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Organisations et accès

Dans Mokapen, vous travaillez toujours au sein d'une organisation : un espace de travail dédié à votre équipe, votre entreprise ou votre service. Chaque organisation possède ses propres données, utilisateurs, paramètres et permissions, séparés des autres. Votre compte personnel (e-mail et mot de passe) peut appartenir à une ou plusieurs organisations, chacune avec un rôle différent. Ce guide explique le fonctionnement des organisations, des accès et de l'isolation des données.

Compte, organisation et espace de travail fermé

Distinction fondamentale :

• Compte utilisateur — votre identité de connexion (e-mail, profil personnel, préférences de langue). Un seul compte, valable pour toutes les organisations auxquelles vous êtes rattaché.
• Organisation — un environnement de travail avec ses contacts, tâches, deals, tickets, utilisateurs, équipes, paramètres et plan Premium. C'est un espace de travail fermé : les données d'une organisation ne sont pas visibles depuis une autre.
• Accès — le lien entre votre compte et une organisation, enregistré avec un rôle (Guest, User, Member, Owner…). Sans accès, vous n'entrez pas dans cette organisation.

Lorsque vous êtes connecté, Mokapen affiche toujours une seule organisation active (organisation de session). Tout ce que vous voyez — menus, listes, fiches, rapports — appartient à cette organisation. Changer d'organisation change complètement de contexte : c'est comme passer d'une entreprise à une autre, avec des données et des permissions indépendantes.

Un utilisateur, plusieurs organisations

Il est normal d'avoir accès à plusieurs organisations en même temps, par exemple :

• votre entreprise principale (rôle Owner ou Member) ;
• un projet avec un client où vous êtes Guest ou User sur invitation ;
• un second service ou société du groupe avec un autre rôle ;
• un environnement whitelabel ou partenaire avec une image de marque dédiée.

Dans chaque organisation, vous pouvez avoir un rôle différent : Owner dans votre entreprise et Guest chez un fournisseur, par exemple. Les permissions s'appliquent uniquement à l'organisation active, pas globalement sur le compte. Approfondissez dans le guide Rôles et permissions.

Changer d'organisation

Pour passer d'une organisation à une autre, utilisez le sélecteur en haut de la barre de navigation (logo et nom de l'organisation courante). Le menu déroulant liste toutes les organisations auxquelles vous avez accès : cliquez sur une entrée pour entrer dans cet espace de travail.

Lors du changement d'organisation :

• les menus, données, paramètres et le plan Premium visible sont mis à jour ;
• votre rôle et vos permissions pour cette organisation sont appliqués ;
• vous restez dans la même zone de l'application si possible (ex. vous passez de Tâches de l'Org A à Tâches de l'Org B) ;
• un message de confirmation apparaît (« Vous êtes passé à l'organisation… »).

Il n'existe pas de vue « toutes les organisations ensemble » pour les contacts ou les tâches : vous travaillez toujours dans une organisation à la fois.

Organisation préférée

Vous pouvez définir une organisation préférée (par défaut) : à chaque connexion, Mokapen ouvre celle-ci en premier. C'est utile si vous travaillez surtout dans un seul espace de travail mais en utilisez d'autres occasionnellement.

Dans le sélecteur d'organisations, l'organisation préférée est marquée d'une icône étoile. Vous pouvez la modifier depuis les paramètres du profil ou de l'organisation. Si vous supprimez l'organisation préférée, une autre parmi celles auxquelles vous appartenez est proposée.

Invitations et entrée dans une organisation

Pour entrer dans une organisation, il faut une invitation d'un utilisateur autorisé (généralement User ou supérieur) ou la création d'une nouvelle organisation de votre part.

• Invitation par e-mail — vous recevez un lien, vous l'acceptez et êtes ajouté avec un rôle attribué par l'invitant.
• Lien d'invitation — certaines organisations partagent un lien d'inscription (si activé).
• Nouvelle organisation — depuis le menu organisations, « Nouvelle organisation » : vous créez un espace de travail vide et devenez Owner.

Après l'entrée, l'organisation apparaît dans le sélecteur. Votre rôle détermine ce que vous pouvez y faire (voir le guide Rôles). L'accès peut être révoqué par un administrateur : dans ce cas, l'organisation disparaît ou devient indisponible.

