Lernen sie mokapen

Aufträge-Leitfaden

Der Bereich Aufträge formalisiert die kommerzielle Annahme: gleiches Modell wie das Angebot (Artikel, Vorlagen, PDF, E-Mail), stellt aber die Verkaufs- oder Lieferverpflichtung gegenüber dem Kunden dar. Jeder Auftrag hat einen Auftragscode (z. B. ORD-3-2026), ein herunterladbares oder versendbares Dokument und kann mit Rechnungssoftware wie Fatture in Cloud für den Ablauf Auftrag → elektronische Rechnung synchronisiert werden.

Zugriff über das Menü Vertrieb → Aufträge oder die Seite Aufträge. Funktion verfügbar mit Large-Plan und aktiver Vertriebs-App. Erfordert in der Organisation konfigurierte Steuersätze (Einstellungen → Vertrieb → Steuern).

Rolle im CRM und in Prozessen

Ein Auftrag in Mokapen:

• Wirtschaftliche Bestätigung — Artikelzeilen (Produkte, Dienstleistungen, generische Artikel) mit MwSt., Rabatten und Summen; Basis für Produktion, Versand oder Rechnungsstellung.
• Dokument — Auftragsvorlage, Vorschau, PDF/DOCX-Download, E-Mail-Versand mit Anhang.
• Nachverfolgbarkeit — Auftragscode, Auftrags-Pipeline-Status, Verknüpfungen zu Quellangebot, Opportunity, Kontakt, Unternehmen.
• Steuerintegration — Sync zur Buchhaltungssoftware (Fatture in Cloud: Aufträge mit Artikeln zur Rechnungsstellung).

Ablauf: Gewonnene Opportunity oder Angenommenes Angebot → Auftrag → Rechnungs-Sync → Projekt / Lieferaufgaben.

Anwendungsfälle

• Unterzeichneter B2B-Vertrag — Auftrag mit wiederkehrenden Dienstleistungszeilen + Zahlungsbedingungen im Dokument.
• E-Commerce / Direktvertrieb — Auftrag aus angenommenem Angebot oder gewonnener Opportunity mit Katalogartikeln.
• Administration — Export/Sync Auftrag zu Fatture in Cloud; Buchhaltung stellt Rechnung ohne erneute Zeileneingabe aus.
• Operations — Auftrag verknüpft mit Projekt und Erfüllungsaufgaben; Verbindungen zu After-Sales-Tickets.

Listenseite und Kanban

Aufträge werden im Kanban nach Pipeline-Status (konfigurierbar) und in tabellarischer Liste verwaltet. Obere Leiste:

• Pipeline / Status: Filter nach Auftragsphase.
• Filter (Large-Plan): Kunde, Betrag, Daten, Verantwortlicher, Labels.
• + Auftrag: öffnet den vollständigen Editor (Seite Neuer Auftrag).
• Aktionen: Auftragsarchiv, Papierkorb, Export, Spalten bearbeiten (Listenansicht).

Mit Mehrfachauswahl in der Liste: Bearbeiten, Klonen, Archivieren, Löschen.

Auftragspanel

Öffnen Sie einen Auftrag aus Kanban oder Liste: das Seitenpanel öffnet sich mit allen Dokumentblöcken. Mit dem Small-Plan können Sie zur Vollseite wechseln (Erweitern-Symbol), um an langen Aufträgen oder Aufträgen mit vielen Zeilen zu arbeiten.

Kopfzeile:

• Auftragscode (z. B. #ORD-3-2026) — Klick zur manuellen Bearbeitung, falls berechtigt.
• Titel — beschreibender Name (z. B. «Wartungsauftrag 2026 — Kunde X»).
• Badge Archiviert falls zutreffend; Papierkorb-Banner mit Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Dokument-Aktionsleiste (oben rechts):

• Vorschau — Darstellung des Dokuments, wie der Kunde es sieht.
• Download — Menü: PDF oder Word (docx); die Datei verwendet Absender und Auftragscode im Namen, sofern vorhanden.
• E-Mail senden — Modal mit Empfänger, Betreff, Text; PDF-Anhang aus dem aktuellen Auftrag generiert.

Symbolleiste wie bei anderen Entitäten: Pipeline-Status, Datenschutz, Labels, Farbe, Anhänge, Notizen, Link kopieren, Optionen (Klonen, Archivieren, Löschen), + Erstellen und verbinden.

Hauptblöcke: Absender/Empfänger, Design (Vorlage), Artikel, Wirtschaftliche Bedingungen, Auftragsdatenfelder (Daten, Referenzen, Notizen).

Auftragscode

Der Auftragscode identifiziert den Auftrag eindeutig in der Organisation und erscheint in der Kopfzeile (z. B. #ORD-3-2026), in Listen, Verbindungen und PDF-Dateinamen.

Automatische Generierung: bei Erstellung oder Speichern weist Mokapen, falls der Code leer ist, die Jahresfortlaufnummer im Format ORD-NUMMER-JAHR zu (z. B. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Der Zähler startet jedes Kalenderjahr neu; benutzerdefinierte Codes außerhalb des Standardformats ändern die Nummerierung nicht.

