Руководство Mokapen

Руководство по заказам

Раздел Заказы формализует коммерческое принятие: та же модель, что и у коммерческого предложения (позиции, шаблоны, PDF, e-mail), но представляет обязательство по продаже или поставке перед клиентом. У каждого заказа есть код заказа (напр. ORD-3-2026), документ для скачивания или отправки, и он может синхронизироваться с программой выставления счетов, такой как Fatture in Cloud, для потока заказ → электронный счёт.

Доступ через меню Продажи → Заказы или со страницы Заказы. Функция доступна на тарифе Large при активном приложении Продажи. Требуются настроенные в организации налоговые ставки (Настройки → Продажи → Налоги).

Роль в CRM и процессах

Заказ в Mokapen:

• Экономическое подтверждение — строки позиций (продукты, услуги, общие) с НДС, скидками и итогами; основа для производства, отгрузки или выставления счетов.
• Документ — шаблон заказа, предпросмотр, скачивание PDF/DOCX, отправка e-mail с вложением.
• Отслеживаемость — код заказа, статус pipeline заказа, связи с исходным КП, сделкой, контактом, компанией.
• Налоговая интеграция — sync в учётную программу (Fatture in Cloud: заказы с позициями для выставления счетов).

Поток: Выигранная сделка или Принятое КП → Заказ → sync выставления счетов → Проект / задачи поставки.

Сценарии использования

• Подписанный B2B-контракт — заказ со строками регулярных услуг + условия оплаты в документе.
• E-commerce / прямые продажи — заказ из принятого КП или выигранной сделки с позициями каталога.
• Администрирование — export/sync заказа в Fatture in Cloud; бухгалтерия выставляет счёт без повторного ввода строк.
• Операции — заказ связан с проектом и задачами исполнения; связи с тикетами послепродажного обслуживания.

Страница списка и Kanban

Заказы управляются в Kanban по статусу pipeline (настраивается) и в табличном виде Список. Верхняя панель:

• Pipeline / Статус: фильтр по этапу заказа.
• Фильтры (plan Large): клиент, сумма, даты, ответственный, метки.
• + Заказ: открывает полный редактор (страница нового заказа).
• Действия: архив заказов, корзина, export, редактирование столбцов (вид Список).

При множественном выборе в Списке: Редактировать, Клонировать, Архивировать, Удалить.

Панель заказа

Откройте заказ из Kanban или Списка: открывается боковая панель со всеми блоками документа. На тарифе Small можно перейти на полную страницу (иконка развернуть) для работы с длинными заказами или заказами с большим числом строк.

Заголовок:

• Код заказа (напр. #ORD-3-2026) — клик для ручного редактирования при наличии прав.
• Название — описательное имя (напр. «Заказ на обслуживание 2026 — Клиент X»).
• Бейдж В архиве при необходимости; баннер корзины с Восстановить / Удалить навсегда.

Панель действий документа (справа вверху):

• Предпросмотр — отображение документа так, как его увидит клиент.
• Скачать — меню: PDF или Word (docx); файл использует отправителя и код заказа в имени, когда они указаны.
• Отправить e-mail — модальное окно с получателем, темой, текстом; PDF-вложение, сформированное из текущего заказа.

Панель иконок как у других сущностей: Статус pipeline, Конфиденциальность, Метки, Цвет, Вложения, Заметки, Копировать ссылку, Опции (Клонировать, Архивировать, Удалить), + Создать и связать.

Основные блоки: Отправитель/Получатель, Design (шаблон), Позиции, Экономические условия, поля данных заказа (даты, ссылки, заметки).

Код заказа

Код заказа однозначно идентифицирует заказ в организации и отображается в заголовке (напр. #ORD-3-2026), в списках, связях и именах PDF-файлов.

Автоматическая генерация: при создании или сохранении, если код пуст, Mokapen присваивает годовой порядковый номер в формате ORD-НОМЕР-ГОД (напр. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Счётчик сбрасывается каждый календарный год; пользовательские коды вне стандартного формата не влияют на нумерацию.

Ручное редактирование: клик по коду в заголовке → редактируемое поле → сохранить панель. Полезно для согласования с нумерацией ERP или внешней учётной системы; избегайте дубликатов в одной org.

Дата документа: если вы задаёте дату заказа, отличную от текущего года, система может при сохранении перегенерировать код, согласованный с этим годом.

В PDF/e-mail имя файла может быть Отправитель - код заказа.pdf.

Позиции (строки заказа)

Блок Позиции — экономическое ядро заказа. Каждая строка имеет количество, цену за единицу, НДС, скидки и итог строки.

Добавить позицию — кнопка + Позиция:

1. Выберите тип: Услуга, Продукт, Общая позиция, Общая позиция (%).
2. Для услуги/продукта: выберите запись из каталога — цена, НДС и описание предлагаются из связанной записи.
3. Заполните количество, цену, при необходимости скидку строки; подтвердите.

Цены брутто/нетто, ручная скидка документа и скидка клиента из справочника: та же логика, что у КП.

При создании заказа из принятого КП или выигранной сделки Mokapen может предзаполнить строки — проверьте и скорректируйте перед отправкой клиенту или налоговым sync.

Шаблон заказа

Блок Design: системные шаблоны (макет заказа) или пользовательские шаблоны org (меню Шаблоны → тип Заказ). Определяют макет таблицы позиций, блоки отправитель/получатель, условия, подпись. Шаблон org по умолчанию предлагается для новых заказов.

Экономические условия: произвольный текст (оплата, сроки поставки, гарантии) — наследуются из шаблона, если пусты при создании.

Предпросмотр, скачивание и отправка

Перед отправкой клиенту всегда используйте Предпросмотр: Mokapen формирует документ из шаблона + сохранённых данных.

