Mokapenguiden

Kontaktguide

De Kontakter område är katalogen över personer du arbetar med: kunder, potentiella kunder, partners, leverantörer, leads från formulär eller kampanjer. Varje kontakt sammanför identitet (namn, e-post, telefon), roll, företagstillhörighet, relationshistorik och operativa länkar till affärer, biljetter, uppgifter och projekt. Det är utgångspunkten för relationell CRM: utan strukturerade kontakter förlorar försäljning och support sammanhang.

Få åtkomst till den från Kontaktlista i menyn. Från Företag knappen växlar du till företagskatalogen (Företagsguide).

Roll i CRM och processer

En kontakt i Mokapen är inte en rad i ett Excel-kalkylblad: det är en levande rekord kopplat till resten av systemet.

• Försäljning: kontakt kopplad till affärer, offerter, uppföljningsuppgifter; etiketter för segmentering (Warm, Enterprise...).
• Stöd: kontakt på biljetter, e-postmeddelanden som synkroniseras på fliken E-post, checklistor för introduktion.
• Marknadsföring: Marknadsföringsflik (listor, samtycken), leadsursprung (källa-fält), synkroniseringsintegreringar.
• Operationer: dubbelriktad Anslutningar till uppgifter, projekt, utnämningar; SMS/WhatsApp från panelfältet (om aktiverat).

Praktisk regel: varje betydande interaktion (samtal, försäljningsmail, biljett) bör kunna spåras till en kontakt (eller skapad som en kontakt i farten) med åtminstone ett e-postmeddelande eller en telefon och, när det är möjligt, en associerad företag.

Kontaktlista sida

Huvudsidan är en Datatabeller tabell med konfigurerbara kolumner (förnamn, efternamn, e-post, företag, etiketter, integritet...). Översta fältet:

• Företag: växla till företagslistan.
• Filter (Stor plan): avancerad filtermodal på standardfält, anpassade fält och anslutningar.
• Åtgärder: import/export (org-behörigheter), dubbletthantering, redigera kolumner, arkiv, papperskorgen.
• + Kontakt: öppnar snabbskapande modal.

Genom att klicka på namnet öppnas sidopanel. Med den lilla planen kan du öppna sida kontakt helskärm (expandera ikon).

Om du väljer en eller flera rader med kryssrutorna till vänster visas fältet för bulkåtgärder ovanför tabellen: Nytt mejl (om integrationen är aktiv), Redigera, Klona, Arkiv, Radera, Exportera (organisationens ägare). Samma funktionsmönster som uppgifter i listvyn.

Kontaktpanel

Panelen (modal eller helsida) är organiserad som andra Mokapen-enheter.

Rubrik: foto eller initialer, för- och efternamn (inline redigerbar), hälsning, Arkiverad märke om tillämpligt. Om kontakten ligger i papperskorgen visas en röd banner med Återställa och Ta bort permanent knappar (medium plan).

Åtgärdsfält (ikon för ikon):

• Privatliv (lås): offentlig eller privat (endast ägare och intressenter).
• Etiketter, Titelfärg, Bilagor, Klisterlappar (Liten plan).
• Kopiera länk, Hela sidan (Liten plan).
• + Skapa och anslut (grön knapp): skapa omedelbart uppgift, biljett, affär, möte... redan länkad till kontakten.

Alternativmeny (tre punkter)

Öppna kontaktpanelen → vertikala tre punkter ikon uppe till höger:

• Klona: duplicera kontakten; i modalen väljer du vad du vill kopiera (checklista, bilagor, anslutningar, kommentarer). Användbar för «mallkontakt» eller repeterbar onboarding.
• Arkivera/återställa (Mediumplan): flytta till arkiv eller återgå till operativa vyer.
• Redigera panel (admin): öppnar kontaktfältets layoutdesigner i ett nytt fönster.
• Ta bort/återställ (röd post): mjuk radering till papperskorgen, eller återställ om redan raderats; med lämplig Premium-plan också permanent radering från papperskorgen.

Panelflikar

• Data: profil, företag, e-post, telefon, anpassade fält — se Fliken Data.
• Checklista, Anslutningar, E-post, Marknadsföring, Privatliv, Synkronisera: se Relaterade avsnitt.
• Uppdateringar — profiländringshistorik, kommentarer, formulär och marknadsföringsmeddelanden (kontakter/företag).

Fliken Data — profilfält

I den Data fliken hittar du operativa fält (inline redigerbar med pennikon):

• Typ och Arbetsroll.
• Företag (företags-id): närstående företag — sökbar väljare; du kan skapa ett företag i farten om det inte finns.
• Intressenter: andra användare/team med synlighet.
• Källa: varifrån blyet kommer.
• Beskrivning (rik text, @ nämner).
• Försäljningsfält (om Försäljningsmodulen är aktiv).
• E-post (flera adresser), Telefon, Adress, Språk, Födelsedag, Webbplats, Social.

