Mokapenin opas

Yhteystiedot-opas

Contacts-alue on hakemisto henkilöistä, joiden kanssa työskentelet: asiakkaat, prospektit, kumppanit, toimittajat, lomakkeista tai kampanjoista tulevat liidit. Jokainen yhteystieto kokoaa identiteetin (nimi, sähköposti, puhelin), roolin, yritysliitoksen, suhteen historian ja operatiiviset linkit diileihin, lippuihin, tehtäviin ja projekteihin. Se on suhteellisen CRM:n lähtökohta: ilman jäsenneltyjä yhteystietoja myynti ja tuki menettävät kontekstin.

Pääset sinne valikon Contacts list -kohdasta. Companies -painikkeesta siirryt yrityshakemistoon (Companies guide).

Rooli CRM:ssä ja prosesseissa

Yhteystieto Mokapenissa ei ole Excel-taulukon rivi: se on elävä tietue, joka on linkitetty muuhun järjestelmään.

• Myynti: yhteystieto linkitettynä diileihin, tarjouksiin, seurantatehtäviin; tunnisteet segmentointiin (Warm, Enterprise…).
• Tuki: yhteystieto lipuissa, Email-välilehdellä synkronoidut sähköpostit, onboarding-tarkistuslistat.
• Marketing: Marketing-välilehti (listat, suostumukset), liidin alkuperä (Source-kenttä), synkronointi-integraatiot.
• Operatiivinen: kaksisuuntaiset Connections tehtäviin, projekteihin, tapaamisiin; SMS/WhatsApp paneelin palkista (jos käytössä).

Käytännön sääntö: jokaisen merkittävän vuorovaikutuksen (puhelu, myyntisähköposti, lippu) pitäisi olla jäljitettävissä yhteystietoon (tai luotava lennossa yhteystietona) vähintään sähköpostilla tai puhelimella ja mahdollisuuksien mukaan liitetyllä yrityksellä.

Yhteystietolistasivu

Pääsivu on DataTables -taulukko määritettävillä sarakkeilla (etunimi, sukunimi, sähköposti, yritys, tunnisteet, yksityisyys…). Yläpalkki:

• Companies: siirty yrityslistaan.
• Filters (Large plan): edistyneiden suodattimien modaali standardikentille, mukautetuille kentille ja yhteyksille.
• Actions: tuonti/vienti (org-oikeudet), kaksoiskappaleiden hallinta, sarakkeiden muokkaus, arkisto, roskakori.
• + Contact: avaa pikaluoontimodaalin.

Nimen klikkaus avaa side panel -paneelin. Small-suunnitelmalla voit avata page contact -koko näytön (laajennuskuvake).

Yhden tai useamman rivin valinta vasemmalla olevilla valintaruuduilla näyttää bulk actions bar -toimintopalkin taulukon yläpuolella: New email (jos integraatio aktiivinen), Edit, Clone, Archive, Delete, Export (org owner). Sama operatiivinen malli kuin tehtävillä List-näkymässä.

Yhteystietopaneeli

Paneeli (modaali tai koko sivu) on järjestetty kuten muut Mokapen-entiteetit.

Header: kuva tai nimikirjaimet, etu- ja sukunimi (muokattavissa rivillä), tervehdys, Archived-badge tarvittaessa. Jos yhteystieto on roskakorissa, punainen banneri Restore ja Delete permanently -painikkeilla (Medium plan).

Action bar (kuvake kerrallaan):

• Privacy (lukko): julkinen tai yksityinen (vain omistaja ja sidosryhmät).
• Labels, Title color, Attachments, Sticky notes (Small plan).
• Copy link, Full page (Small plan).
• + Create and connect (vihreä painike): luo heti tehtävä, lippu, diili, tapaaminen… jo linkitettynä yhteystietoon.

