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Verbindungen

Verbindungen sind das verbindende Gewebe des Mokapen-CRM: Sie verknüpfen Aufgaben, Projekte, Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Angebote, Aufträge, Termine und andere Entitäten in einem navigierbaren Netzwerk. Anders als ein einfaches Textfeld erzeugt jede Verbindung eine bidirektionale Verknüpfung: Öffnen Sie einen Kontaktdatensatz und sehen alles, was damit verknüpft ist — und umgekehrt. Ohne Verbindungen bleibt das CRM eine Liste isolierter Datensätze; mit Verbindungen wird es ein echtes XRM, in dem jede Aktivität, jeder Verkauf oder jede Support-Anfrage Kontext, Historie und Beziehungen hat.

Natur der Verbindungen

Eine Verbindung dupliziert keine Daten: Sie erfasst eine Zuordnung zwischen zwei bereits vorhandenen (oder gerade erstellten) Datensätzen in Ihrer Organisation. Sie können mehrere Entitäten desselben Typs verknüpfen (z. B. drei Kontakte mit einem Deal) und verschiedene Typen auf demselben Datensatz (z. B. ein Ticket mit Unternehmen, Kontakt und Follow-up-Aufgabe).

Verbindungen liegen in der relationalen Tabelle des Systems und sind sichtbar:

• im Tab Verbindungen des Datensatzes (Modal oder Vollseite);
• in verknüpften Feldern im Tab Daten (z. B. Kontakte, Unternehmen, Verknüpfte Aufgaben…), wo Sie Verknüpfungen wie bei jedem anderen Feld suchen, hinzufügen oder entfernen können;
• in erweiterten Filtern der Listen (Small-Plan), mit Feldern wie Verknüpfter Kontakt, Verknüpfter Deal usw.;
• in Klon-Abläufen, wo Sie entscheiden können, ob bestehende Verbindungen mitkopiert werden.

Das Entfernen einer Verbindung löscht nicht die beteiligten Entitäten: Sie entfernen nur die Verknüpfung.

Wann sie nutzen

Nutzen Sie Verbindungen, sobald eine Entität operative Bezüge zu anderen CRM-Datensätzen hat:

• Vertrieb: Deal verknüpft mit Unternehmen, Entscheider-Kontakt, gesendetem Angebot, Follow-up-Aufgabe und Pre-Sales-Ticket.
• Support: Ticket verknüpft mit dem Kunden (Kontakt/Unternehmen), interner Lösungsaufgabe und Onboarding-Projekt.
• Projekte: Projekt verknüpft mit dem Kunden, operativen Aufgaben, Review-Terminen und Vertragsdokumenten.
• Marketing / Kontakte: Kontakt verknüpft mit Kampagnen, offenen Deals, historischen Tickets und Nurturing-Aufgaben.

Praktische Regel: Wenn Sie in einem Meeting sagen würden «diese Aufgabe betrifft Kunde X und Deal Y», gehören diese Beziehungen in Verbindungen — so versteht jeder, der den Datensatz öffnet, den Kontext ohne Chat- oder E-Mail-Suche.

Wo sie zu finden sind

Im Modal-Datensatz (geöffnet aus Kanban, Liste oder Link): eigener Tab Verbindungen mit Zähler auf den oberen Tabs. Jeder Abschnitt (Kontakte, Unternehmen, Aufgaben, Deals, Tickets…) zeigt aktive Verknüpfungen für diesen Typ.

Auf der Vollseite der Entität (z. B. Aufgabe im Vollbild): Die Karte Verbindungen erscheint in der linken Spalte unter der Karte Daten — gleiche Felder, gleiche Logik wie der Tab Verbindungen.

In beiden Fällen finden Sie oben rechts in der Aktionsleiste die grüne Schaltfläche + für Erstellen und verbinden (siehe unten).

Bestehende Entität verknüpfen

1. Öffnen Sie den Quell-Datensatz (z. B. eine Aufgabe).
2. Gehen Sie zum Tab Verbindungen (Modal) oder zur Karte Verbindungen (Vollseite).
3. Finden Sie den Abschnitt für den benötigten Typ (z. B. Kontakte) und klicken Sie das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben dem Feld.
4. Suchen Sie im Selektor: Name, E-Mail oder Titel eingeben. Sie können mehrere Werte auswählen, wenn die Entität es erlaubt.
5. Datensatz speichern: Badges/Links erscheinen im Feld und die Verbindung ist auch auf dem verknüpften Datensatz aktiv.

Dieselbe Operation ist direkt im Tab Daten möglich, wo Verbindungsfelder (Kontakte, Unternehmen, Verknüpfte Aufgaben…) inline wie andere Felder bearbeitbar sind.

Erstellen und verbinden

Die grüne Schaltfläche + oben (Erstellen und verbinden) öffnet ein Schnellmenü, um eine neue Entität bereits verknüpft mit der angezeigten zu erstellen: Aufgabe, Projekt, Termin, Deal, Ticket, Kontakt, Angebot, Auftrag und weitere durch Ihren Plan freigeschaltete Entitäten.

Nutzen Sie es, wenn Sie an einem Kontakt arbeiten und ein Ticket eröffnen müssen, oder an einem Deal, wenn eine Follow-up-Aufgabe nötig ist: Sie vermeiden einen «verwaisten» Datensatz und das manuelle Nachverknüpfen.

