Ghidul Mokapen

Ghid Oferte

Zona Oferte este instrumentul comercial pentru formalizarea unei oferte către client: listă de articole (produse, servicii sau linii libere), sume, TVA, condiții economice și document gata pentru previzualizare, descărcare (PDF/Word) sau trimitere email. Leagă vânzările și administrarea: pornind de la o oportunitate sau de la contact/companie, generați o ofertă numerotată (cod ofertă, ex. 3-2026) urmăribilă în CRM și, dacă e nevoie, o transformați în comandă.

Accesați din meniul Vânzări → Oferte sau de pe pagina Oferte. Funcționalitate disponibilă cu planul Large și aplicația Vânzări activă. Necesită cote de taxe configurate în organizație (Setări → Vânzări → Taxe).

Rol în CRM și procese

O ofertă în Mokapen centralizează:

• Ofertă economică: linii din catalogul Produse / Servicii sau articole generice; discounturi linie, discount client, discount manual document; totaluri nete/brute.
• Document comercial: layout din model, emitent/destinatar, condiții economice (text liber), semnătură; output PDF sau DOCX.
• Identificare: cod ofertă progresiv anual (ex. 3-2026) vizibil în antet și în PDF-uri.
• Relații: legătură la contact, companie, oportunitate; tab-uri Conexiuni și Sincronizare cu ERP/facturare (ex. Fatture in Cloud).

Flux tipic: Oportunitate → Ofertă → trimitere la client → acceptare → Comandă → facturare externă.

Cazuri de utilizare

• Consultanță: linii serviciu pe oră/zi, condiții de plată în blocul condiții economice, PDF branduit cu model org.
• Revânzare produse: articole catalog cu preț și TVA; discount client automat dacă configurat pe companie.
• Propunere mixtă: mix produse + servicii + linie discount procentual (articol generic (%)).
• Integrare fiscală: sync către Fatture in Cloud pentru alinierea clienților, catalogului și comenzilor spre factura electronică.

Pagina listă și Kanban

Ofertele sunt gestionate în Kanban pe faza pipeline (Draft, Trimis, Acceptat, Refuzat… — configurabil) și în Listă tabelară. Bară superioară:

• Pipeline / Status: filtrează după faza comercială a ofertei.
• Filtre (Premium): client, sumă, date, responsabil, etichete.
• + Ofertă: deschide editorul complet (pagina ofertă nouă).
• Acțiuni: arhivă oferte, coș, export, modificare coloane (vizualizare Listă).

Cu selecție multiplă în Listă: Modifică, Clonează, Arhivează, Șterge.

Panoul ofertei

Deschideți o ofertă din Kanban sau Listă: se deschide panoul lateral (modal coloană) cu toate blocurile ofertei. Cu Premium poți trece la pagina completă (icon expandare) pentru documente lungi.

Antet:

• Cod ofertă (ex. #3-2026) — clic pentru modificare manuală dacă autorizat.
• Titlu — nume descriptiv (ex. «Propunere mentenanță 2026 — Client X»).
• Badge Arhivat dacă aplicabil; banner coș cu Restaurează / Șterge definitiv.

Bară acțiuni document (sus dreapta):

• Previzualizare — render document cum va vedea clientul.
• Descărcare — meniu: PDF sau Word (docx); fișierul folosește emitent și cod ofertă în nume când sunt prezente.
• Trimite email — modal cu destinatar, subiect, conținut; PDF generat din oferta curentă ca atașament.

Bară iconițe ca alte entități: Status pipeline, Confidențialitate, Etichete, Culoare, Atașamente, Note, Copiază link, Opțiuni (Clonează, Arhivează, Șterge), + Creează și conectează.

Cod ofertă

Cod ofertă identifică unic oferta în organizație și apare în antet (ex. #3-2026), în liste, conexiuni și numele fișierului PDF.

Generare automată: la creare sau salvare, dacă codul e gol, Mokapen atribuie progresivul anual în format NUMĂR-AN (ex. 1-2026, 2-2026…). Contorul repornește anual și consideră doar coduri în format standard (coduri personalizate cu sufixe extra nu alteră numerotarea).

Modificare manuală: clic pe cod în antet → câmp editabil → salvează panoul. Util pentru aliniere cu numerotare legacy sau ERP extern; evitați duplicate în aceeași org.

Data document: dacă setați o dată ofertă diferentă de anul curent, sistemul poate regenera codul coerent cu acel an la salvare.

Articole (linii ofertă)

Blocul Articole este nucleul economic al ofertei. Fiecare linie are cantitate, preț unitar, TVA, discounturi și total linie.

