Lernen sie mokapen

Rollen und Berechtigungen

Die Rolle sagt, was diese Person in der Organisation tun darf: Kollegen einladen, Einstellungen anfassen, die Abrechnung sehen, Apps betreten. Sie sagt nicht, welche Karten sie sieht. Eine private Karte bleibt privat auch für den Eigentümer, wenn er nicht Verantwortlicher, Mitarbeiter oder Autor ist. Diese Regel steht im Guide Datensichtbarkeit. Wie man einlädt, wie man sperrt und wie Teams funktionieren, steht im Guide Benutzer und Teams. Hier wählt man das richtige Niveau und versteht, wann ein höheres Niveau das Problem nicht löst.

Die Niveaus, vom engsten zum weitesten, sind sechs: Gast, Eingeschränkter Benutzer, Benutzer, Mitglied, Eigentümer, Administrator. Sie können keine Rolle höher als Ihre eigene zuweisen. Auf der Benutzerkarte ist das Feld Rolle als Freitext der Jobtitel (Berater, Vertriebsleiter): es ändert die Berechtigungen nicht. Die Berechtigungen sind das Menü Berechtigungen.

Benutzer und Eingeschränkter Benutzer erfordern einen Plan Medium oder höher. Unter diesem Plan können diese beiden Niveaus weder bei der Einladung noch bei der Bearbeitung zugewiesen werden. Die Plannamen in Mokapen sind Kostenlos, Small, Medium, Large, Extra Large.

Gast

Der Gast tritt nur dort ein, wo Sie ihn eingesetzt haben. Bei der Einladung müssen Sie die Projekte angeben: alle, oder eine Liste. Mokapen fügt ihn als Mitarbeiter dieser Projekte hinzu. Er sieht Tasks und Fortschritt dieser Projekte. Er lädt keine Personen ein, verwaltet keine Teams, öffnet keine Einstellungen, importiert und exportiert nicht, sieht weder die gesamte Adressliste noch die Abrechnung.

Das ist die Rolle des externen Beraters auf der Website eines Kunden oder des Lieferanten, der die Tasks einer Baustelle aktualisiert. Es ist die falsche Rolle für einen internen Kollegen, der morgen Kontakte oder Opportunities anlegen soll: jede neue Karte müsste manuell geteilt werden, und irgendwann befördert ihn jemand eilig auf das falsche Niveau. Wenn er täglich an der Organisation arbeiten soll, ist er mindestens Eingeschränkter Benutzer.

Eingeschränkter Benutzer

Das ist die operative Rolle. Er erstellt und aktualisiert die Karten der Apps, zu denen die Organisation ihm Zugang gibt (Tasks, Kontakte, Opportunities, Tickets, je nach eingeschalteten Apps). Er sieht Benutzer und Teams, um einen Verantwortlichen oder Mitarbeiter zuzuweisen, im Umfang seiner Arbeit. Er lädt nicht ein, erstellt keine Teams, fasst keine Einstellungen, Import, Export, Sicherheit oder Abrechnung an.

Es braucht den Plan Medium. Es ist die richtige Wahl für wer abrechnet, Verhandlungen führt oder Tickets beantwortet und die Organisation nicht verwalten soll. Es ist die falsche Wahl, wenn diese Person einen neuen Kollegen hereinlassen soll: die Einladung startet ab Benutzer aufwärts. Ihn nur für eine Einladung zum Mitglied zu machen öffnet ihm auch Import, Export und App-Einstellungen.

Benutzer

Er tut alles, was der Eingeschränkte Benutzer tut, und verwaltet zusätzlich Benutzer und Teams: lädt ein, ändert Rollen nicht höher als seine, erstellt und richtet Teams ein. Er ändert nicht die allgemeinen Einstellungen der Organisation, importiert oder exportiert nicht massenhaft, fasst Sicherheit und Abrechnung nicht an.

Es braucht den Plan Medium. Das ist die Rolle eines Abteilungsleiters, der sein Team zusammenstellt und nicht den Plan oder benutzerdefinierte Felder entscheiden soll. Wenn er ein Feld hinzufügen oder eine CSV importieren muss, ist das Arbeit für ein Mitglied, kein Grund, ihn zum Eigentümer zu machen.

