La Guida di Mokapen

Guida alle Fatture

Una fattura è il documento fiscale che chiude il ciclo commerciale: elenca cosa hai venduto, a chi, con quali imposte e quando va pagata. In Mokapen la fattura non è un PDF isolato in una cartella. È un record vivo nel CRM, collegato a contatto e azienda, con articoli dallo stesso catalogo di preventivi e ordini, pagamenti tracciati e campi di fatturazione elettronica del paese della tua organizzazione.

Questa guida ti accompagna nell'uso quotidiano: emettere una fattura da un ordine (o da zero), registrare gli incassi, generare il PDF, inviarlo al cliente e tenere sotto controllo cosa è ancora aperto. Trovi anche tipi documento (nota di credito, nota di debito, proforma), pipeline e impostazioni di fatturazione elettronica — sono nelle sezioni dedicate, ma non devi toccare nulla per iniziare: i default funzionano subito.

L'area fatture è nel menu Vendite → Fatture, subito dopo gli ordini. Richiede il piano Large con l'app Vendite attiva e le aliquote fiscali configurate a livello organizzazione (una volta sola, in Impostazioni → Vendite → Tasse).

Come le fatture si incastrano nel resto del lavoro

Prima dei dettagli della scheda, è utile capire dove sta la fattura nel flusso — perché è questo che ti fa usare Mokapen invece di combatterci.

Nel percorso tipico, un cliente entra come contatto. Quando emerge un'occasione concreta apri un'opportunità. Se serve una proposta formale prepari il preventivo; quando il cliente accetta, il preventivo diventa ordine — l'impegno economico. La fattura è il passo successivo: lo stesso cliente, gli stessi articoli, gli stessi importi, ma ora è il documento fiscale da emettere, inviare e incassare.

Puoi saltare passaggi: non tutti emettono fattura solo dagli ordini (una prestazione già concordata, un canone ricorrente, una nota di credito su una fattura precedente). L'importante è che la fattura eredita e alimenta il resto: se nasce da un ordine, articoli, destinatario, sconti e condizioni si copiano; se la apri dalla scheda azienda, indirizzo e dati fiscali si compilano da soli. I pagamenti restano sulla fattura, visibili anche dallo storico del cliente.

Il vantaggio pratico: quando fra sei mesi qualcuno del team apre il contatto, vede offerte, ordini e fatture insieme — quali sono emesse, inviate, scadute o pagate, con che importi. Nessun file Excel condiviso, nessuna cartella «fatture 2026» da cercare.

Casi applicativi

• Consulenza: fattura da ordine o diretta, righe servizio a ore/giornata, scadenze e pagamenti parziali nel blocco pagamenti, PDF brandizzato.
• Rivendita prodotti: articoli da catalogo con prezzo e IVA; sconto cliente automatico se configurato sull'azienda.
• Nota di credito / nota di debito: stesso cliente e riferimento alla fattura originale; le righe restano collegate, lo storico è unico.
• Proforma o ricevuta: stesso editor e catalogo, tipo documento diverso — utile prima dell'emissione definitiva o per incassi fuori fattura.
• Fatturazione elettronica per paese: i campi fiscali arrivano dal pack del paese (quello dell'organizzazione, con override in Impostazioni fatture). Non sono costanti italiane incollate nel CRM: se cambi paese, cambiano le regole.

La pagina Fatture: da dove parti ogni giorno

Quando entri in Vendite → Fatture ti trovi davanti la bacheca Kanban: una lavagna divisa in colonne, dove ogni colonna è una fase (Bozza, Emessa, Inviata, Scaduta, Pagata, Stornata, Annullata — personalizzabili). Ogni fattura è una card nella colonna del suo stato. Il colpo d'occhio ti dice subito quante aspettano invio, quante sono scadute, quanto hai già incassato.

Questa è la vista giusta per il lavoro quotidiano: apri Mokapen la mattina, guardi Emessa — da spedire al cliente. Guardi Inviata — in attesa di pagamento. Guardi Scaduta — da sollecitare. La colonna Pagata mostra gli incassi del periodo, con l'importo totale in cima alla colonna.

