Sprievodca Mokapenom

Role a oprávnenia

Rola hovorí, čo daná osoba môže v organizácii robiť: pozývať kolegov, siahať na nastavenia, vidieť fakturáciu, vstupovať do aplikácií. Nehovorí, ktoré karty vidí. Súkromná karta zostáva súkromná aj pre Vlastníka, ak nie je zodpovedný, spolupracovník ani autor. Toto pravidlo je v sprievodcovi Viditeľnosť údajov. Ako sa pozýva, ako sa pozastavuje a ako fungujú tímy je v sprievodcovi Používatelia a tímy. Tu volíte správnu úroveň a pochopíte, kedy vyššia úroveň problém nerieši.

Úrovne od najužšej po najširšiu sú šesť: Hosť, Obmedzený používateľ, Používateľ, Člen, Vlastník, Administrátor. Nemôžete priradiť rolu vyššiu ako svoju. Na karte používateľa je pole Rola vo voľnom texte pracovný titul (konzultant, vedúci predaja): nemení oprávnenia. Oprávnenia je menu Oprávnenia.

Používateľ a Obmedzený používateľ vyžadujú plán Medium alebo vyšší. Pod týmto plánom tieto dve úrovne nemožno priradiť pri pozvánke ani pri úprave. Názvy plánov v Mokapen sú Zadarmo, Small, Medium, Large, Extra Large.

Hosť

Hosť vstupuje len tam, kam ste ho dali. Pri pozvánke musíte uviesť projekty: všetky, alebo zoznam. Mokapen ho pridá ako spolupracovníka týchto projektov. Vidí úlohy a postup týchto projektov. Nepozýva ľudí, nespravuje tímy, neotvára nastavenia, neimportuje a neexportuje, nevidí celý adresár ani fakturáciu.

Je to rola externého konzultanta na webe klienta, alebo dodávateľa, ktorý aktualizuje úlohy zákazky. Je to zlá rola pre interného kolegu, ktorý zajtra bude vytvárať kontakty alebo príležitosti: každá nová karta by sa musela zdieľať ručne a skôr alebo neskôr ho niekto povýši narychlo na zlú úroveň. Ak má pracovať každý deň na organizácii, je aspoň Obmedzený používateľ.

Obmedzený používateľ

Je to operačná rola. Vytvára a aktualizuje karty aplikácií, ku ktorým mu organizácia dáva prístup (úlohy, kontakty, príležitosti, tikety podľa zapnutých aplikácií). Vidí používateľov a tímy na priradenie zodpovedného alebo spolupracovníka, v rozsahu svojej práce. Nepozýva, nevytvára tímy, nesiaha na nastavenia, import, export, bezpečnosť ani fakturáciu.

Vyžaduje plán Medium. Je to správna voľba pre toho, kto vykazuje, sleduje rokovania alebo odpovedá na tikety a nemusí spravovať organizáciu. Je to zlá voľba, ak má tá osoba pustiť nového kolegu: pozvánka začína od Používateľa vyššie. Povýšiť ho na Člena len kvôli pozvánke mu otvorí aj import, export a nastavenia aplikácií.

Používateľ

Robí všetko, čo Obmedzený používateľ, a navyše spravuje používateľov a tímy: pozýva, upravuje role nie vyššie ako svoju, vytvára a upravuje tímy. Nemená všeobecné nastavenia organizácie, neimportuje ani neexportuje hromadne, nesiaha na bezpečnosť a fakturáciu.

Vyžaduje plán Medium. Je to rola vedúceho oddelenia, ktorý skladá svoj tím a nemusí rozhodovať o pláne alebo vlastných poliach. Ak potrebuje pridať pole alebo importovať CSV, je to práca Člena, nie dôvod urobiť z neho Vlastníka.

Člen

Má plný prístup k CRM a nastaveniam aplikácií: polia, stĺpce, import a export, operačné preferencie aplikácií. Nespravuje fakturáciu, nemení plán, neupravuje bezpečnosť (heslo, dvojfaktorové overenie, politika nových kariet) a nemaže organizáciu.

Je to rola toho, kto konfiguruje CRM pre ostatných. Člen môže prispôsobiť polia kontaktov, stĺpce zoznamu produktov, importovať súbor, premenovať operačné detaily. Nemôže zapínať ani vypínať aplikácie organizácie ani otvoriť stránku Bezpečnosť: tie zostávajú Vlastníkovi. Ak je problém «nevidím súkromnú kartu», povýšenie role ju nezobrazí.

Vlastník

Robí to, čo Člen, a navyše spravuje bezpečnosť, ktoré aplikácie sú aktívne, fakturáciu a plány, integrácie, prípadný whitelabel, a môže vymazať organizáciu. Je aj jediný, kto prepne používateľa z Aktívny na Neaktívny a späť, v rámci limitu miest plánu.

Majte ich málo. Jeden Vlastník pre každodennú prevádzku je príliš: každá osoba s touto rolou môže zmeniť plán, vypnúť aplikáciu a siahať na politiku vzniku nových kariet. Vlastník automaticky nevidí súkromné karty ostatných. Na to slúži zámok alebo tím Master, nie táto rola.

Administrátor

Má rovnaké oprávnenia ako Vlastník na organizácii, plus oblasti vyhradené tejto úrovni: sekcia Partner, ak je organizácia partner, a sekcia Developer (API a webhook), keď je plán Large alebo vyšší. Ak nepoužívate Partner ani Developer, Administrátor a Vlastník sa v bežnom dni rovnajú. Nepriraďujte Administrátora «aby iste všetko videl»: viditeľnosť kariet tudy neprechádza.

Porovnanie

Tabuľka je pripomienka. Pravidlo, ktoré sa do bunky nezmestí: rola otvára funkcie, zámok a spolupracovníci otvárajú karty.

Predtým ako povýšite rolu

• Ak nevidí kartu, skontrolujte zámok a spolupracovníkov, potom filter používatelia / tím kanbanu. Report ukazuje všetko, čo môže otvoriť; kanban ukazuje jeho prácu. Nie je to chýbajúce oprávnenie.
• Ak nemôže pozývať, potrebuje Používateľa, nie Vlastníka.
• Ak nemôže importovať CSV alebo pridať pole, potrebuje Člena.
• Ak nemôže zmeniť plán, vypnúť aplikáciu alebo otvoriť Bezpečnosť, potrebuje Vlastníka.
• Používateľ a Obmedzený používateľ na pláne pod Medium sa nepriraďujú: pozvánka sa vráti alebo úroveň sa neobjaví.
• Neaktívny používateľ nevstupuje, nech má akúkoľvek rolu. Znova ho aktivuje Vlastník, ak je ešte miesto v pláne.

Časté otázky

Vlastník nevidí rokovanie. Je súkromné a on nie je na zozname. Pridajte ho ako spolupracovníka, pridajte tím Master ak to politika vyžaduje, alebo urobte kartu verejnou. Rola s tým nesúvisí.

Dal som Hosťa a nenachádza kontakty. To sa očakáva. Hosť nemá adresár. Ak má pracovať s kontaktmi, je Obmedzený používateľ (plán Medium).

Môžem si dať vyššiu rolu sám? Nie. Priradí ju ten, kto už je na tejto úrovni alebo vyššie. V profile «Moje role» aktualizuje pracovný titul a manažéra, nie oprávnenia, ktoré vám dal administrátor.

Sú Administrátor a Vlastník rovnakí? Na organizácii áno, okrem Partner a Developer. Developer vyžaduje plán Large alebo vyšší.