Adaugă articol — buton + Articol:

1. Alegeți tipul: Serviciu (catalog servicii), Produs (catalog produse), Articol generic (text și preț liber), Articol generic (%) (discount sau majorare procentuală pe document).
2. Pentru serviciu/produs: selectați intrare din catalog — preț, TVA și descriere propuse din înregistrarea legată (modificabile pe linie).
3. Completați cantitate, preț, discount linie opțional; confirmați.

Prețuri brute/nete: comutator «Folosește prețuri brute» — calcul TVA coerent pe fiecare linie și totaluri document.

Discount manual document: procent adițional pe întreaga ofertă (pe lângă discount client și discounturi linie).

Discount client: dacă compania/contactul are discount implicit în director, se aplică automat pe linii.

Modificați sau eliminați linii din cardul articol; reordonați dacă layout permite. Totaluri actualizate în timp real la baza blocului.

Modele și layout document

Aspectul PDF/Word este definit de modelul alez în blocul Design.

• Modele sistem (Standard 1, Standard 2…): layout-uri Mokapen implicite cu blocuri emitent/destinatar, tabel articole, condiții economice, semnătură.
• Modele personalizate org: create în Modele (meniu org) — tip Ofertă; apar în dropdown cu prefix custom (c123).
• Model implicit org: în lista modele poți marca un model ca implicit — propus pe oferte noi.

Fiecare layout definește ce blocuri afișa (coloane tabel, temă tabel, poziție logo, semnătură). La schimbarea modelului și salvare, previzualizarea și descărcarea folosesc noul design.

Blocuri legate la model în ofertă:

• Emitent / Destinatar — date org și client (contact/companie legat; câmpuri fiscale dacă completate).
• Condiții economice — editor rich text (CKEditor) pentru plată, valabilitate ofertă, clauze; moștenite din model implicit dacă goale la creare.
• Tabel articole — generat din liniile blocului Articole.

Previzualizare, descărcare și trimitere

Înainte de trimitere la client, folosiți mereu Previzualizare: Mokapen compune HTML/PDF din model + date formular curente (inclusiv texte CKEditor sincronizate).

Descărcare:

• PDF — document imprimabil; nume fișier tipic: Emitent - cod ofertă.pdf.
• Word (docx) — pentru revizii offline sau trimitere prin alte canale.

Trimite email: deschide modal cu destinatar (email contact/companie), subiect și conținut; atașează PDF generat. Trimiterea trece prin integrarea email configurată (SMTP/IMAP org). După trimitere, urmărire în tab Actualizări dacă înregistrat.

Salvați oferta înainte de previzualizare/descărcare dacă ați modificat articole sau texte — documentul reflectă starea salvată + câmpuri formular deschise.

Sincronizare și software de facturare

În tab-ul Sincronizare al panoului ofertei (și în Integrări org) gestionați legătura cu ERP-uri externe — în primul rând Fatture in Cloud.

Ce permite integrarea (când activă și configurată):

• Aliniere companii/clienți, produse, servicii între Mokapen și Fatture in Cloud (direcție configurabilă: către FIC, către Mokapen, bidirecțional).
• Sync comenzi cu articole spre flux fiscal (ofertă → comandă → factura electronică pe FIC).
• Mapping cote TVA, filtre pe directoare de sincronizat, antiduplicare CIF.
• Status sync per înregistrare: ultima operație reușită, erori, deconectare.

Configurare: Integrări → Fatture in Cloud — autorizați cont, alegeți direcție sync, activați entități (companii, produse/servicii, comenzi), mapați cote. Pe ofertă/comandă individuală tab Sincronizare arată dacă înregistrarea e aliniată sau în eroare.

Mokapen nu înlocuiește ERP fiscal: centralizează CRM, ofertă și transfer date; factura electronică rămâne pe software conectat exceptând altă integrare.

Secțiuni legate (comune)

• Conexiuni — oportunități, comenzi, task-uri, tichete legate la ofertă.
• Atașamente — caiete de sarcini, specificații tehnice la înregistrare.
• Actualizări — istoric modificări, trimiteri, comentarii.
• Etichete — clasificare și filtre.

Creează ofertă

1. Mergeți la Vânzări → Oferte → + Ofertă (sau din oportunitate/contact cu «Creează și conectează»).
2. Completați titlu, client (contact/companie), pipeline/status inițial, date valabilitate.
3. Secțiune Design: alegeți model.
4. Adăugați articole din catalog sau generice.
5. Completați condiții economice și emitent/destinatar dacă e necesar.
6. Salvați: cod ofertă este atribuit dacă lipsește.
7. Previzualizare → Trimite email sau Descărcare PDF la client.