In alto trovi due strumenti che userai molto: il selettore pipeline (se hai processi diversi — es. B2B vs canoni) e il pulsante Filtri. I filtri restringono la vista: solo un cliente, oltre una certa cifra, di un commerciale, con una certa etichetta, solo note di credito. Se applichi spesso la stessa combinazione, la salvi come filtro salvato.

Quando devi avanzare una fattura di fase, non serve aprirla: trascini la card da «Emessa» a «Inviata» e lo stato si aggiorna. È il modo veloce durante le riunioni o al mattino quando fai il giro degli insoluti.

Il pulsante + Fattura in alto a destra apre l'editor per crearne una nuova — vedi «Creare una fattura» più avanti. Il modo più pulito resta partire dall'ordine con + Crea e connetti, così non ridigiti le righe.

Pagine e visualizzazioni

La pagina Fatture offre due modalità sugli stessi dati. Filtri e pipeline attiva restano gli stessi quando passi dall'una all'altra.

Vista Kanban (predefinita)

Una lavagna divisa in colonne: ogni colonna è una fase, ogni fattura è una card. In cima a ogni colonna vedi conteggio e importo totale. Per avanzare trascini la card: lo stato si aggiorna senza aprire la scheda.

Vista Lista

Una tabella: una riga per fattura, colonne configurabili (codice, cliente, importo, stato, tipo documento, responsabile, data, etichette). Ordini cliccando sull'intestazione — utile per trovare gli importi più alti o le scadenze — e selezioni più righe per le azioni in massa: responsabile, etichette, archivio, export CSV.

Quale usare, come e quando

Regola empirica: Kanban per lavorare (avanzare, aprire, commentare, fare il punto sugli insoluti), Lista per revisionare e correggere (numeri, scadenze, modifiche massive, export). Passi dall'una all'altra con il selettore in alto a destra.

La scheda della fattura

Quando clicchi su una card (o su una riga della Lista), la fattura si apre. Se hai un piano Premium puoi passare alla pagina intera con l'icona di espansione — comoda su documenti lunghi o con molti pagamenti.

In cima trovi il codice fattura (es. #12-2026) e il titolo. Il codice è il progressivo che identifica il documento e compare sul PDF. Il titolo è la descrizione interna («Manutenzione annuale 2026 — Acme»): serve a te per riconoscerla, non è il numero fiscale.

Sotto il titolo c'è la barra azioni: stato pipeline, privacy, etichette, allegati, note. C'è Copia link per il riferimento interno e il menu Opzioni (tre puntini): Clona, Archivia, Elimina.

Il pulsante + Crea e connetti crea al volo un task («sollecito venerdì»), un appuntamento, una nota di credito collegata, o qualsiasi altra entità. Il collegamento è automatico — lo ritrovi sulla fattura e sulla scheda cliente.

Il resto della scheda è organizzato in blocchi: destinatario e mittente, dati commerciali, tipo documento, articoli, totali, pagamenti, design, condizioni, fatturazione elettronica del paese, connessioni. Li vediamo uno per uno.

Il codice fattura: numerazione automatica (e come cambiarla)

Ogni fattura ha un codice univoco: lo usi internamente (Kanban, elenchi, connessioni) e compare sul PDF come riferimento documento.

Mokapen lo genera al primo salvataggio se non ne hai uno: progressivo dell'anno + anno, formato NUMERO-ANNO. La prima fattura del 2026 è 1-2026, la seconda 2-2026. Ogni 1° gennaio il contatore riparte da 1. Se sposti la data in un altro anno, il codice si riallinea a quell'anno.

Puoi impostare il codice a mano: clic sul codice, scrivi, salvi. Serve se importi da un sistema precedente o se il commercialista chiede un prefisso (FT-2026-005). I codici fuori dallo schema NUMERO-ANNO non avanzano il progressivo automatico: la prossima fattura automatica userà il prossimo numero libero della sequenza Mokapen, non FT-2026-006.

Attenzione ai duplicati: se forzi lo stesso codice a mano, Mokapen non ti blocca. In team conviene lasciare la numerazione automatica e intervenire solo quando serve davvero.