Mitglied

Er hat vollen Zugang zum CRM und zu den Anwendungseinstellungen: Felder, Spalten, Import und Export, operative App-Einstellungen. Er verwaltet nicht die Abrechnung, ändert nicht den Plan, ändert nicht die Sicherheit (Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Richtlinie für neue Karten) und löscht die Organisation nicht.

Das ist die Rolle von wer das CRM für die anderen konfiguriert. Ein Mitglied kann Kontaktfelder anpassen, Produktlistenspalten, eine Datei importieren, operative Details umbenennen. Es kann die Apps der Organisation nicht aktivieren oder deaktivieren und nicht die Seite Sicherheit öffnen: das bleibt dem Eigentümer. Wenn das Problem «ich sehe eine private Karte nicht» ist, macht ein höheres Niveau sie nicht sichtbar.

Eigentümer

Er tut, was das Mitglied tut, und verwaltet zusätzlich die Sicherheit, welche Anwendungen aktiv sind, Abrechnung und Pläne, Integrationen, ggf. Whitelabel, und kann die Organisation löschen. Er ist auch der Einzige, der einen Benutzer von Aktiv auf Inaktiv und umgekehrt setzt, innerhalb der Platzgrenze des Plans.

Halten Sie die Zahl klein. Ein Eigentümer für den Alltag ist zu viel: jede Person mit dieser Rolle kann den Plan ändern, eine App ausschalten und die Richtlinie anfassen, mit der neue Karten entstehen. Der Eigentümer sieht nicht automatisch die privaten Karten der anderen. Dafür braucht es das Schloss oder das Team Master, nicht diese Rolle.

Administrator

Er hat dieselben Berechtigungen wie der Eigentümer in der Organisation, plus die diesem Niveau vorbehaltenen Bereiche: den Partner-Abschnitt, wenn die Organisation Partner ist, und den Developer-Abschnitt (API und Webhooks), wenn der Plan Large oder höher ist. Wenn Sie weder Partner noch Developer nutzen, sind Administrator und Eigentümer im Alltag gleichwertig. Weisen Sie Administrator nicht zu «um sicher zu sein, dass er alles sieht»: die Sichtbarkeit der Karten läuft nicht darüber.

Vergleich

Die Tabelle ist die Gedächtnisstütze. Die Regel, die nicht in eine Zelle passt: die Rolle öffnet die Funktionen, Schloss und Mitarbeiter öffnen die Karten.

Bevor Sie eine Rolle anheben

• Wenn er eine Karte nicht sieht, prüfen Sie Schloss und Mitarbeiter, dann den Benutzer-/Team-Filter der Kanban. Der Report zeigt alles, was er öffnen kann; die Kanban zeigt seine Arbeit. Es fehlt keine Berechtigung.
• Wenn er nicht einladen kann, braucht er Benutzer, nicht Eigentümer.
• Wenn er keine CSV importieren oder kein Feld hinzufügen kann, braucht er Mitglied.
• Wenn er den Plan nicht ändern, eine App nicht ausschalten oder Sicherheit nicht öffnen kann, braucht er Eigentümer.
• Benutzer und Eingeschränkter Benutzer auf einem Plan unter Medium lassen sich nicht zuweisen: die Einladung kommt zurück oder das Niveau erscheint nicht.
• Ein inaktiver Benutzer tritt nicht ein, welche Rolle er auch hat. Ein Eigentümer reaktiviert ihn, wenn noch ein Platz im Plan frei ist.

Häufige Fragen

Der Eigentümer sieht eine Verhandlung nicht. Sie ist privat und er steht nicht in der Liste. Fügen Sie ihn als Mitarbeiter hinzu, fügen Sie das Team Master hinzu, wenn die Richtlinie das vorsieht, oder machen Sie die Karte öffentlich. Die Rolle spielt keine Rolle.

Ich habe Gast gesetzt und er findet die Kontakte nicht. Das ist vorgesehen. Der Gast hat keine Adressliste. Wenn er mit Kontakten arbeiten soll, ist er Eingeschränkter Benutzer (Plan Medium).

Kann ich mir selbst eine höhere Rolle geben? Nein. Wer schon auf diesem Niveau oder darüber ist, weist sie Ihnen zu. Im Profil aktualisiert «Meine Rollen» Jobtitel und Manager, nicht die Berechtigungen, die der Administrator Ihnen gegeben hat.

Sind Administrator und Eigentümer gleich? In der Organisation ja, außer Partner und Developer. Developer erfordert Plan Large oder höher.