Med anpassade fält (medium plan) fliken Data följer regler för synlighet/obligatoriska som definieras i inställningar. Bilagor och kommentarer kompletterar panelen längst ned på fliken.

Kontakt och företag

De Företag fältet på fliken Data anger kontaktens referensföretag (t.ex. «John Smith» → «Acme Ltd»). Den ersätter inte Anslutningar: du kan länka samma kontakt till erbjudanden, andra kontakter eller biljetter oberoende av det primära företaget.

B2B bästa praxis: skapa företag först (momsnummer, huvudkontorsadress) sedan kontakter med distinkta roller (beslutsfattare, administration, teknisk). För B2C-kunder kan företagsfältet förbli tomt.

Flikar och relaterade avsnitt

• Checklista — Checklista guide: kundonboarding, dokumentinsamling.
• Anslutningar — Anslutningsguide: länkade erbjudanden, uppgifter, biljetter, projekt.
• Beställningar / Trohet (Försäljning): orderhistorik och lojalitetspoäng.
• E-post: synkroniserade konversationer (Gmail/Outlook-integrationer).
• Privatliv: GDPR-medgivanden, bearbetningshistorik.
• Marknadsföring: lista prenumerationer, kampanjer.
• Fakturering (Försäljning): faktureringsuppgifter kopplade till kontakten.
• Synkronisera: synkronisera status med Google Kontakter, Outlook, andra appar.
• Portal (Stor plan): tillgång till kundportal.
• Uppdateringar — profiländringshistorik, kommentarer, formulär och marknadsföringsmeddelanden (kontakter/företag).

Skapar en kontakt

1. Kontaktlista → + Kontakt (eller Skapa och anslut från en annan panel).
2. Fyll i åtminstone namn eller e-post (duplicerad validering på e-post om aktiv).
3. Associera företag, etiketter och ägare om de redan är kända.
4. Spara: kontakten visas i listan och kan direkt kopplas till erbjudanden/biljetter.

Från CSV-import (Åtgärder → Importera) du laddar tusentals radmappningskolumner; från landningsformulär/webhooks kan kontakter skapas automatiskt med källan ifylld.

Redigera en kontakt

Enkel redigering (panel)

1. Öppna kontaktpanelen (klicka på namnet i listan).
2. Redigera inline: titel/namn i rubrik, eller fält på fliken Data (klicka på värde → pennikon → redigera).
3. Använd åtgärdsfältet för etiketter, färg, sekretess, bilagor, klisterlappar.
4. Spara: automatiskt fält för fält i sidopanelen, eller Spara knappen i sidan kontakt.

Massredigering (lista)

1. I den Kontaktlista, välj kontakter med kryssrutorna till vänster.
2. Klick Redigera i åtgärdsfältet ovanför tabellen.
3. I modalen, lägg till fält att uppdatera (ägare, etiketter, typ, företag, tillåtna anpassade fält...) och ställ in värden.
4. Bekräfta: värdena gäller för alla valda kontakter.

Ändringar av fliken Sekretess eller Marknadsföring kan kräva särskilda behörigheter. Administration: Alternativ → Redigera panel öppnar fältdesignern (synlighet, ordning) i ett nytt fönster.

Ta bort en kontakt

Ta bort kontakter som skapats av misstag eller testa dubbletter. Föredra Arkiv om kontakten har länkat e-posthistorik, erbjudanden eller biljetter och du inte vill tappa spåren av dem i CRM.

Enkel radering

1. Öppna kontaktpanelen.
2. Alternativ meny (tre punkter) → Radera (röd post).
3. Bekräfta i modalen.

Med Stor plan kontakten går till skräp (Kontaktlista → Åtgärder → Kontakta papperskorgen). Därifrån kan du Återställa eller Ta bort permanent. Om du öppnar en kontakt som redan ligger i papperskorgen visas en banner med knapparna Återställ/Ta bort permanent.

På Gratis plan (utan stor plan) radering är i allmänhet permanent omedelbart efter bekräftelse, utan skräp – kontrollera din organisations behörigheter.

Flera raderingar

1. I den Kontaktlista, välj kontakter med kryssrutorna.
2. Klick Radera (röd knapp ovanför bordet).
3. Bekräfta.

Arkivera en kontakt

Arkiv är det rätta valet för kontakter som inte längre är aktiva (förlorade kunder, tidigare anställda, okvalificerade leads) som du vill behålla i historiken med anslutningar och e-postmeddelanden intakta, utan att belamra den operativa listan.