Destinatario e mittente: chi compra e chi fattura

La fattura ha due facce in alto sul PDF: il mittente (la tua organizzazione) e il destinatario (il cliente).

Il mittente si precompila dalle impostazioni dell'organizzazione: nome, indirizzo, partita IVA, email, logo. Se i dati org sono a posto, ogni fattura li ha già. Puoi modificarli sul singolo documento per un caso particolare (una filiale).

Il destinatario lo imposti tu. Selezionando un'azienda, Mokapen carica nome, indirizzo, partita IVA, email e telefono. Se colleghi anche un contatto, nome e email diventano il riferimento per l'invio. Se il cliente non è in rubrica, digitando il nome puoi crearlo al volo con i dati minimi della fattura.

Se l'azienda ha uno sconto dedicato in anagrafica, viene applicato alle righe come su preventivi e ordini. Non devi ricordartelo tu.

Tipo documento: fattura, note, proforma

Non ogni documento fiscale è una fattura di vendita. Nella scheda (e nel tab di fatturazione elettronica del paese) scegli il tipo documento:

• Fattura — il default: vendita o prestazione da incassare.
• Nota di credito — storno totale o parziale di una fattura già emessa. Colleghi la fattura originale: restano nello stesso storico cliente.
• Nota di debito — integrazione a una fattura già emessa (conguaglio, addebito extra).
• Proforma — documento di cortesia / anteprima, stessa struttura, senza valenza di fattura definitiva.
• Ricevuta — incasso fuori dal ciclo fattura, stesso editor e catalogo.

Il tipo guida anche i campi del pack elettronico (es. tipo documento fiscale del paese) e, per le note, il riferimento al documento originario. Cambia il tipo prima di emettere: dopo, lo storico e i report restano coerenti se non mescoli i significati.

Articoli: costruire il documento economico

Gli articoli sono il cuore della fattura: le stesse cinque tipologie di preventivi e ordini, lo stesso catalogo, gli stessi calcoli di IVA, sconti, margine. Se la fattura nasce da un ordine, le righe ci sono già — controlli e salvi.

Quando clicchi + Articolo scegli il tipo di riga:

• Servizio — dal catalogo Servizi. Prezzo, IVA, codice e descrizione si precompilano; puoi adattarli sulla riga senza toccare il catalogo.
• Prodotto — uguale, dal catalogo Prodotti.
• Articolo generico — riga libera, senza catalogo («Trasferta», «Setup una tantum»).
• Articolo generico % — percentuale del netto delle righe precedenti (sconto fedeltà −10%, urgenza +15%). Si ricalcola in tempo reale.
• Articolo % solo testo — etichetta sul documento senza toccare i totali.

Cosa scrivi in ogni riga

• Titolo e nota — quello che il cliente legge sul PDF.
• Quantità e prezzo unitario — fanno il totale riga.
• Aliquota IVA — dalle tasse dell'organizzazione. Senza almeno un'aliquota non crei articoli.
• Sconto riga — 0–100% sulla singola voce.
• Costo unitario — interno, per margine e markup; non finisce sul PDF.

Prezzi netti o lordi

L'interruttore «Usa prezzi lordi» vale per tutto il documento. Netti (default, B2B): scrivi 100 € + IVA 22% = 122 €. Lordi (B2C): scrivi 122 € e Mokapen scorpora. Non puoi mescolare righe nette e lorde nello stesso documento.

Sconti: tre livelli in cascata

Come su preventivi e ordini, gli sconti non si sommano: si applicano in sequenza. Esempio su 1.000 € netti, 10% sconto cliente, 5% sconto riga, 3% sconto documento: 1.000 → 900 → 855 → 829,35, poi l'IVA. Il blocco totali mostra ogni livello. Lo sconto documento si abilita da «Aggiungi sconto» sotto gli articoli. Dettagli nella guida Sconti.

Le righe si trascinano per l'ordine del PDF. Modifica e cestino sulla riga; i totali (netto, sconti, imposte per aliquota, lordo) si ricalcolano subito. Margine e markup restano interni.