Скачать — PDF или DOCX из меню Скачать.

Отправить e-mail — модальное окно с PDF-вложением заказа; требуется e-mail клиента и интеграция почты org.

Сохраните перед генерацией документа, если вы изменили позиции или тексты.

Синхронизация и электронное выставление счетов

Вкладка Синхронизация на заказе + настройка Интеграции → Fatture in Cloud.

При активной интеграции:

• Export/sync заказов с позициями в Fatture in Cloud (исходящее или двустороннее направление).
• Согласование справочников и каталога исключает повторный ввод на этапе счёта.
• Mapping НДС и фильтры sync настраиваются на org.
• Статус по записи: синхронизировано, ожидание, ошибка — просматривается на вкладке.

Mokapen управляет CRM и документом заказа; электронный счёт и налоговые обязательства остаются в подключённой учётной программе, с согласованными данными через sync.

Связанные разделы

• Связи — исходное КП, сделка, проект, тикет.
• Вложения — накладные, подписанные договоры.
• Обновления — история изменений, отправок, sync.
• Метки — классификация и фильтры.

Создать заказ

1. Перейдите в Продажи → Заказы → + Заказ (или из выигранной сделки / принятого КП с предзаполненными строками).
2. Заполните название, клиента (контакт/компания), начальный pipeline/статус, даты.
3. Раздел Design: выберите шаблон.
4. Добавьте позиции из каталога или общие.
5. Заполните экономические условия и отправитель/получатель при необходимости.
6. Сохраните: присваивается код заказа, если отсутствует.
7. Предпросмотр → Отправить e-mail, Скачать PDF или sync в налоговую учётную программу.

Редактировать заказ

Одиночное редактирование (панель)

1. Откройте панель заказа (клик из Kanban или Списка).
2. Редактируйте inline название, код заказа, поля данных, строки позиций и тексты экономических условий (иконка карандаша, где доступна).
3. Обновите статус pipeline, метки, конфиденциальность и вложения с панели действий.
4. Сохраните: автоматически поле за полем в боковой панели; предпросмотр и скачивание требуют сохранения при изменении позиций, шаблона или текстов. После sync в Fatture in Cloud изменения в Mokapen могут потребовать новой синхронизации.

Продвижение из Kanban

Перетащите карточку между столбцами Kanban: статус pipeline обновляется автоматически.

Массовое редактирование (вид Список, plan Large)

1. Переключитесь на вид Список на странице Заказы.
2. Выберите заказы флажками.
3. Нажмите Редактировать на панели действий: ответственный, статус, метки, пользовательские поля, разрешённые для массового редактирования.
4. Подтвердите для применения ко всем выбранным.

Панель массовых действий также доступна: Клонировать, Архивировать, Удалить.

Удалить заказ

Удаляйте заказы, созданные по ошибке, или тестовые дубликаты. Предпочитайте Архивировать, если у заказа есть полезная история (исполнен, выставлен счёт, связи с клиентом или проектом) и вы не хотите потерять след. Оцените влияние на sync и уже начатое выставление счетов перед окончательным удалением.

Одиночное удаление

1. Откройте панель → Опции (три точки) → Удалить (красный пункт).
2. Подтвердите в модальном окне.

На тарифе Large заказ попадает в корзину (страница Заказы → Действия → Корзина заказов). Оттуда можно Восстановить или Удалить навсегда. Если открыть заказ уже в корзине, появится баннер Восстановить / Удалить навсегда.

На тарифе Free (без plan Large) удаление обычно окончательное сразу после подтверждения, без корзины — проверьте права вашей организации.

Множественное удаление

1. Вид Список → выберите → Удалить (красная кнопка) → подтвердите.

Архивировать заказ

Архив скрывает исполненные, закрытые или исторические заказы из Kanban и операционных видов, не удаляя их: связи, суммы и вкладка Обновления остаются доступными на контакте и компании. Полезно для чистого pipeline при сохранении коммерческой истории и аудита sync/выставления счетов.

Архивировать один заказ

1. Откройте панель → Опции → Архивировать (plan Medium) → подтвердите.

Архивировать несколько заказов / просмотр архива

• Множественно: вид Список → выберите → Архивировать на панели действий.
• Просмотр: Заказы → Действия → Архив заказов.
• Восстановить: из архива или Опции → Восстановить на панели.

Архивированные заказы не отображаются в операционном Kanban, но остаются доступными из архива, связей и исторических отчётов.

Клонировать заказ

Дублируйте типовой заказ (те же позиции, вложения и условия) для повторяющихся заказов, вариантов или продлений контрактов.

Одиночное клонирование

1. Панель → Опции → Клонировать.
2. Модальное окно: выберите позиции, вложения, связи, комментарии для копирования.
3. Подтвердите; обновите название, даты и код заказа в новой записи.

Множественное клонирование

1. Список → выберите → Клонировать → опции → подтвердите.

Из КП или выигранной сделки

Из принятого КП: действие подготавливает/создаёт заказ — копирует позиции и данные клиента. Из выигранной сделки: модальное окно нового заказа из сделки — автоматическая связь в Связях. Сохраняйте след КП или сделки для отчётности и аудита.

Виды

• Kanban — статусы заказов; перетаскивание.
• Список — настраиваемые столбцы, сортировка, export, массовые действия.

Настройки заказов

В Настройки → Продажи → Заказы (admin): pipeline и статусы, пользовательские поля, макет панели, столбцы списка, скидки. В org Шаблоны: модели документов заказа. В org Налоги: ставки НДС, используемые на позициях.

Отчёты по заказам

Раздел Отчёты по заказам (plan Large): объёмы, статусы, маржа, позиции, клиенты — только данные, разрешённые вашей ролью. Используйте вместе с отчётами по КП и сделкам для сквозного обзора продаж.