Przewodnik po Mokapen

Załączniki

Załączniki łączą pliki z encją Mokapen: umowy, briefy, zrzuty ekranu, faktury, prezentacje. Pozostają w kontekście karty (zadanie, projekt, kontakt, ticket, deal…), dzięki czemu otwierający rekord od razu znajduje istotne dokumenty, bez szukania w mailu czy osobistych dyskach odłączonych od CRM.

Rola w CRM

Załączniki uzupełniają dane strukturalne i połączenia:

• Deal / wycena: podpisane PDF, specyfikacja, wysłana oferta.
• Ticket: zrzut błędu, log, odpowiedź dostawcy.
• Projekt / zadanie: mockup, specyfikacje, deliverable zatwierdzony przez klienta.
• Kontakt / firma: wypis z rejestru, NDA, dokumenty onboardingu.

Numerowana odznaka na spinaczu pokazuje, ile plików jest powiązanych — szybki sygnał na liście i w Kanban.

Przesyłanie pliku

1. Otwórz kartę encji.
2. Górny pasek → ikona spinacza (Załączniki).
3. Wybierz źródło:
   • Twój komputer — upload do przestrzeni Mokapen organizacji.
   • Google Drive lub OneDrive (z aktywną integracją) — powiąż pliki z chmury bez duplikowania lokalnej przestrzeni Mokapen.
4. Wybierz plik i poczekaj na zakończenie.

Na niektórych kartach możesz też przeciągnąć i upuścić pliki na obszar karty (drag and drop), aby rozpocząć upload.

Podgląd i zarządzanie

W menu Załączniki: lista z nazwą, rozmiarem i datą. Otwórz, pobierz lub usuń z encji. Usunięcie załącznika z karty niekoniecznie kasuje plik na Drive/OneDrive przy integracji cloud — odłącza tylko referencję CRM.

W zakładce Dane (pełna strona) sekcja załączonych plików podsumowuje te same dokumenty inline z komentarzami i opisem.

Dostępna przestrzeń

Organizacje w planie Free: ograniczona przestrzeń online (100 MB) dla załączników uploadowanych bezpośrednio. plany Premium (Small, Medium, Large): rozszerzalna przestrzeń. Sprawdź plan i wykorzystanie w Informacje o organizacji. Przy dużych wolumenach preferuj integrację Drive/OneDrive i powiązuj pliki zamiast wgrywać wszystko do Mokapen.

Klonowanie

Klonując zadania, projekty, kontakty, tickety, deale itd. możesz uwzględnić załączniki w kopii (checkbox w modalu Klonuj). Uważaj na łączny rozmiar: modal może pokazać sumę MB plików do duplikacji. Odznacz, jeśli kopia ma być lekka (tylko struktura, bez dokumentów).

Zalecane procesy

• Single source of truth: podpisana umowa na dealu, nie tylko w mailu — załącznik + połączenie kontakt/firma.
• Tickety z dowodami: wymagaj zrzutu/logu w załączniku przed zamknięciem ticketów technicznych (checklista + plik).
• Przekazanie projektu: wspólny folder Drive + w Mokapen link/odniesienie do PDF-ów na projekcie.
• RODO / retencja: usuwaj nieaktualne załączniki z karty kontaktu, gdy nie są już potrzebne; rozważ firmową chmurę do długoterminowego archiwum.
• Sklonowane szablony: szablon zadania z załącznikiem instrukcji wewnętrznych, klonowany przy każdym nowym onboardingu.

Załączniki, Połączenia i komentarze tworzą operacyjną «pamięć» karty CRM.