Verbindungen im Tab Daten

Im Tab Daten finden Sie relationale Felder nach Typ gruppiert (Kontakte, Unternehmen, Verknüpfte Aufgaben, Deals…). Es sind dieselben Informationen wie im Tab Verbindungen, im Kontext der übrigen Profildaten dargestellt.

Mit benutzerdefinierten Feldern (Medium-Plan) können einige Verbindungen per Sichtbarkeitsregeln verpflichtend oder ausgeblendet werden: nützlich, um z. B. zu erzwingen, dass jedes Ticket mindestens einen verknüpften Kontakt hat.

Im Tab Daten können Sie auch Klonen aus dem Menü Optionen (drei Punkte) nutzen: Im Klon-Fenster aktivieren oder deaktivieren Sie Die Verbindungen der Aufgabe/des Projekts/des Kontakts…, um die Entität mit oder ohne bestehende Verknüpfungen zu kopieren. Beim Klonen in eine andere Organisation ist die Verbindungsoption deaktiviert (verknüpfte Datensätze gehören zur Quell-Org).

Nach Verbindungen filtern

In erweiterten Filtern (Small-Plan) der Listen für Aufgaben, Projekte, Kontakte, Tickets, Deals usw. erscheinen Felder connected_* — z. B. «Verknüpfter Kontakt», «Verknüpftes Unternehmen», «Verknüpfter Deal».

• Suchen und wählen Sie einen oder mehrere Datensätze: Die Liste zeigt nur Entitäten, die mit diesem Kontakt/Deal/Ticket verknüpft sind.
• Optionen Kein Wert / Beliebiger Wert: Datensätze ohne Verbindungen dieses Typs finden oder umgekehrt mit mindestens einer vorhandenen Verbindung.

Operative Beispiele: alle Aufgaben verknüpft mit Kontakt «Müller»; alle Tickets ohne verknüpftes Unternehmen (zur Bereinigung); alle Deals verknüpft mit einem bestimmten Zielunternehmen.

Mit Verbindungen klonen

Menü Optionen → Klonen (oder Massenaktion in der Liste): Neben dem Titel wählen Sie, was in die Kopie einfließt. Das Kontrollkästchen Verbindungen (z. B. «Die Verbindungen der Aufgabe») ist innerhalb derselben Organisation standardmäßig aktiv.

Nützlich für: Duplizieren einer Projektvorlage mit verknüpften Kunden und Aufgaben; Erstellen einer Deal-Variante unter Beibehaltung von Kontakten und Unternehmen; Kopieren eines Muster-Tickets mit denselben Beziehungen. Verbindungen abwählen, wenn Sie eine «saubere» Kopie zum manuellen Neuverknüpfen wollen.

Anzeigen und navigieren

Jede Verbindung ist ein klickbarer Link, der den verknüpften Datensatz öffnet. Der Zähler auf dem Tab Verbindungen zeigt, wie viele aktive Verknüpfungen die Entität hat.

Typischer Pfad: Deal öffnen → Tab Verbindungen → Klick auf Kontakt → Tab Verbindungen des Kontakts → verknüpfte Deals, Tickets und Aufgaben sehen. Das ist die natürliche CRM-Navigation ohne Kontextverlust.

Verbindung entfernen

Tab Verbindungen oder Feld im Tab Daten → Bearbeiten-Symbol → Entität im Mehrfachselektor abwählen → speichern. In manchen Ansichten ist auch ein Löschen-Symbol neben der einzelnen Zeile verfügbar. Die getrennte Entität bleibt im System.

Verbindungen und übergeordnetes Projekt

Aufgaben haben im Tab Daten auch das Feld Projekt: Es gibt das übergeordnete Projekt an (operative Hierarchie). Verbindungen bleiben ergänzend: Sie können eine Aufgabe mit Kontakten, Deals oder anderen Aufgaben über das Hauptprojekt hinaus verknüpfen. Nutzen Sie das Projekt zur Arbeitsorganisation; Verbindungen für kommerziellen und relationalen Kontext. Mehr im Aufgaben-Leitfaden → Projekt.

Empfohlene CRM-Prozesse

• Lead → Deal: Kontakt aus Formular erstellt → mit Unternehmen und Deal verknüpft → Qualifizierungsaufgaben mit beiden verknüpft.
• Support: Ticket mit Kontakt und Unternehmen verknüpft → interne Aufgabe mit Ticket verknüpft → bei Schließung bleiben Verbindungen für die Historie.
• Kundenprojekt: Projekt mit Unternehmen verknüpft → Projektaufgaben erben Kundensichtbarkeit über explizite Verbindungen, wo nötig.
• Datenreview: wöchentlicher Filter «Tickets ohne verknüpften Kontakt»; Filter «Deals ohne Unternehmen» zur Pipeline-Bereinigung.
• Vorlage: Projekt- oder Aufgabenvorlage mit Verbindungen geklont, um wiederkehrende Prozesse neu zu starten.

Verbindungen, kombiniert mit Labels, Checkliste und Zeit, bilden die Basis für Vertrieb, Delivery und Support im selben Workspace.