La Guida di Mokapen

Guida ai Preventivi

L'area Preventivi è lo strumento commerciale per formalizzare un'offerta verso il cliente: elenco articoli (prodotti, servizi o righe libere), importi, IVA, condizioni economiche e documento pronto da anteprima, download (PDF/Word) o invio email. Collega vendita e amministrazione: partendo da un'opportunità o da contatto/azienda, generi un preventivo numerato (codice preventivo, es. 3-2026) tracciabile nel CRM e, se serve, lo trasformi in ordine.

Accedi dal menu Vendite → Preventivi o dalla pagina Preventivi. Funzionalità disponibile con piano Large e app Vendite attiva. Richiede aliquote fiscali configurate in organizzazione (Impostazioni → Vendite → Tasse).

Ruolo nel CRM e processi

Un preventivo in Mokapen centralizza:

• Offerta economica: righe da catalogo Prodotti / Servizi o articoli generici; sconti riga, sconto cliente, sconto manuale documento; totali netti/lordi.
• Documento commerciale: layout da template, mittente/destinatario, condizioni economiche (testo libero), firma; output PDF o DOCX.
• Identificazione: codice preventivo progressivo per anno (es. 3-2026) visibile in intestazione e nei PDF.
• Relazioni: collegamento a contatto, azienda, opportunità; tab Connessioni e Sincronizzazione con gestionale/fatturazione (es. Fatture in Cloud).

Flusso tipico: Opportunità → Preventivo → invio al cliente → accettazione → Ordine → fatturazione esterna.

Casi applicativi

• Consulenza: righe servizio a ore/giornata, condizioni di pagamento nel blocco condizioni economiche, PDF brandizzato con template org.
• Rivendita prodotti: articoli da catalogo con prezzo e IVA; sconto cliente automatico se configurato sull'azienda.
• Proposta mista: mix prodotti + servizi + riga sconto percentuale (articolo generico %).
• Integrazione fiscale: sync verso Fatture in Cloud per allineare clienti, catalogo e ordini verso fattura elettronica.

Pagina elenco e Kanban

I preventivi si gestiscono in Kanban per fase di pipeline (Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato… — configurabile) e in Lista tabellare. Barra superiore:

• Pipeline / Stato: filtra per fase commerciale del preventivo.
• Filtri (Premium): cliente, importo, date, responsabile, etichette.
• + Preventivo: apre l'editor completo (pagina nuovo preventivo).
• Azioni: archivio preventivi, cestino, export, modifica colonne (vista Lista).

Con selezione multipla in Lista: Modifica, Clona, Archivia, Elimina.

Scheda del preventivo

Apri un preventivo dalla Kanban o dalla Lista: si apre la scheda laterale (modale a colonna) con tutti i blocchi dell'offerta. Con Premium puoi passare alla pagina intera (icona espandi) per lavorare su documenti lunghi.

Intestazione:

• Codice preventivo (es. #3-2026) — clic per modifica manuale se autorizzato.
• Titolo — nome descrittivo (es. «Proposta manutenzione 2026 — Cliente X»).
• Badge Archiviato se applicabile; banner cestino con Ripristina / Elimina definitivamente.

Barra azioni documento (in alto a destra):

• Anteprima — render del documento come lo vedrà il cliente.
• Download — menu: PDF o Word (docx); il file usa mittente e codice preventivo nel nome quando presenti.
• Invia email — modale con destinatario, oggetto, corpo; allegato PDF generato dal preventivo corrente.

Barra icone come altre entità: Stato pipeline, Privacy, Etichette, Colore, Allegati, Note, Copia link, Opzioni (Clona, Archivia, Elimina), + Crea e connetti.

Codice preventivo

Il codice preventivo identifica in modo univoco il preventivo nell'organizzazione e compare in intestazione (es. #3-2026), in elenchi, connessioni e nome file PDF.

Generazione automatica: alla creazione o al salvataggio, se il codice è vuoto, Mokapen assegna il progressivo annuale nel formato NUMERO-ANNO (es. 1-2026, 2-2026…). Il contatore riparte per ogni anno solare e considera solo codici nel formato standard (codici personalizzati con suffissi extra non alterano la numerazione).

Modifica manuale: clic sul codice in intestazione → campo editabile → salva scheda. Utile per allinearti a numerazioni legacy o a gestionale esterno; evita duplicati nella stessa org.

Data documento: se imposti una data preventivo diversa dall'anno corrente, il sistema può rigenerare il codice coerente con quell'anno al salvataggio.

Articoli (righe preventivo)

Il blocco Articoli è il cuore economico del preventivo. Ogni riga ha quantità, prezzo unitario, IVA, sconti e totale riga.

