Aprende mokapen

Guía de Presupuestos

El área de Presupuestos es la herramienta comercial para formalizar una oferta al cliente: lista de artículos (productos, servicios o líneas libres), importes, IVA, condiciones económicas y documento listo para vista previa, descarga (PDF/Word) o envío por email. Conecta ventas y administración: partiendo de una oportunidad o de contacto/empresa, genera un presupuesto numerado (código de presupuesto, ej. 3-2026) trazable en el CRM y, si hace falta, lo transforma en pedido.

Acceda desde el menú Ventas → Presupuestos o la página Presupuestos. Funcionalidad disponible con plan Large y aplicación Ventas activa. Requiere alícuotas fiscales configuradas en la organización (Configuración → Ventas → Impuestos).

Rol en el CRM y procesos

Un presupuesto en Mokapen centraliza:

• Oferta económica: líneas del catálogo Productos / Servicios o artículos genéricos; descuentos de línea, descuento cliente, descuento manual del documento; totales netos/brutos.
• Documento comercial: diseño desde plantilla, remitente/destinatario, condiciones económicas (texto libre), firma; salida PDF o DOCX.
• Identificación: código de presupuesto progresivo anual (ej. 3-2026) visible en encabezado y PDFs.
• Relaciones: vinculación a contacto, empresa, oportunidad; pestañas Conexiones y Sincronización con ERP/facturación (ej. Fatture in Cloud).

Flujo típico: Oportunidad → Presupuesto → envío al cliente → aceptación → Pedido → facturación externa.

Casos de uso

• Consultoría: líneas de servicio por hora/día, condiciones de pago en el bloque condiciones económicas, PDF con marca de plantilla org.
• Reventa de productos: artículos de catálogo con precio e IVA; descuento cliente automático si configurado en la empresa.
• Propuesta mixta: mix productos + servicios + línea de descuento porcentual (artículo genérico (%)).
• Integración fiscal: sync hacia Fatture in Cloud para alinear clientes, catálogo y pedidos hacia factura electrónica.

Página de lista y Kanban

Los presupuestos se gestionan en Kanban por fase de pipeline (Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado… — configurable) y en Lista tabular. Barra superior:

• Pipeline / Estado: filtra por fase comercial del presupuesto.
• Filtros (Premium): cliente, importe, fechas, responsable, etiquetas.
• + Presupuesto: abre el editor completo (página nuevo presupuesto).
• Acciones: archivo presupuestos, papelera, exportar, modificar columnas (vista Lista).

Con selección múltiple en Lista: Modificar, Clonar, Archivar, Eliminar.

Panel del presupuesto

Abra un presupuesto desde Kanban o Lista: se abre el panel lateral (modal de columna) con todos los bloques de la oferta. Con Premium puede pasar a la página completa (icono expandir) para trabajar en documentos largos.

Encabezado:

• Código de presupuesto (ej. #3-2026) — clic para modificación manual si autorizado.
• Título — nombre descriptivo (ej. «Propuesta mantenimiento 2026 — Cliente X»).
• Badge Archivado si aplica; banner papelera con Restaurar / Eliminar definitivamente.

Barra de acciones del documento (arriba a la derecha):

• Vista previa — render del documento como lo verá el cliente.
• Descarga — menú: PDF o Word (docx); el archivo usa remitente y código de presupuesto en el nombre cuando están presentes.
• Enviar email — modal con destinatario, asunto, cuerpo; PDF generado del presupuesto actual como adjunto.

Barra de iconos como otras entidades: Estado pipeline, Privacidad, Etiquetas, Color, Adjuntos, Notas, Copiar enlace, Opciones (Clonar, Archivar, Eliminar), + Crear y conectar.

Código de presupuesto

El código de presupuesto identifica de forma única el presupuesto en la organización y aparece en el encabezado (ej. #3-2026), en listas, conexiones y nombre del archivo PDF.

Generación automática: al crear o guardar, si el código está vacío, Mokapen asigna el progresivo anual en formato NÚMERO-AÑO (ej. 1-2026, 2-2026…). El contador reinicia cada año natural y solo considera códigos en formato estándar (códigos personalizados con sufijos extra no alteran la numeración).

Modificación manual: clic en el código en el encabezado → campo editable → guardar panel. Útil para alinearse con numeraciones legacy o ERP externo; evitar duplicados en la misma org.

Fecha del documento: si establece una fecha de presupuesto distinta del año actual, el sistema puede regenerar el código coherente con ese año al guardar.

Artículos (líneas de presupuesto)

El bloque Artículos es el núcleo económico del presupuesto. Cada línea tiene cantidad, precio unitario, IVA, descuentos y total de línea.

