Ghidul Mokapen

Ghid Comenzi

Zona Comenzi formalizează acceptarea comercială: același model ca oferta (articole, șabloane, PDF, e-mail), dar reprezintă angajamentul de vânzare sau livrare față de client. Fiecare comandă are un cod comandă (ex. ORD-3-2026), document descărcabil sau trimisabil, și se poate sincroniza cu software de facturare precum Fatture in Cloud pentru fluxul comandă → factură electronică.

Accesați din meniul Vânzări → Comenzi sau de pe pagina Comenzi. Funcționalitate disponibilă cu planul Large și aplicația Vânzări activă. Necesită cote fiscale configurate în organizație (Setări → Vânzări → Taxe).

Rol în CRM și procese

O comandă în Mokapen:

• Confirmare economică — linii articol (produse, servicii, generice) cu TVA, discounturi și totaluri; bază pentru producție, expediere sau facturare.
• Document — șablon comandă, previzualizare, descărcare PDF/DOCX, trimitere e-mail cu atașament.
• Trasabilitate — cod comandă, status pipeline comandă, legături la ofertă sursă, oportunitate, contact, companie.
• Integrare fiscală — sync către software de gestiune (Fatture in Cloud: comenzi cu articole către facturare).

Flux: Oportunitate câștigată sau Ofertă acceptată → Comandă → sync facturare → Proiect / task-uri de livrare.

Cazuri de utilizare

• Contract B2B semnat — comandă cu linii serviciu recurent + condiții de plată în document.
• E-commerce / vânzare directă — comandă din ofertă acceptată sau oportunitate câștigată cu articole din catalog.
• Administrație — export/sync comandă către Fatture in Cloud; contabilitatea emite factura fără reintroducerea liniilor.
• Operațiuni — comandă legată de proiect și task-uri de execuție; conexiuni la tichete post-vânzare.

Pagină listă și Kanban

Comenzile se gestionează în Kanban după status pipeline (configurabil) și în vizualizare Listă tabulară. Bară superioară:

• Pipeline / Status: filtrează după faza comenzii.
• Filtre (plan Large): client, sumă, date, responsabil, etichete.
• + Comandă: deschide editorul complet (pagină comandă nouă).
• Acțiuni: arhivă comenzi, coș, export, modificare coloane (vizualizare Listă).

Cu selecție multiplă în Listă: Editează, Clonează, Arhivează, Șterge.

Panou comandă

Deschideți o comandă din Kanban sau Listă: se deschide panoul lateral cu toate blocurile documentului. Cu planul Small puteți trece la pagina completă (iconiță extinde) pentru comenzi lungi sau cu multe linii.

Antet:

• Cod comandă (ex. #ORD-3-2026) — clic pentru editare manuală dacă autorizat.
• Titlu — nume descriptiv (ex. «Comandă mentenanță 2026 — Client X»).
• Badge Arhivat dacă e cazul; banner coș cu Restaurează / Șterge definitiv.

Bară acțiuni document (sus dreapta):

• Previzualizare — randare document așa cum îl va vedea clientul.
• Descărcare — meniu: PDF sau Word (docx); fișierul folosește expeditor și cod comandă în nume când sunt prezente.
• Trimite e-mail — modal cu destinatar, subiect, corp; atașament PDF generat din comanda curentă.

Bară iconițe ca la alte entități: Status pipeline, Confidențialitate, Etichete, Culoare, Atașamente, Note, Copiază link, Opțiuni (Clonează, Arhivează, Șterge), + Creează și conectează.

Blocuri principale: Expeditor/Destinatar, Design (șablon), Articole, Condiții economice, câmpuri date comandă (date, referințe, note).

Cod comandă

Codul comandă identifică unic comanda în organizație și apare în antet (ex. #ORD-3-2026), în liste, conexiuni și nume fișier PDF.

