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Guía de roles de usuario

Cada usuario en Mokapen pertenece a una o más organizaciones con un rol específico. El rol define lo que puedes ver, crear y configurar: no todos acceden a la configuración, no todos invitan a colegas, no todos gestionan facturación o seguridad. Esta guía resume los seis roles principales y los permisos crecientes de Guest a Admin.

Panorama de los roles

El sistema prevé 6 roles principales, con permisos crecientes:

1. Guest (Invitado) — acceso mínimo
2. Limited User (Usuario limitado) — acceso básico
3. User (Usuario) — acceso estándar
4. Member (Miembro) — acceso completo
5. Owner (Propietario) — acceso administrativo
6. Admin (Administrador) — acceso superadministrativo

1. Guest (Invitado)

Qué puede hacer

• Ver entidades a las que ha sido invitado explícitamente (p. ej. tareas, proyectos)
• Ver información limitada sobre actividades/proyectos asignados
• Recibir notificaciones relativas a las actividades asignadas

Qué no puede hacer

• Crear nuevas entidades (contactos, tareas, productos, etc.)
• Modificar datos de la organización
• Acceder a la configuración
• Ver la lista completa de usuarios, contactos u otras entidades
• Acceder a funcionalidades avanzadas

Ejemplos prácticos

• Puede ver una tarea asignada, pero no puede modificarla
• Puede ver un proyecto al que ha sido añadido como stakeholder, pero no puede añadir otros miembros
• No puede acceder al menú «Configuración» en la barra lateral

2. Limited User (Usuario limitado)

Qué puede hacer

• Ver y gestionar sus propias entidades (contactos, tareas, productos, etc.)
• Crear nuevas entidades (contactos, empresas, tareas, productos, pedidos, etc.)
• Ver la lista de usuarios y equipos (solo los de los que forma parte)
• Acceder a las funcionalidades básicas de las apps activas (Contactos, Ventas, Actividades, Tickets, etc.)
• Crear conexiones entre entidades

Qué no puede hacer

• Modificar la configuración de la organización
• Gestionar usuarios (invitar, eliminar, modificar roles)
• Crear o modificar equipos
• Acceder a la configuración de las apps (campos personalizados, columnas, etc.)
• Modificar las preferencias de la organización
• Gestionar la seguridad y las integraciones

Ejemplos prácticos

• Puede crear un nuevo contacto y asignárselo a sí mismo como owner
• Solo puede ver los equipos de los que forma parte en la sección «Usuarios y equipos»
• No puede modificar los campos personalizados en la sección Configuración
• Puede crear un pedido, pero no puede modificar la configuración de los productos

3. User (Usuario)

Qué puede hacer

• Todo lo que puede hacer un Limited User
• Invitar nuevos usuarios a la organización
• Gestionar usuarios (ver, modificar, eliminar)
• Crear y gestionar equipos
• Modificar la información de los usuarios

Qué no puede hacer

• Acceder a la configuración general de la organización
• Modificar la configuración de las apps (campos, columnas, etc.)
• Gestionar seguridad e integraciones
• Modificar las preferencias de la organización
• Acceder a la configuración de facturación y planes premium

Ejemplos prácticos

• Puede invitar a un nuevo colega y asignarle un rol
• Puede crear un equipo «Ventas» y añadir miembros
• Puede modificar el perfil de un usuario existente
• No puede modificar los campos personalizados de los contactos en la configuración
• No puede acceder a la sección «Seguridad» en la barra lateral

4. Member (Miembro)

Qué puede hacer

• Todo lo que puede hacer un User
• Acceder a la configuración de las apps (campos personalizados, columnas, vistas, etc.)
• Modificar la configuración de Contactos, Ventas, Actividades, Tickets, etc.
• Gestionar la importación de datos
• Modificar la información general de la organización
• Acceder a las funcionalidades avanzadas de las apps

Qué no puede hacer

• Gestionar la seguridad de la organización (contraseñas, autenticación de dos factores, etc.)
• Modificar las preferencias de las aplicaciones (qué apps están activas)
• Gestionar la facturación y los planes premium
• Gestionar la exportación de datos
• Acceder a integraciones avanzadas
• Eliminar la organización

Ejemplos prácticos

• Puede personalizar los campos de los contactos (añadir campos personalizados)
• Puede modificar las columnas visibles en la lista de productos
• Puede importar un archivo CSV de contactos
• Puede modificar el nombre y los detalles de la organización
• No puede cambiar el plan premium de la organización
• No puede modificar la configuración de seguridad

5. Owner (Propietario)

Qué puede hacer

• Todo lo que puede hacer un Member
• Gestionar la seguridad de la organización
• Modificar las preferencias de las aplicaciones (activar/desactivar apps)
• Gestionar la facturación y los planes premium
• Acceder a las integraciones
• Eliminar la organización
• Gestionar el whitelabel (si está disponible)

Qué no puede hacer

• Acceder a funcionalidades reservadas a los Admin (si existen)

Ejemplos prácticos

• Puede activar o desactivar la app «Ventas» en las preferencias
• Puede cambiar el plan de Free a Premium
• Puede configurar la integración con Fatture in Cloud
• Puede modificar la configuración de seguridad (política de contraseñas, 2FA, etc.)
• Puede eliminar la organización (con confirmación)

6. Admin (Administrador)

Qué puede hacer

• Todo lo que puede hacer un Owner
• Acceso completo a todas las funcionalidades
• Gestionar funcionalidades partner (si está disponible)
• Acceso a las funcionalidades Developer (si está disponible y con plan Large o superior)

Notas

En el sistema seed, Admin y Owner tienen los mismos permisos. La diferencia puede implementarse a nivel de lógica de negocio o para funcionalidades futuras.

Ejemplos prácticos

• Puede acceder a la sección «Partner» (si la organización es partner)
• Puede acceder a la sección «Developer» para API y webhooks (con plan Large o superior)
• Tiene acceso completo a todas las funcionalidades sin restricciones

Comparación rápida por funcionalidad

Notas importantes

• Los permisos pueden variar según el plan Premium de la organización (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Algunas funcionalidades requieren tanto el rol adecuado como el plan Premium necesario
• Los permisos a nivel de Team pueden limitar aún más el acceso a recursos específicos
• Las apps deben estar activadas en las preferencias de la organización para ser accesibles

Preguntas frecuentes

P: ¿Puede un Limited User modificar un contacto creado por otro usuario?

R: Depende de la configuración de privacidad y de los permisos específicos. Generalmente solo puede modificar las entidades de las que es owner o stakeholder.

P: ¿Puede un Member eliminar la organización?

R: No, solo Owner y Admin pueden eliminar la organización.

P: ¿Puede un User ver todos los usuarios de la organización?

R: Sí, un User puede ver la lista completa de usuarios, mientras que un Limited User solo ve los equipos de los que forma parte.

P: ¿Cuál es la diferencia entre Owner y Admin?

R: En el sistema base son equivalentes. Admin puede tener acceso a funcionalidades adicionales como Partner y Developer si están configuradas.