Ghidul Mokapen

Ghidul Ofertelor

O ofertă este propunerea ta scrisă către client: o propunere cu prețuri, reduceri, TVA și condiții. În Mokapen, o ofertă nu este un fișier Word uitat într-un folder. Este un document viu, legat de contact și companie, urmărit în CRM, pe care îl poți trimite prin e-mail cu un link de acceptare online și îl poți transforma în comandă cu un clic când clientul spune da.

Acest ghid te însoțește în utilizarea zilnică: pregătești o ofertă profesională în câteva minute, o trimiți clientului, o faci acceptată fără să-l urmărești la telefon și știi în orice moment unde se află fiecare afacere. Găsești și setările pentru personalizarea pipeline-urilor, modelelor PDF și comportamentelor automate — sunt în secțiunile finale, dar nu trebuie să atingi nimic pentru a începe: valorile implicite funcționează imediat.

Zona ofertelor este în meniul Vânzări → Oferte. Necesită planul Large cu aplicația Vânzări activă și cotele fiscale configurate la nivel de organizație (o singură dată, în Setări → Vânzări → Taxe).

Cum se integrează ofertele în restul muncii

Înainte de a intra în detaliile tehnice, este util să înțelegi unde se situează o ofertă în fluxul comercial — pentru că asta te va face să folosești Mokapen în loc să te lupți cu el.

În parcursul tipic, un client intră ca contact (poate dintr-un formular de pe site, un târg, o recomandare). Când apare o ocazie concretă de vânzare — «vrea să știe costul unei mentenanțe anuale», «cere o instalare», «evaluează un reînnoire» — deschizi o oportunitate pentru a urmări afacerea (sumă estimată, probabilitate, când te aștepți să închizi). Dacă afacerea necesită o propunere formală cu prețuri, pregătești oferta: aici listezi liniile, aplici reduceri, definești condițiile. Clientul acceptă, iar oferta devine comandă — momentul în care contabilul sau ERP-ul poate emite factura.

Poți sări pași: nu toată lumea folosește oportunități (o agenție mică poate merge direct la ofertă după primul contact). Important este să înțelegi că oferta moștenește și alimentează restul: când o deschizi din fișa unei companii deja în agendă, datele destinatarului (adresă, CIF, reducere dedicată) se completează singure; când clientul acceptă, sistemul poate propune automat crearea comenzii legate fără să reintroduci nimic.

Avantajul practic este acesta: peste șase luni, când cineva din echipă deschide contactul unui client, vede tot istoricul comercial — ofertele trimise, care au fost acceptate și care nu, ce reduceri, ce articole. Fără fișier Excel partajat, fără folder «oferte 2026» de căutat.

Cazuri de utilizare

• Consultanță: linii de serviciu pe oră/zi, condiții de plată în blocul condițiilor economice, PDF cu brandul organizației folosind șablonul ei.
• Revânzare produse: articole din catalog cu preț și TVA; reducere client automată dacă este configurată pe companie.
• Propunere mixtă: mix produse + servicii + linie de reducere procentuală (articol generic %).
• Integrare fiscală: sincronizare către Fatture in Cloud pentru alinierea clienților, catalogului și comenzilor către factura electronică.

Pagina Oferte: de unde pornești în fiecare zi

Când mergi la Vânzări → Oferte, ajungi pe tabloul Kanban: un panou împărțit în coloane, fiecare coloană fiind o fază a procesului comercial (Ciornă, Trimis, În revizuire, Acceptat, Respins, Expirat). Fiecare ofertă este un card în coloana fazei curente. Dintr-o privire vezi câte oferte așteaptă răspuns, câte sunt în negociere, câte sunt închise.

Aceasta este vizualizarea potrivită pentru munca zilnică: deschizi Mokapen dimineața, te uiți la coloana «Trimis» — acelea sunt ofertele în așteptare, poate de reluat. Te uiți la «În revizuire» — acelea sunt afacerile calde, pe care clientul lucrează activ. Coloana «Acceptat» arată victoriile perioadei, cu suma totală în vârful coloanei.

Sus găsești două instrumente pe care le vei folosi des: selectorul de pipeline (dacă ai procese comerciale diferite — ex. B2B vs B2C — fiecare are pipeline-ul și fazele sale) și butonul Filtre. Filtrele restrâng vizualizarea: doar ofertele unui anumit client, peste o anumită sumă, ale unui anumit reprezentant, cu o anumită etichetă. Dacă aplici des aceeași combinație (exemplu: «doar ale mele, peste 10.000 €, din ultimele 30 de zile»), salveaz-o ca filtru salvat și recheam-o cu un clic de fiecare dată.

Când trebuie să avansezi o afacere de fază, nu trebuie să deschizi oferta: tragi cardul din coloana «Trimis» în «În revizuire» și statusul se actualizează. Este modul rapid de lucru în ședințele comerciale: întregul pipeline vizibil, muți împreună ce s-a întâmplat în săptămână.

Butonul + Ofertă din dreapta sus deschide editorul pentru o ofertă nouă — vezi secțiunea «Crearea unei oferte» mai jos.

Pagini și vizualizări

Pagina Oferte oferă două moduri de a vizualiza aceleași date, gândite pentru momente diferite de lucru. Filtrele și pipeline-ul activ rămân aceleași când treci de la una la alta: dacă în Kanban te uiți doar la ofertele clientului Acme, în Listă vezi doar pe acelea, fără să reaplici nimic.

Vizualizare Kanban (implicită)

Un panou împărțit în coloane, fiecare coloană fiind o fază de pipeline (Ciornă, Trimis, În revizuire, Acceptat, Respins, Expirat) și fiecare ofertă un card în coloana fazei sale. Dintr-o privire vezi câte oferte așteaptă răspuns, câte sunt în negociere, câte sunt închise — cu suma totală în vârful fiecărei coloane. Pentru a avansa o afacere, tragi cardul dintr-o coloană în alta: statusul se actualizează fără să deschizi oferta.

Vizualizare Listă

Un tabel clasic: un rând per ofertă, coloane configurabile (cod, client, sumă, status, responsabil, dată, etichete și orice altele ai nevoie). Sortezi făcând clic pe antet — util pentru ofertele de valoare mare sau cele care expiră — și selectezi mai multe rânduri cu checkbox-uri pentru acțiuni în masă: schimbi responsabilul la 20 de oferte dintr-o dată, arhivezi un lot la sfârșit de an, exporți date în CSV pentru contabilitate.

