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Tags

Die Tags sind farbige Kennzeichnungen auf Organisationsebene. Sie klassifizieren Aufgaben, Projekte, Kontakte, Tickets, Opportunities, Termine und andere Entitäten mit sofortiger visueller Semantik: Dringlichkeit, Arbeitsbereich, Vertriebsphase, Kanal, Kundentyp. Anders als strukturierte Felder sind Tags leicht anzuwenden und ideal zum Filtern, Gruppieren im Kanban und zum Abstimmen des Teams auf ein gemeinsames Vokabular.

Was sie sind und warum im CRM nutzen

Ein Tag ersetzt keine Verbindungen oder Pflichtfelder: er ergänzt sie. Beispiele:

• Dringlichkeit: «Dringend», «Blockierend», «Niedrige Priorität».
• Phase oder Bereich: «Kundenstart», «Verlängerung», «Fehler», «Feature-Anfrage».
• Kanal oder Kampagne: «LinkedIn», «Webinar Q2», «Empfehlung».
• Kundensegmentierung: «Enterprise», «KMU», «Partner».

Mit Tags erstellen Sie persönliche Ansichten ohne Entitäten zu duplizieren: dieselbe Aufgabenliste, gefiltert nach «Dringend» im Daily Stand-up, oder nach Tag im Kanban gruppiert, um die Last pro Bereich zu sehen.

Globale Tags oder bereichsspezifisch

Jeder Tag kann auf zwei Arten genutzt werden:

• Global (alle Entitäten) — wenn Sie die Sichtbarkeit nicht einschränken, erscheint der Tag im Menü aller Organisationsdatensätze: Aufgaben, Projekte, Kontakte, Tickets, Opportunities, Termine und andere tag-fähige Entitäten. Ideal für übergreifende Klassifikationen («Dringend», «Enterprise», «Rückruf nötig»), die überall gelten sollen.
• Ein oder mehreren Bereichen zugeordnet — Sie können den Tag auf bestimmte Entitäten beschränken (nur Aufgaben, nur Tickets, nur Opportunities…). So bleibt das Tag-Menü in jedem Bereich aufgeräumt: z. B. «Level 1 / Level 2 / Level 3» nur auf Tickets, oder «Design / Entwicklung / Abnahme» nur auf Aufgaben, ohne das Kontaktverzeichnis zu überladen.

Die Wahl wird auf der Tags-Einstellungsseite (siehe unten) oder beim Bearbeiten eines Tags gesetzt: Feld Sichtbar auf. Leer lassen = globaler Tag; eine oder mehrere Entitäten wählen = Tag nur für diese Bereiche.

Das Tag-System gestalten

Bevor Sie Dutzende anlegen, definieren Sie mit dem Team eine Taxonomie:

• Wenige Mehrzweck-Tags (5–15) sind wertvoller als hunderte einzigartiger Kennzeichnungen.
• Konsistente Farben: rot = Dringlichkeit, blau = Warten auf Kunde, grün = intern abgeschlossen.
• Dokumentieren Sie die Bedeutung (z. B. interne Seite oder Team-Leitfaden): was unterscheidet «In Bearbeitung» von «In Prüfung»?
• Nutzen Sie globale Tags für alles, was überall gebraucht wird; dedizierte Tags für abteilungs- oder modulspezifisches Vokabular.

Einem Datensatz einen Tag zuweisen

1. Datensatz öffnen (Modal oder Vollseite).
2. In der oberen Leiste auf das Tag-Symbol klicken.
3. Das Menü öffnet sich mit der Liste der für diese Entität verfügbaren Tags und einem Suchfeld.
4. Gewünschten Tag anklicken: er erscheint als farbiges Badge unter dem Titel (Tab Daten) und bleibt in Kanban und Listen sichtbar, wo unterstützt.
5. Sie können mehrere Tags derselben Entität zuweisen.

Zum Entfernen eines Tags vom Datensatz auf das X am Badge klicken — der Tag bleibt für andere Datensätze verfügbar.

Neuen Tag vom Datensatz aus erstellen

Erfordert Organisationsmitglied-Berechtigungen.

