Руководство Mokapen

Руководство по счетам

Счёт — это налоговый документ, который завершает цикл продаж: что вы продали, кому, с какими налогами и когда наступает срок оплаты. В Mokapen счёт — не PDF в папке. Это живая запись в CRM, связанная с контактом и компанией, со строками из того же каталога, что у коммерческих предложений и заказов, с учётом платежей и полями электронного счёта из пакета страны вашей организации.

Это руководство проведёт через повседневную работу: выставить счёт из заказа (или с нуля), зарегистрировать поступления, сформировать PDF, отправить клиенту и видеть, что ещё открыто. Вы также найдёте типы документов (кредит-нота, дебет-нота, проформа), воронки и настройки электронного счёта — они в отдельных разделах, но для старта ничего менять не нужно: значения по умолчанию работают сразу.

Раздел счетов находится в меню Продажи → Счета, сразу после заказов. Требуется план Large с активным приложением Продажи и налоговыми ставками на уровне организации (один раз, в Настройки → Продажи → Налоги).

Как счета вписываются в остальную работу

Перед деталями карточки полезно увидеть, где счёт стоит в процессе — это помогает использовать Mokapen, а не бороться с ним.

В типичном пути клиент появляется как контакт. Когда возникает конкретная возможность, вы открываете сделку. Если нужно формальное предложение, готовите коммерческое предложение; когда клиент принимает, предложение становится заказом — коммерческим обязательством. Счёт — следующий шаг: тот же клиент, те же позиции, те же суммы, теперь как налоговый документ для выставления, отправки и получения оплаты.

Шаги можно пропускать: не все выставляют счета только из заказов (согласованная работа, регулярный платёж, кредит-нота к предыдущему счёту). Важно, что счёт наследует и питает всё остальное: если он из заказа, копируются позиции, получатель, скидки и условия; если открываете из карточки компании, адрес и налоговые данные заполняются сами. Платежи остаются на счёте и видны в истории клиента.

Практическая выгода: через полгода любой в команде, открыв контакт, видит предложения, заказы и счета вместе — какие выставлены, отправлены, просрочены или оплачены и на какие суммы. Без общей таблицы, без папки «счета 2026» для поиска.

Сценарии использования

• Консалтинг: счёт из заказа или напрямую, строки услуг по часам/дням, сроки и частичные платежи в блоке платежей, фирменный PDF.
• Перепродажа товаров: позиции каталога с ценой и НДС; автоматическая скидка клиента, если задана на компании.
• Кредит-нота / дебет-нота: тот же клиент и связь с исходным счётом; строки остаются связанными, история в одном месте.
• Проформа или квитанция: тот же редактор и каталог, другой тип документа — полезно до финального выставления или для поступлений вне цикла счёта.
• Электронный счёт по стране: налоговые поля из pack страны (страна организации, с переопределением в настройках счетов). Это не зашитые итальянские константы в CRM: сменили страну — сменились правила.

Страница Счета: откуда начинается каждый день

Открыв Продажи → Счета, вы попадаете на доску Kanban: столбцы для каждого этапа (Черновик, Выставлен, Отправлен, Просрочен, Оплачен, Сторнирован, Отменён — все настраиваются). Каждый счёт — карточка в своём столбце. Сразу видно, сколько ждут отправки, сколько просрочено и сколько уже получено.

Это ежедневный вид: утром открываете Mokapen, смотрите Выставлен — готовы к отправке. Смотрите Отправлен — ждёте оплату. Смотрите Просрочен — напомнить. Столбец Оплачен показывает поступления за период с итогом сверху.

Сверху часто используются два инструмента: селектор воронки (если разные процессы — B2B vs. абоненты) и Фильтры. Фильтры сужают доску: один клиент, выше суммы, один ответственный, метка, только кредит-ноты. Частую комбинацию сохраните как сохранённый фильтр.

Чтобы сменить этап, не нужно открывать счёт: перетащите карточку с Выставлен на Отправлен — статус обновится. Быстро на совещании или утром при обходе просроченных.

Кнопка + Счёт справа сверху открывает редактор — см. «Создать счёт» ниже. Самый чистый путь — начать с заказа через + Создать и связать, чтобы не переписывать строки.

Страницы и представления

Страница Счета даёт два вида одних данных. Активные фильтры и воронка сохраняются при переключении.