Options menu (three dots)

Avaa yhteystietopaneeli → vertical three dots -kuvake oikeassa yläkulmassa:

• Clone: monista yhteystieto; modaalissa valitset mitä kopioidaan (checklist, liitteet, yhteydet, kommentit). Hyödyllistä «template contact» - tai toistuvaan onboardingiin.
• Archive / Restore (Medium plan): siirrä arkistoon tai palauta operatiivisiin näkymiin.
• Edit panel (admin): avaa yhteystietokenttien asettelusuunnittelijan uudessa ikkunassa.
• Delete / Restore (punainen kohta): pehmeä poisto roskakoriin tai palautus, jos jo poistettu; Medium plan -suunnitelmalla myös pysyvä poisto roskakorista.

Panel tabs

• Data: profiili, yritys, sähköposti, puhelin, mukautetut kentät — katso Data tab.
• Checklist, Connections, Email, Marketing, Privacy, Sync: katso Related sections.
• Updates — profiilin muutoshistoria, kommentit, lomake- ja markkinointiviestit (yhteystiedot/yritykset).

Data tab — profiilikentät

Data-välilehdellä on operatiiviset kentät (muokattavissa rivillä kynäkuvakkeella):

• Type ja Job role.
• Company (company_id): liitetty yritys — haettava valitsin; voit luoda yrityksen lennossa, jos sitä ei ole.
• Stakeholders: muut käyttäjät/tiimit, joilla on näkyvyys.
• Source: mistä liidi tulee.
• Description (rich text, @-maininnat).
• Sales fields (jos Sales-moduuli aktiivinen).
• Email (useita osoitteita), Phone, Address, Language, Birthday, Website, Social.

Custom fields (Medium plan) -kentillä Data-välilehti noudattaa asetuksissa määritettyjä näkyvyys-/pakollisuussääntöjä. Liitteet ja kommentit täydentävät paneelia välilehden alaosassa.

Yhteystieto ja yritys

Company-kenttä Data-välilehdellä ilmaisee yhteystiedon viiteyrityksen (esim. «John Smith» → «Acme Ltd»). Se ei korvaa Connections-osiota: voit linkittää saman yhteystiedon diileihin, muihin yhteystietoihin tai lippuihin riippumatta ensisijaisesta yrityksestä.

B2B-käytäntö: luo ensin yritys (ALV-numero, pääkonttorin osoite), sitten yhteystiedot erillisillä rooleilla (päätöksentekijä, hallinto, tekninen). B2C-asiakkaille yrityskenttä voi jäädä tyhjäksi.

Välilehdet ja liittyvät osiot

• Checklist — Checklist guide: asiakkaan onboarding, asiakirjojen keruu.
• Connections — Connections guide: linkitetyt diilit, tehtävät, liput, projektit.
• Orders / Fidelity (Sales): tilaushistoria ja kanta-asiakaspisteet.
• Email: synkronoidut keskustelut (Gmail/Outlook-integraatiot).
• Privacy: GDPR-suostumukset, käsittelyhistoria.
• Marketing: listatilaukset, kampanjat.
• Billing (Sales): laskutustiedot linkitettynä yhteystietoon.
• Sync: synkronoinnin tila Google Contacts-, Outlook- ja muiden sovellusten kanssa.
• Portal (Large plan): asiakasportaalin käyttö.
• Updates — profiilin muutoshistoria, kommentit, lomake- ja markkinointiviestit (yhteystiedot/yritykset).

Yhteystiedon luominen

1. Contacts list → + Contact (tai Create and connect toisesta paneelista).
2. Täytä vähintään name tai email (kaksoiskappalevalidointi sähköpostille, jos aktiivinen).
3. Liitä company, tunnisteet ja omistaja, jos jo tiedossa.
4. Tallenna: yhteystieto ilmestyy listaan ja voidaan linkittää heti diileihin/lippuihin.

CSV import -tuonnilla (Actions → Import) voit ladata tuhansia rivejä sarakkeiden kartoituksella; laskeutumislomakkeista/webhookeista yhteystietoja voidaan luoda automaattisesti täytetyllä source-kentällä.