Pe care să o folosești, cum și când

Regulă empirică: Kanban pentru a lucra (avansarea afacerilor, deschidere, comentarii, gestionarea pipeline-ului în ședințe comerciale), Listă pentru a revizui și corecta (revizuire cifre, sortare după sumă, modificări masive, export, analiză). Treci de la una la alta cu selectorul din dreapta sus.

Fișa ofertei

Când faci clic pe un card din Kanban (sau un rând din Listă), oferta se deschide. Dacă ai un plan Premium, poți trece la pagina completă cu pictograma de extindere sus — util când lucrezi la oferte lungi cu multe linii de articole sau texte de condiții detaliate.

Sus găsești codul ofertei (ex. #3-2026) și titlul. Codul este numărul secvențial care identifică oferta — vezi secțiunea dedicată pentru a înțelege cum funcționează. Titlul este descrierea pe care i-o dai, de tipul «Propunere mentenanță instalații 2026 — Client Acme»: te ajută să o recunoști rapid, dar nu apare ca atare pe PDF.

Sub titlu este bara de acțiuni cu operațiunile pe care le folosești cel mai des. De acolo schimbi statusul pipeline (dropdown cu toate fazele), setezi confidențialitatea (cine o poate vedea în organizație), adaugi etichete pentru clasificare, atașezi fișiere, iei note private. Există și butonul Copiază link pentru a partaja intern referința ofertei, și meniul Opțiuni (trei puncte) cu acțiuni mai rare: Clonare, Arhivare, Ștergere.

Cel mai important buton din bară este + Creează și conectează: de aici creezi rapid un task legat («sună clientul vineri»), o întâlnire («apel de revizuire»), o comandă (când clientul acceptă) sau orice altă entitate Mokapen. Legătura se stabilește automat — găsești totul împreună pe fișa ofertei și pe fișa clientului.

Restul fișei este organizat în blocuri care reprezintă oferta propriu-zisă: destinatar, expeditor, date comerciale, articole, totaluri, design document, condiții economice, conexiuni și sincronizare cu software extern. Le vedem pe fiecare în secțiunile următoare.

Codul ofertei: numerotare automată (și cum să o schimbi)

Fiecare ofertă are un cod unic care servește la două lucruri: identificarea internă (în Kanban, liste, conexiuni) și apariția pe PDF-ul trimis clientului ca «referință ofertă».

Mokapen generează codul automat când salvezi o ofertă fără cod: ia numărul secvențial al anului curent și atașează anul, în format NUMĂR-AN. Prima ofertă din 2026 va fi 1-2026, a doua 2-2026 și așa mai departe. La 1 ianuarie contorul repornește de la 1.

Dacă schimbi data ofertei în anul anterior (poate emiți o ofertă retrodată la sfârșitul decembrie din motive contabile), codul se regenerează coerent cu anul datei: ofertă datată 2025 → cod N-2025.

Poți și seta codul manual: clic pe cod în antet, scrii ce vrei, salvezi. Util în două cazuri tipice: imporți oferte dintr-un sistem anterior și vrei să păstrezi numerotarea istorică; sau contabilul/ERP-ul cere numerotare cu prefixe/sufixe specifice (gen PREV-2026-005). Mokapen acceptă orice format, dar ține cont că codurile în afara schemei standard (NUMĂR-AN pur) nu sunt numărate pentru secvența automată — deci dacă introduci manual PREV-2026-005, următoarea ofertă generată automat nu va deveni PREV-2026-006, ci va porni de la următorul număr liber din secvența automată.

Atenție la duplicate: Mokapen nu blochează crearea a două oferte cu același cod dacă îl forțezi manual. Dacă lucrezi în echipă, e mai bine să lași numerotarea automată și să intervii doar când e nevoie cu adevărat.

Destinatar și expeditor: cine cumpără și cine vinde

Oferta are două «fețe» care apar sus pe PDF: expeditorul (tu, organizația ta) și destinatarul (clientul).

Expeditorul se precompletează din setările organizației: nume, adresă, CIF, e-mail, logo. Nu trebuie să faci nimic: dacă ai configurat corect datele org, fiecare ofertă le are deja. Poți totuși să le modifici pe oferta individuală dacă un caz special o cere (o filială care emite cu date diferite).

Destinatarul îl setezi tu, și aici e magia dacă clientul e deja în agendă. Selectând o companie din meniu, Mokapen încarcă automat nume, adresă, CIF, e-mail principal și telefon în blocul destinatar. Dacă legi și un contact specific al companiei (referent, buyer, tehnician), numele și e-mailul lui devin referința personală a ofertei — util pentru trimiterea e-mailului și acceptarea online, care va folosi exact acea adresă.

Dacă clientul nu există încă în agendă, tastând numele în câmpul companie Mokapen propune să-l creezi pe loc. În acel caz înregistrarea se creează cu datele minime pe care le introduci în ofertă — o poți completa mai târziu din Agendă.

Un detaliu comercial important: dacă compania client are o reducere dedicată configurată în fișă (în Agendă → Companie → Reducere dedicată), când o legi de ofertă reducerea se încarcă automat și se aplică la toate liniile. Nu trebuie să-ți amintești de fiecare dată — dacă «Client Beta are mereu 15%», Mokapen își amintește pentru tine.

Articole: construirea ofertei economice

Articolele sunt inima ofertei: liniile care descriu clientului ce propui și cât costă. Fiecare linie are titlu, cantitate, preț unitar, cotă TVA și total. Restul — reduceri, calcul net/brut, marjă, taxe — se calculează în timp real pe măsură ce lucrezi.

Când faci clic pe + Articol se deschide un modal cu prima alegere: ce tip de linie vrei să adaugi. Sunt cinci opțiuni, iar diferența nu e cosmetică — schimbă ce reprezintă linia în ofertă.

