Руководство Mokapen

Роли и права

Роль говорит, что этот человек может делать в организации: приглашать коллег, менять настройки, видеть биллинг, заходить в приложения. Она не говорит, какие карточки он видит. Частная карточка остаётся частной даже для Владельца, если он не ответственный, соисполнитель или автор. Это правило — в руководстве Видимость данных. Как приглашать, приостанавливать и как работают команды — в руководстве Пользователи и команды. Здесь выбирают нужный уровень и понимают, когда более высокий уровень не решает вашу проблему.

Уровней, от самого узкого к широкому, шесть: Гость, Ограниченный пользователь, Пользователь, Участник, Владелец, Администратор. Нельзя назначить роль выше своей. На карточке пользователя текстовое поле Роль — это должность (консультант, руководитель продаж): оно не меняет права. Права — в меню Права.

Пользователь и Ограниченный пользователь требуют план Medium или выше. Ниже этого плана эти два уровня нельзя назначить ни при приглашении, ни при изменении. Названия планов в Mokapen: Бесплатный, Small, Medium, Large, Extra Large.

Гость

Гость входит только туда, куда вы его поставили. При приглашении нужно указать проекты: все или список. Mokapen добавляет его соисполнителем этих проектов. Он видит задачи и прогресс этих проектов. Не приглашает людей, не управляет командами, не открывает настройки, не импортирует и не экспортирует, не видит всю адресную книгу и биллинг.

Это роль внешнего консультанта на сайте клиента или поставщика, обновляющего задачи на объекте. Неверная роль для внутреннего коллеги, которому завтра нужно создавать контакты или сделки: каждую новую карточку пришлось бы делить вручную, и рано или поздно кто-то поспешно повысит его не на тот уровень. Если он должен работать в организации каждый день, это как минимум Ограниченный пользователь.

Ограниченный пользователь

Это операционная роль. Создаёт и обновляет карточки приложений, к которым организация дала ему доступ (задачи, контакты, сделки, тикеты — по включённым приложениям). Видит пользователей и команды, чтобы назначить ответственного или соисполнителя в рамках своей работы. Не приглашает, не создаёт команды, не трогает настройки, импорт, экспорт, безопасность и биллинг.

Нужен план Medium. Верный выбор для тех, кто закрывает часы, ведёт переговоры или отвечает на тикеты и не должен администрировать организацию. Неверный выбор, если этот человек должен впустить нового коллегу: приглашение начинается с Пользователя и выше. Поднять его до Участника только ради приглашения открывает также импорт, экспорт и настройки приложений.

Пользователь

Делает всё, что Ограниченный пользователь, и дополнительно управляет пользователями и командами: приглашает, меняет роли не выше своей, создаёт и настраивает команды. Не меняет общие настройки организации, не импортирует и не экспортирует массово, не трогает безопасность и биллинг.

Нужен план Medium. Роль руководителя отдела, который собирает свою команду и не должен решать о плане или пользовательских полях. Если нужно добавить поле или импортировать CSV — это работа Участника, а не повод делать его Владельцем.

Участник

Имеет полный доступ к CRM и настройкам приложений: поля, столбцы, импорт и экспорт, операционные предпочтения приложений. Не управляет биллингом, не меняет план, не меняет безопасность (пароль, двухфакторная аутентификация, политика новых карточек) и не удаляет организацию.

Роль того, кто настраивает CRM для других. Участник может настроить поля контактов, столбцы списка товаров, импортировать файл, переименовать операционные детали. Не может включать или выключать приложения организации и не открывает страницу Безопасность: это остаётся у Владельца. Если проблема «не вижу частную карточку», повышение роли её не покажет.

Владелец

Делает то, что Участник, и дополнительно управляет безопасностью, какими приложениями активны, биллингом и планами, интеграциями, возможным whitelabel, и может удалить организацию. Он также единственный, кто переводит пользователя из Активный в Неактивный и обратно, в пределах лимита мест плана.

Держите их мало. Владелец для ежедневной операционки — слишком много: каждый с этой ролью может сменить план, выключить приложение и тронуть политику, по которой создаются новые карточки. Владелец не видит автоматически чужие частные карточки. Для этого нужны замок или команда Master, а не эта роль.

Администратор

Имеет те же права, что Владелец, в организации плюс области, зарезервированные за этим уровнем: раздел Partner, если организация партнёр, и раздел Developer (API и webhook), когда план Large или выше. Если не используете Partner и Developer, Администратор и Владелец в обычный день равнозначны. Не назначайте Администратора «чтобы наверняка видел всё»: видимость карточек отсюда не идёт.

Сравнение

Таблица — шпаргалка. Правило, которое не влезает в ячейку: роль открывает функции, замок и соисполнители открывают карточки.

Перед повышением роли

• Если не видит карточку, проверьте замок и соисполнителей, затем фильтр пользователей / команды канбан. Отчёт показывает всё, что можно открыть; канбан — его работу. Это не недостающее право.
• Если не может приглашать, нужен Пользователь, не Владелец.
• Если не может импортировать CSV или добавить поле, нужен Участник.
• Если не может сменить план, выключить приложение или открыть Безопасность, нужен Владелец.
• Пользователь и Ограниченный пользователь на плане ниже Medium не назначаются: приглашение возвращается или уровень не появляется.
• Неактивный пользователь не входит, какая бы ни была роль. Его реактивирует Владелец, если в плане ещё есть место.

Частые вопросы

Владелец не видит сделку. Она частная, и его нет в списке. Добавьте его соисполнителем, добавьте команду Master, если политика это предусматривает, или сделайте карточку публичной. Роль тут ни при чём.

Поставил Гостя, и он не находит контакты. Так и задумано. У гостя нет адресной книги. Если нужно работать с контактами — Ограниченный пользователь (план Medium).

Могу ли я сам дать себе более высокую роль? Нет. Её назначает тот, кто уже на этом уровне или выше. В профиле «Мои роли» обновляет должность и руководителя, не права, выданные администратором.

Администратор и Владелец равны? В организации да, кроме Partner и Developer. Developer требует план Large или выше.