Вид Kanban (по умолчанию)

Доска столбцов: каждый столбец — этап, каждый счёт — карточка. В заголовке столбца — количество и сумма. Чтобы продвинуть, перетащите карточку — статус обновится без открытия записи.

Вид списка

Таблица: одна строка на счёт, настраиваемые столбцы (код, клиент, сумма, статус, тип документа, ответственный, дата, метки). Сортировка по заголовку — удобно для крупных сумм или сроков — и выбор строк для массовых действий: ответственный, метки, архив, экспорт CSV.

Что когда использовать

Правило: Kanban для работы (перемещение, открытие, комментарии, обход просроченных), Список для проверки и правок (цифры, сроки, массовое редактирование, экспорт). Переключение — элементом справа сверху.

Карточка счёта

Щёлкните карточку Kanban (или строку списка), чтобы открыть счёт. На плане Premium можно перейти на полную страницу иконкой разворота — удобно для длинных документов или многих платежей.

Сверху видны код счёта (напр. #12-2026) и заголовок. Код — порядковый номер на PDF. Заголовок — внутренняя метка («Годовое обслуживание 2026 — Acme»): помогает узнать запись; это не налоговый номер.

Под заголовком панель действий: статус воронки, конфиденциальность, метки, файлы, заметки. Копировать ссылку — внутренняя ссылка. Меню Опции (три точки): Клонировать, Архивировать, Удалить.

+ Создать и связать создаёт задачу («напомнить в пятницу»), встречу, связанную кредит-ноту или другую сущность. Связь автоматическая — она на счёте и на карточке клиента.

Остальное карточки — блоки: получатель и отправитель, коммерческие данные, тип документа, позиции, итоги, платежи, оформление, условия, электронный счёт по стране, связи. Разберём по порядку.

Код счёта: автоматическая нумерация (и как изменить)

У каждого счёта уникальный код: вы используете его внутри (Kanban, списки, связи), он на PDF как ссылка на документ.

Mokapen генерирует его при первом сохранении, если вы не задали свой: последовательность года + год, формат НОМЕР-ГОД. Первый счёт 2026 — 1-2026, второй — 2-2026. 1 января счётчик снова с 1. Перенесёте дату в другой год — код подстроится под тот год.

Можно задать код вручную: щёлкните код, введите, сохраните. Полезно при импорте из старой системы или если бухгалтер просит префикс (INV-2026-005). Коды вне НОМЕР-ГОД не двигают автоматический счётчик: следующий автоматический счёт возьмёт следующий свободный номер Mokapen, не INV-2026-006.

Следите за дубликатами: принудительно тот же код — Mokapen не заблокирует. В команде лучше оставить автонумерацию и вмешиваться только когда нужно.

Получатель и отправитель: кто покупает и кто выставляет счёт

У счёта две стороны вверху PDF: отправитель (ваша организация) и получатель (клиент).

Отправитель предзаполняется из настроек организации: название, адрес, ИНН/VAT, email, логотип. Если данные org полные, каждый счёт их уже имеет. Можно изменить на одном документе для исключения (филиал).

Получателя задаёте вы. Выбрав компанию, Mokapen подгружает название, адрес, ИНН/VAT, email и телефон. Если связан и контакт, его имя и email — для отправки. Клиента ещё нет в справочнике — введите имя и создайте с минимальными данными со счёта.

Если у компании выделенная скидка в записи, она применяется к строкам как в предложениях и заказах. Запоминать не нужно.

Тип документа: счёт, ноты, проформа

Не каждый налоговый документ — счёт на продажу. На карточке (и во вкладке электронного счёта страны) выбираете тип документа:

• Счёт — по умолчанию: продажа или услуга к оплате.
• Кредит-нота — полное или частичное сторно выставленного счёта. Свяжите исходный счёт — они в одной истории клиента.
• Дебет-нота — дополнение к выставленному счёту (корректировка, доплата).
• Проформа — вежливый / предварительный документ, та же структура, не финальный счёт.
• Квитанция — поступление вне цикла счёта, тот же редактор и каталог.

Тип также задаёт поля электронного pack (налоговый тип документа страны) и для нот — связь с исходным документом. Меняйте тип до выставления: потом история и отчёты останутся согласованными, если не смешивать смыслы.

Позиции: построение экономического документа

Позиции — сердце счёта: те же пять типов, что у предложений и заказов, тот же каталог, та же математика НДС, скидок и маржи. Если счёт из заказа, строки уже на месте — проверьте и сохраните.