Generare automată: la creare sau salvare, dacă codul e gol, Mokapen atribuie progresivul anual în format ORD-NUMAR-AN (ex. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Contorul repornește la fiecare an calendaristic; coduri personalizate în afara formatului standard nu alterează numerotarea.

Editare manuală: clic pe cod în antet → câmp editabil → salvează panou. Util pentru aliniere la numerotări ERP sau gestiune externă; evitați duplicatele în aceeași org.

Data document: dacă setați o dată comandă diferită de anul curent, sistemul poate regenera codul coerent cu acel an la salvare.

În PDF/e-mail numele fișierului poate fi Expeditor - cod comandă.pdf.

Articole (linii comandă)

Blocul Articole este nucleul economic al comenzii. Fiecare linie are cantitate, preț unitar, TVA, discounturi și total linie.

Adaugă un articol — buton + Articol:

1. Alegeți tipul: Serviciu, Produs, Articol generic, Articol generic (%).
2. Pentru serviciu/produs: selectați intrare din catalog — preț, TVA și descriere propuse din înregistrarea legată.
3. Completați cantitate, preț, eventual discount linie; confirmați.

Prețuri brute/nete, discount manual document și discount client din director: aceeași logică ca la ofertă.

Creând comandă din ofertă acceptată sau oportunitate câștigată, Mokapen poate precompleta liniile — verificați și adaptați înainte de trimitere la client sau sync fiscal.

Șablon comandă

Bloc Design: șabloane sistem (layout comandă) sau șabloane personalizate org (meniu Șabloane → tip Comandă). Definesc layout tabel articole, blocuri expeditor/destinatar, condiții, semnătură. Șablon default org propus la comenzi noi.

Condiții economice: text liber (plată, termene livrare, garanții) — moștenite din șablon dacă goale la creare.

Previzualizare, descărcare și trimitere

Înainte de trimitere la client, folosiți întotdeauna Previzualizare: Mokapen compune documentul din șablon + date salvate.

Descărcare — PDF sau DOCX din meniul Descărcare.

Trimite e-mail — modal cu atașament PDF comandă; necesită e-mail client și integrare poștă org.

Salvați înainte de generarea documentului dacă ați modificat articole sau texte.

Sincronizare și facturare electronică

Tab Sincronizare pe comandă + configurare Integrări → Fatture in Cloud.

Cu integrare activă:

• Export/sync comenzi cu articole către Fatture in Cloud (direcție ieșire sau bidirecțională).
• Alinierea directoarelor și catalogului evită reintroducerea în faza facturii.
• Mapping TVA și filtre sync configurabile per org.
• Status per înregistrare: sincronizat, în așteptare, eroare — consultabil pe tab.

Mokapen gestionează CRM și documentul comandă; factura electronică și conformitatea fiscală rămân pe software-ul de gestiune conectat, cu date aliniate via sync.

Secțiuni conectate

• Conexiuni — ofertă sursă, oportunitate, proiect, ticket.
• Atașamente — avize de expediere, contracte semnate.
• Actualizări — istoric modificări, trimiteri, sync.
• Etichete — clasificare și filtre.

Creează o comandă

1. Mergeți la Vânzări → Comenzi → + Comandă (sau din oportunitate câștigată / ofertă acceptată cu linii precompletate).
2. Completați titlu, client (contact/companie), pipeline/status inițial, date.
3. Secțiune Design: alegeți șablon.
4. Adăugați articole din catalog sau generice.
5. Completați condiții economice și expeditor/destinatar dacă e necesar.
6. Salvați: se atribuie codul comandă dacă lipsește.
7. Previzualizare → Trimite e-mail, Descărcare PDF sau sync către software fiscal.