Arkivera en enda kontakt

1. Öppna panelen → Alternativ → Arkiv (Medellång plan).
2. Bekräfta i modalen. De Arkiverad märket visas i rubriken.

Arkivera flera kontakter / visa arkiv

• Multipel: Kontaktlista → välj med kryssrutor → Arkiv i åtgärdsfältet.
• Se: Kontaktlista → Åtgärder → Kontakta arkivet (Medellång plan).
• Återställa: från arkivet, välj och klicka på Återställ, eller Alternativ → Återställ från arkiv på den enskilda panelen.

Arkiverade kontakter visas inte i standardoperativa vyer utan förblir tillgängliga från arkiv, anslutningar och historiska rapporter.

Kontakta Rapporter

De Kontakta Rapporter avsnitt (Stor plan) sammanfattar kontakter du har tillgång till baserat på roll- och organisationsbehörigheter: du ser bara auktoriserade poster och fält. Använd den för analys efter typ, ägare, källa och export – för att lägga till eller korrigera enskilda poster använd kontaktlistan.

• Instrumentbräda: diagram efter typ, status, roll, etiketter, ägare, källa, geografisk karta.
• Rapportlista: filtrerbar analytisk tabell med CSV/Excel-export — grund för profilgranskning och marknadsföringssegmentering.

Kombinera rapporter med listfilter och etiketter för att anpassa kontakter och länkade möjligheter efter ägare eller kampanj.

Klona en kontakt

Kloning duplicerar en befintlig kontakt som bas för en ny post – perfekt för «mallkontakt» (t.ex. standardintroduktion, återkommande partnerprofil).

Enkel klon

1. Öppna panelen → Alternativ → Klona.
2. Välj vad som ska kopieras i modalen: Checklista, Bilagor, Anslutningar, Kommentarer (oberoende kryssrutor).
3. Bekräfta: den nya kontaktpanelen öppnas; redigera namn/e-post innan du använder det operativt.

Flera kloner

1. Kontaktlista → välj kontakter → Klona i åtgärdsfältet.
2. Välj samma kopieringsalternativ i modalen och bekräfta.

Filter, kolumner och segmentering

Avancerade filter (Liten plan): villkor på etiketter, typ, företag, anpassade fält, anslutningar (Länkad affär, Länkad biljett…), senaste uppdateringsdatum. Spara kombinationer via URL eller teamvyer.

Redigera kolumner (Åtgärder, organisationsmedlemmar): välj vilka kolumner som ska visas i tabellen och ordning – väsentligt för team som använder anpassade fält (t.ex. «Industry», «Revenue»).

Kombinera filter med Etiketter för operativa segment: «Företagskontakter med Hot label utan öppen affär».

Dubletter

(Medellång plan) Åtgärder → Hantera dubbletter: Mokapen föreslår grupper av liknande kontakter (samma e-post, för+efternamn, telefon). Du kan slå ihop register (välja master och fält att behålla) eller ignorera icke-problematiska par. Ignorerade sida för senare granskning.

Om skapandet, check_duplicate_ajax varnar om e-post redan finns – undviker att multiplicera samma lead.

Import, export och integrationer

• CSV-import (organisationsmedlemmar): kartkolumner → Mokapen-fält, förhandsgranskning, batchimport.
• Exportera (Organisationsägare): CSV/Excel för filtrerade eller valda kontakter.
• Google Kontakter / Outlook: dubbelriktad synkronisering eller import från mappar (kontointegrationer).
• Databerikning (Hunter etc.): kontaktupptäckt per företagsdomän, selektiv import.

Kontaktinställningar

Från Kontaktinställningar (admin/auktoriserade medlemmar):

• Fält: lista över standard- och anpassade fält, lämplig Premium-planregler.
• Panellayout (fields_view): vilka fält som ska visas i modal/sida och i vilken ordning.
• Tabell kolumner (kolumner_vy): standardlista kolumner för hela organisationen.

Anpassa inställningarna med försäljningsprocessen före massimport (obligatoriska fält, källa, kontakttyp).

Rekommenderade processer

• Blyintag: formulär → kontakt + källa + kampanjetikett → kvalificeringsuppgift inom 24 timmar → anslutning till affär om kvalificerad.
• Onboarding: checklista på kontakt (KYC, kontrakt) + kopplingar till leveransprojekt.
• Stöd: biljett alltid länkad till kontakt; e-post på fliken E-post för konversationshistorik.
• Månatlig städning: dubbletter, arkivera inaktiva kontakter > 12 månader, filter «ingen e-post».
• Försäljningsanpassning: samma etikett på kontakt och länkad affär; kontaktrapporter från ägaren.

För företagskatalogen och företagets kontaktflik se Företagsguide.