Yhteystiedon muokkaaminen

Single edit (panel)

1. Avaa yhteystietopaneeli (klikkaa nimeä listassa).
2. Muokkaa rivillä: otsikko/nimi headerissa tai Data-välilehden kentät (klikkaa arvoa → kynäkuvake → muokkaa).
3. Käytä toimintopalkkia tunnisteille, värille, yksityisyydelle, liitteille, sticky noteille.
4. Tallenna: automaattinen kenttä kerrallaan sivupaneelissa tai Save -painike page contact -näkymässä.

Bulk edit (list)

1. Contacts list -sivulla valitse yhteystiedot vasemmalla olevilla valintaruuduilla.
2. Klikkaa Edit taulukon yläpuolella olevassa toimintopalkissa.
3. Modaalissa lisää päivitettävät kentät (owner, labels, type, company, sallitut mukautetut kentät…) ja aseta arvot.
4. Vahvista: arvot koskevat kaikkia valittuja yhteystietoja.

Privacy- tai Marketing-välilehden muutokset voivat vaatia erityisiä oikeuksia. Admin: Options → Edit panel avaa kenttäsuunnittelijan (näkyvyys, järjestys) uudessa ikkunassa.

Yhteystiedon poistaminen

Poista vahingossa luodut tai testikaksoiskappaleet. Suosi Archive -toimintoa, jos yhteystiedolla on linkitetty sähköpostihistoria, diilejä tai lippuja etkä halua menettää jälkiä CRM:ssä.

Single deletion

1. Avaa yhteystietopaneeli.
2. Options -valikko (three dots) → Delete (punainen kohta).
3. Vahvista modaalissa.

Large plan -suunnitelmalla yhteystieto menee trash -koriin (Contacts list → Actions → Contact trash). Sieltä voit Restore tai Delete permanently. Jos avaat jo roskakorissa olevan yhteystiedon, bannerissa on Restore / Delete permanently -painikkeet.

Ilmainen -suunnitelmalla (ilman Large plan -suunnitelmaa) poisto on yleensä pysyvä heti vahvistuksen jälkeen, ilman roskakoria — tarkista organisaatiosi oikeudet.

Multiple deletion

1. Contacts list -sivulla valitse yhteystiedot valintaruuduilla.
2. Klikkaa Delete (punainen painike taulukon yläpuolella).
3. Vahvista.

Yhteystiedon arkistointi

Arkistointi on oikea valinta ei-enää-aktiivisille yhteystiedoille (menetetyt asiakkaat, entiset työntekijät, kvalifioimattomat liidit), jotka haluat säilyttää historiassa yhteyksineen ja sähköposteineen ilman, että operatiivinen lista täyttyy.

Archive a single contact

1. Avaa paneeli → Options → Archive (Medium plan).
2. Vahvista modaalissa. Archived -badge ilmestyy headeriin.

Archive multiple contacts / view archive

• Multiple: Contacts list → valitse valintaruuduilla → Archive toimintopalkissa.
• View: Contacts list → Actions → Contact archive (Medium plan).
• Restore: arkistosta valitse ja klikkaa Restore, tai Options → Restore from archive yksittäisessä paneelissa.

Arkistoidut yhteystiedot eivät näy tavallisissa operatiivisissa näkymissä, mutta ne ovat edelleen saavutettavissa arkistosta, yhteyksistä ja historiallisista raporteista.

Contact Reports

Contact Reports -osio (Large plan) tiivistää roolisi ja organisaation oikeuksien mukaan näkyvät yhteystiedot: näet vain valtuutetut tietueet ja kentät. Käytä sitä analyysiin tyypin, omistajan, lähteen ja viennin mukaan — yksittäisten tietueiden lisäämiseen tai korjaukseen käytä Contacts list -sivua.

• Dashboard: kaaviot tyypin, statuksen, roolin, tunnisteiden, omistajan, lähteen ja maantieteellisen kartan mukaan.
• Report list: suodatettava analyyttinen taulukko CSV/Excel-viennillä — pohja profiilin tarkistukseen ja markkinointisegmentointiin.

Yhdistä raportit listasuodattimiin ja tunnisteisiin yhteystietojen ja linkitettyjen diilien kohdistamiseksi omistajan tai kampanjan mukaan.