Pagamenti: registrare gli incassi

Il blocco Pagamenti è quello che distingue la fattura da preventivo e ordine: qui segni cosa è davvero arrivato. Appare sulla scheda dopo il primo salvataggio (serve l'id della fattura). Su una fattura nuova, prima salva, poi registra gli incassi.

Ogni riga pagamento ha:

• Data — quando è arrivato l'incasso (default oggi).
• Importo e valuta — la valuta segue il documento.
• Metodo — bonifico, carta, contanti, o il metodo già indicato in fattura.
• Riferimento — CRO, id transazione, numero assegno: quello che ti serve per riconciliare.

Aggiungi con + Pagamento, togli con l'icona cestino sulla riga. Puoi spezzare l'incasso: acconto oggi, saldo a 30 giorni, due metodi diversi. Il totale pagato in scheda ti dice quanto manca rispetto al lordo.

Quando l'importo coperto coincide con il totale (o lo consideri chiuso), sposti la card in Pagata — dal Kanban o dallo stato in scheda. I pagamenti restano nello storico anche se in seguito emetti una nota di credito.

Il design del documento: modelli PDF

Il PDF parte da un modello: impaginazione, colori, logo, tabella articoli, firma. Nel blocco Design scegli quale usare. Mokapen include i modelli di sistema Standard 1–4; l'organizzazione può crearne di personalizzati nell'area Modelli, di tipo Fattura, con condizioni economiche precaricate e un modello predefinito per i nuovi documenti.

Cambiando modello su una fattura esistente e salvando, anteprima e download usano il nuovo layout — articoli, prezzi e pagamenti restano invariati.

Condizioni economiche

Nel blocco Documento l'editor ricco delle condizioni: termini di pagamento («30 giorni data fattura»), coordinate bancarie, riferimenti d'ordine, note legali. Se il modello le precarica, parti da lì. Il testo finisce sul PDF sotto la tabella articoli.

Anteprima, download e invio al cliente

Quando la fattura è pronta — articoli, condizioni, cliente, tipo documento — la consegni in tre modi.

Anteprima

Il pulsante Anteprima mostra il PDF A4 come lo vedrà il cliente. Usala sempre prima di inviare: titolo tagliato, IVA sbagliata, logo. L'anteprima riflette lo stato salvato: se hai appena cambiato le righe, salva e riprova.

Download: PDF o Word

Download offre PDF (consegna standard; nome file NomeMittente - Codice.pdf) e Word (docx) se devi ritoccare fuori dal sistema. Le modifiche sul Word non tornano in Mokapen.

Invio email

Invia email apre il modale: destinatario precompilato dal contatto/azienda, più indirizzi separati da punto e virgola, mittente dalle connessioni SMTP (altrimenti indirizzo di sistema). Oggetto tipo «Fattura {codice}», corpo modificabile. Opzioni: Allega documento PDF (default) e Ricevi copia BCC. L'invio finisce nella timeline della fattura (data, destinatari). Poi trascini la card in Inviata.

A differenza del preventivo, la fattura non ha accettazione online con OTP: è un documento già emesso, non un'offerta da firmare.

Fatturazione elettronica per paese

Mokapen è pronto per più paesi: le regole fiscali non sono scritte nel codice come costanti di un solo mercato. Ogni paese ha un pack (campi, valori ammessi, tipi documento, default). Il paese di default è quello dell'organizzazione; in Impostazioni → Vendite → Fatture puoi cambiarlo se emetti con un profilo diverso.

Sulla fattura il blocco di fatturazione elettronica mostra i campi del pack attivo: tipo documento fiscale, natura / esenzioni, regime, e quanto serve al canale del paese. I valori si precompilano da: documento → impostazioni organizzazione → default del pack. Compilali con cura prima di considerare la fattura emessa: sono gli stessi dati che userà l'invio elettronico quando il canale del paese è attivo.

Se il paese dell'organizzazione non ha ancora un pack, vedi l'avviso che la fatturazione elettronica non è disponibile per quel paese: puoi comunque emettere il documento CRM, PDF e pagamenti. I pack si estendono nel tempo; l'Italia usa il profilo Fattura elettronica (campi SDI) sull'organizzazione e sulla singola fattura.