Cele cinci tipuri de articol

Fiecare linie poate fi unul din aceste cinci tipuri, iar alegerea schimbă ce reprezintă linia în ofertă:

• Serviciu — preia din catalogul Servicii. Folosește-l când propui ceva intangibil (consultanță, abonament, intervenție pe zi). Selectezi serviciul din meniu, iar prețul, TVA, codul și descrierea se precompletează din catalog. Poți totuși să le modifici pe linie dacă pentru acest client aplici un preț diferit: catalogul rămâne neschimbat.
• Produs — funcționează ca Serviciul dar preia din catalogul Produse: hardware, materiale, licențe software, orice tangibil sau cu SKU.
• Articol generic — linie liberă: fără legătură la catalog, scrii titlu, preț și cantitate manual. Perfect pentru voci ocazionale care nu merită în catalog («Deplasare Milano», «Setup inițial unic», «Personalizare grafică logo»).
• Articol generic % — linie calculată: introduci un procent (pozitiv sau negativ) și Mokapen calculează suma ca procent din netul liniilor anterioare. Cazul clasic e reducerea pe comandă («Reducere fidelitate −10%» după listarea tuturor articolelor) sau o majorare («Serviciu urgent +15%»). Numărul se recalculează în timp real dacă adaugi o linie deasupra sau schimbi un preț.
• Articol % doar text — ca precedentul dar fără sumă calculată: arată doar eticheta pe document. Folosește-l când vrei să comunici ceva clientului fără să atingi totalurile («Reducere deja inclusă în prețuri», «TVA redusă pe unele voci»).

Ce scrii în fiecare linie

Indiferent de tip, fiecare linie articol are aceleași câmpuri de completat (cu mici diferențe pentru tipurile %):

• Titlu și notă — ce citește clientul pe PDF. Titlul e linia principală («Mentenanță ordinară server»), nota e descrierea de dedesubt («Include două vizite trimestriale, gestionare tichete, actualizări securitate»). Dacă ai selectat din catalog se precompletează; dacă e generic scrii tu.
• Cantitate și preț unitar — fac totalul liniei. Cantitatea implicită e 1, deci pentru un serviciu one-shot e suficient prețul. Pentru linii la consum (ore, zile, licențe) pui cantitatea reală.
• Cotă TVA — aleasă din meniu dintre cele configurate în organizație (Setări → Vânzări → Taxe). Dacă nu ai configurat cotele, Mokapen te avertizează înainte să lași crearea articolelor. Sistemul propune implicit cota produsului/serviciului din catalog, sau cota standard a țării dacă e generic.
• Reducere linie — procentul de reducere pe articolul singular (0–100%): util când faci preț special pe un articol fără să atingi celelalte. E diferit de reducerea client și reducerea document — vezi mai jos.
• Cost unitar — câmp intern, invizibil clientului: pentru calcul marjă și markup. Dacă îl completezi, oferta îți spune cât câștigi pe acea linie. Nu e obligatoriu, dar dacă lucrezi cu marje strânse sau vrei să înțelegi profitabilitatea ofertelor, merită introdus cel puțin pe voci principale.

Prețuri nete sau brute: ce să alegi

Deasupra listei articolelor e un comutator «Folosește prețuri brute». Nu e un detaliu tehnic: schimbă ce înseamnă numărul pe care îl scrii în câmpul preț.

• Prețuri nete (implicit) — introduci prețul fără TVA. Dacă scrii 100 € pe o linie cu TVA 22%, clientul vede 100 € net + 22 € TVA = 122 € total. E comportamentul standard B2B: interlocutorul raționează în net pentru că deduce TVA.
• Prețuri brute — introduci prețul cu TVA inclus. Dacă scrii 122 € pe o linie cu TVA 22%, Mokapen descompune: 100 € net, 22 € TVA. E comportament natural B2C: clientul privat vrea să știe cât plătește la casă, nu îi pasă de descompunere.

Comutatorul se aplică întregii oferte: nu poți avea unele linii net și altele brut. Alege în funcție de client: dacă e companie, aproape mereu net; dacă e consumator final, aproape mereu brut.

Reduceri: cum se combină cele trei niveluri

Sistemul de reduceri Mokapen este puternic, dar trebuie înțeles pentru că funcționează pe trei niveluri suprapuse, aplicate în cascadă (nu se adună). Explic ordinea cu un exemplu concret.

Imaginează că pregătești o ofertă netă de 1.000 € (o singură linie) pentru un client cu reducere dedicată de 10% în fișă, aplici 5% reducere pe linie și adaugi 3% reducere pe document la final pentru a închide afacerea. Calculul merge astfel:

1. Pornești de la 1.000 €.
2. Aplici 10% reducere client (din fișa companiei) → 900 €.
3. Aplici 5% reducere linie → 855 €.
4. Aplici 3% reducere manuală pe document → 829,35 €.
5. Calculezi TVA pe suma finală.

Cele trei reduceri nu fac 18% total: aplicate în cascadă dau un rezultat matematic diferit și sume diferite.

În practică vei folosi rar toate trei împreună. Modelul obișnuit este:

• Reducere client — automată pentru fidelitate, setată o dată pe fișa companiei și aplicată la toate ofertele ei.
• Reducere linie — tactică pe articole singulare, când dai un preț special pe un articol fără să atingi celelalte.
• Reducere manuală pe document — «pârghia finală» pentru a închide o afacere negociată în ultima rundă.

Blocul totalurilor din ofertă arată fiecare nivel separat, ca să știi mereu ce ai aplicat și de ce. Reducerea manuală pe document se activează din panoul «Adaugă reducere» care apare sub articole: până o activezi, oferta funcționează doar cu reducerea client și reducerea pe linie.

Reordonare, editare, ștergere linii

Liniile pot fi trase pentru reordonare: ordinea pe care o vezi pe ecran este ordinea pe care o va vedea clientul pe PDF. Pune articolele principale primele, apoi accesoriile, apoi eventualele reduceri procentuale — ca oferta să se citească bine.

Pentru a edita o linie fă clic pe pictograma de editare: se redeschide același modal de creare. Pentru a o șterge, pictograma coș. Mokapen nu cere confirmare la ștergerea liniei (recreezi în câteva secunde), dar dacă lucrezi la o ofertă importantă merită să salvezi periodic.

Totaluri: ce vede clientul și ce vezi doar tu

Blocul totalurilor din partea de jos a tab-ului articole arată toată aritmetica ofertei. Elementele vizibile clientului pe PDF sunt:

• Total net — suma bazelor impozabile ale liniilor.
• Reduceri aplicate — una câte una dacă sunt tipuri diferite.
• Taxe — separate pe cotă TVA.
• Total brut — cifra finală pe care o vede clientul.