Yhteystiedon kloonaaminen

Kloonaus monistaa olemassa olevan yhteystiedon pohjaksi uudelle tietueelle — ihanteellista «template contact» -käyttöön (esim. standardi onboarding, toistuva kumppaniprofiili).

Single clone

1. Avaa paneeli → Options → Clone.
2. Modaalissa valitse mitä kopioidaan: Checklist, Attachments, Connections, Comments (erilliset valintaruudut).
3. Vahvista: uuden yhteystiedon paneeli avautuu; muokkaa nimeä/sähköpostia ennen operatiivista käyttöä.

Multiple clone

1. Contacts list → valitse yhteystiedot → Clone toimintopalkissa.
2. Valitse samat kopiointivalinnat modaalissa ja vahvista.

Suodattimet, sarakkeet ja segmentointi

Advanced filters (Small plan): ehdot tunnisteille, tyypille, yritykselle, mukautetuille kentille, yhteyksille (Linked deal, Linked ticket…), viimeisten päivityspäivien mukaan. Tallenna yhdistelmiä URL:lla tai tiiminäkymillä.

Edit columns (Actions, org-jäsenet): valitse taulukon sarakkeet ja järjestys — olennaista tiimeille, jotka käyttävät mukautettuja kenttiä (esim. «Industry», «Revenue»).

Yhdistä suodattimet Labels-oppaan kanssa operatiivisiin segmentteihin: «Enterprise-yhteystiedot Hot-tunnisteella ilman avointa diiliä».

Kaksoiskappaleet

(Medium plan) Actions → Manage duplicates: Mokapen ehdottaa samankaltaisten yhteystietojen ryhmiä (sama sähköposti, etu+sukunimi, puhelin). Voit merge -yhdistää tietueet (valitsemalla masterin ja säilytettävät kentät) tai ignore -ohittaa ongelmattomat parit. Ignored -sivu myöhempää tarkistusta varten.

Luonnin yhteydessä check_duplicate_ajax varoittaa, jos sähköposti on jo olemassa — välttää saman liidin monistumisen.

Tuonti, vienti ja integraatiot

• CSV import (org-jäsenet): sarakkeiden kartoitus → Mokapen-kentät, esikatselu, erätuonti.
• Export (org owner): CSV/Excel suodatetuista tai valituista yhteystiedoista.
• Google Contacts / Outlook: kaksisuuntainen synkronointi tai tuonti kansioista (Account integrations).
• Find Leads: löydä yrityksiä ja henkilöitä (toimiala, maa, rooli, ammattisähköpostit) ja tuo ne osoitekirjaan — tai lataa tiedosto nimistä ja etsi sähköpostit. Ulkoista tiliä ei tarvitse yhdistää: pysyt Mokapenissa. Katso Etsi liidejä -opas.

Contact Settings

Contact Settings -sivulta (admin/valtuutetut jäsenet):

• Fields: standardi- ja mukautettujen kenttien lista, Medium plan -säännöt.
• Panel layout (fields_view): mitkä kentät näytetään modaalissa/sivulla ja missä järjestyksessä.
• Table columns (columns_view): oletussarakkeet listalle koko organisaatiolle.

Sovita asetukset myyntiprosessiin ennen massatuontia (pakolliset kentät, source, yhteystiedon tyyppi).

Suositellut prosessit

• Lead intake: lomake → yhteystieto + source + kampanjatunniste → kvalifiointitehtävä 24 h sisällä → yhteys diiliin, jos kvalifioitu.
• Onboarding: tarkistuslista yhteystiedolla (KYC, sopimus) + yhteydet toimitusprojektiin.
• Support: lippu aina linkitettynä yhteystietoon; sähköposti Email-välilehdellä keskusteluhistoriaa varten.
• Monthly cleanup: kaksoiskappaleet, arkistoi yli 12 kk inaktiiviset yhteystiedot, «no email» -suodatin.
• Sales alignment: sama tunniste yhteystiedolla ja linkitetyllä diilillä; yhteystietoraportit omistajan mukaan.

Yrityshakemistosta ja yrityksen Contacts-välilehdestä katso Companies guide.