Manuelle Bearbeitung: Klick auf den Code in der Kopfzeile → bearbeitbares Feld → Panel speichern. Nützlich zur Anpassung an ERP- oder externe Buchhaltungsnummerierung; Duplikate in derselben Org vermeiden.

Dokumentdatum: wenn Sie ein Auftragsdatum außerhalb des laufenden Jahres setzen, kann das System beim Speichern den Code passend zu diesem Jahr neu generieren.

In PDFs/E-Mails kann der Dateiname Absender - Auftragscode.pdf lauten.

Artikel (Auftragszeilen)

Der Block Artikel ist der wirtschaftliche Kern des Auftrags. Jede Zeile hat Menge, Einzelpreis, MwSt., Rabatte und Zeilensumme.

Artikel hinzufügen — Schaltfläche + Artikel:

1. Wählen Sie den Typ: Dienstleistung, Produkt, Generischer Artikel, Generischer Artikel (%).
2. Bei Dienstleistung/Produkt: Eintrag aus Katalog wählen — Preis, MwSt. und Beschreibung werden aus dem verknüpften Datensatz vorgeschlagen.
3. Menge, Preis, optionalen Zeilenrabatt ausfüllen; bestätigen.

Brutto/Netto-Preise, manueller Dokumentrabatt und Kundenrabatt aus dem Verzeichnis: gleiche Logik wie beim Angebot.

Bei Auftragserstellung aus angenommenem Angebot oder gewonnener Opportunity kann Mokapen Zeilen vorausfüllen — prüfen und anpassen, bevor Sie an den Kunden senden oder steuerlich synchronisieren.

Auftragsvorlage

Block Design: Systemvorlagen (Auftragslayout) oder org-eigene Vorlagen (Menü Vorlagen → Typ Auftrag). Sie definieren Artikeltabellenlayout, Absender/Empfänger-Blöcke, Bedingungen, Unterschrift. Org-Standardvorlage wird bei neuen Aufträgen vorgeschlagen.

Wirtschaftliche Bedingungen: Freitext (Zahlung, Lieferzeiten, Garantien) — vom Template geerbt, falls bei Erstellung leer.

Vorschau, Download und Versand

Vor dem Versand an den Kunden immer Vorschau verwenden: Mokapen setzt das Dokument aus Vorlage + gespeicherten Daten zusammen.

Download — PDF oder DOCX aus dem Download-Menü.

E-Mail senden — Modal mit Auftrags-PDF-Anhang; erfordert Kunden-E-Mail und Org-Mail-Integration.

Speichern vor Dokumentgenerierung, wenn Sie Artikel oder Texte geändert haben.

Synchronisation und elektronische Rechnungsstellung

Tab Synchronisation am Auftrag + Konfiguration Integrationen → Fatture in Cloud.

Bei aktiver Integration:

• Export/Sync Aufträge mit Artikeln zu Fatture in Cloud (Ausgangs- oder bidirektionale Richtung).
• Abgleich von Verzeichnissen und Katalog vermeidet erneute Eingabe in der Rechnungsphase.
• MwSt.-Mapping und Sync-Filter pro Org konfigurierbar.
• Status pro Datensatz: synchronisiert, ausstehend, Fehler — im Tab einsehbar.

Mokapen verwaltet CRM und Auftragsdokument; elektronische Rechnung und steuerliche Pflichten bleiben in der verbundenen Buchhaltungssoftware, mit abgestimmten Daten via Sync.

Verwandte Bereiche

• Verbindungen — Quellangebot, Opportunity, Projekt, Ticket.
• Anhänge — Lieferscheine, unterzeichnete Verträge.
• Updates — Änderungshistorie, Versände, Sync.
• Labels — Klassifizierung und Filter.

Auftrag erstellen

1. Gehen Sie zu Vertrieb → Aufträge → + Auftrag (oder aus gewonnener Opportunity / angenommenem Angebot mit vorausgefüllten Zeilen).
2. Titel, Kunde (Kontakt/Unternehmen), anfängliche Pipeline/Status, Daten ausfüllen.
3. Abschnitt Design: Vorlage wählen.
4. Artikel aus Katalog oder generisch hinzufügen.
5. Wirtschaftliche Bedingungen und Absender/Empfänger bei Bedarf vervollständigen.
6. Speichern: der Auftragscode wird zugewiesen, falls fehlend.
7. Vorschau → E-Mail senden, PDF herunterladen oder Sync zur Steuerbuchhaltung.

Auftrag bearbeiten

Einzelbearbeitung (Panel)

1. Auftragspanel öffnen (Klick aus Kanban oder Liste).
2. Titel, Auftragscode, Datenfelder, Artikelzeilen und Texte wirtschaftlicher Bedingungen inline bearbeiten (Stift-Symbol wo verfügbar).
3. Pipeline-Status, Labels, Datenschutz und Anhänge über die Aktionsleiste aktualisieren.
4. Speichern: automatisch Feld für Feld im Seitenpanel; Vorschau und Download erfordern Speichern bei geänderten Artikeln, Vorlage oder Texten. Nach Sync zu Fatture in Cloud können Änderungen in Mokapen eine erneute Synchronisation erfordern.