Modifică o comandă

Editare individuală (panou)

1. Deschideți panoul comenzii (clic din Kanban sau Listă).
2. Editați inline titlu, cod comandă, câmpuri date, linii articole și texte condiții economice (iconiță creion unde e prevăzut).
3. Actualizați status pipeline, etichete, confidențialitate și atașamente din bara acțiuni.
4. Salvați: automat câmp cu câmp în panoul lateral; previzualizarea și descărcarea necesită salvare dacă ați schimbat articole, șablon sau texte. După sync către Fatture in Cloud, modificările în Mokapen pot necesita o nouă sincronizare.

Avansare din Kanban

Trageți cardul între coloanele Kanban: statusul pipeline se actualizează automat.

Editare în masă (vizualizare Listă, plan Large)

1. Treceți la vizualizarea Listă pe pagina Comenzi.
2. Selectați comenzile cu checkbox.
3. Clic Editează în bara acțiuni: responsabil, status, etichete, câmpuri personalizate permise în masă.
4. Confirmați pentru aplicare la toate selectate.

Bară acțiuni bulk disponibilă și: Clonează, Arhivează, Șterge.

Șterge o comandă

Ștergeți comenzi create din greșeală sau duplicate de test. Preferați Arhivează dacă comanda are istoric util (executată, facturată, conexiuni cu client sau proiect) și nu doriți să pierdeți urma. Evaluați impactul pe sync și facturare deja începută înainte de ștergere definitivă.

Ștergere individuală

1. Deschideți panou → Opțiuni (trei puncte) → Șterge (intrare roșie).
2. Confirmați în modal.

Cu planul Large comanda merge în coș (pagina Comenzi → Acțiuni → Coș comenzi). De acolo puteți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschideți o comandă deja în coș, apare banner Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără plan Large) ștergerea este în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verificați permisiunile organizației.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați → Șterge (buton roșu) → confirmați.

Arhivează o comandă

Arhiva ascunde comenzi executate, închise sau istorice din Kanban și vizualizări operaționale, fără a le șterge: conexiuni, sume și tab Actualizări rămân consultabile pe contact și companie. Util pentru pipeline curat păstrând istoric comercial și audit sync/facturare.

Arhivare comandă individuală

1. Deschideți panou → Opțiuni → Arhivează (plan Medium) → confirmați.

Arhivare mai multe comenzi / consultare arhivă

• Multiplu: vizualizare Listă → selectați → Arhivează în bara acțiuni.
• Consultare: Comenzi → Acțiuni → Arhivă comenzi.
• Restaurează: din arhivă sau Opțiuni → Restaurează pe panou.

Comenzile arhivate nu apar în Kanban operațional dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Clonează o comandă

Duplicați o comandă tip (aceleași articole, atașamente și condiții) pentru comenzi recurente, variante sau reînnoiri contractuale.

Clonare individuală

1. Panou → Opțiuni → Clonează.
2. Modal: selectați articole, atașamente, conexiuni, comentarii de copiat.
3. Confirmați; actualizați titlu, date și cod comandă pe noul înregistrare.

Clonare multiplă

1. Listă → selectați → Clonează → opțiuni → confirmați.

Din ofertă sau oportunitate câștigată

Din ofertă acceptată: acțiune pregătește/crează comandă — copiază articole și date client. Din oportunitate câștigată: modal comandă nouă din oportunitate — legătură automată în Conexiuni. Păstrați urma ofertei sau oportunității pentru raportare și audit.

Vizualizări

• Kanban — statusuri comandă; drag-and-drop.
• Listă — coloane configurabile, sortare, export, acțiuni bulk.

Setări Comenzi

Din Setări → Vânzări → Comenzi (admin): pipeline și statusuri, câmpuri personalizate, layout panou, coloane listă, discounturi. Din Șabloane org: modele document comandă. Din Taxe org: cote TVA folosite pe articole.

Rapoarte Comenzi

Secțiunea Rapoarte Comenzi (plan Large): volume, statusuri, marje, articole, clienți — doar date autorizate de rolul dvs. Folosiți împreună cu rapoarte Oferte și Oportunități pentru vizualizare vânzări end-to-end.