Añadir un artículo — botón + Artículo:

1. Elija el tipo: Servicio (catálogo servicios), Producto (catálogo productos), Artículo genérico (texto y precio libres), Artículo genérico (%) (descuento o recargo porcentual sobre el documento).
2. Para servicio/producto: seleccione entrada del catálogo — precio, IVA y descripción se proponen del registro vinculado (modificables en la línea).
3. Complete cantidad, precio, descuento de línea opcional; confirme.

Precios brutos/netos: interruptor «Usar precios brutos» — cálculo de IVA coherente en cada línea y totales del documento.

Descuento manual del documento: porcentaje adicional sobre el presupuesto completo (además de descuento cliente y descuentos de línea).

Descuento cliente: si la empresa/contacto tiene descuento predeterminado en el directorio, se aplica automáticamente en las líneas.

Modifique o elimine líneas desde la tarjeta artículo; reordene si el diseño lo permite. Totales actualizados en tiempo real al final del bloque.

Plantillas y diseño del documento

El aspecto del PDF/Word lo define la plantilla elegida en el bloque Design.

• Plantillas del sistema (Standard 1, Standard 2…): diseños Mokapen predeterminados con bloques remitente/destinatario, tabla artículos, condiciones económicas, firma.
• Plantillas personalizadas org: creadas en Plantillas (menú org) — tipo Presupuesto; aparecen en el menú desplegable con prefijo custom (c123).
• Plantilla predeterminada org: en la lista de plantillas puede marcar un modelo como predeterminado — se propone en nuevos presupuestos.

Cada diseño define qué bloques mostrar (columnas tabla, tema tabla, posición logo, firma). Al cambiar plantilla y guardar, vista previa y descarga usan el nuevo diseño.

Bloques vinculados a la plantilla en el presupuesto:

• Remitente / Destinatario — datos org y cliente (contacto/empresa vinculados; campos fiscales si completados).
• Condiciones económicas — editor rich text (CKEditor) para pago, validez oferta, cláusulas; heredadas de plantilla predeterminada si vacías al crear.
• Tabla artículos — generada desde las líneas del bloque Artículos.

Vista previa, descarga y envío

Antes de enviar al cliente, use siempre Vista previa: Mokapen compone HTML/PDF desde plantilla + datos del formulario actual (incluyendo textos CKEditor sincronizados).

Descarga:

• PDF — documento imprimible; nombre de archivo típico: Remitente - código de presupuesto.pdf.
• Word (docx) — para revisiones offline o envío por otros canales.

Enviar email: abre modal con destinatario (email contacto/empresa), asunto y cuerpo; adjunta PDF generado. El envío pasa por la integración email configurada (SMTP/IMAP org). Tras el envío, seguimiento en pestaña Actualizaciones si se registra.

Guarde el presupuesto antes de vista previa/descarga si modificó artículos o textos — el documento refleja el estado guardado + campos del formulario abiertos.

Sincronización y software de facturación

En la pestaña Sincronización del panel presupuesto (y en Integraciones org) gestiona el vínculo con ERPs externos — principalmente Fatture in Cloud.

Lo que permite la integración (cuando activa y configurada):

• Alineación de empresas/clientes, productos, servicios entre Mokapen y Fatture in Cloud (dirección configurable: hacia FIC, hacia Mokapen, bidireccional).
• Sync de pedidos con artículos hacia el flujo fiscal (presupuesto → pedido → factura electrónica en FIC).
• Mapping alícuotas IVA, filtros sobre qué directorios sincronizar, antiduplicados NIF.
• Estado sync por registro: última operación exitosa, errores, desconexión.

Configuración: Integraciones → Fatture in Cloud — autorizar cuenta, elegir dirección sync, habilitar entidades (empresas, productos/servicios, pedidos), mapear alícuotas. En presupuesto/pedido individual la pestaña Sincronización muestra si el registro está alineado o en error.

Mokapen no sustituye el ERP fiscal: centraliza CRM, oferta y transferencia de datos; la factura electrónica permanece en el software conectado salvo integración distinta.

Secciones relacionadas (comunes)

• Conexiones — oportunidades, pedidos, tareas, tickets vinculados al presupuesto.
• Adjuntos — pliegos, especificaciones técnicas adjuntas al registro.
• Actualizaciones — historial de cambios, envíos, comentarios.
• Etiquetas — clasificación y filtros.

Crear un presupuesto

1. Vaya a Ventas → Presupuestos → + Presupuesto (o desde oportunidad/contacto con «Crear y conectar»).
2. Complete título, cliente (contacto/empresa), pipeline/estado inicial, fechas de validez.
3. Sección Design: elija plantilla.
4. Añada artículos del catálogo o genéricos.
5. Complete condiciones económicas y remitente/destinatario si es necesario.
6. Guarde: se asigna el código de presupuesto si falta.
7. Vista previa → Enviar email o Descargar PDF al cliente.