По нажатию + Позиция выбираете тип строки:

• Услуга — из каталога Услуг. Цена, НДС, код и описание подставляются; можно изменить на строке без правки каталога.
• Товар — то же, из каталога Товаров.
• Общая позиция — свободная строка, без каталога («Командировка», «Разовая настройка»).
• Общая позиция % — процент от нетто строк выше (лояльность −10%, срочность +15%). Пересчитывается на лету.
• Позиция % только текст — подпись на документе без влияния на итоги.

Что указываете в каждой строке

• Заголовок и примечание — что клиент читает на PDF.
• Количество и цена за единицу — дают сумму строки.
• Ставка НДС — из налогов организации. Без хотя бы одной ставки позиции не создать.
• Скидка строки — 0–100% только на этой строке.
• Себестоимость единицы — внутренняя, для маржи и наценки; не на PDF.

Цены нетто или брутто

Переключатель «Использовать цены брутто» для всего документа. Нетто (по умолчанию, B2B): вводите 100 + 22% НДС = 122. Брутто (B2C): вводите 122, Mokapen выделяет налог. Нельзя смешивать нетто и брутто в одном документе.

Скидки: три уровня каскадом

Как в предложениях и заказах, скидки не складываются: применяются по очереди. Пример на 1 000 нетто, 10% скидки клиента, 5% строки, 3% документа: 1 000 → 900 → 855 → 829,35, затем НДС. Блок итогов показывает каждый уровень. Скидку документа включают через «Добавить скидку» под позициями. Подробнее в руководстве Скидки.

Строки можно перетаскивать для порядка на PDF. Редактирование и корзина на строке; итоги (нетто, скидки, налог по ставкам, брутто) пересчитываются сразу. Маржа и наценка остаются внутренними.

Платежи: регистрация поступлений

Блок Платежи отличает счёт от предложения и заказа: здесь фиксируете, что реально поступило. Появляется на карточке после первого сохранения (нужен id счёта). На новом счёте сначала сохраните, затем регистрируйте поступления.

Каждая строка платежа содержит:

• Дата — когда пришли деньги (по умолчанию сегодня).
• Сумма и валюта — валюта как у документа.
• Способ — перевод, карта, наличные или способ, уже указанный на счёте.
• Референс — банковский ref., id транзакции, номер чека: что нужно для сверки.

Добавление — + Платёж, удаление — иконкой корзины на строке. Можно разбить поступление: аванс сегодня, остаток через 30 дней, два способа. Оплаченная сумма на карточке показывает, сколько осталось до брутто.

Когда покрытие равно итогу (или считаете закрытым), перенесите карточку в Оплачен — из Kanban или статуса на карточке. Платежи остаются в истории, даже если позже выставите кредит-ноту.

Оформление документа: шаблоны PDF

PDF строится из шаблона: макет, цвета, логотип, таблица позиций, подпись. В блоке Design выбираете какой. Mokapen включает системные шаблоны Standard 1–4; организация может создавать свои в Шаблоны, тип Счёт, с предзагруженными экономическими условиями и шаблоном по умолчанию для новых документов.

Смените шаблон на существующем счёте и сохраните — предпросмотр и скачивание используют новый макет; позиции, цены и платежи без изменений.

Экономические условия

В блоке Документ редактор условий: сроки оплаты («30 дней от даты счёта»), банковские реквизиты, ссылки на заказы, юридические примечания. Если шаблон их предзаполняет, начните оттуда. Текст попадает на PDF под таблицей позиций.

Предпросмотр, скачивание и отправка клиенту

Когда счёт готов — позиции, условия, клиент, тип документа — вы отдаёте его тремя способами.

Предпросмотр

Кнопка Предпросмотр показывает PDF A4 как увидит клиент. Всегда перед отправкой: обрезанный заголовок, неверная ставка НДС, логотип. Предпросмотр отражает сохранённое состояние: после изменения строк сохраните и повторите.

Скачивание: PDF или Word

Скачать предлагает PDF (стандарт; имя файла ИмяОтправителя - Код.pdf) и Word (docx), если нужно править вне системы. Правки в Word не возвращаются в Mokapen.

