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Etiquetas

Las etiquetas son marcas de color compartidas a nivel de organización. Sirven para clasificar tareas, proyectos, contactos, tickets, oportunidades, citas y otras entidades con una semántica visual inmediata: urgencia, área de trabajo, fase comercial, canal, tipo de cliente. A diferencia de los campos estructurados, las etiquetas son ligeras de aplicar e ideales para filtrar, agrupar en Kanban y alinear al equipo en un vocabulario común.

Qué son y por qué usarlas en el CRM

Una etiqueta no sustituye conexiones ni campos obligatorios: las complementa. Ejemplos:

• Urgencia: «Urgente», «Bloqueante», «Baja prioridad».
• Fase o área: «Inicio cliente», «Renovación», «Error», «Solicitud de función».
• Canal o campaña: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Boca a boca».
• Segmentación de clientes: «Enterprise», «PYME», «Partner».

Con las etiquetas construyes vistas personales sin duplicar entidades: la misma lista de tareas, filtrada por «Urgente» en el daily stand-up, o agrupada por etiqueta en Kanban para ver la carga por área.

Etiquetas globales o dedicadas a un área

Cada etiqueta puede usarse de dos formas:

• Global (todas las entidades) — si no limitas la visibilidad, la etiqueta aparece en el menú de todas las fichas de la organización: tareas, proyectos, contactos, tickets, oportunidades, citas y otras entidades que soportan etiquetas. Ideal para clasificaciones transversales («Urgente», «Enterprise», «A devolver llamada») que deben valer en todas partes.
• Dedicada a una o más áreas — puedes limitar la etiqueta solo a ciertas entidades (solo tareas, solo tickets, solo oportunidades…). Así el menú de etiquetas permanece limpio en cada área: p. ej. «Nivel 1 / Nivel 2 / Nivel 3» solo en tickets, o «Design / Desarrollo / QA» solo en tareas, sin saturar el directorio de contactos.

La elección se configura en la página Etiquetas de ajustes (ver abajo) o al editar una etiqueta: campo Visible en. Dejar vacío = etiqueta global; seleccionar una o más entidades = etiqueta dedicada a esas áreas.

Diseñar el sistema de etiquetas

Antes de crear decenas, conviene definir una taxonomía con el equipo:

• Pocas etiquetas multiuso (5–15) valen más que cientos de marcas únicas.
• Colores coherentes: rojo = urgencia, azul = en espera del cliente, verde = completado internamente.
• Documentad el significado (p. ej. página interna o guía del equipo): ¿qué distingue «En curso» de «En revisión»?
• Usad etiquetas globales para lo que sirve en todas partes; etiquetas dedicadas para vocabulario específico de un departamento o módulo.

Asignar una etiqueta a una entidad

1. Abre la ficha (modal o página completa).
2. En la barra superior, clic en el icono etiqueta.
3. Se abre el menú con el listado de etiquetas disponibles para esa entidad y un campo de búsqueda.
4. Clic en la etiqueta deseada: aparece como badge de color bajo el título (pestaña Datos) y permanece visible en Kanban y listas donde corresponda.
5. Puedes asignar varias etiquetas a la misma entidad.

Para quitar una etiqueta de la ficha, clic en la X del badge — la etiqueta sigue disponible para otras fichas.

Crear una nueva etiqueta desde la ficha

Requiere permisos de miembro de la organización.

1. Icono etiqueta → en el campo búsqueda escribe un nombre aún no presente en el listado.
2. Aparece la opción Nueva etiqueta con «…»: abre el submenú y elige el color de la paleta (fondo, texto y borde se actualizan en vista previa).
3. Confirma: la etiqueta se crea para la organización y se aplica de inmediato a la entidad actual. Por defecto es global (visible en todas las entidades); para limitarla a un área usa la página de ajustes descrita abajo.

Las etiquetas creadas son visibles de inmediato para los compañeros en el menú de etiquetas de sus respectivas fichas (respetando ámbito global o dedicado).

Página de ajustes Etiquetas

Para gestionar todas las etiquetas de la organización en un solo lugar — nombre, color, visibilidad por entidad y orden en el menú — abre la página dedicada:

• Ajustes → Directorio → pestaña/tarjeta Etiquetas, o
• desde los ajustes de Tareas, Tickets, Ventas y otras áreas que muestran la misma pestaña Etiquetas, o
• desde el menú lateral de la organización, entrada Etiquetas (si está disponible en tu perfil).

La página muestra una tabla con todas las etiquetas: vista previa de color, columna Visible en («Todas las entidades» o el listado de áreas dedicadas), autor y fecha de creación.

Ordenar las etiquetas

Arrastra las filas con el icono barra a la izquierda para definir el orden en que aparecen en el menú al asignar una etiqueta. Coloca las más usadas arriba. Al terminar clic en Guardar al pie de la página: el orden se aplica a toda la organización.

Editar una etiqueta desde la página

Clic en una fila de la tabla: se abre el modal de edición. Puedes cambiar:

• Título de la etiqueta (se actualiza en todas las fichas que la usan).
• Color desde la paleta.
• Visible en: dejar vacío para etiqueta global, o seleccionar una o más entidades para limitarla a ese área de trabajo.

Guarda en el modal. Para eliminar una etiqueta usa el botón rojo del modal: la etiqueta desaparece de todas las fichas que la usaban (confirmación requerida).

Editar o eliminar desde el icono lápiz del menú

Desde el menú de etiquetas en la ficha de una entidad, los miembros autorizados ven el icono lápiz junto a cada etiqueta existente:

• Editar: abre el mismo modal que la página de ajustes (nombre, color, visibilidad). El cambio se propaga a todas las entidades que usan esa etiqueta.
• Eliminar: quita la etiqueta de la organización. Usar con cautela en etiquetas históricas.

Filtrar y agrupar

• Kanban tareas / proyectos (plan Large): menú Agrupar por → Etiqueta — cada columna es una etiqueta, ideal para tableros por área o prioridad. Ver guía Tareas → Vistas.
• Filtros avanzados (plan Large): condición sobre el campo Etiqueta con uno o más valores — p. ej. todos los tickets con etiqueta «Error» y «Producción».
• Listas y vistas guardadas: combina etiquetas con responsable, fecha límite o conexiones para vistas operativas (p. ej. «Mis tareas urgentes del cliente X»).

Procesos y buenas prácticas

• Clasificación de tickets: etiquetas «Nivel 1 / Nivel 2 / Nivel 3» solo en tickets; Kanban agrupado por etiqueta para repartir carga.
• Pipeline comercial: etiquetas «Caliente / Tibio / Frío» en oportunidades, además de la fase; filtros para las llamadas semanales.
• Entrega de proyectos: etiquetas «Design / Desarrollo / QA» solo en tareas; stand-up filtrado por etiqueta de tu stream.
• Limpieza periódica: revisar etiquetas duplicadas o sin uso desde la página de ajustes; alinear colores tras un rebranding.

Las etiquetas describen cómo clasificar; las Conexiones describen quién y qué está vinculado. Úsalas juntas para un CRM legible y filtrable.