Modificar un presupuesto

Modificación individual (panel)

1. Abra el panel del presupuesto (clic desde Kanban o Lista).
2. Modifique inline título, código de presupuesto, campos de datos, líneas artículos y textos condiciones económicas (icono lápiz donde disponible).
3. Actualice estado pipeline, etiquetas, privacidad y adjuntos desde la barra de acciones.
4. Guarde: automático campo por campo en el panel lateral; vista previa y descarga requieren guardado si cambió artículos, plantilla o textos CKEditor.

Avanzar desde Kanban

Arrastre la tarjeta entre columnas Kanban: el estado pipeline se actualiza automáticamente. Útil en reuniones comerciales y revisiones de ofertas.

Modificación masiva (vista Lista, Premium)

1. Cambie a vista Lista en la página Presupuestos.
2. Seleccione presupuestos con checkboxes.
3. Clic Modificar en la barra de acciones: responsable, estado, etiquetas, campos personalizados permitidos en masa.
4. Confirme para aplicar a todos los seleccionados.

Barra de acciones masivas también disponible: Clonar, Archivar, Eliminar.

Eliminar un presupuesto

Elimine presupuestos creados por error o duplicados de prueba. Prefiera Archivar si la oferta tiene historial útil (enviada, aceptada, conexiones con cliente u oportunidad) y no quiere perder la traza en contacto o empresa.

Eliminación individual

1. Abra el panel → Opciones (tres puntos) → Eliminar (elemento rojo).
2. Confirme en el modal.

Con Advanced Premium el presupuesto va a la papelera (página Presupuestos → Acciones → Papelera presupuestos). Desde allí puede Restaurar o Eliminar definitivamente. Si abre un presupuesto ya en la papelera, aparece banner Restaurar / Eliminar definitivamente.

En plan Free (sin Advanced Premium) la eliminación suele ser definitiva inmediatamente tras la confirmación, sin papelera — verifique los permisos de su organización.

Eliminación múltiple

1. Vista Lista → seleccione → Eliminar (botón rojo) → confirme.

Archivar un presupuesto

El archivo oculta presupuestos concluidos (aceptados, rechazados, caducados o no activos) del Kanban y vistas operativas, sin eliminarlos: conexiones, importes y pestaña Actualizaciones siguen consultables en contacto y empresa. Útil para pipeline limpia manteniendo historial comercial.

Archivar un presupuesto individual

1. Abra el panel → Opciones → Archivar (plan Medium) → confirme.

Archivar varios presupuestos / consultar archivo

• Múltiple: vista Lista → seleccione → Archivar en la barra de acciones.
• Consultar: Presupuestos → Acciones → Archivo presupuestos.
• Restaurar: desde archivo u Opciones → Restaurar en el panel.

Los presupuestos archivados no aparecen en el Kanban operativo pero siguen accesibles desde archivo, conexiones y reportes históricos.

Clonar un presupuesto

Duplique una oferta tipo (mismos artículos, adjuntos y condiciones) para variantes, renovaciones o nuevas negociaciones con el mismo cliente.

Clonación individual

1. Panel → Opciones → Clonar.
2. Modal: seleccione artículos, adjuntos, conexiones, comentarios a copiar.
3. Confirme; actualice título, fechas y código de presupuesto en el nuevo registro.

Clonación múltiple

1. Lista → seleccione → Clonar → opciones → confirme.

De presupuesto a pedido

Cuando el cliente acepta, cree un pedido vinculado: desde oportunidad ganada, desde presupuesto (acción «Crear pedido» / preparación pedido desde presupuesto) o manualmente vinculando el mismo cliente y artículos. El pedido recibe su propio código de pedido (véase guía Pedidos). Mantenga el presupuesto en conexiones para historial comercial.

Vistas

• Kanban — por fase pipeline; arrastrar y soltar.
• Lista — columnas configurables, ordenación, exportar, acciones masivas.

Configuración Presupuestos

Desde Configuración → Ventas → Presupuestos (admin): pipeline y estados, campos personalizados, diseño panel, columnas lista, descuentos. Desde Plantillas org: modelos de documento personalizados. Desde Impuestos org: alícuotas IVA usadas en artículos.

Informes Presupuestos

Sección Informes Presupuestos (Premium): panel por estado, pipeline, importes, márgenes, artículos más presupuestados, clientes. Respeta permisos org — solo ve registros autorizados. Para operación diaria use Kanban/Lista; para análisis periódico use informes y exportación.