Per le note di credito e debito il pack può chiedere il riferimento alla fattura originaria: scegli il documento collegato dallo stesso cliente. Senza riferimento lo storico resta spezzato.

L'invio al sistema nazionale (es. SDI in Italia) si prepara su questi campi e sulle impostazioni org. Quando il canale di invio è abilitato per la tua organizzazione, parti da una fattura completa: destinatario con dati fiscali, righe, tipo documento, pack compilato. Fino ad allora lavora su PDF, email e pagamenti — il documento resta valido nel CRM.

Chi usa ancora Fatture in Cloud dagli ordini può continuare: dettagli nella guida Fatture in Cloud. Le fatture native Mokapen e il sync FIC sono due strade; non mescolarle sullo stesso documento senza una regola chiara in team.

Creare una fattura

Due modi, e la scelta cambia quanto lavoro fai.

• Da un ordine (consigliato) — apri l'ordine evaso o da fatturare, + Crea e connetti → Fattura. Cliente, articoli, sconti e condizioni si copiano. Controlli data, tipo documento, pack elettronico, salvi. L'ordine resta e resta collegato.
• Da preventivo o scheda cliente — stesso + Crea e connetti, se non passi dall'ordine. Destinatario e sconto dedicato si precompilano.
• Modo diretto — + Fattura dalla pagina Fatture. Va bene per una nota di credito, un canone, una prestazione senza ordine. Crei anagrafica al volo se manca.

In tutti i casi la sequenza è la stessa:

1. Titolo chiaro («Manutenzione 2026 — Acme Srl»).
2. Destinatario, mittente, tipo documento.
3. Modello PDF o default org.
4. Articoli (già copiati se arrivi dall'ordine).
5. Condizioni economiche e, se serve, campi del pack elettronico.
6. Responsabile e date (emissione, scadenza).
7. Salva: arriva il codice progressivo. Poi anteprima, invio o primo pagamento.

Non serve che tutto sia perfetto al primo salvataggio. Dopo l'invio al cliente, se cambi le righe rimanda il PDF: il cliente ha già una versione in mano.

Modificare una fattura

Modifica in scheda

Apri e modifica dove serve: titolo, campi, righe, condizioni, pagamenti. In scheda laterale i campi si salvano uscendo dal focus; in pagina intera clicchi Salva sul blocco. Salva prima di anteprima o invio.

Avanzare lo stato dal Kanban

Se cambi solo la fase (emessa, inviata, pagata, scaduta), trascina la card. Gli stati terminali (100% Pagata, 0% Stornata/Annullata) verso altri stati li possono cambiare i membri dell'organizzazione — protezione per non riaprire documenti chiusi.

Modifica massiva dalla Lista

Lista → filtra → checkbox → Modifica: responsabile, stato, etichette, campi semplici. Non articoli né pagamenti (sono del singolo documento). Stessa barra: Clona, Archivia, Elimina.

Clonare una fattura

Canone mensile, stessa struttura per clienti diversi: non ricreare da zero. Scheda → Opzioni → Clona. Porti articoli e, a scelta, allegati, connessioni, commenti, timeline. Nuovo codice progressivo, suffisso nel titolo, destinatario da reimpostare. L'originale non si tocca.

Dalla Lista puoi clonare più fatture insieme: stesse opzioni, una volta sola.

Archiviare una fattura

Anche pagata o stornata, la fattura resta storia fiscale e commerciale. L'archivio la toglie da Kanban e Lista attivi ma la conserva: resta sulla scheda cliente e nei report. La ritrovi in Fatture → Azioni → Archivio fatture. Singola: Opzioni → Archivia. Multipla: Lista → Archivia. Per rimetterla in circolo: archivio → Opzioni → Ripristina.

Archivia se il documento è successo (inviato, pagato, collegato a un ordine). Elimina se è un errore o un test.

Eliminare una fattura

Elimina solo bozze sbagliate o duplicati di test. Se ha numero, è stata inviata o ha pagamenti, archivia.

