A Mokapen útmutató

Kapcsolatok

Kapcsolatok a Mokapen CRM kötőszövetei: feladatokat, projekteket, kapcsolatokat, cégeket, ügyleteket, jegyeket, árajánlatokat, rendeléseket, találkozókat és egyéb entitásokat kapcsolnak össze egy navigálható hálózatban. Az egyszerű szövegmezőkkel ellentétben minden kapcsolat létrehoz egy kétirányú kapcsolat: nyisson meg egy névjegyrekordot, és tekintsen meg mindent, ami hozzá kapcsolódik, és fordítva. Kapcsolatok nélkül a CRM az elszigetelt rekordok listája marad; összefüggésekkel válik igazzá XRM ahol minden tevékenységnek, eladásnak vagy támogatási kérésnek van kontextusa, előzményei és kapcsolatai.

A kapcsolatok jellege

Egy kapcsolat nem duplikál adatokat: rögzít egy egyesület a szervezetben már meglévő (vagy éppen létrehozott) két rekord között. Lehet linkelni több azonos típusú entitás (pl. három kapcsolatfelvétel egy üzlethez) és különböző típusok ugyanazon a rekordon (pl. céghez, kapcsolattartóhoz és nyomon követési feladathoz kapcsolódó jegy).

A kapcsolatok a rendszer relációs táblájában élnek, és láthatók:

• a rekordban Kapcsolatok fül (modális vagy teljes oldal);
• be kapcsolt mezők a Adat lap (pl. Kapcsolatok, Vállalatok, Kapcsolt feladatok…), ahol kereshet, hozzáadhat vagy eltávolíthat hivatkozásokat, mint bármely más mezőben;
• listában fejlett szűrők (Kis terv), olyan mezőkkel, mint pl Kapcsolt kapcsolat, Kapcsolt ügyletstb.;
• be klónozás folyamatok, ahol kiválaszthatja, hogy másolja-e a meglévő kapcsolatokat.

Kapcsolat eltávolítása nem törli az érintett entitások: csak a hivatkozást távolítja el.

Mikor kell használni őket

Használjon kapcsolatokat, amikor egy entitás rendelkezik működési referenciák más CRM rekordokhoz:

• Értékesítés: céghez kötött ügylet, döntéshozó kapcsolattartó, kiküldött árajánlat, nyomonkövetési feladat, és elővételes jegy.
• Támogatás: a klienshez (kapcsolattartóhoz/céghez) kapcsolódó jegy, belső megoldási feladat és beépítési projekt.
• Projektek: az ügyfélhez kapcsolódó projekt, üzemeltetési feladatok, időpontok áttekintése, szerződési dokumentumok.
• Marketing / kapcsolatok: kampányokhoz, nyílt ajánlatokhoz, történelmi jegyekhez és gondozási feladatokhoz kapcsolódó kapcsolattartó.

Gyakorlati szabály: ha egy találkozón azt mondanád "ez a feladat X ügyfélről és Y ügyletről szól", ezek a kapcsolatok kapcsolatokhoz tartoznak – így bárki, aki megnyitja a rekordot, megérti a kontextust anélkül, hogy csevegésben vagy e-mailben keresne.

Hol találja őket

A modális nyilvántartásban (Kanbanból, listából vagy linkből megnyitva): dedikált Kapcsolatok fül a felső füleken lévő számlálóval. Minden rész (Kapcsolattartók, Cégek, Feladatok, Akciók, Jegyek…) az adott típushoz tartozó aktív hivatkozásokat jeleníti meg.

A teljes entitás oldalon (pl. teljes képernyős feladat): a Kapcsolatok kártya jelenik meg a bal oldali oszlopban, alatta Adat kártya – ugyanazok a mezők, ugyanaz a logika, mint a Kapcsolatok lapon.

Mindkét esetben a műveletsáv jobb felső sarkában találja a zöldet + gomb számára Hozzon létre és csatlakozzon (lásd lent).

Meglévő entitás összekapcsolása

1. Nyissa meg a forrásentitásrekordot (például egy feladatot).
2. Menj a Kapcsolatok fül (modális) ill Kapcsolatok kártya (teljes oldal).
3. Keresse meg a kívánt típusnak megfelelő részt (pl. Kapcsolatok), majd kattintson a gombra szerkeszteni ikon (ceruza) a mező mellett.
4. Keresés a választóban: írja be a nevet, e-mail címet vagy címet. Választhat több értéket ha az entitás megengedi.
5. Mentse el a rekordot: jelvények/hivatkozások jelennek meg a mezőben, és a kapcsolt rekordon is aktív a kapcsolat.

Ugyanez a művelet közvetlenül a Adat lapon, ahol a kapcsolati mezők (Kapcsolattartók, Vállalatok, Kapcsolt feladatok…) soron belül szerkeszthetők, mint más rekordmezők.

Hozzon létre és csatlakozzon

A zöld + gomb a tetején (Hozzon létre és csatlakozzon) megnyit egy gyorsmenüt egy új entitás létrehozásához már belinkelve az éppen megtekintetthez: feladat, projekt, találkozó, ügylet, jegy, kapcsolatfelvétel, árajánlat, rendelés és a terv által engedélyezett egyéb entitások.

Használja, amikor egy kapcsolaton dolgozik, és meg kell nyitnia egy jegyet, vagy egy ügyletnél, amikor további feladatra van szükség: elkerülheti, hogy "árva" rekordot hozzon létre, majd ne felejtse el manuálisan összekapcsolni.