Apoi sunt trei elemente pe care le vezi doar intern și care nu apar niciodată pe PDF. Se afișează doar dacă ai completat costul unitar pe linii:

• Marjă — diferența între prețul net și costul total.
• Marjă % — marja raportată la prețul de vânzare.
• Adaos % — marja raportată la cost.

Acestea sunt metricile tale interne de profitabilitate, utile pentru a decide dacă mai poți coborî prețul ca să închizi.

Design document: șabloane PDF și cum le personalizezi

PDF-ul pe care îl primește clientul nu este compus de Mokapen de la zero de fiecare dată: pornește de la un șablon care definește layout, culori, poziția logo-ului, structura tabelului de articole, unde merge semnătura. Pe fișa ofertei găsești blocul Design cu un meniu pentru a alege ce șablon să folosești.

Șabloane de sistem (gata de folosit)

Mokapen include patru șabloane implicite — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — cu layout-uri diferite. Diferă prin poziția logo-ului (sus stânga, centrat, dreapta), stilul tabelului de articole (cu sau fără rânduri alternante, cu borduri sau doar separatoare), layout-ul blocului expeditor/destinatar, poziția blocului de semnătură. Sunt deja configurate și folosesc automat datele organizației (logo, culori, date fiscale).

Dacă abia începi și nu ai timp de personalizare, încearcă cele patru șabloane standard cu aceeași ofertă (schimbi doar șablonul și apeși Previzualizare) și alege ce îți place. Mulți utilizatori rămân pe șabloanele standard ani de zile fără probleme.

Șabloane personalizate ale organizației

Dacă ai nevoi specifice — culori precise de brand, un layout cerut de industria ta, blocuri suplimentare ca termeni de garanție sau semnătură digitală — poți crea șabloane personalizate în zona Șabloane a organizației (meniul lateral). Fiecare șablon este de un tip specific (Ofertă, Comandă, Factură...) și definește structura documentului cu blocuri personalizabile.

Un șablon personalizat îți permite să:

• Definești ce blocuri să apară și poziția lor (antet, expeditor, destinatar, tabel articole, condiții, semnătură, note legale).
• Setezi culori, fonturi și stilul tabelului aliniat la brand.
• Preîncarci text standard în condițiile economice: când creezi o ofertă nouă cu acel șablon, textul condițiilor se completează automat cu clauzele pregătite (valabilitate, termeni de plată, referințe normative).

În lista de șabloane a organizației poți marca un șablon ca implicit: va fi propus automat la toate ofertele noi. Util când întreaga echipă de vânzări trebuie să folosească același layout fără să se gândească la asta.

Dacă schimbi șablonul unei oferte existente (de exemplu pentru că acel client cere un layout diferit) și salvezi, previzualizarea și descărcarea vor folosi noul design — fără să atingi articolele, prețurile sau condițiile deja scrise.

Condiții economice: textul liber al ofertei

În blocul Document găsești editorul condițiilor economice: o zonă de text bogat (bold, italic, liste, linkuri, tabele) unde scrii tot ce înconjoară articolele și cifrele. Termeni de plată («30 de zile de la data facturii»), valabilitatea ofertei («valabilă până la 31.03.2026»), clauze de confidențialitate, termene de livrare, garanții, penalități, referințe normative.

Dacă setezi un șablon cu condiții preîncărcate, editorul se completează singur la crearea ofertei — editezi doar ce e nevoie pentru cazul specific. Dacă șablonul nu are condiții preîncărcate, pornești de la zero și scrii liber.

Textul condițiilor apare pe PDF sub tabelul de articole, înainte de blocul de semnătură. Nu este indexat sau analizat de Mokapen: este conținut pur de document, formatarea pe care o vezi în editor este cea pe care o vede clientul.

Previzualizare, descărcare și trimitere către client

Când oferta e gata — articole introduse, condiții scrise, client legat — e timpul să o livrezi clientului. Mokapen îți oferă trei căi, de la cea mai simplă la cea mai profesională.

Previzualizare: verifică înainte de trimitere

Butonul Previzualizare din dreapta sus a fișei îți arată PDF-ul exact cum îl va vedea clientul, direct în browser în format A4. Nu generează un fișier de descărcat: e o randare la moment a documentului cu datele și șablonul curente.

Folosește-l mereu înainte de trimitere. Revelă în două secunde lucruri care scapă când te uiți la fișă: un titlu de articol tăiat pentru că e prea lung, o notă care se rupe urât, logo-ul poziționat într-un mod care nu îți place cu acest șablon, o cotă TVA greșită pe o linie. Editezi, salvezi, deschizi din nou previzualizarea — iterezi până ești mulțumit.

Un detaliu important: previzualizarea reflectă starea salvată a ofertei. Dacă tocmai ai schimbat articole sau condiții și nu ai salvat, previzualizarea poate să nu arate ultimele modificări. Salvează și încearcă din nou.

Descărcare: PDF sau Word

Butonul Descărcare deschide un meniu cu două opțiuni: PDF și Word (docx). PDF este formatul standard de livrare — needitabil de client, profesional, universal. Numele fișierului se compune automat ca NumeExpeditor - CodOfertă.pdf (exemplu: «Acme SRL - 3-2026.pdf»), astfel când clientul îl salvează pe computer e deja identificat.

Word servește două cazuri specifice: când trebuie să personalizezi manual documentul înainte de trimitere (adaugi un paragraf custom pe care nu vrei în sistem), sau când clientul cere un format editabil pentru că îl integrează într-un document mai mare. Notă: Word-ul exportat e o instantanee a ofertei — modificările făcute acolo nu revin în Mokapen.

Trimitere e-mail: livrare direct din ofertă

Butonul Trimite e-mail deschide un modal care îți permite să trimiți oferta clientului fără să părăsești Mokapen, cu PDF-ul atașat și opțional linkul de acceptare online.

Destinatarul e precompletat cu e-mailul contactului sau companiei legate. Poți adăuga mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă — util când contactul vrea să copieze managerul de achiziții sau contabilul. Câmpul De la propune adrese e-mail configurate ca conexiuni SMTP în organizație: dacă nu ai niciuna, Mokapen folosește adresa de sistem (e-mailul ajunge oricum, dar de la o adresă generică). Pentru a părea profesional merită să conectezi cel puțin o adresă de companie (info@, vanzari@, personală) în secțiunea conexiuni e-mail.