Scheda → Opzioni → Elimina → conferma. Con Premium avanzato va nel cestino (Fatture → Azioni → Cestino): da lì Ripristina o Elimina definitivamente. Sul piano senza cestino l'eliminazione è in genere definitiva dopo la conferma. Dalla Lista: selezione → Elimina.

Dall'ordine alla fattura

L'ordine è l'impegno, la fattura è il documento fiscale. Il passaggio naturale è + Crea e connetti → Fattura dall'ordine (o dalla colonna «Da fatturare» degli ordini, quando usi quella fase). Articoli, cliente, importi e condizioni si copiano; ordine e fattura restano entrambi, collegati in Connessioni. Dalla scheda cliente vedi «ordine aprile, fattura aprile, pagata a maggio» senza scrivere nulla a mano.

Puoi fatturare in più documenti lo stesso ordine (SAL, acconto + saldo) creando più fatture collegate: adatta le righe su ciascuna. Per i dettagli sull'ordine vedi la guida Ordini; per l'offerta a monte la guida Preventivi.

Pipeline e stati

La pipeline è il percorso della fattura. Fuori dal box c'è una pipeline con gli stati tipici del ciclo fiscale:

• Bozza (10%) — in preparazione, non emessa.
• Emessa (40%) — numerata, pronta da inviare.
• Inviata (60%) — il cliente ce l'ha, aspetti l'incasso.
• Scaduta (80%) — oltre la scadenza, da sollecitare.
• Pagata (100%) — incassata.
• Stornata (0%) — chiusa con nota di credito.
• Annullata (0%) — non valida, senza storico di incasso utile.

Le percentuali alimentano la barra sulle card e i report (aperto / vinto / perso). Personalizzi stati e pipeline in Impostazioni → Vendite → Fatture → Pipeline e stati: rinomina, riordina, progresso 0–100%, più pipeline (B2B vs canoni), visibilità per team. Usa 100% solo per «pagata / chiusa ok» e 0% solo per chiusure definitive, così i volumi nei report restano credibili.

Sezioni collegate

• Connessioni — ordine, preventivo, nota di credito, task di sollecito, ticket. Bidirezionali.
• Allegati — DDT, contratti, evidenze di bonifico.
• Aggiornamenti — timeline: creazione, modifiche, email, pagamenti.
• Etichette — «Sollecito», «Canone», «PA», quello che ti serve per filtrare.

Impostazioni Fatture

Accessibili ad admin e owner in Impostazioni → Vendite → Fatture:

• Pipeline e stati — fasi, progresso, più pipeline.
• Fatturazione elettronica — paese (default: paese org), campi del pack, default che si copiano sulle nuove fatture (regime, tipo documento fiscale, e quanto il pack espone).
• Campi della scheda — ordine, obbligatori, campi personalizzati (CIG, CUP, codice commessa).
• Colonne lista — anche da Lista → Azioni → Modifica colonne.

Fuori dall'area fatture, ma necessari: Aliquote fiscali (Impostazioni → Vendite → Tasse) e Modelli documento (menu Modelli, tipo Fattura).

Report Fatture

Kanban e Lista servono per il singolo documento. Per l'andamento — emesso nel trimestre, insoluti, chi paga, quali articoli fatturi, margine — ci sono i report, dalla pagina Report Fatture (piano Premium / Large).

Le viste più utili:

• Importi aperti, incassati, persi — gauge su cosa è ancora da riscuotere, cosa è pagato, cosa è stornato/annullato.
• Importo medio — ticket medio del periodo.
• Margine e markup — se hai i costi sulle righe.
• Distribuzione per stato e pipeline — colli di bottiglia (tante «Inviata» o «Scaduta»).
• Tipo documento — fatture vs note di credito vs proforma.
• Articoli più fatturati e costo articoli.
• Per responsabile, contatto, azienda — chi emette e chi compra.

I report rispettano i permessi: ogni utente vede solo le fatture a cui ha accesso. Filtra, apri il dettaglio, scarica i grafici per le riunioni — più veloce di dieci fogli export.