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Guide des sociétés

L'espace Sociétés est le répertoire des organisations avec lesquelles vous travaillez : clients professionnels, fournisseurs, partenaires, groupes d'entreprises. Chaque société regroupe contacts, données fiscales et commerciales, connexions aux deals/tickets/projets et historique relationnel. Dans un CRM B2B, la société est souvent l'unité de vente et de facturation ; les contacts en représentent les personnes opérationnelles.

Accédez-y depuis la liste Sociétés (bouton Sociétés depuis la page Contacts ou le menu). Pour les personnes liées, consultez le guide Contacts.

Rôle dans le CRM et processus

La société dans Mokapen centralise :

• Identité légale/commerciale : raison sociale, logo, TVA/identifiant fiscal, secteur, taille.
• Relations : onglet Contacts avec les personnes de l'organisation ; Connexions vers deals, projets, tickets, documents.
• Opérationnel : checklist onboarding client, e-mails partagés, facturation (Sales).
• Segmentation : étiquettes (Enterprise, Partner…), filtres sur secteur/chiffre d'affaires personnalisé, rapports sociétés.

Flux typique : Lead société → qualification → deal sur la société → contacts rôle (décideur, référent technique) liés au deal et à la société → delivery sur projet avec connexions à la société.

Page liste Sociétés

Tableau avec logo, titre, e-mail, téléphone, étiquettes, confidentialité. Barre supérieure analogue aux Contacts :

• Contacts : retour à la liste des personnes.
• Filtres (plan Small) : modale filtres avancés.
• Actions : import/export sociétés, doublons, colonnes, archive, corbeille.
• + Société : création rapide.

En sélectionnant des lignes, des actions groupées apparaissent : Nouvel e-mail (si intégration active), Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer, Export (owner org). Clic sur le titre ouvre la fiche latérale ou, avec plan Small, la page company.

Fiche de la société

En-tête : logo (upload ou placeholder bâtiment), raison sociale modifiable, badge Archivé si applicable. Si la société est dans la corbeille, bannière avec Restaurer et Supprimer définitivement (plan Medium).

Barre d'actions :

• Confidentialité, Étiquettes, Couleur, Pièces jointes, Notes adhésives (plan Small).
• Copier le lien, Page complète (plan Small).
• + Créer et connecter : tâche, ticket, deal, contact… déjà liés à la société.

Menu Options (trois points)

• Cloner : dupliquer la société ; dans la modale choisissez checklist, pièces jointes, connexions, commentaires à copier.
• Archiver / Restaurer (plan Medium) : masquer des vues opérationnelles ou remettre dans la liste.
• Modifier la fiche (admin) : designer layout champs société.
• Supprimer / Restaurer (entrée rouge) : soft delete vers corbeille org, restauration ou suppression définitive.

La structure reproduit Contacts/Tâches : mêmes patterns UX pour réduire la courbe d'apprentissage.

Onglet Données — champs société

• Type, Secteur (industry), Taille (nombre d'employés/tranche).
• Stakeholders internes Mokapen responsables de la relation.
• Origine, Description, champs Sales.
• Site web, E-mail, Téléphone, Adresse (siège), Social.
• Données fiscales (TVA, identifiant fiscal…) dans l'onglet Facturation ou Corporate selon le layout et modules actifs.

En création/modification, en saisissant TVA ou site web le système peut suggérer création depuis annuaire ou détecter des doublons (même TVA ou domaine) pour éviter des sociétés en double.

Avec champs personnalisés (plan Medium) et règles, définissez l'obligation (ex. TVA obligatoire pour clients IT).

Onglet Contacts de la société

Onglet dédié Contacts (compteur personnes liées) : liste lazy-load de tous les contacts avec company_id = cette société. D'ici ouvrez les fiches contact, ajoutez de nouveaux contacts pré-associés à la société, ou liez des contacts existants.

C'est la vue « organigramme commercial » du compte : décideur, référent administratif, technique. Pour les processus ABM, maintenez cet onglet à jour avant chaque visite ou QBR.

Créer un contact depuis l'onglet Contacts de la société préremplit le champ Société dans le nouvel enregistrement.

Autres sections de la fiche

• Checklist — onboarding client, documents légaux (guide Checklist).
• Connexions — deals, projets, tickets, devis (guide Connexions).
• E-mail : historique messages synchronisés liés à la société.
• Facturation (Sales) : conditions de paiement, données facture électronique.
• Corporate : données sociétaires étendues (forme juridique, REA, capital…).
• Marketing : listes et campagnes au niveau compte.
• Sync : intégrations externes.
• Mises à jour — audit trail modifications, commentaires et communications.

Créer une société

1. Liste Sociétés → + Société (ou depuis le champ Société d'un contact avec « créer nouvelle »).
2. Saisissez au moins la raison sociale ; site ou TVA recommandés pour la déduplication.
3. Optionnel : logo, secteur, stakeholder owner.
4. Enregistrer → liez immédiatement des contacts dans l'onglet Contacts ou via connexions deal.

Import CSV et enrichment (Discover companies) pour peuplement massif depuis intégrations.

