Lernen sie mokapen

Verkaufschancen-Leitfaden

Der Bereich Verkaufschancen (Deals) ist das Herz der Vertriebspipeline in Mokapen: Jede Verkaufschance steht für eine laufende Verhandlung — einen potenziellen Vertrag, eine Verlängerung, ein Upsell — mit geschätztem Betrag, Abschlusswahrscheinlichkeit, Phase und Frist. Er verbindet das Kontakte-Verzeichnis (wer kauft) mit den Delivery-Tools (Aufgaben, Projekte, Angebote, Bestellungen).

Zugriff über das Menü Verkauf → Verkaufschancen oder die Seite Verkaufschancen. Verkaufschancen werden hauptsächlich im Kanban nach Pipeline-Phase verwaltet, mit alternativen Ansichten (Karten, Kalender, Liste) und dedizierten Berichten.

Rolle im CRM und in Prozessen

Eine Verkaufschance in Mokapen ist keine Tabellenzeile: Sie ist ein operativer Datensatz, der mit dem restlichen XRM verknüpft ist.

• Vertrieb: Betrag, Wahrscheinlichkeit, Pipeline-Phase, voraussichtliches Abschlussdatum, Verantwortlicher und Stakeholder.
• Beziehung: verknüpfter Entscheider-Kontakt und Unternehmen; Historie sichtbar von der Kundenkarte.
• Operativ: Follow-up-Aufgaben, Termine, Qualifizierungs-Checklisten verknüpft über Verbindungen.
• Dokumente: Angebote und Bestellungen erzeugt oder verknüpft, wenn die Verkaufschance voranschreitet (Premium-Pläne).

Praktische Regel: Jede bedeutsame Verhandlung verdient eine Verkaufschance mit aktualisiertem Unternehmen oder Kontakt, Betrag und Phase — so bleiben Pipeline, Forecast und Teamaktivität abgestimmt.

Anwendungsfälle

• Agentur / Beratung: eine Verkaufschance pro Angebot; Phasen «Qualifizierung → Angebot → Verhandlung → Gewonnen»; verknüpfte Aufgaben für Angebotsabgabe und Abstimmungsgespräche.
• Wiederkehrendes B2B: Verkaufschance für Jahresverlängerung oder Upsell; Verknüpfung mit bestehendem Unternehmen und historischen Support-Tickets für Kontext.
• Internes Vertriebsteam: gemeinsame Pipeline, Filter nach Verantwortlichem, Berichte nach Phase und gewichtetem Betrag (Betrag × Wahrscheinlichkeit).
• Marketing-Leads: Verkaufschance aus Formular oder Kampagne (Herkunft im Feld Source); Automatisierung weist Verantwortlichen zu und erstellt Erstkontakt-Aufgaben.

Kanban, Pipeline und Phasen

Die Standardansicht ist Kanban, organisiert nach Pipeline (z. B. «Vertrieb Deutschland», «Partner»). Jede Pipeline hat Phasen (Status) mit Reihenfolge und Farbe — ziehen Sie Karten von einer Spalte zur anderen, um die Verkaufschance voranzubringen.

Obere Leiste der Seite Verkaufschancen:

• Pipeline (Dropdown): aktive Pipeline wechseln; als Admin können Sie neue erstellen oder Phasen in Einstellungen bearbeiten.
• Gruppieren nach: neben Phase auch nach Verantwortlichem, Labels, Abschlussdatum usw.
• Filter (Premium): Betrag, Wahrscheinlichkeit, verknüpfter Kontakt, benutzerdefinierte Felder.
• Ansichten: Kanban | Karten | Kalender | Liste.
• + Verkaufschance: neue Verkaufschance erstellen.

Endphasen (z. B. Gewonnen bei 100 %, Verloren bei 0 %) können automatische Aktionen auslösen — z. B. Vorschlag zur Bestellerstellung, wenn die Verkaufschance gewonnen wird (Premium-Pläne).

Verkaufschancen-Panel

Klick auf den Titel öffnet das Seitenpanel; mit Premium können Sie zur Vollbild-Verkaufschancen-Seite erweitern (gleiches Layout, mehr Platz).

Kopfzeile: bearbeitbarer Titel, Archiviert-Badge falls zutreffend. Befindet sich die Verkaufschance im Papierkorb, Banner mit Wiederherstellen und Endgültig löschen.

Aktionsleiste:

• Priorität, Datenschutz, Labels, Farbe, Anhänge, Haftnotizen (Small-Plan).
• Link kopieren, Vollbild (Small-Plan).
• + Erstellen und verbinden: Aufgaben, Termine, Tickets… mit der Verkaufschance verknüpft.