Subiectul e precompletat cu «Ofertă {cod}» — schimbă-l dacă preferi ceva mai specific («Propunerea noastră pentru mentenanța 2026»). Corpul e deja setat cu un salut standard, dar îl poți rescrie complet: ultima notă comercială, o referință la o conversație, pașii următori.

Mai jos găsești două opțiuni importante:

• Atașează document PDF (activ implicit) — generează PDF-ul ofertei și îl atașează la e-mail, ca clientul să aibă mereu o copie, chiar dacă nu dă clic pe link.
• Primește copie BCC — îți trimite o copie ascunsă la adresa ta, utilă pentru a urmări exact ce ai trimis și când.

După trimitere, evenimentul e înregistrat în cronologia ofertei (dată, oră, destinatari): chiar dacă revii la ofertă peste trei săptămâni, știi exact când ai trimis-o.

Acceptare online cu OTP: obținerea unui da în siguranță

Punctul slab clasic al ofertelor este acceptarea. Clientul scrie «ok, procedați» și ajungi cu un e-mail generic în inbox fără valoare contractuală, pe care îl poți pierde, și nu ești sigur că acoperă toate articolele ofertei. Apoi discuți cine a spus ce.

Mokapen rezolvă asta cu acceptarea online prin OTP: clientul primește un link, deschide oferta pe o pagină web, primește un cod de verificare pe e-mail (ca să fim siguri că e el și nu altcineva) și confirmă acceptarea cu un clic. Totul e urmărit în ofertă: dată, oră, adresă IP, ce linii a acceptat.

Cum activezi acceptarea la trimitere

În modalul de trimitere e-mail, sub opțiunile PDF și BCC, găsești blocul «Link public cu acceptare». Dacă destinatarul are un e-mail valid pe ofertă, sistemul propune automat activarea. Ai două comutatoare:

• Cere acceptare — dacă e activ, e-mailul pe care îl primește clientul include un link către o pagină publică de ofertă unde poate da clic pe «Acceptă această ofertă». Dacă nu îl activezi, linkul duce doar la o pagină de vizualizare (clientul vede oferta și descarcă PDF-ul, fără buton de acceptare).
• Acceptare parțială — dacă e activ, pe pagina publică clientul vede o bifă pe fiecare linie de articol și poate alege să accepte doar unele articole. Folosește-l când oferta e modulară («Vreau doar mentenanța, nu extensia de garanție»). Dacă îl lași dezactivat, clientul poate accepta tot sau nimic — adesea mai bine pentru că forțează o alegere clară și nu te face să reformulezi oferta pentru articolele neacceptate.

Ce trăiește clientul tău de partea lui

Ajută să știi ce se întâmplă de partea clientului, pentru că e partea procesului pe care nu o vezi, dar de ea depinde rata de acceptare.

Clientul primește e-mailul tău cu PDF-ul atașat și un link. Dă clic pe link și se deschide o pagină web publică cu oferta afișată în format A4, exact ca în PDF. Există un buton pentru descărcarea PDF-ului (pentru arhivare) și, dacă ai activat acceptarea, un buton vizibil «Acceptă această ofertă».

Când clientul dă clic pe «Acceptă», Mokapen îi trimite un cod de șase cifre pe același e-mail unde a primit linkul (e-mailul setat ca destinatar al ofertei). Clientul verifică inbox-ul, primește codul, îl introduce pe pagină — și atunci confirmarea e verificată. Codul e valabil o oră, apoi expiră și trebuie solicitat din nou.

Dacă ai activat acceptarea parțială, după verificarea codului clientul vede lista de articole cu o bifă pe fiecare: alege ce acceptă și confirmă. Liniile procentuale (reduceri/majorări automate) sunt sărite — ar fi ciudat să le accepte una câte una.

Marele avantaj al acestui flux e că nu cere clientului să se înregistreze pe Mokapen. E rapid, funcționează pe smartphone, iar verificarea OTP dă greutate legală acceptării (e ca o semnătură electronică ușoară).

Ce se întâmplă în Mokapen când clientul acceptă

Acceptarea nu e un eveniment care trece neobservat: schimbă statusul ofertei și îl înregistrează într-un mod trasabil.

Liniile acceptate arată o pictogramă verde de confirmare cu data acceptării. În cronologia ofertei apare un eveniment «Acceptat de client» cu e-mailul clientului care a confirmat și adresa IP de unde a venit cererea. Dacă ai lăsat activă automatizarea implicită (setări pipeline), statusul ofertei trece automat la «Acceptat» — cardul se mută în coloana finală Kanban.

Dacă ai și automatizarea «Creează comandă la închidere» activă (implicit da), Mokapen propune să generezi imediat comanda legată cu aceleași articole, client și sume. Un clic, și oferta devine comandă gata de îndeplinire sau sincronizare cu ERP-ul de facturare.

Cazuri limită de știut

• Ofertă fără e-mail destinatar — acceptarea online nu e disponibilă pentru că Mokapen nu are unde trimite codul OTP. Linkul public funcționează totuși doar pentru vizualizare: util pentru a partaja PDF-ul pe alte canale (WhatsApp, chat, portal client), dar fără fluxul formal de confirmare.
• Cod OTP expirat sau pierdut — clientul poate solicita unul nou de pe pagina publică dând din nou clic pe «Trimite cod». Codurile anterioare sunt revocate automat.
• Acceptare în afara Mokapen — dacă clientul a semnat o copie pe hârtie sau a răspuns prin e-mail cu cuvinte clare, poți marca manual liniile ca acceptate din modalul de editare a liniei de articol, bifând «Acceptat de client». Mai puțin trasabil decât calea OTP, dar acoperă cazurile în care clientul pur și simplu nu vrea să folosească linkul online.

Crearea unei oferte

Există două moduri de a începe, iar alegerea schimbă cât de multă muncă ai de făcut.