Отправить email

Отправить email открывает модальное окно: получатель из контакта/компании, доп. адреса через точку с запятой, отправитель из SMTP-подключений (иначе системный адрес). Тема вида «Счёт {код}», редактируемое тело. Опции: Прикрепить PDF (по умолчанию) и Скрытая копия мне. Отправка логируется в timeline счёта (дата, получатели). Затем перетащите карточку в Отправлен.

В отличие от предложения у счёта нет онлайн-принятия OTP: это уже выставленный документ, не оферта на подпись.

Электронный счёт по стране

Mokapen рассчитан на несколько стран: налоговые правила не зашиты как константы одного рынка. У каждой страны свой pack (поля, допустимые значения, типы документов, значения по умолчанию). Страна по умолчанию — страна организации; в Настройки → Продажи → Счета можно переопределить, если выставляете под другим профилем.

На счёте блок электронного счёта показывает поля активного pack: налоговый тип документа, коды освобождения / характера, режим и то, что требует канал страны. Значения подставляются из: документ → настройки организации → defaults pack. Заполните их внимательно до того, как считаете счёт выставленным: это те же данные для электронной отправки, когда канал страны активен.

Если у страны организации ещё нет pack, видно предупреждение, что электронный счёт для этой страны недоступен: всё равно можно выставить документ CRM, PDF и платежи. Pack расширяются со временем; Италия использует профиль электронного счёта (поля SDI) на организации и каждом счёте.

Для кредит- и дебет-нот pack может требовать связь с исходным счётом: выберите связанный документ того же клиента. Без этого история остаётся разорванной.

Отправка в национальную систему (напр. SDI в Италии) готовится на этих полях и настройках org. Когда канал отправки включён для организации, начните с полного счёта: получатель с налоговыми данными, строки, тип документа, заполненный pack. До этого работайте с PDF, email и платежами — запись остаётся действительной в CRM.

Если вы по-прежнему используете Fatture in Cloud из заказов, можно продолжать: детали в руководстве Fatture in Cloud. Нативные счета Mokapen и sync FIC — два пути; не смешивайте их на одном документе без ясного правила команды.

Создать счёт

Два способа, и выбор меняет объём работы.

• Из заказа (рекомендуется) — откройте исполненный или «к выставлению счёта» заказ, + Создать и связать → Счёт. Клиент, позиции, скидки и условия копируются. Проверьте дату, тип документа, электронный pack и сохраните. Заказ остаётся и связан.
• Из предложения или карточки клиента — то же + Создать и связать, если пропускаете заказ. Получатель и выделенная скидка предзаполняются.
• Напрямую — + Счёт со страницы Счета. Подходит для кредит-ноты, абонента, работы без заказа. Можно создать запись справочника на лету.

Во всех случаях последовательность одна:

1. Понятный заголовок («Обслуживание 2026 — Acme Ltd»).
2. Получатель, отправитель, тип документа.
3. Шаблон PDF или default org.
4. Позиции (уже скопированы, если из заказа).
5. Экономические условия и при необходимости поля электронного pack.
6. Ответственный и даты (выставления, оплаты).
7. Сохранить: присваивается порядковый код. Затем предпросмотр, отправка или первый платёж.

Не всё должно быть идеально при первом сохранении. После отправки клиенту, если меняете строки, отправьте PDF снова — у клиента уже есть версия.

Редактировать счёт

Редактирование на карточке

Откройте и измените нужное: заголовок, поля, строки, условия, платежи. На боковой карточке поля сохраняются при потере фокуса; на полной странице нажмите Сохранить на блоке. Сохраните перед предпросмотром или отправкой.

Смена статуса из Kanban

Если меняете только этап (выставлен, отправлен, оплачен, просрочен), перетащите карточку. Терминальные статусы (100% Оплачен, 0% Сторнирован/Отменён) в другие статусы могут менять участники организации — защита от случайного повторного открытия закрытых документов.

Массовое редактирование из списка

Список → фильтр → флажки → Редактировать: ответственный, статус, метки, простые поля. Не позиции и платежи (они у одного документа). Та же панель: Клонировать, Архивировать, Удалить.

Клонировать счёт

Ежемесячный абонент, та же структура для разных клиентов: не собирайте с нуля. Карточка → Опции → Клонировать. Берёте позиции и опционально вложения, связи, комментарии, timeline. Новый порядковый код, суффикс в заголовке, получателя задайте снова. Оригинал не тронут.

Из списка можно клонировать несколько счетов сразу: те же опции, один раз.