Modifier une société

Modification unique (fiche)

1. Ouvrez la fiche de la société.
2. Modification inline : raison sociale en en-tête, logo, champs dans l'onglet Données (icône crayon).
3. Mettez à jour étiquettes, confidentialité, collaborateurs depuis la barre d'actions.
4. Sauvegarde automatique en fiche latérale ou bouton Enregistrer en page company.

Modification en masse (liste)

1. Dans la liste Sociétés, sélectionnez les lignes avec cases à cocher.
2. Cliquez Modifier dans la barre d'actions.
3. Dans la modale définissez responsable, étiquettes, secteur, champs custom autorisés.
4. Confirmez pour appliquer à toutes les sociétés sélectionnées.

Admin : Options → Modifier la fiche pour layout champs. Changer la TVA sur des enregistrements déjà facturés requiert prudence : vérifiez les impacts sur documents Sales liés.

Supprimer une société

Supprimez les sociétés créées par erreur ou doublons de test. Préférez Archiver si le compte a un historique deal, ticket ou contacts liés et que vous ne voulez pas en perdre la trace dans le CRM.

Suppression unique

1. Ouvrez la fiche → Options → Supprimer (entrée rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec Premium avancé la société va dans la corbeille (Liste Sociétés → Actions → Corbeille sociétés). De là vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez une société déjà dans la corbeille, la bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur plan Free (sans Premium avancé) la suppression est généralement définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Attention : supprimer une société n'efface pas automatiquement les contacts liés — vérifiez les relations avant de procéder (ou réassignez les contacts à une autre société).

Suppression multiple

1. Liste Sociétés → sélectionnez → Supprimer (bouton rouge).
2. Confirmez.

Archiver une société

Archivez les comptes plus actifs (prospects perdus, fournisseurs cessés) en conservant l'historique deal, ticket et contacts liés.

Archiver un enregistrement unique

1. Fiche → Options → Archiver (plan Medium) → confirmez.

Archiver plusieurs sociétés / consulter l'archive

• Multiple : liste → sélectionnez → Archiver.
• Consulter : Actions → Archive sociétés.
• Restaurer : depuis l'archive ou Options → Restaurer sur la fiche.

Les sociétés archivées n'apparaissent pas dans les vues opérationnelles standard mais restent accessibles depuis l'archive, connexions et rapports historiques.

Rapport Sociétés

La section Rapport Sociétés (Premium) récapitule les sociétés auxquelles vous avez accès selon rôle et permissions organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés. Sert pour analyse par secteur, taille, responsable et export — pour ajouter ou corriger des comptes individuels utilisez la liste Sociétés.

• Dashboard : graphiques par secteur, taille, type, étiquettes, responsable, carte géographique.
• Liste rapport : tableau analytique filtrable avec export CSV/Excel — base pour revues compte et segmentation commerciale.

Combinez rapport avec filtres liste et onglet Connexions pour comprendre quels comptes ont des deals ouverts vs historique seulement.

Cloner une société

Utile pour modèles de compte (type partenaire, structure checklist onboarding standard).

Clonage unique

1. Fiche → Options → Cloner.
2. Sélectionnez dans la modale : checklist, pièces jointes, connexions, commentaires.
3. Confirmez et mettez à jour raison sociale / TVA du nouvel enregistrement.

Clonage multiple

1. Liste → sélectionnez → Cloner → choisissez options → confirmez.

Filtres, colonnes et doublons

Filtres avancés sur secteur, taille, étiquettes, connexions (deal ouvert, ticket ouvert…), champs custom. Modifier colonnes dans Actions pour adapter le tableau à votre vertical.

(plan Medium) Gérer les doublons : fusion sociétés avec même TVA/domaine/nom similaire ; page Ignorés pour paires valides (homonymes).

Import, export et metadata

• Import/Export CSV (permissions org) avec mapping colonnes.
• Metadata lookup : depuis site web ou données partielles, récupération informations publiques pour préremplir la fiche (secteur, adresse) — confirmez toujours avant d'enregistrer.
• VIES (UE) : validation TVA intracommunautaire où intégré.

Paramètres Sociétés

Paramètres Sociétés : champs, layout fiche (fields_view), colonnes liste (columns_view). Alignez nomenclature secteurs et tailles à votre ICP avant le déploiement équipe.

Processus recommandés

• Account-based : une société = un compte avec pipeline deal ; contacts rôle liés ; étiquette « Target Q3 » sur la société.
• Partner channel : société partenaire → connexions aux deals indirects et contacts référents.
• Renewal : checklist sur société 90 jours avant échéance contrat ; filtre « deal en clôture + checklist incomplète ».
• Data quality : mensuel doublons TVA ; filtre sociétés sans contacts (à compléter) ; archivez prospects perdus.
• Handoff CS → Sales : connexions projet + société + contact décideur toujours présents avant le go-live.

Combinez sociétés, contacts et Connexions pour un CRM B2B cohérent : la société donne le contexte compte, les contacts les conversations, les connexions le fil opérationnel avec ventes et delivery.