• Metodă directă — din pagina Oferte dai clic pe + Ofertă din dreapta sus și se deschide un editor pe pagină întreagă. Potrivit când clientul nu e încă legat de o oportunitate sau contact din agendă (poate e o cerere de la un contact ocazional). Faci tot acolo: creezi fișa clientului tastând numele, setezi articolele, condițiile, salvezi.
• Metodă contextuală (recomandată) — deschizi fișa oportunității, contactului sau companiei la care lucrezi și folosești + Creează și conectează → Ofertă. Oferta se naște deja legată de înregistrarea sursă, cu destinatar, contact și — dacă există — reducerea dedicată completate automat. Puține câmpuri de atins, conexiune automată, istoric coerent pe fișa clientului.

În ambele moduri secvența operațională e aceeași:

1. Dă-i un titlu clar. Cine o deschide peste două luni trebuie să înțeleagă despre ce e vorba fără să o deschidă: «Propunere mentenanță 2026 — Acme SRL» e mai bun decât «Ofertă Acme».
2. Verifică destinatarul și expeditorul.
3. Alege șablonul documentului sau lasă implicitul organizației.
4. Adaugă articolele unul câte unul: mai întâi liniile principale ale ofertei, apoi accesoriile, apoi reducerile procentuale dacă există.
5. Scrie condițiile economice sau corectează textul preîncărcat din șablon.
6. Setează responsabilul, data și probabilitatea de închidere dacă ai o idee.
7. Salvează. Mokapen atribuie codul secvențial dacă nu l-ai setat, calculează totalurile finale și oferta e gata de trimis.

Dă clic pe Previzualizare pentru o verificare finală, apoi Trimite e-mail sau Descarcă PDF în funcție de cum vrei să o livrezi.

Nu toate câmpurile trebuie să fie perfecte la prima salvare: fișa se actualizează în timp real, poți reveni oricând să editezi articole, prețuri, texte. Doar trimiterea e definitivă, în sensul că clientul are o versiune — dacă schimbi ceva după va trebui să retrimiți.

Editarea unei oferte

Editările ofertei se fac în trei moduri diferite, în funcție de ce trebuie să schimbi și câte înregistrări.

Editare directă pe fișă

Deschizi fișa ofertei (din Kanban sau Listă) și editezi direct unde e nevoie: dai clic pe titlu pentru a-l redenumi, pe pictograma creion lângă câmpuri pentru a le corecta, adaugi/ștergi linii de articole, rescrii condițiile. Pe câmpurile din panoul lateral salvarea e automată unul câte unul când pierzi focusul. Pe pagina întreagă trebuie să dai clic pe Salvează când termini blocul la care lucrai.

O notă: dacă editezi articole sau texte de condiții, amintește-ți să salvezi mai întâi înainte de a genera previzualizarea sau de a trimite — altfel PDF-ul trimis e încă versiunea anterioară.

Avansarea statusului din Kanban

Dacă singurul lucru pe care vrei să-l schimbi e faza ofertei (pentru că clientul a răspuns, ai trimis-o, ai avut apelul de revizuire), nici măcar nu deschizi fișa: tragi cardul în Kanban dintr-o coloană în alta. Statusul se actualizează instant. E cel mai eficient mod de a gestiona pipeline-ul în ședințele comerciale sau dimineața când revizuiești afacerile deschise.

O restricție de știut: statusurile «terminale» — cele la 100% (ca Acceptat) sau 0% (Respins, Expirat) — pot fi schimbate în alte statusuri doar de utilizatori cu rol de membru în organizație. E o protecție ca să împiedice colaboratorii externi să «redeschidă» afaceri deja închise.

Editare în masă din vizualizarea Listă

Când trebuie să schimbi ceva la multe oferte deodată — realoci toate ale unui reprezentant care a părăsit compania, adaugi o etichetă unui lot de oferte de vară, muți statusul unui lot — treci la vizualizarea Listă, filtrezi ca să găsești ofertele potrivite, selectezi cu checkbox-uri și dai clic pe Editează în bara de acțiuni care apare sus.

Modalul de editare în masă arată doar câmpurile care au sens la editare în masă: responsabil, status, etichete, câmpuri personalizate simple. Nu poți edita în masă articole sau texte — acelea sunt prin definiție specifice fiecărei oferte. Confirmi, și editarea se aplică tuturor selecțiilor.

Alte acțiuni în masă disponibile în aceeași bară sunt Clonare, Arhivare și Ștergere — vezi secțiunile dedicate.

Clonarea unei oferte

Dacă ai o ofertă-șablon pe care o refolosești des — aceeași structură de articole cu mici variații pentru un client diferit — nu o recrea de la zero de fiecare dată: cloneaz-o. Oferta clonată păstrează toate articolele, condițiile, șablonul și atașamentele selectate; schimbi clientul destinatar și ajustezi prețurile dacă e nevoie.

Clonare singulară

1. Deschide fișa → Opțiuni (trei puncte) → Clonare.
2. În modal alege cu checkbox-uri ce să duci în copie: articole (mereu), și opțional atașamente, conexiuni, comentarii, istoric cronologie. Dacă lucrezi pe mai multe organizații cu același cont, poți clona oferta în altă organizație.
3. Confirmă.

Mokapen creează oferta nouă cu un sufix în titlu pentru a o distinge de original. Primește un cod nou (secvențial anul curent) și nu e legată de clientul original — setezi destinatarul potrivit. Originalul rămâne neschimbat: clonarea e o copie, nu o mutare.

Clonare în masă

1. Vizualizare Listă → selectează cu checkbox-uri → Clonare în bara în masă → alege opțiunile o dată pentru toate → confirmă.

Arhivarea unei oferte

O ofertă nu e ca un task care se «finalizează» și dispare. Chiar și când afacerea s-a încheiat — câștigată, pierdută, expirată — înregistrarea rămâne utilă: e istoricul comercial al clientului, și e bine să o găsești în conexiunile fișei lui, în rapoartele anuale, în analizele ofertelor anterioare. Arhivarea face exact asta: mută oferta din vizualizările active (Kanban și Listă nu o mai arată) dar o păstrează intactă. Apare în continuare pe fișa clientului legat și în rapoartele istorice, și o poți consulta oricând din Oferte → Acțiuni → Arhivă oferte.

Arhivare singulară

1. Deschide fișa → Opțiuni → Arhivare.
2. Confirmă în modal.

Pentru a o redeschide (clientul sună după câteva luni și vrei să repornești de acolo): găsește-o în arhivă, deschide fișa, Opțiuni → Restaurare, și revine în Kanban activ în statusul pe care îl avea înainte de arhivare.