Aggiungere un articolo — pulsante + Articolo:

1. Scegli il tipo: Servizio (da catalogo servizi), Prodotto (da catalogo prodotti), Articolo generico (testo e prezzo liberi), Articolo generico (%) (sconto o maggiorazione percentuale sul documento).
2. Per servizio/prodotto: seleziona voce da catalogo — prezzo, IVA e descrizione si propongono dal record collegato (modificabili sulla riga).
3. Compila quantità, prezzo, eventuale sconto riga; conferma.

Prezzi lordi/netti: interruttore «Usa prezzi lordi» — calcolo IVA coerente su ogni riga e sui totali documento.

Sconto manuale documento: percentuale aggiuntiva sull'intero preventivo (oltre sconto cliente e sconti riga).

Sconto cliente: se l'azienda/contatto ha sconto predefinito in anagrafica, si applica automaticamente sulle righe.

Modifica o elimina righe dalla card articolo; riordina se previsto dal layout. Totali aggiornati in tempo reale in fondo al blocco.

Template e layout documento

Il aspetto del PDF/Word è definito dal template scelto nel blocco Design.

• Template di sistema (Standard 1, Standard 2…): layout predefiniti Mokapen con blocchi mittente/destinatario, tabella articoli, condizioni economiche, firma.
• Template personalizzati org: creati in Template (menu org) — tipo Preventivo; compaiono nel menu a tendina con prefisso custom (c123).
• Template predefinito org: in elenco template puoi segnare un modello come default — viene proposto sui nuovi preventivi.

Ogni layout definisce quali blocchi mostrare (tabella colonne, tema tabella, posizione logo, firma). Cambiando template e salvando, anteprima e download usano il nuovo design.

Blocchi collegati al template nel preventivo:

• Mittente / Destinatario — dati org e cliente (contatto/azienda collegati; campi fiscali se compilati).
• Condizioni economiche — editor rich text (CKEditor) per pagamento, validità offerta, clausole; ereditate dal template default se vuote alla creazione.
• Tabella articoli — generata dalle righe del blocco Articoli.

Anteprima, download e invio

Prima di inviare al cliente, usa sempre Anteprima: Mokapen compone HTML/PDF dal template + dati form correnti (inclusi testi CKEditor sincronizzati).

Download:

• PDF — documento stampabile; nome file tipico: Mittente - codice preventivo.pdf.
• Word (docx) — per revisioni offline o invio tramite altri canali.

Invia email: apre modale con destinatario (email contatto/azienda), oggetto e corpo; allega PDF generato. L'invio passa dall'integrazione email configurata (SMTP/IMAP org). Dopo l'invio, traccia in tab Aggiornamenti se registrato.

Salva il preventivo prima di anteprima/download se hai modificato articoli o testi — il documento riflette lo stato salvato + campi form aperti.

Sincronizzazione e software di fatturazione

Nel tab Sincronizzazione della scheda preventivo (e nelle Integrazioni org) gestisci il collegamento con gestionali esterni — in primis Fatture in Cloud.

Cosa consente l'integrazione (quando attiva e configurata):

• Allineamento aziende/clienti, prodotti, servizi tra Mokapen e Fatture in Cloud (direzione configurabile: verso FIC, verso Mokapen, bidirezionale).
• Sync ordini con articoli verso il flusso fiscale (preventivo → ordine → fattura elettronica lato FIC).
• Mapping aliquote IVA, filtri su quali anagrafiche sincronizzare, antiduplicati P.IVA.
• Stato sync per record: ultima operazione riuscita, errori, disconnect.

Configurazione: Integrazioni → Fatture in Cloud — autorizza account, scegli direzione sync, abilita entità (aziende, prodotti/servizi, ordini), mappa aliquote. Sul singolo preventivo/ordine il tab Sincronizzazione mostra se il record è allineato o in errore.

Mokapen non sostituisce il gestionale fiscale: centralizza CRM, offerta e passaggio dati; la fattura elettronica resta sul software connesso salvo diversa integrazione.

Sezioni collegate (comuni)

• Connessioni — opportunità, ordini, task, ticket collegati al preventivo.
• Allegati — capitolati, specifiche tecniche allegati al record.
• Aggiornamenti — storico modifiche, invii, commenti.
• Etichette — classificazione e filtri.

Creare un preventivo

1. Vai a Vendite → Preventivi → + Preventivo (oppure da opportunità/contatto con «Crea e connetti»).
2. Compila titolo, cliente (contatto/azienda), pipeline/stato iniziale, date validità.
3. Sezione Design: scegli template.
4. Aggiungi articoli da catalogo o generici.
5. Completa condizioni economiche e mittente/destinatario se necessario.
6. Salva: viene assegnato il codice preventivo se assente.
7. Anteprima → Invia email o Download PDF al cliente.

