O guia do Mokapen

Guia de Empresas

A área Empresas é o diretório das organizações com as quais trabalha: clientes empresariais, fornecedores, parceiros, grupos empresariais. Cada empresa agrega contatos, dados fiscais e comerciais, ligações a deals/tickets/projetos e histórico relacional. No CRM B2B, a empresa é frequentemente a unidade de venda e faturamento; os contatos representam as pessoas operacionais.

Acesse a partir da lista Empresas (botão Empresas a partir da página Contatos ou menu). Para as pessoas ligadas consulte o guia Contatos.

Papel no CRM e processos

A empresa no Mokapen centraliza:

• Identidade legal/comercial: razão social, logo, NIF/NIPC, setor, dimensão.
• Relações: separador Contatos com as pessoas da organização; Ligações para deals, projetos, tickets, documentos.
• Operacional: checklist onboarding cliente, emails compartilhados, faturamento (Sales).
• Segmentação: etiquetas (Enterprise, Partner…), filtros por setor/faturamento personalizada, relatórios empresas.

Fluxo típico: Lead empresa → qualificação → deal na empresa → contatos de função (decisor, referente técnico) ligados ao deal e à empresa → delivery em projeto com ligações à empresa.

Página lista Empresas

Tabela com logo, título, email, telefone, etiquetas, privacidade. Barra superior análoga a Contatos:

• Contatos: volta à lista de pessoas.
• Filtros (plano Small): modal filtros avançados.
• Ações: import/export empresas, duplicados, colunas, arquivo, lixo.
• + Empresa: criação rápida.

Ao selecionar linhas aparecem ações em massa: Novo email (se integração ativa), Editar, Clonar, Arquivar, Excluir, Export (owner org). Clique no título abre a ficha lateral ou, com plano Small, a company page.

Ficha da empresa

Cabeçalho: logo (upload ou placeholder edifício), razão social editável, badge Arquivado se aplicável. Se a empresa está no lixo, banner com Restaurar e Excluir definitivamente (plano Medium).

Barra de ações:

• Privacidade, Etiquetas, Cor, Anexos, Notas adesivas (plano Small).
• Copiar link, Página completa (plano Small).
• + Criar e ligar: tarefa, ticket, deal, contato… já ligados à empresa.

Menu Opções (três pontos)

• Clonar: duplica a empresa; no modal escolha checklist, anexos, ligações, comentários a copiar.
• Arquivar / Restaurar (plano Medium): oculta das vistas operacionais ou devolve à lista.
• Editar ficha (admin): designer layout campos empresa.
• Excluir / Restaurar (entrada vermelha): soft delete para lixo org, restauração ou exclusão definitiva.

A estrutura replica Contatos/Tarefas: mesmos padrões UX para reduzir a curva de aprendizagem.

Separador Dados — campos empresa

• Tipo, Setor (industry), Dimensão (número funcionários/faixa).
• Stakeholders internos Mokapen responsáveis pela relação.
• Origem, Descrição, campos Sales.
• Site web, Email, Telefone, Morada (sede), Social.
• Dados fiscais (NIF, NIPC…) no separador Faturamento ou Corporate consoante layout e módulos ativos.

Na criação/edição, ao escrever NIF ou site web o sistema pode sugerir criação a partir de diretório ou detectar duplicados (mesmo NIF ou domínio) para evitar empresas duplas.

Com campos personalizados (plano Medium) e regras, defina obrigatoriedade (ex. NIF obrigatório para clientes IT).

Separador Contatos da empresa

Separador dedicado Contatos (contador pessoas ligadas): lista lazy-load de todos os contatos com company_id = esta empresa. Daqui abra as fichas contato, adicione novos contatos pré-associados à empresa ou ligue contatos existentes.

É a vista «organigrama comercial» da conta: decisor, referente administrativo, técnico. Para processos ABM mantenha este separador atualizado antes de cada visita ou QBR.

Criar um contato a partir do separador Contatos da empresa pré-preenche o campo Empresa no novo registro.

Outras seções da ficha

• Checklist — onboarding cliente, documentos legais (guia Checklist).
• Ligações — deals, projetos, tickets, orçamentos (guia Ligações).
• Email: histórico mensagens sincronizadas ligadas à empresa.
• Faturamento (Sales): condições pagamento, dados fatura eletrônica.
• Corporate: dados societários alargados (forma jurídica, REA, capital…).
• Marketing: listas e campanhas a nível conta.
• Sync: integrações externas.
• Atualizações — audit trail modificações, comentários e comunicações.

Criar uma empresa

1. Lista Empresas → + Empresa (ou a partir do campo Empresa num contato com «criar nova»).
2. Introduza pelo menos razão social; recomendados site ou NIF para deduplicação.
3. Opcional: logo, setor, stakeholder owner.
4. Salvar → ligue imediatamente contatos no separador Contatos ou via ligações deal.

Import CSV e enrichment (Discover companies) para povoamento massivo a partir de integrações.