Im Kanban voranbringen

Karte zwischen Kanban-Spalten ziehen: Pipeline-Status wird automatisch aktualisiert.

Massenbearbeitung (Listenansicht, Large-Plan)

1. Zur Liste-Ansicht auf der Seite Aufträge wechseln.
2. Aufträge per Checkbox auswählen.
3. Bearbeiten in der Aktionsleiste klicken: Verantwortlicher, Status, Labels, für Massenbearbeitung zugelassene benutzerdefinierte Felder.
4. Bestätigen, um auf alle Ausgewählten anzuwenden.

Massen-Aktionsleiste ebenfalls verfügbar: Klonen, Archivieren, Löschen.

Auftrag löschen

Löschen Sie fälschlich erstellte Aufträge oder Testduplikate. Bevorzugen Sie Archivieren, wenn der Auftrag nützliche Historie hat (erfüllt, fakturiert, Verbindungen mit Kunde oder Projekt) und Sie die Nachverfolgbarkeit nicht verlieren wollen. Berücksichtigen Sie die Auswirkung auf Sync und bereits gestartete Rechnungsstellung vor endgültigem Löschen.

Einzelnes Löschen

1. Panel öffnen → Optionen (drei Punkte) → Löschen (roter Eintrag).
2. Im Modal bestätigen.

Mit dem Large-Plan landet der Auftrag im Papierkorb (Seite Aufträge → Aktionen → Auftrags-Papierkorb). Dort können Sie Wiederherstellen oder Endgültig löschen. Öffnen Sie einen bereits im Papierkorb befindlichen Auftrag, erscheint ein Banner Wiederherstellen / Endgültig löschen.

Im Free-Plan (ohne Large-Plan) ist die Löschung in der Regel endgültig unmittelbar nach Bestätigung, ohne Papierkorb — prüfen Sie die Berechtigungen Ihrer Organisation.

Mehrfaches Löschen

1. Listenansicht → auswählen → Löschen (rote Schaltfläche) → bestätigen.

Auftrag archivieren

Das Archiv blendet erfüllte, abgeschlossene oder historische Aufträge aus Kanban und operativen Ansichten aus, ohne sie zu löschen: Verbindungen, Beträge und Tab Updates bleiben auf Kontakt und Unternehmen einsehbar. Nützlich für eine saubere Pipeline bei erhaltener kommerzieller Historie und Sync/Rechnungs-Audit.

Einzelnen Auftrag archivieren

1. Panel öffnen → Optionen → Archivieren (Medium-Plan) → bestätigen.

Mehrere Aufträge archivieren / Archiv einsehen

• Mehrfach: Listenansicht → auswählen → Archivieren in der Aktionsleiste.
• Einsehen: Aufträge → Aktionen → Auftragsarchiv.
• Wiederherstellen: aus dem Archiv oder Optionen → Wiederherstellen im Panel.

Archivierte Aufträge erscheinen nicht im operativen Kanban, bleiben aber über Archiv, Verbindungen und historische Berichte erreichbar.

Auftrag klonen

Duplizieren Sie einen Musterauftrag (gleiche Artikel, Anhänge und Bedingungen) für wiederkehrende Aufträge, Varianten oder Vertragsverlängerungen.

Einzelnes Klonen

1. Panel → Optionen → Klonen.
2. Modal: Artikel, Anhänge, Verbindungen, Kommentare zum Kopieren auswählen.
3. Bestätigen; Titel, Daten und Auftragscode im neuen Datensatz aktualisieren.

Mehrfaches Klonen

1. Liste → auswählen → Klonen → Optionen → bestätigen.

Aus Angebot oder gewonnener Opportunity

Aus angenommenem Angebot: Aktion bereitet/erstellt Auftrag — kopiert Artikel und Kundendaten. Aus gewonnener Opportunity: Modal Neuer Auftrag aus der Opportunity — automatische Verknüpfung in Verbindungen. Behalten Sie Angebot oder Opportunity für Reporting und Audit nach.

Ansichten

• Kanban — Auftragsstatus; Drag-and-Drop.
• Liste — konfigurierbare Spalten, Sortierung, Export, Massenaktionen.

Auftragseinstellungen

Unter Einstellungen → Vertrieb → Aufträge (Admin): Pipeline und Status, benutzerdefinierte Felder, Panel-Layout, Listenspalten, Rabatte. Unter org Vorlagen: Auftragsdokumentmodelle. Unter org Steuern: auf Artikeln verwendete MwSt.-Sätze.

Auftragsberichte

Bereich Auftragsberichte (Large-Plan): Volumen, Status, Margen, Artikel, Kunden — nur nach Ihrer Rolle autorisierte Daten. Zusammen mit Angebots- und Opportunity-Berichten für End-to-End-Vertriebsansicht nutzen.