Kapcsolatok az Adatok lapon

A Adat lapon találja a relációs mezőket típus szerint csoportosítva (Kapcsolatok, Vállalatok, Kapcsolt feladatok, Ajánlatok…). Ugyanazok az információk, mint a Kapcsolatok lapon, más profiladatokkal összefüggésben.

Vel egyéni mezők (közepes terv), bizonyos kapcsolatok kötelezővé tehetők vagy elrejthetők láthatósági szabályokon keresztül: hasznos például annak kikényszerítésére, hogy minden jegynek legyen legalább egy kapcsolt kapcsolattartója.

Az Adatok lapon is használhatja Klón az Opciók menüből (három pont): a klónozó ablakban jelölje be vagy törölje a pipát A feladat/projekt/kapcsolat… kapcsolatok az entitás másolásához, miközben megtartja vagy eldobja az összes meglévő hivatkozást. Ha másik szervezetbe klónoz, a kapcsolatok opció le lesz tiltva (a csatolt rekordok a forrásszervezethez tartoznak).

Szűrés kapcsolatok alapján

Listában fejlett szűrők (Kis terv) a talált feladatokhoz, projektekhez, kapcsolatokhoz, jegyekhez, ajánlatokhoz stb csatlakoztatva_* mezők – pl. «Kapcsolódó kapcsolattartó», «Kapcsolódó cég», «Kapcsolódó ügylet».

• Keressen és válasszon ki egy vagy több rekordot: a lista csak az adott kapcsolattartóhoz/ajánlathoz/jegyhez kapcsolódó entitásokat jeleníti meg.
• Nincs érték / Bármilyen érték Opciók: keresse meg az ilyen típusú kapcsolatok nélküli rekordokat, vagy fordítva, legalább egy kapcsolattal.

Működési példák: a «Smith» kapcsolattartáshoz kapcsolódó összes feladat; minden jegy kapcsolt cég nélkül (takarítani); minden ügylet, amely egy adott célvállalathoz kapcsolódik.

Klónozás kapcsolatokkal

Opciók → Klón menü (vagy tömeges művelet a listán): a címen kívül válassza ki, hogy mit szeretne a másolatban szerepeltetni. A kapcsolatokat jelölőnégyzet (pl. «A feladat kapcsolatai») alapértelmezés szerint aktív ugyanazon a szervezeten belül.

Hasznos: projektsablon sokszorosítása kapcsolt ügyfelekkel és feladatokkal; üzletváltozat létrehozása a kapcsolatok és a cégek megőrzése mellett; mintajegy másolása azonos kapcsolatokkal. Törölje a kapcsolatok jelölését, ha azt szeretné, hogy egy „tiszta” másolat manuálisan újracsatlakozzon.

Megtekintés és navigáció

Minden kapcsolat a kattintható link amely megnyitja a csatolt rekordot. A Kapcsolatok lapon lévő számláló azt jelzi, hogy az entitás hány aktív hivatkozással rendelkezik.

Tipikus elérési út: nyissa meg az ügyletet → Kapcsolatok fül → kattintson a kapcsolatra → a kapcsolattartó Kapcsolatok lapjára → tekintse meg a kapcsolódó ügyleteket, jegyeket és feladatokat. Ez a természetes CRM-navigáció a kontextus elhagyása nélkül.

Kapcsolat eltávolítása

Kapcsolatok lap vagy mező az Adatok lapon → szerkesztés ikon → törölje az entitás kijelölését a többszörös kijelölésben → mentés. Egyes nézetekben egy törlés ikon is elérhető az egyetlen sor mellett. A leválasztott entitás a rendszerben marad.

Kapcsolatok és szülőprojekt

Feladatok is megvan a Projekt mező az Adatok fülön: a szülőprojektet (működési hierarchiát) jelzi. Kapcsolatok továbbra is kiegészítik egymást: a feladatokat kapcsolatokhoz, ügyletekhez vagy a fő projekten kívüli egyéb feladatokhoz kapcsolhatja. Használja a projektet a munka megszervezésére; kapcsolatokat használjon kereskedelmi és kapcsolati kontextusban. Tudjon meg többet a Feladatok útmutató → Projekt.

Ajánlott CRM folyamatok

• Vezet → üzlet: űrlapból létrehozott kapcsolat → céghez és üzlethez kapcsolódó → minősítési feladatok mindkettőhöz kapcsolva.
• Támogatás: kapcsolattartóhoz és céghez kötött jegy → jegyhez kötött belső feladat → bezáráskor a kapcsolatok a történelem számára maradnak.
• Ügyfél projekt: vállalathoz kapcsolt projekt → projektfeladatok öröklik az ügyfél láthatóságát explicit kapcsolatokon keresztül, ahol szükséges.
• Adatok áttekintése: heti szűrő «jegyek összekapcsolt kapcsolat nélkül»; szűrő «társaság nélküli ajánlatok» a csővezetékek tisztításához.
• Sablon: kapcsolatokkal klónozott projekt- vagy feladatsablon az ismétlődő folyamatok újraindításához.

Csatlakozások, kombinálva Címkék, Ellenőrző lista, és Idő, képezik az értékesítés, a szállítás és a támogatás kezelésének alapját ugyanazon a munkaterületen.