Arhivare în masă

1. Vizualizare Listă → selectează → Arhivare în bara în masă → confirmă.

Când să arhivezi și când să ștergi? Regulă practică: arhivează dacă oferta s-a întâmplat cu adevărat (ai trimis-o, au fost discuții, are valoare istorică), șterge dacă e o eroare (creată din greșeală, duplicat, test). Nu arhiva pentru «curățenie»: Kanban cu filtre îți dă deja tot ce ai nevoie, iar ofertele vechi dar bune sunt valoare adăugată pe fișa clientului.

Ștergerea unei oferte

Șterge ofertele create din greșeală sau duplicate de test. Preferă Arhivarea dacă oferta are istoric util (trimisă, acceptată, conexiuni cu clientul sau oportunitatea) și nu vrei să pierzi urma ei pe contact sau companie.

Ștergere singulară

1. Deschide fișa → Opțiuni (trei puncte) → Ștergere (element roșu).
2. Confirmă în modal.

Cu Advanced Premium oferta merge în coșul de gunoi (pagina Oferte → Acțiuni → Coș oferte). De acolo poți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschizi o ofertă deja în coș, apare un banner Restaurare / Ștergere definitivă.

Pe planul Free (fără Advanced Premium) ștergerea e în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verifică permisiunile organizației.

Ștergere în masă

1. Vizualizare Listă → selectează → Ștergere (buton roșu) → confirmă.

Transformarea unei oferte în comandă

Oferta e propunerea, comanda e confirmarea executivă: reprezintă angajamentul de cumpărare al clientului și — în aval — e punctul de la care începe facturarea. În fluxul Mokapen, trecerea de la ofertă la comandă e naturală și în multe cazuri automată.

Există trei moduri de a transforma o ofertă în comandă, în ordinea practicității:

• Automatizare la închidere (recomandată) — dacă ai lăsat activă automatizarea implicită a pipeline-ului («Creează comandă la închidere» în Setări → Vânzări → Oferte), când muți oferta la un status de 100% (ex. Acceptat), Mokapen deschide rapid un modal propunând crearea comenzii legate cu aceleași articole, client, sume și condiții. Confirmi și în două secunde ai o comandă gata cu codul secvențial propriu, legată de oferta sursă.
• Declanșată de acceptarea online — dacă clientul acceptă prin OTP de pe linkul public, oferta trece automat la Acceptat și aceeași propunere de comandă se declanșează. Zero acțiuni manuale din partea ta, în afară de confirmarea modalului.
• Manuală — din ofertă, butonul + Creează și conectează → Comandă. Folosește-o când automatizarea nu se declanșează (ex. ai închis statusul înainte ca automatizarea să fie activă) sau când vrei să creezi o comandă parțială față de ofertă.

În toate cazurile oferta originală rămâne în sistem (nu e ștearsă sau mutată) și e legată de comandă prin tab-ul Conexiuni: de la una vezi cealaltă. Contează pentru istoric — fișa clientului va arăta «ofertă trimisă în martie, acceptată în aprilie, comandă emisă în aprilie» fără să scrii nimic manual. Pentru detalii despre gestionarea comenzilor vezi Ghidul Comenzi.

Pipeline și statusuri: modelarea procesului de vânzări

Pipeline-ul e parcursul pe care îl face o ofertă de la început la sfârșit — fazele (sau statusurile) prin care trece, fiecare cu un sens precis în vânzările tale. Mokapen include unul implicit care funcționează în 90% din cazuri, dar dacă ai procese particulare îl poți personaliza sau crea mai multe.

Pipeline-ul implicit

La livrare, ofertele au un singur pipeline cu șase statusuri care acoperă ciclul comercial tipic:

• Ciornă (10%) — oferta se pregătește, încă internă, netrimisă clientului.
• Trimis (20%) — ai trimis-o, acum aștepți.
• În revizuire (60%) — clientul a răspuns, evaluează, poate discută modificări.
• Acceptat (100%) — afacerea e câștigată.
• Respins (0%) — afacerea e pierdută.
• Expirat (0%) — oferta s-a încheiat fără răspuns după valabilitate.

Procentele lângă fiecare status — ce numim «progres» — nu sunt decorative: afectează bara de progres pe cardurile Kanban și determină ce statusuri sunt considerate «câștigate» (100%) sau «pierdute/închise» (0%). Automatizările Mokapen se leagă de aceste valori: când o ofertă ajunge la 100%, se declanșează propunerea de comandă.

Personalizarea statusurilor

Dacă procesul standard nu se potrivește — poate lucrezi la licitații publice cu faze ca «Exprimare interes → Documentație → Adjudecare», sau gestionezi proiecte cu o fază «Aprobare tehnică» înainte de acceptarea comercială — poți modifica statusurile în Setări → Vânzări → Oferte → Pipeline și statusuri.

Acolo adaugi statusuri noi, redenumești cele existente, le reordonezi (ordinea determină secvența coloanelor Kanban) și setezi valoarea de progres (0–100%) pentru fiecare. Sfat practic: folosește progresul consecvent — 100% doar pentru statusuri care reprezintă victorie certă, 0% doar pentru statusuri de închidere definitivă. Statusurile intermediare (20%, 50%, 80%) trebuie să spună cât de «aproape» ești de victorie într-un mod credibil — ca rapoartele de prognoză (sumă × probabilitate) să dea cifre realiste.

Pipeline-uri multiple pentru procese diferite

Dacă ai canale de vânzări diferite cu logică de afacere diferită — B2B lung cu mai multe faze, B2C rapid cu puține faze, licitații cu birocrație specifică — poți crea pipeline-uri separate, fiecare cu propriile statusuri. Pe pagina Kanban meniul pipeline din partea de sus îți permite să alegi pe care îl vizualizezi; treci cu un clic.

Pentru a crea un pipeline nou mergi la Setări → Vânzări → Oferte → Pipeline și statusuri, sau direct din meniul pipeline în Kanban (unde găsești «Pipeline nou»). Pipeline-urile pot fi restricționate la echipe specifice ale organizației: doar echipa de vânzări «Enterprise» vede pipeline-ul «Conturi mari», echipa «SMB» vede al ei. Util pentru organizații mari cu departamente separate.