1. Tag-Symbol → im Suchfeld einen Namen eingeben, der noch nicht in der Liste steht.
2. Die Option Neuer Tag mit «…» erscheint: Untermenü öffnen und Farbe aus der Palette wählen (Hintergrund, Text und Rand aktualisieren sich in der Vorschau).
3. Bestätigen: der Tag wird für die Organisation erstellt und sofort auf die aktuelle Entität angewendet. Standardmäßig ist er global (sichtbar auf allen Entitäten); zur Einschränkung auf einen Bereich die unten beschriebene Einstellungsseite nutzen.

Erstellte Tags sind Kollegen sofort im Tag-Menü ihrer Datensätze sichtbar (globaler oder dedizierter Geltungsbereich).

Einstellungsseite Tags

Um alle Organisations-Tags an einem Ort zu verwalten — Name, Farbe, Sichtbarkeit pro Entität und Menüreihenfolge — die dedizierte Seite öffnen:

• Einstellungen → Verzeichnis → Tab/Karte Tags, oder
• aus den Einstellungen von Aufgaben, Tickets, Vertrieb und anderen Bereichen mit demselben Tab Tags, oder
• aus der Organisations-Seitenleiste, Eintrag Tags (falls in Ihrem Profil verfügbar).

Die Seite zeigt eine Tabelle aller Tags: Farbvorschau, Spalte Sichtbar auf («Alle Entitäten» oder Liste der dedizierten Bereiche), Autor und Erstellungsdatum.

Tags sortieren

Zeilen per Balken-Symbol links ziehen, um die Reihenfolge im Menü beim Zuweisen festzulegen. Häufig genutzte Tags nach oben. Am Ende Speichern unten auf der Seite klicken: die Reihenfolge gilt für die gesamte Organisation.

Tag von der Seite aus bearbeiten

Tabellenzeile anklicken: Bearbeitungsmodal öffnet sich. Sie können ändern:

• Tag-Titel (aktualisiert sich auf allen Datensätzen, die ihn nutzen).
• Farbe aus der Palette.
• Sichtbar auf: leer lassen für globalen Tag, oder eine oder mehrere Entitäten wählen, um ihn auf diesen Arbeitsbereich zu beschränken.

Im Modal speichern. Zum Löschen eines Tags die rote Schaltfläche im Modal nutzen: der Tag verschwindet von allen Datensätzen, die ihn nutzten (Bestätigung erforderlich).

Bearbeiten oder löschen über das Stift-Symbol im Menü

Im Tag-Menü auf einem Entitätsdatensatz sehen berechtigte Mitglieder das Stift-Symbol neben jedem bestehenden Tag:

• Bearbeiten: öffnet dasselbe Modal wie die Einstellungsseite (Name, Farbe, Sichtbarkeit). Die Änderung wirkt auf alle Entitäten, die diesen Tag nutzen.
• Löschen: entfernt den Tag aus der Organisation. Vorsicht bei historischen Tags.

Filtern und gruppieren

• Aufgaben-/Projekt-Kanban (Large-Plan): Menü Gruppieren nach → Tag — jede Spalte ist ein Tag, ideal für Boards nach Bereich oder Priorität. Siehe Aufgaben-Leitfaden → Ansichten.
• Erweiterte Filter (Large-Plan): Bedingung auf dem Feld Tag mit einem oder mehreren Werten — z. B. alle Tickets mit Tag «Fehler» und «Produktion».
• Listen und gespeicherte Ansichten: Tags mit Verantwortlichem, Fälligkeit oder Verbindungen kombinieren für operative Ansichten (z. B. «Meine dringenden Aufgaben für Kunde X»).

Prozesse und Best Practices

• Ticket-Triage: Tags «Level 1 / Level 2 / Level 3» nur auf Tickets; Kanban nach Tag gruppiert zur Lastverteilung.
• Vertriebspipeline: Tags «Heiß / Warm / Kalt» auf Opportunities, zusätzlich zur Phase; Filter für wöchentliche Calls.
• Projektlieferung: Tags «Design / Entwicklung / Abnahme» nur auf Aufgaben; Stand-up nach Tag für Ihren Stream gefiltert.
• Periodische Bereinigung: doppelte oder ungenutzte Tags auf der Einstellungsseite prüfen; Farben nach Rebranding angleichen.

Tags beschreiben wie klassifizieren; Verbindungen beschreiben wer und was verknüpft ist. Gemeinsam nutzen für ein lesbares, filterbares CRM.