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Leitfaden zu Benutzerrollen

Jeder Benutzer in Mokapen gehört zu einer oder mehreren Organisationen mit einer bestimmten Rolle. Die Rolle definiert, was Sie sehen, erstellen und konfigurieren können: Nicht jeder greift auf Einstellungen zu, nicht jeder lädt Kollegen ein, nicht jeder verwaltet Abrechnung oder Sicherheit. Dieser Leitfaden fasst die sechs Hauptrollen und die steigenden Berechtigungen von Guest bis Admin zusammen.

Rollenübersicht

Das System sieht 6 Hauptrollen mit steigenden Berechtigungen vor:

1. Guest (Gast) — minimaler Zugriff
2. Limited User (Eingeschränkter Benutzer) — Basiszugriff
3. User (Benutzer) — Standardzugriff
4. Member (Mitglied) — voller Zugriff
5. Owner (Inhaber) — administrativer Zugriff
6. Admin (Administrator) — Super-Administrator-Zugriff

1. Guest (Gast)

Was er tun kann

• Entitäten anzeigen, zu denen er ausdrücklich eingeladen wurde (z. B. Aufgaben, Projekte)
• Eingeschränkte Informationen zu zugewiesenen Aktivitäten/Projekten sehen
• Benachrichtigungen zu zugewiesenen Aktivitäten erhalten

Was er nicht tun kann

• Neue Entitäten erstellen (Kontakte, Aufgaben, Produkte usw.)
• Organisationsdaten ändern
• Auf Einstellungen zugreifen
• Die vollständige Liste der Benutzer, Kontakte oder anderer Entitäten anzeigen
• Auf erweiterte Funktionen zugreifen

Praktische Beispiele

• Kann eine zugewiesene Aufgabe sehen, aber nicht bearbeiten
• Kann ein Projekt sehen, zu dem er als Stakeholder hinzugefügt wurde, aber keine weiteren Mitglieder hinzufügen
• Kann nicht auf das Menü «Einstellungen» in der Seitenleiste zugreifen

2. Limited User (Eingeschränkter Benutzer)

Was er tun kann

• Eigene Entitäten anzeigen und verwalten (Kontakte, Aufgaben, Produkte usw.)
• Neue Entitäten erstellen (Kontakte, Unternehmen, Aufgaben, Produkte, Aufträge usw.)
• Die Liste der Benutzer und Teams anzeigen (nur die, denen er angehört)
• Auf Basisfunktionen aktiver Apps zugreifen (Kontakte, Vertrieb, Aktivitäten, Tickets usw.)
• Verbindungen zwischen Entitäten erstellen

Was er nicht tun kann

• Organisationseinstellungen ändern
• Benutzer verwalten (einladen, entfernen, Rollen ändern)
• Teams erstellen oder ändern
• Auf App-Einstellungen zugreifen (benutzerdefinierte Felder, Spalten usw.)
• Organisationspräferenzen ändern
• Sicherheit und Integrationen verwalten

Praktische Beispiele

• Kann einen neuen Kontakt erstellen und sich selbst als Owner zuweisen
• Sieht in «Benutzer und Teams» nur Teams, denen er angehört
• Kann benutzerdefinierte Felder im Bereich Einstellungen nicht ändern
• Kann einen Auftrag erstellen, aber keine Produkteinstellungen ändern

3. User (Benutzer)

Was er tun kann

• Alles, was ein Limited User tun kann
• Neue Benutzer in die Organisation einladen
• Benutzer verwalten (anzeigen, bearbeiten, entfernen)
• Teams erstellen und verwalten
• Benutzerinformationen ändern

Was er nicht tun kann

• Auf allgemeine Organisationseinstellungen zugreifen
• App-Einstellungen ändern (Felder, Spalten usw.)
• Sicherheit und Integrationen verwalten
• Organisationspräferenzen ändern
• Auf Abrechnungseinstellungen und Premium-Pläne zugreifen

Praktische Beispiele

• Kann einen neuen Kollegen einladen und ihm eine Rolle zuweisen
• Kann ein Team «Vertrieb» erstellen und Mitglieder hinzufügen
• Kann das Profil eines bestehenden Benutzers bearbeiten
• Kann benutzerdefinierte Kontaktfelder in den Einstellungen nicht ändern
• Kann nicht auf den Bereich «Sicherheit» in der Seitenleiste zugreifen