Optionsmenü (drei Punkte)

• Klonen: Verkaufschance duplizieren; Modal mit Checkboxen für Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare.
• Archivieren / Wiederherstellen (Medium-Plan): abgeschlossene Verkaufschancen außerhalb der aktiven Pipeline.
• Panel bearbeiten (Admin): Layout der Verkaufschancen-Felder.
• Löschen / Wiederherstellen (roter Eintrag): Org-Papierkorb, Wiederherstellung, endgültige Löschung.

Tab Daten — Hauptfelder:

• Wahrscheinlichkeit und Phase (Pipeline / Status): definieren Fortschritt und Forecast.
• Betrag: wirtschaftlicher Wert der Verkaufschance.
• Verknüpfter Kontakt und Unternehmen.
• Verantwortlicher (Owner) und Stakeholder.
• Voraussichtliches Abschlussdatum, Herkunft, Beschreibung.
• Sales- und benutzerdefinierte Felder (Premium) gemäß Org-Konfiguration.

Querschnitts-Tabs wie bei anderen Entitäten: Checkliste, Verbindungen, Zeit, Marketing, Aktualisierungen.

Verkaufschance erstellen

1. Gehen Sie zur Seite Verkaufschancen.
2. Klicken Sie + Verkaufschance.
3. Geben Sie einen klaren Titel ein (z. B. «Wartungsvertrag 2026 — Acme GmbH»).
4. Wählen Sie die Pipeline und füllen Sie Betrag, Wahrscheinlichkeit, Kontakt/Unternehmen, Abschlussdatum aus.
5. Speichern: Die Karte erscheint in der Spalte der Anfangsphase.

Verkaufschancen können auch über Erstellen und verbinden auf Kontakt/Unternehmen, über Automatisierungen (z. B. neuer Lead aus Formular) oder durch Klonen einer Muster-Verkaufschance erstellt werden.

Verkaufschance bearbeiten

Einzelbearbeitung (Panel)

1. Öffnen Sie das Verkaufschancen-Panel.
2. Inline im Tab Daten bearbeiten: Wahrscheinlichkeit, Phase, Betrag, Kontakt, Unternehmen, Daten (Stift-Symbol).
3. Priorität, Labels, Verantwortlichen in der Aktionsleiste aktualisieren.

Im Kanban voranschreiten

Karte zwischen Kanban-Spalten ziehen: Die Phase wird automatisch aktualisiert. Nützlich in Pipeline-Meetings.

Massenbearbeitung (Listenansicht)

1. Wechseln Sie zur Liste-Ansicht auf der Seite Verkaufschancen.
2. Verkaufschancen mit Checkboxen auswählen.
3. Klick auf Bearbeiten in der Aktionsleiste: Verantwortlicher, Phase, Wahrscheinlichkeit, Labels, benutzerdefinierte Felder.
4. Bestätigen, um auf alle Ausgewählten anzuwenden.

Massen-Aktionsleiste ebenfalls verfügbar: Klonen, Archivieren, Löschen.

Verkaufschance löschen

Löschen Sie versehentlich erstellte Verkaufschancen oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn die Verkaufschance nützliche Historie hat (gewonnen, verloren, Vertriebsnotizen) und Sie die Spur auf Kontakt oder Unternehmen nicht verlieren möchten.

Einzelnes Löschen

1. Panel öffnen → Optionen → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen.

Mit dem Large-Plan landet die Verkaufschance im Papierkorb (Seite Verkaufschancen → Aktionen → Verkaufschancen-Papierkorb). Von dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Öffnen Sie eine bereits im Papierkorb befindliche Verkaufschance, erscheint ein Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Large-Plan) ist die Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfaches Löschen

1. Listenansicht → auswählen → Löschen (roter Button) → bestätigen.

Verkaufschance archivieren

Das Archiv blendet abgeschlossene Verkaufschancen (gewonnen, verloren oder aufgegeben) aus Kanban und aktiven operativen Ansichten aus, ohne sie zu löschen: Verbindungen, Beträge und Tab Aktualisierungen bleiben auf Kontakt und Unternehmen einsehbar. Nützlich für eine saubere Pipeline bei erhaltenem Vertriebshistorie und vergangenen Forecasts.

Einzelne Verkaufschance archivieren

1. Panel → Optionen → Archivieren (Medium-Plan) → bestätigen.

Mehrere Verkaufschancen archivieren / Archiv einsehen

• Mehrfach: Liste → auswählen → Archivieren.
• Einsehen: Verkaufschancen → Aktionen → Verkaufschancen-Archiv.
• Wiederherstellen: aus dem Archiv oder Optionen → Wiederherstellen im Panel.

