Ο οδηγός Mokapen

Συνημμένα

Τα Συνημμένα συνδέουν αρχεία με μια οντότητα Mokapen: συμβόλαια, briefs, στιγμιότυπα οθόνης, τιμολόγια, παρουσιάσεις. Παραμένουν στο πλαίσιο της εγγραφής (εργασία, έργο, επαφή, εισιτήριο, συμφωνία…) ώστε όποιος ανοίγει την εγγραφή να βρίσκει αμέσως τα σχετικά έγγραφα, χωρίς να ψάχνει email ή προσωπικά drives αποσυνδεδεμένα από το CRM.

Ρόλος στο CRM

Τα συνημμένα συμπληρώνουν τα δομημένα δεδομένα και τις συνδέσεις:

• Συμφωνία / προσφορά: υπογεγραμμένο PDF, προδιαγραφές, απεσταλμένη προσφορά.
• Εισιτήριο: στιγμιότυπο σφάλματος, log, απάντηση προμηθευτή.
• Έργο / εργασία: mockup, προδιαγραφές, παραδοτέο εγκεκριμένο από πελάτη.
• Επαφή / εταιρεία: μητρώο εταιρείας, NDA, έγγραφα onboarding.

Το αριθμημένο σήμα στο συνδετήρα δείχνει πόσα αρχεία είναι συνδεδεμένα — γρήγορο σήμα στη λίστα και στο Kanban.

Μεταφόρτωση αρχείου

1. Ανοίξτε την εγγραφή της οντότητας.
2. Επάνω γραμμή → εικονίδιο συνδετήρα (Συνημμένα).
3. Επιλέξτε την πηγή:
   • Ο υπολογιστής σας — μεταφόρτωση στον χώρο αποθήκευσης Mokapen του οργανισμού.
   • Google Drive ή OneDrive (με ενεργή ενσωμάτωση) — σύνδεση αρχείων cloud χωρίς διπλασιασμό τοπικής αποθήκευσης Mokapen.
4. Επιλέξτε το αρχείο και περιμένετε την ολοκλήρωση.

Σε ορισμένες εγγραφές μπορείτε επίσης να σύρετε και να αποθέσετε αρχεία στην περιοχή της εγγραφής για να ξεκινήσει η μεταφόρτωση.

Προβολή και διαχείριση

Στο μενού Συνημμένα: λίστα με όνομα, μέγεθος και ημερομηνία. Ανοίξτε, κατεβάστε ή αφαιρέστε από την οντότητα. Η αφαίρεση συνημμένου από την εγγραφή δεν διαγράφει απαραίτητα το αρχείο στο Drive/OneDrive αν είναι συνδεδεμένο μέσω cloud ενσωμάτωσης — αποσυνδέει μόνο την αναφορά CRM.

Στην καρτέλα Δεδομένα (πλήρης σελίδα) η ενότητα συνημμένων αρχείων συνοψίζει τα ίδια έγγραφα μαζί με σχόλια και περιγραφή.

Διαθέσιμος χώρος

Οργανισμοί δωρεάν πλάνου: περιορισμένος online χώρος (100 MB) για συνημμένα άμεσης μεταφόρτωσης. Πλάνα Premium (Small, Medium, Large): επεκτάσιμος χώρος. Ελέγξτε πλάνο και χρήση στο Πληροφορίες οργανισμού. Για μεγάλους όγκους, προτιμήστε ενσωμάτωση Drive/OneDrive και συνδέστε αρχεία αντί να τα ανεβάζετε όλα στο Mokapen.

Κλωνοποίηση

Κατά την κλωνοποίηση εργασιών, έργων, επαφών, εισιτηρίων, συμφωνιών κ.λπ. μπορείτε να συμπεριλάβετε συνημμένα στο αντίγραφο (πλαίσιο ελέγχου στο παράθυρο Κλωνοποίηση). Προσέξτε το συνολικό μέγεθος: το παράθυρο μπορεί να δείχνει τα συνολικά MB των αρχείων προς διπλασιασμό. Αποεπιλέξτε αν το αντίγραφο πρέπει να είναι ελαφρύ (μόνο δομή, χωρίς έγγραφα).

Προτεινόμενες διαδικασίες

• Μία πηγή αλήθειας: υπογεγραμμένο συμβόλαιο στη συμφωνία, όχι μόνο στο email — συνημμένο + σύνδεση επαφής/εταιρείας.
• Εισιτήρια με αποδείξεις: απαιτήστε συνημμένο στιγμιότυπο/log πριν κλείσετε τεχνικά εισιτήρια (λίστα ελέγχου + αρχείο).
• Παράδοση έργου: κοινόχρηστος φάκελος Drive + στο Mokapen σύνδεσμοι/PDF αναφοράς στο έργο.
• GDPR / διατήρηση: αφαιρέστε παρωχημένα συνημμένα από εγγραφές επαφών όταν δεν χρειάζονται πλέον· σκεφτείτε εταιρικό cloud για μακροχρόνιο αρχείο.
• Κλωνοποιημένα πρότυπα: πρότυπο εργασίας με συνημμένες εσωτερικές οδηγίες, κλωνοποιημένο για κάθε νέο onboarding.

Τα συνημμένα, οι Συνδέσεις και τα σχόλια σχηματίζουν την επιχειρησιακή «μνήμη» της εγγραφής CRM.