Isolation des données

Chaque organisation est un tenant fermé. Cela signifie que :

• les contacts, entreprises, tâches, deals, tickets et documents créés dans l'Org A ne sont pas visibles dans l'Org B ;
• les utilisateurs et équipes sont listés par organisation : un collègue dans l'Org A peut ne pas exister dans l'Org B ;
• intégrations, champs personnalisés, pipelines et préférences de l'app sont configurés séparément pour chaque org ;
• la facturation et le plan Premium (Free, Small, Medium, Large…) sont par organisation, pas par compte utilisateur.

Même les connexions entre entités restent dans le même espace de travail : vous ne pouvez pas lier une tâche de l'Org A à un contact de l'Org B. Cela garantit la confidentialité entre clients, filiales ou projets distincts.

Équipes et permissions supplémentaires

Au sein de chaque organisation existent des équipes : groupes d'utilisateurs (Ventes, Support, Management…). En plus du rôle organisationnel, les permissions peuvent être affinées au niveau équipe sur des ressources ou zones spécifiques.

Un Limited User ne voit que les équipes dont il fait partie ; un User ou supérieur gère les équipes et les membres. Les équipes ne traversent pas les organisations : « Équipe Ventes » dans l'Org A est indépendante de celle de l'Org B.

Organisation publique ou privée

Chaque organisation peut être publique ou privée sur le Mokapen Network :

• Publique — possède une page sur le Network, utile pour être trouvé par des clients ou partenaires potentiels.
• Privée — réservée à un usage interne ; n'apparaît pas sur le Network. C'est le choix le plus courant pour les espaces de travail d'entreprise fermés.

Public ou privé concerne la visibilité externe sur le Network, pas les permissions internes : dans les deux cas, les données restent accessibles uniquement aux utilisateurs invités.

Whitelabel et domaines dédiés

Certaines organisations utilisent un whitelabel : domaine, logo et communications personnalisés (ex. CRM du partenaire avec sa propre marque). Vous restez sur un espace de travail fermé comme les autres orgs, mais l'expérience visuelle et certaines fonctions peuvent différer. Les accès et l'isolation des données fonctionnent de la même manière.

État de l'accès

Dans le sélecteur d'organisations, une icône d'avertissement indique un accès suspendu ou limité (ex. invitation non finalisée, organisation désactivée, quota dépassé). Dans ce cas, l'organisation peut apparaître en gris : contactez l'Owner ou l'administrateur de l'organisation pour rétablir l'accès.

Exemples pratiques

• Consultant indépendant — Owner de sa propre org ; Guest ou User dans les orgs clients où il travaille sur des tâches assignées. Change d'org via le sélecteur en début de journée.
• Groupe avec deux sociétés — deux organisations séparées (Org Holding, Org Filiale). Mêmes managers avec un compte unique, données et facturation distinctes.
• Fournisseur externe — invité en Guest sur un projet : voit uniquement les tâches/projets partagés, pas l'annuaire complet ni les paramètres.
• RH et commercial — même org, rôles Member et User différents ; équipe RH et équipe Ventes avec visibilité par service.

Questions fréquentes

Q : Mes contacts se synchronisent-ils entre toutes les organisations ?

R : Non. Chaque organisation a son propre annuaire. Le même compte peut avoir des contacts différents dans des orgs différentes.

Q : Puis-je avoir des rôles différents dans des organisations différentes ?

R : Oui. Le rôle est lié à l'accès dans chaque organisation, pas à votre compte global.

Q : Que se passe-t-il si on me retire d'une organisation ?

R : Vous perdez l'accès à cet espace de travail et à ses données. Votre compte et les autres organisations restent actifs.

Q : Dois-je payer Premium pour chaque organisation ?

R : Oui, le plan Premium est par organisation. Des orgs différentes peuvent avoir des plans différents (Free, Small, Medium, Large…).

Q : Où apprendre ce que je peux faire avec mon rôle ?

R : Dans le guide Rôles et permissions, avec un tableau comparatif et une FAQ pour Guest, User, Member, Owner et Admin.