Archivierte Verkaufschancen erscheinen nicht im operativen Kanban, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Verkaufschance klonen

Duplizieren Sie eine Muster-Verkaufschance (gleiche Checklisten-Struktur, gleiche Vertragsanhänge) für Verlängerungen oder Varianten.

Einzelnes Klonen

1. Panel → Optionen → Klonen.
2. Modal: Checkliste, Anhänge, Verbindungen, Kommentare auswählen.
3. Bestätigen; Titel, Betrag und Anfangsphase der neuen Verkaufschance aktualisieren.

Mehrfaches Klonen

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen → bestätigen.

Gewonnen, verloren und After-Sales

Verschieben Sie die Verkaufschance in die Phase Gewonnen, wenn der Vertrag unterschrieben ist: Der Betrag fließt in den «abgeschlossenen» Forecast. Mokapen kann vorschlagen, eine verknüpfte Bestellung zu erstellen (Premium). Phase Verloren für nicht abgeschlossene Verhandlungen — nützlich für Gründeanalyse und Berichte.

Nach dem Gewinn: Projekt für Delivery verknüpfen, Onboarding-Aufgaben öffnen und die Verkaufschance in Verbindungen für Vertriebshistorie auf der Kundenkarte behalten.

Verbindungen und verknüpfte Dokumente

Im Tab Verbindungen verknüpfen Sie Follow-up-Aufgaben, Pre-Sales-Tickets, weitere Einkaufsausschuss-Kontakte, Angebote und Bestellungen. Beim Öffnen des Kontakts sehen Sie alle offenen und geschlossenen Verkaufschancen.

Typischer Ablauf: Kontakt → Verkaufschance → Angebot → Bestellung → Liefer-Projekt — jeder Schritt bleibt im XRM navigierbar.

Verkaufschancen-Ansichten

Vier Anzeigemodi auf der Seite Verkaufschancen. Pipeline und Filter bleiben beim Ansichtswechsel aktiv.

Kanban (Standard)

Spalten nach Pipeline-Phase; Drag-and-Drop zum Voranschreiten. Menü Gruppieren nach: Phase (Standard), Verantwortlicher, Labels, Abschlussdatum, Farbe (Premium).

Karten

Verkaufschancen sortiert nach voraussichtlichem Abschlussdatum — Fokus auf bevorstehende Fristen und Wochen-Forecast.

Kalender

Verkaufschancen im Kalender nach Abschlussdatum; nützlich zur Planung von Abschlussgesprächen und Pipeline-Reviews.

Liste

Tabelle mit konfigurierbaren Spalten, Sortierung, Suche und Massenaktionen (Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen). Ideal für Export und numerische Reviews.

Filter

• Filter (Premium): Betrag, Wahrscheinlichkeit, Kontakt, Unternehmen, Verantwortlicher, Labels, benutzerdefinierte Felder.
• Pipeline: Dropdown zum Wechseln der aktiven Pipeline.
• Benutzer / Teams: Verkaufschancen auf ausgewählten Verantwortlichen oder Team beschränken.

Verkaufschancen-Einstellungen

Unter Verkaufschancen-Einstellungen (autorisierte Admin/Mitglieder):

• Pipeline und Phasen: Pipelines erstellen, Phasen sortieren, Farben, Endzustände (Gewonnen/Verloren), Standardwahrscheinlichkeit pro Phase.
• Felder: Standard- und benutzerdefinierte Felder (Medium-Plan).
• Panel-Layout und Listenspalten: Sichtbarkeit und Reihenfolge der Felder.

Aus der Liste: Aktionen → Spalten bearbeiten, um die Tabelle an das Vertriebsteam anzupassen.

Verkaufschancen-Berichte

Der Bereich Verkaufschancen-Berichte (Premium) fasst Verkaufschancen zusammen, auf die Sie je nach Rolle und Organisationsberechtigungen Zugriff haben: Sie sehen nur autorisierte Datensätze und Felder, nicht das gesamte Vertriebsportfolio. Dient Pipeline-Analyse, Forecast und Export — für den täglichen Betrieb Kanban und Liste nutzen.

• Dashboard: Diagramme nach Phase, Verantwortlichem, Betrag, Wahrscheinlichkeit, Labels, Pipeline.
• Berichtsliste: analytische Tabelle mit Filtern und Export — Basis für wöchentliche Vertriebsmeetings.
• Forecast: gewichteter Betrag (Betrag × Wahrscheinlichkeit) pro Zeitraum.

Kombinieren Sie Berichte mit Labels (z. B. «Enterprise», «Verlängerung») und Verbindungsfiltern, um das Verkaufschancen-Portfolio zu segmentieren.