Архивировать счёт

Даже оплаченный или сторнированный счёт остаётся налоговой и коммерческой историей. Архивировать убирает его с активной Kanban и списка, но сохраняет: он на карточке клиента и в отчётах. Найдёте в Счета → Действия → Архив счетов. Один: Опции → Архивировать. Массово: Список → Архивировать. Вернуть: архив → Опции → Восстановить.

Архивируйте, если документ реально был (отправлен, оплачен, связан с заказом). Удаляйте, если ошибка или тест.

Удалить счёт

Удаляйте только неверные черновики или тестовые дубликаты. Есть номер, был отправлен или есть платежи — архивируйте.

Карточка → Опции → Удалить → подтвердить. С расширенным Premium попадает в корзину (Счета → Действия → Корзина): оттуда Восстановить или Удалить навсегда. На плане без корзины удаление обычно окончательно после подтверждения. Из списка: выбор → Удалить.

От заказа к счёту

Заказ — обязательство, счёт — налоговый документ. Естественный шаг — + Создать и связать → Счёт из заказа (или из столбца «К выставлению счёта» заказов, если используете этот этап). Позиции, клиент, суммы и условия копируются; обе записи остаются, связаны в Связях. На карточке клиента видно «заказ в апреле, счёт в апреле, оплачен в мае» без ручного ввода.

Можно выставить один заказ несколькими документами (этапная оплата, аванс + остаток), создав несколько связанных счетов: настройте строки на каждом. Подробности заказа — в руководстве Заказы; предложение выше по потоку — в руководстве Коммерческие предложения.

Воронки и статусы

Воронка — путь счёта. Из коробки одна воронка с типичными налоговыми этапами:

• Черновик (10%) — в подготовке, не выставлен.
• Выставлен (40%) — пронумерован, готов к отправке.
• Отправлен (60%) — у клиента, ждёте оплату.
• Просрочен (80%) — после срока, напомнить.
• Оплачен (100%) — получено.
• Сторнирован (0%) — закрыт кредит-нотой.
• Отменён (0%) — недействителен, без полезной истории поступлений.

Проценты питают полоску на карточках и отчёты (открыто / выиграно / проиграно). Настраиваете статусы и воронки в Настройки → Продажи → Счета → Воронки и статусы: переименование, порядок, прогресс 0–100%, дополнительные воронки (B2B vs. абоненты), видимость для команды. 100% только для «оплачен / закрыт ок» и 0% только для финальных закрытий, чтобы объёмы в отчётах были правдоподобны.

Связанные разделы

• Связи — заказ, предложение, кредит-нота, задача напоминания, тикет. Двусторонние.
• Файлы — накладные, договоры, банковские подтверждения.
• Обновления — timeline: создание, правки, email, платежи.
• Метки — «Напоминание», «Абонент», «Госсектор», что нужно для фильтра.

Настройки счетов

Доступны админам и владельцам в Настройки → Продажи → Счета:

• Воронки и статусы — этапы, прогресс, дополнительные воронки.
• Электронный счёт — страна (по умолчанию: страна org), поля pack, defaults на новые счета (режим, налоговый тип документа и что показывает pack).
• Поля карточки — порядок, обязательные поля, пользовательские поля (коды тендеров, коды работ).
• Столбцы списка — также из Список → Действия → Редактировать столбцы.

Вне раздела счетов, но обязательно: Налоговые ставки (Настройки → Продажи → Налоги) и Шаблоны документов (меню Шаблоны, тип Счёт).

Отчёты по счетам

Kanban и список — для одного документа. Для тренда — выставлено за квартал, просрочено, кто платит, какие позиции в счёте, маржа — используйте отчёты со страницы Отчёты по счетам (план Premium / Large).

Самые полезные представления:

• Открытые, полученные, потерянные суммы — индикаторы того, что ещё к получению, что оплачено, что стornировано/отменено.
• Средняя сумма — средний чек за период.
• Маржа и наценка — если заполнили себестоимость на строках.
• Распределение по статусу и воронке — узкие места (слишком много Отправлен или Просрочен).
• Тип документа — счета vs. кредит-ноты vs. проформа.
• Топ позиций в счетах и себестоимость позиций.
• По ответственному, контакту, компании — кто выставляет и кто покупает.

Отчёты учитывают права: каждый пользователь видит только доступные счета. Фильтруйте, открывайте детали, скачивайте графики для встреч — быстрее десяти листов экспорта.