista.
4. Valitse tiedosto ja odota valmistumista.

Joillain tietueilla voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietuealueelle latauksen aloittamiseksi.

Näytä ja hallitse

Liitteet-valikossa: lista nimellä, koolla ja päivällä. Avaa, lataa tai poista entiteetistä. Liitteen poistaminen tietueesta ei välttämättä poista tiedostoa Drivesta/OneDrivesta, jos se on linkitetty pilvi-integraation kautta — se vain katkaisee CRM-viittauksen.

Data-välilehdellä (koko sivu) liitetiedostojen osio tiivistää samat asiakirjat rivissä kommenttien ja kuvauksen kanssa.

Käytettävissä oleva tila

Ilmaisen suunnitelman organisaatiot: rajallinen online-tila (100 MB) suoraan ladatuille liitteille. Premium-suunnitelmat (Small, Medium, Large): laajennettava tila. Tarkista suunnitelma ja käyttö kohdasta Organisaation tiedot. Suurille määrille suosi Drive/OneDrive-integraatiota ja linkitä tiedostoja sen sijaan, että lataisit kaiken Mokapeniin.

Kloonaus

Kloonatessasi tehtäviä, projekteja, yhteystietoja, tikettejä, mahdollisuuksia jne. voit sisällyttää liitteet kopioon (valintaruutu Kloonaa-ikkunassa). Seuraa kokonaiskokoa: ikkuna voi näyttää monistettavien tiedostojen MB-yhteensä. Poista valinta, jos kopion pitää olla kevyt (vain rakenne, ei asiakirjoja).

Suositellut prosessit

• Yksi totuuden lähde: allekirjoitettu sopimus mahdollisuudella, ei vain sähköpostissa — liite + yhteystieto-/yritysyhteys.
• Tiketit todisteilla: vaadi kuvakaappaus/loki liitteenä ennen teknisten tikettien sulkemista (tarkistuslista + tiedosto).
• Projektin luovutus: jaettu Drive-kansio + Mokapenissa linkki/viite-PDF:t projektilla.
• GDPR / säilytys: poista vanhentuneet liitteet yhteystietotietueista, kun niitä ei enää tarvita; harkitse yrityspilveä pitkäaikaiseen arkistoon.
• Kloonatut mallit: tehtävämalli sisäisellä ohjeliitteellä, kloonattu jokaiselle uudelle onboardingille.

Liitteet, Yhteydet ja kommentit muodostavat CRM-tietueen operatiivisen «muistin».