Modifică ofertă

Modificare individuală (panou)

1. Deschideți panoul ofertei (clic din Kanban sau Listă).
2. Modificați inline titlu, cod ofertă, câmpuri date, linii articole și texte condiții economice (icon creion unde disponibil).
3. Actualizați status pipeline, etichete, confidențialitate și atașamente din bara acțiuni.
4. Salvați: automat câmp cu câmp în panoul lateral; previzualizare și descărcare necesită salvare dacă ați schimbat articole, model sau texte CKEditor.

Avansare din Kanban

Trageți cardul între coloane Kanban: status pipeline se actualizează automat. Util în întâlniri comerciale și revizuiri oferte.

Modificare în masă (vizualizare Listă, Premium)

1. Treceți la vizualizarea Listă pe pagina Oferte.
2. Selectați oferte cu checkbox-uri.
3. Clic Modifică în bara acțiuni: responsabil, status, etichete, câmpuri personalizate permise în masă.
4. Confirmați pentru toate selectate.

Bară acțiuni bulk disponibilă și: Clonează, Arhivează, Șterge.

Șterge ofertă

Ștergeți oferte create din greșeală sau duplicate de test. Preferați Arhivează dacă oferta are istoric util (trimisă, acceptată, conexiuni cu client sau oportunitate) și nu vreți să pierdeți urma pe contact sau companie.

Ștergere individuală

1. Deschideți panoul → Opțiuni (trei puncte) → Șterge (element roșu).
2. Confirmați în modal.

Cu Advanced Premium oferta merge în coș (pagina Oferte → Acțiuni → Coș oferte). De aici poți Restaura sau Șterge definitiv. Dacă deschideți oferta deja în coș, apare banner Restaurează / Șterge definitiv.

Pe planul Free (fără Advanced Premium) ștergerea e în general definitivă imediat după confirmare, fără coș — verificați permisiunile organizației.

Ștergere multiplă

1. Vizualizare Listă → selectați → Șterge (buton roșu) → confirmați.

Arhivează ofertă

Arhiva ascunde oferte concluse (acceptate, refuzate, expirate sau inactive) din Kanban și vizualizări operaționale, fără a le șterge: conexiuni, sume și tab Actualizări rămân consultabile pe contact și companie. Util pentru pipeline curat menținând istoric comercial.

Arhivează ofertă individuală

1. Deschideți panoul → Opțiuni → Arhivează (plan Medium) → confirmați.

Arhivează mai multe oferte / consultă arhiva

• Multiplă: vizualizare Listă → selectați → Arhivează în bara acțiuni.
• Consultă: Oferte → Acțiuni → Arhivă oferte.
• Restaurează: din arhivă sau Opțiuni → Restaurează pe panou.

Ofertele arhivate nu apar în Kanban operațional dar rămân accesibile din arhivă, conexiuni și rapoarte istorice.

Clonează ofertă

Duplicați o ofertă tip (aceleași articole, atașamente și condiții) pentru variante, reînnoiri sau noi negocieri cu același client.

Clonare individuală

1. Panou → Opțiuni → Clonează.
2. Modal: selectați articole, atașamente, conexiuni, comentarii de copiat.
3. Confirmați; actualizați titlu, date și cod ofertă pe noul înregistrare.

Clonare multiplă

1. Listă → selectați → Clonează → opțiuni → confirmați.

De la ofertă la comandă

Când clientul acceptă, creați o comandă legată: din oportunitate câștigată, din ofertă (acțiune «Creează comandă» / pregătire comandă din ofertă) sau manual legând același client și articole. Comanda primește propriul cod comandă (vezi ghid Comenzi). Mențineți oferta în conexiuni pentru istoric comercial.

Vizualizări

• Kanban — pe faza pipeline; drag-and-drop.
• Listă — coloane configurabile, sortare, export, acțiuni bulk.

Setări Oferte

Din Setări → Vânzări → Oferte (admin): pipeline și statusuri, câmpuri personalizate, layout panou, coloane listă, discounturi. Din Modele org: modele document personalizate. Din Taxe org: cote TVA folosite pe articole.

Rapoarte Oferte

Secțiunea Rapoarte Oferte (Premium): dashboard pe status, pipeline, sume, marje, articole cele mai ofertate, clienți. Respectă permisiuni org — vedeți doar înregistrări autorizate. Pentru operațiuni zilnice folosiți Kanban/Listă; pentru analiză periodică rapoarte și export.