4. Member (Mitglied)

Was er tun kann

• Alles, was ein User tun kann
• Auf App-Einstellungen zugreifen (benutzerdefinierte Felder, Spalten, Ansichten usw.)
• Einstellungen von Kontakte, Vertrieb, Aktivitäten, Tickets usw. ändern
• Datenimport verwalten
• Allgemeine Organisationsinformationen ändern
• Auf erweiterte App-Funktionen zugreifen

Was er nicht tun kann

• Organisationssicherheit verwalten (Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung usw.)
• Anwendungspräferenzen ändern (welche Apps aktiv sind)
• Abrechnung und Premium-Pläne verwalten
• Datenexport verwalten
• Auf erweiterte Integrationen zugreifen
• Die Organisation löschen

Praktische Beispiele

• Kann Kontaktfelder anpassen (benutzerdefinierte Felder hinzufügen)
• Kann sichtbare Spalten in der Produktliste ändern
• Kann eine CSV-Datei mit Kontakten importieren
• Kann Name und Details der Organisation ändern
• Kann den Premium-Plan der Organisation nicht ändern
• Kann Sicherheitseinstellungen nicht ändern

5. Owner (Inhaber)

Was er tun kann

• Alles, was ein Member tun kann
• Organisationssicherheit verwalten
• Anwendungspräferenzen ändern (Apps aktivieren/deaktivieren)
• Abrechnung und Premium-Pläne verwalten
• Auf Integrationen zugreifen
• Die Organisation löschen
• Whitelabel verwalten (falls verfügbar)

Was er nicht tun kann

• Auf für Admins reservierte Funktionen zugreifen (falls vorhanden)

Praktische Beispiele

• Kann die App «Vertrieb» in den Präferenzen aktivieren oder deaktivieren
• Kann den Plan von Free auf Premium ändern
• Kann die Fatture-in-Cloud-Integration konfigurieren
• Kann Sicherheitseinstellungen ändern (Passwortrichtlinie, 2FA usw.)
• Kann die Organisation löschen (mit Bestätigung)

6. Admin (Administrator)

Was er tun kann

• Alles, was ein Owner tun kann
• Voller Zugriff auf alle Funktionen
• Partner-Funktionen verwalten (falls verfügbar)
• Auf Developer-Funktionen zugreifen (falls verfügbar und mit einem Plan Large oder höher)

Hinweise

Im Seed-System haben Admin und Owner dieselben Berechtigungen. Der Unterschied kann auf Geschäftslogik-Ebene oder für zukünftige Funktionen implementiert werden.

Praktische Beispiele

• Kann auf den Bereich «Partner» zugreifen (wenn die Organisation Partner ist)
• Kann auf den Bereich «Developer» für API und Webhooks zugreifen (mit einem Large-Plan oder höher)
• Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen ohne Einschränkungen

Schnellvergleich nach Funktion

Wichtige Hinweise

• Berechtigungen können je nach Premium-Plan der Organisation variieren (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Einige Funktionen erfordern sowohl die passende Rolle als auch den erforderlichen Premium-Plan
• Berechtigungen auf Team-Ebene können den Zugriff auf bestimmte Ressourcen weiter einschränken
• Apps müssen in den Organisationspräferenzen aktiviert sein, um zugänglich zu sein

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ein Limited User einen von einem anderen Benutzer erstellten Kontakt bearbeiten?

A: Das hängt von den Datenschutzeinstellungen und spezifischen Berechtigungen ab. In der Regel kann er nur Entitäten bearbeiten, deren Owner oder Stakeholder er ist.

F: Kann ein Member die Organisation löschen?

A: Nein, nur Owner und Admin können die Organisation löschen.

F: Kann ein User alle Benutzer der Organisation sehen?

A: Ja, ein User kann die vollständige Benutzerliste anzeigen, während ein Limited User nur Teams sieht, denen er angehört.

F: Was ist der Unterschied zwischen Owner und Admin?

A: Im Basissystem sind sie gleichwertig. Admin kann Zugang zu zusätzlichen Funktionen wie Partner und Developer haben, wenn diese konfiguriert sind.