Modificar uma empresa

Modificação individual (ficha)

1. Abra a ficha da empresa.
2. Edite inline: razão social no cabeçalho, logo, campos no separador Dados (ícone lápis).
3. Atualize etiquetas, privacidade, colaboradores a partir da barra de ações.
4. Gravação automática na ficha lateral ou botão Salvar em company page.

Modificação em massa (lista)

1. Na lista Empresas, selecione linhas com checkbox.
2. Clique Editar na barra de ações.
3. No modal defina responsável, etiquetas, setor, campos custom permitidos.
4. Confirme para aplicar a todas as empresas selecionadas.

Admin: Opções → Editar ficha para layout campos. Alterar NIF em registros já faturados requer cautela: verifique impactos em documentos Sales ligados.

Excluir uma empresa

Exclua empresas criadas por erro ou duplicados de teste. Prefira Arquivar se a conta tem histórico deal, ticket ou contatos ligados e não quer perder a trilha no CRM.

Exclusão individual

1. Abra a ficha → Opções → Excluir (entrada vermelha).
2. Confirme no modal.

Com Premium avançado a empresa vai para o lixo (Lista Empresas → Ações → Lixo empresas). Daí pode Restaurar ou Excluir definitivamente. Se abrir uma empresa já no lixo, aparece o banner Restaurar / Excluir definitivamente.

No plano Free (sem Premium avançado) a exclusão é geralmente definitiva imediatamente após confirmação, sem lixo — verifique os permissões da sua organização.

Atenção: excluir uma empresa não exclui automaticamente os contatos ligados — verifique relações antes de proceder (ou reatribua contatos a outra empresa).

Exclusão múltipla

1. Lista Empresas → selecione → Excluir (botão vermelho).
2. Confirme.

Arquivar uma empresa

Arquive contas já não ativas (prospects perdidos, fornecedores cessados) mantendo histórico deal, ticket e contatos ligados.

Arquivar um registro individual

1. Ficha → Opções → Arquivar (plano Medium) → confirme.

Arquivar várias empresas / consultar arquivo

• Múltiplo: lista → selecione → Arquivar.
• Consultar: Ações → Arquivo empresas.
• Restaurar: a partir do arquivo ou Opções → Restaurar na ficha.

As empresas arquivadas não aparecem nas vistas operacionais standard mas permanecem acessíveis a partir do arquivo, ligações e relatórios históricos.

Relatório Empresas

A seção Relatório Empresas (Premium) resume as empresas a que tem acesso consoante função e permissões organização: vê apenas registros e campos autorizados. Serve para análise por setor, dimensão, responsável e export — para inserir ou corrigir contas individuais use a lista Empresas.

• Dashboard: gráficos por setor, dimensão, tipo, etiquetas, responsável, mapa geográfico.
• Lista relatório: tabela analítica filtrável com export CSV/Excel — base para revisões conta e segmentação comercial.

Combine relatório com filtros lista e separador Ligações para perceber quais contas têm deals abertos vs apenas histórico.

Clonar uma empresa

Útil para templates conta (tipo parceiro, estrutura checklist onboarding standard).

Clonagem individual

1. Ficha → Opções → Clonar.
2. Selecione no modal: checklist, anexos, ligações, comentários.
3. Confirme e atualize razão social / NIF do novo registro.

Clonagem múltipla

1. Lista → selecione → Clonar → escolha opções → confirme.

Filtros, colunas e duplicados

Filtros avançados por setor, dimensão, etiquetas, ligações (deal aberto, ticket aberto…), campos custom. Modificar colunas em Ações para adaptar a tabela ao seu vertical.

(plano Medium) Gerir duplicados: fusão empresas com mesmo NIF/domínio/nome similar; página Ignorados para pares válidos (homónimos).

Import, export e metadata

• Import/Export CSV (permissões org) com mapping colunas.
• Metadata lookup: a partir de site web ou dados parciais, recuperação informação pública para pré-preencher ficha (setor, morada) — confirme sempre antes de salvar.
• VIES (UE): validação NIF intracomunitário onde integrado.

Configurações Empresas

Configurações Empresas: campos, layout ficha (fields_view), colunas lista (columns_view). Alinhe nomenclatura setores e dimensões ao seu ICP antes do rollout equipe.

Processos recomendados

• Account-based: uma empresa = uma conta com pipeline deal; contatos função ligados; etiqueta «Target Q3» na empresa.
• Partner channel: empresa parceira → ligações a deals indiretos e contatos referentes.
• Renewal: checklist na empresa 90 dias antes expiração contrato; filtro «deal em fecho + checklist incompleta».
• Data quality: mensal duplicados NIF; filtro empresas sem contatos (a completar); arquive prospects perdidos.
• Handoff CS → Sales: ligações projeto + empresa + contato decisor sempre presentes antes do go-live.

Combine empresas, contatos e Ligações para um CRM B2B coerente: a empresa dá o contexto conta, os contatos as conversações, as ligações o fio operativo com vendas e delivery.