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Pièces jointes

Les pièces jointes associent des fichiers à une entité Mokapen : contrats, briefs, captures d'écran, factures, présentations. Elles restent dans le contexte de la fiche (tâche, projet, contact, ticket, deal…) afin que quiconque ouvre l'enregistrement trouve immédiatement les documents pertinents, sans chercher dans les e-mails ou drives personnels déconnectés du CRM.

Rôle dans le CRM

Les pièces jointes complètent les données structurées et les connexions :

• Deal / devis : PDF signé, cahier des charges, offre envoyée.
• Ticket : capture d'erreur, log, réponse fournisseur.
• Projet / tâche : maquette, spécifications, livrable approuvé par le client.
• Contact / société : extrait Kbis, NDA, documents d'onboarding.

Le badge numéroté sur la trombone indique combien de fichiers sont liés — signal rapide en liste et Kanban.

Téléverser un fichier

1. Ouvrez la fiche de l'entité.
2. Barre supérieure → icône trombone (Pièces jointes).
3. Choisissez la source :
   • Votre ordinateur — upload dans l'espace Mokapen de l'organisation.
   • Google Drive ou OneDrive (avec intégration active) — liez des fichiers cloud sans dupliquer le stockage local Mokapen.
4. Sélectionnez le fichier et attendez la fin.

Sur certaines fiches vous pouvez aussi glisser-déposer des fichiers sur la zone de la fiche (drag and drop) pour lancer l'upload.

Afficher et gérer

Dans le menu Pièces jointes : liste avec nom, taille et date. Ouvrir, télécharger ou retirer de l'entité. Retirer une pièce jointe de la fiche ne supprime pas nécessairement le fichier sur Drive/OneDrive si lié via intégration cloud — cela déconnecte seulement la référence CRM.

Dans l'onglet Données (page complète) la section fichiers joints récapitule les mêmes documents en ligne avec commentaires et description.

Espace disponible

Organisations en plan Free : espace en ligne limité (100 Mo) pour les pièces jointes en upload direct. plans Premium (Small, Medium, Large) : espace extensible. Vérifiez le plan et l'utilisation dans Informations organisation. Pour de gros volumes, privilégiez l'intégration Drive/OneDrive et liez les fichiers plutôt que tout uploader sur Mokapen.

Clonage

En clonant tâches, projets, contacts, tickets, deals etc. vous pouvez inclure les pièces jointes dans la copie (case à cocher dans la modale Cloner). Attention au poids total : la modale peut afficher le Mo cumulé des fichiers à dupliquer. Décochez si la copie doit être légère (structure seule, sans documents).

Processus recommandés

• Single source of truth : contrat signé sur le deal, pas seulement en e-mail — pièce jointe + connexion contact/société.
• Tickets avec preuves : obligation de capture/log en pièce jointe avant de clôturer les tickets techniques (checklist + fichier).
• Passation projet : dossier Drive partagé + dans Mokapen lien/référence aux PDF du projet.
• RGPD / rétention : retirez les pièces jointes obsolètes de la fiche contact quand plus nécessaires ; envisagez le cloud entreprise pour archivage long terme.
• Modèles clonés : modèle de tâche avec pièce jointe d'instructions internes, cloné pour chaque nouvel onboarding.

Pièces jointes, Connexions et commentaires constituent la « mémoire » opérationnelle de la fiche CRM.