Modificare un preventivo

Modifica singola (scheda)

1. Apri la scheda del preventivo (clic dal Kanban o dalla Lista).
2. Modifica inline titolo, codice preventivo, campi dati, righe articoli e testi condizioni economiche (icona matita dove previsto).
3. Aggiorna stato pipeline, etichette, privacy e allegati dalla barra azioni.
4. Salva: automatico campo per campo nella scheda laterale; anteprima e download richiedono salvataggio se hai cambiato articoli, template o testi CKEditor.

Avanzare da Kanban

Trascina la card tra le colonne del Kanban: lo stato pipeline si aggiorna automaticamente. Utile in riunioni commerciali e revisioni offerte.

Modifica massiva (vista Lista, Premium)

1. Passa alla vista Lista nella pagina Preventivi.
2. Seleziona i preventivi con checkbox.
3. Clic Modifica nella barra azioni: responsabile, stato, etichette, campi personalizzati ammessi in massa.
4. Conferma per applicare a tutte le selezionate.

Barra azioni bulk disponibile anche: Clona, Archivia, Elimina.

Eliminare un preventivo

Elimina preventivi creati per errore o duplicati di test. Preferisci Archivia se l'offerta ha storico utile (inviata, accettata, connessioni con cliente o opportunità) e non vuoi perderne traccia sul contatto o sull'azienda.

Eliminazione singola

1. Apri la scheda → Opzioni (tre puntini) → Elimina (voce rossa).
2. Conferma nel modale.

Con Premium avanzato il preventivo va nel cestino (pagina Preventivi → Azioni → Cestino preventivi). Da lì puoi Ripristinare o Eliminare definitivamente. Se apri un preventivo già nel cestino, compare il banner Ripristina / Elimina definitivamente.

Su piano Free (senza Premium avanzato) l'eliminazione è in genere definitiva subito dopo la conferma, senza cestino — verifica i permessi della tua organizzazione.

Eliminazione multipla

1. Vista Lista → seleziona → Elimina (pulsante rosso) → conferma.

Archiviare un preventivo

L'archivio nasconde preventivi conclusi (accettati, rifiutati, scaduti o non più attivi) dal Kanban e dalle viste operative, senza cancellarli: connessioni, importi e tab Aggiornamenti restano consultabili sul contatto e sull'azienda. Utile per pipeline pulita mantenendo storico commerciale.

Archiviare un singolo preventivo

1. Apri la scheda → Opzioni → Archivia (piano Medium) → conferma.

Archiviare più preventivi / consultare l'archivio

• Multiplo: vista Lista → seleziona → Archivia nella barra azioni.
• Consultare: Preventivi → Azioni → Archivio preventivi.
• Ripristinare: dall'archivio o Opzioni → Ripristina sulla scheda.

I preventivi archiviati non compaiono nel Kanban operativo ma restano raggiungibili da archivio, connessioni e report storici.

Clonare un preventivo

Duplica un'offerta tipo (stessi articoli, allegati e condizioni) per varianti, rinnovi o nuove trattative sullo stesso cliente.

Clonazione singola

1. Scheda → Opzioni → Clona.
2. Modale: seleziona articoli, allegati, connessioni, commenti da copiare.
3. Conferma; aggiorna titolo, date e codice preventivo sul nuovo record.

Clonazione multipla

1. Lista → seleziona → Clona → opzioni → conferma.

Da preventivo ad ordine

Quando il cliente accetta, crea un ordine collegato: da opportunità vinta, da preventivo (azione «Crea ordine» / preparazione ordine dal preventivo) o manualmente collegando lo stesso cliente e articoli. L'ordine riceve un codice ordine proprio (vedi guida Ordini). Mantieni il preventivo in connessioni per storico commerciale.

Viste

• Kanban — per fase pipeline; drag-and-drop.
• Lista — colonne configurabili, ordinamento, export, azioni bulk.

Impostazioni Preventivi

Da Impostazioni → Vendite → Preventivi (admin): pipeline e stati, campi custom, layout scheda, colonne lista, sconti. Da Template org: modelli documento personalizzati. Da Tasse org: aliquote IVA usate sugli articoli.

Report Preventivi

Sezione Report Preventivi (Premium): dashboard per stato, pipeline, importi, margini, articoli più quotati, clienti. Rispetta permessi org — vedi solo record autorizzati. Per operatività quotidiana usa Kanban/Lista; per analisi periodica usa report ed export.