Automatizări pipeline

În setările pipeline găsești două automatizări de știut pentru că schimbă cum se comportă ofertele automat:

• Creează comandă la închidere (activă implicit) — când o ofertă ajunge la un status de 100%, Mokapen propune să genereze imediat comanda legată. Am acoperit asta la «Transformarea unei oferte în comandă». Dacă nu o folosești (pentru că gestionezi comenzile în ERP extern), o poți dezactiva.
• Mută status după acceptarea clientului (activă implicit) — când un client acceptă o ofertă de pe linkul public OTP, Mokapen o mută automat la statusul «câștigat» pe care îl configurezi. Implicit merge la primul status de 100% găsit (Acceptat), dar poți specifica unul diferit, util dacă ai un pas intermediar ca «Acceptat în așteptarea contractului» înainte de statusul final.

Sincronizare cu software de facturare

Mokapen e un CRM și instrument de oferte comerciale, nu software de facturare: factura electronică, registrele TVA, registrul general se fac în ERP-ul tău (Fatture in Cloud, contabilul cu software-ul lui, sau un ERP dedicat). Ca să nu fii forțat să introduci datele de două ori, există un tab Sincronizare pe fișa ofertei și în modulul Integrări al organizației.

Cea mai matură integrare e cu Fatture in Cloud: detalii complete în ghidul dedicat Fatture in Cloud. Pe scurt, dacă conectezi contul FIC la Mokapen, fișele clienților, produsele din catalog, serviciile și comenzile (cu liniile lor de articole) curg din Mokapen către Fatture in Cloud — unde devin apoi facturi electronice. Direcția e configurabilă: poți decide să muți datele într-o singură direcție sau în ambele.

Pe oferta individuală, tab-ul Sincronizare arată statusul înregistrării față de integrare: dacă e sincronizată, când a reușit ultima operațiune, dacă au fost erori. Dacă oferta a fost transformată în comandă, sincronizarea privește în principal comanda — atunci datele contează pentru ciclul fiscal.

Fișele clienților sunt potrivite între cele două sisteme folosind CIF-ul și codul fiscal ca chei anti-duplicat, astfel dacă ai deja «Client Beta» în Fatture in Cloud și creezi o ofertă în Mokapen pentru același client, sistemul recunoaște că e aceeași înregistrare fără a duplica fișa.

Secțiuni conexe

Oferta nu trăiește izolat: există alte zone Mokapen în jurul ei de știut pentru a o folosi cu adevărat.

• Conexiuni — leagă oferta de oportunități, comenzi, task-uri de follow-up, tichete suport, alte oferte legate. Fiecare conexiune e bidirecțională (din ofertă vezi task-ul, din task vezi oferta). Când deschizi fișa clientului peste șase luni, reconstruiești dintr-o privire tot ce s-a întâmplat.
• Atașamente — atașează specificații, fișe tehnice, draft-uri de contract, capturi de ecran pe care ți le-a trimis clientul la ofertă. Rămân pe fișa ofertei și sunt găsibile căutând fișierele organizației.
• Actualizări — cronologia (sau jurnalul de activitate) e istoricul complet al tot ce s-a întâmplat ofertei: când a fost creată, cine a schimbat ce și când, fiecare e-mail trimis (cu destinatari), fiecare acceptare client (cu IP și dată). Utilă în mod forenzic: dacă e o discuție despre «ce am spus», cronologia dă răspunsul cu date.
• Etichete — clasificare liberă pentru filtrare și căutare rapidă: «Enterprise», «Reînnoire», «De reluat», «Complex», orice taxonomie are sens pentru tine. Filtrele paginii Oferte funcționează foarte bine cu etichete.

Setări Oferte

Setările sunt accesibile administratorilor și proprietarilor organizației și se află în Setări → Vânzări → Oferte. Sunt trei zone principale:

• Pipeline și statusuri — am acoperit deja: definești fazele, progresul, automatizările.
• Configurare câmpuri — ce câmpuri să apară pe fișa ofertei, în ce ordine, care sunt obligatorii. Poți adăuga și câmpuri personalizate (numere, text, date, liste) pentru informații specifice afacerii: un «CIG» pentru licitații publice, un «cod proiect intern», o dată estimată de instalare. Apar pe fișă, în coloanele vizualizării Listă (dacă le adaugi) și în filtre.
• Configurare coloane listă — ce informații să vezi în vizualizarea Listă și în ce ordine. Le poți schimba din mers din vizualizarea Listă cu Acțiuni → Editează coloane, fără să mergi la setări.

În afara zonei oferte dar importante pentru ca totul să funcționeze bine sunt două alte configurări:

• Cote fiscale (Setări → Vânzări → Taxe) — dacă nu ai configurat cel puțin una, nu poți crea articole.
• Șabloane document (meniul Șabloane al organizației) — unde personalizezi șabloanele PDF pe care le-am acoperit la «Design document».

Rapoarte Oferte

Kanban și Listă sunt pentru a lucra pe oferte individuale; pentru a înțelege performanța generală — câte oferte ai făcut în trimestru, cine e reprezentantul cu cele mai bune rezultate, ce produse ajung cel mai des în oferte, care e rata de conversie ofertă→comandă — există rapoarte dedicate, accesibile din pagina Rapoarte Oferte (necesită plan Premium).

Rapoartele disponibile acoperă cele mai utile vederi analitice într-un ciclu de vânzări:

• Distribuție pe status — câte oferte sunt în fiecare fază de pipeline: esențial pentru a identifica blocaje.
• Distribuție pe pipeline — dacă folosești mai multe, vezi cum se distribuie munca pe canale.
• Performanță pe responsabil — număr de oferte și volum economic per reprezentant.
• Articole cele mai ofertate — ce produse/servicii ajung cel mai des în oferte. O mină de aur pentru a înțelege ce cere cu adevărat piața.
• Oferte per client — pe cine ai acoperit și cu ce valoare.
• Volum economic pe perioadă — tendințe lunare, trimestriale, anuale.
• Marjă și adaos — profitabilitatea ofertelor. Funcționează doar dacă ai completat costurile unitare pe liniile de articole: fără costuri, raportul rămâne gol.

Ca la tot Mokapen, rapoartele respectă permisiunile organizației: fiecare utilizator vede doar înregistrările la care are acces în funcție de rol. Un reprezentant nu vede automat ofertele colegilor decât dacă permisiunile permit — util pentru echipe cu dinamică competitivă internă sau date sensibile.