La Guida di Mokapen

Guida ai ruoli utente

Ogni utente in Mokapen appartiene a una o più organizzazioni con un ruolo preciso. Il ruolo definisce cosa puoi vedere, creare e configurare: non tutti accedono alle impostazioni, non tutti invitano colleghi, non tutti gestiscono fatturazione o sicurezza. Questa guida riassume i sei ruoli principali e i permessi crescenti da Guest ad Admin.

Panoramica dei ruoli

Il sistema prevede 6 ruoli principali, con permessi crescenti:

1. Guest (Ospite) — accesso minimo
2. Limited User (Utente limitato) — accesso base
3. User (Utente) — accesso standard
4. Member (Membro) — accesso completo
5. Owner (Proprietario) — accesso amministrativo
6. Admin (Amministratore) — accesso super-amministrativo

1. Guest (Ospite)

Cosa può fare

• Visualizzare entità a cui è stato esplicitamente invitato (es. task, progetti)
• Vedere informazioni limitate su attività/progetti assegnati
• Ricevere notifiche relative alle attività assegnate

Cosa non può fare

• Creare nuove entità (contatti, task, prodotti, ecc.)
• Modificare dati dell'organizzazione
• Accedere alle impostazioni
• Visualizzare la lista completa di utenti, contatti o altre entità
• Accedere alle funzionalità avanzate

Esempi pratici

• Può vedere un task assegnato, ma non può modificarlo
• Può vedere un progetto a cui è stato aggiunto come stakeholder, ma non può aggiungere altri membri
• Non può accedere al menu «Impostazioni» nella sidebar

2. Limited User (Utente limitato)

Cosa può fare

• Visualizzare e gestire le proprie entità (contatti, task, prodotti, ecc.)
• Creare nuove entità (contatti, aziende, task, prodotti, ordini, ecc.)
• Visualizzare la lista di utenti e team (solo quelli a cui appartiene)
• Accedere alle funzionalità base delle app attive (Contatti, Vendite, Attività, Ticket, ecc.)
• Creare connessioni tra entità

Cosa non può fare

• Modificare le impostazioni dell'organizzazione
• Gestire utenti (invitare, rimuovere, modificare ruoli)
• Creare o modificare team
• Accedere alle impostazioni delle app (campi personalizzati, colonne, ecc.)
• Modificare le preferenze dell'organizzazione
• Gestire la sicurezza e le integrazioni

Esempi pratici

• Può creare un nuovo contatto e assegnarlo a se stesso come owner
• Può vedere solo i team di cui fa parte nella sezione «Utenti e Team»
• Non può modificare i campi personalizzati nella sezione Impostazioni
• Può creare un ordine, ma non può modificare le impostazioni dei prodotti

3. User (Utente)

Cosa può fare

• Tutto quello che può fare un Limited User
• Invitare nuovi utenti nell'organizzazione
• Gestire gli utenti (visualizzare, modificare, rimuovere)
• Creare e gestire team
• Modificare le informazioni degli utenti

Cosa non può fare

• Accedere alle impostazioni generali dell'organizzazione
• Modificare le impostazioni delle app (campi, colonne, ecc.)
• Gestire sicurezza e integrazioni
• Modificare le preferenze dell'organizzazione
• Accedere alle impostazioni di fatturazione e piani premium

Esempi pratici

• Può invitare un nuovo collega e assegnargli un ruolo
• Può creare un team «Vendite» e aggiungere membri
• Può modificare il profilo di un utente esistente
• Non può modificare i campi personalizzati dei contatti nelle impostazioni
• Non può accedere alla sezione «Sicurezza» nella sidebar

4. Member (Membro)

Cosa può fare

• Tutto quello che può fare un User
• Accedere alle impostazioni delle app (campi personalizzati, colonne, viste, ecc.)
• Modificare le impostazioni di Contatti, Vendite, Attività, Ticket, ecc.
• Gestire importazione di dati
• Modificare le informazioni generali dell'organizzazione
• Accedere alle funzionalità avanzate delle app

Cosa non può fare

• Gestire la sicurezza dell'organizzazione (password, autenticazione a due fattori, ecc.)
• Modificare le preferenze delle applicazioni (quali app sono attive)
• Gestire la fatturazione e i piani premium
• Gestire esportazione dei dati
• Accedere alle integrazioni avanzate
• Eliminare l'organizzazione

Esempi pratici

• Può personalizzare i campi dei contatti (aggiungere campi personalizzati)
• Può modificare le colonne visibili nella lista prodotti
• Può importare un file CSV di contatti
• Può modificare il nome e i dettagli dell'organizzazione
• Non può cambiare il piano premium dell'organizzazione
• Non può modificare le impostazioni di sicurezza

5. Owner (Proprietario)

Cosa può fare

• Tutto quello che può fare un Member
• Gestire la sicurezza dell'organizzazione
• Modificare le preferenze delle applicazioni (attivare/disattivare app)
• Gestire la fatturazione e i piani premium
• Accedere alle integrazioni
• Eliminare l'organizzazione
• Gestire il whitelabel (se disponibile)

Cosa non può fare

• Accedere alle funzionalità riservate agli Admin (se presenti)

Esempi pratici

• Può attivare o disattivare l'app «Vendite» nelle preferenze
• Può cambiare il piano da Free a Premium
• Può configurare l'integrazione con Fatture in Cloud
• Può modificare le impostazioni di sicurezza (password policy, 2FA, ecc.)
• Può eliminare l'organizzazione (con conferma)

6. Admin (Amministratore)

Cosa può fare

• Tutto quello che può fare un Owner
• Accesso completo a tutte le funzionalità
• Gestire funzionalità partner (se disponibile)
• Accesso alle funzionalità Developer (se disponibile e con piano Large o superiore)

Note

Nel sistema seed, Admin e Owner hanno gli stessi permessi. La differenza può essere implementata a livello di business logic o per funzionalità future.

Esempi pratici

• Può accedere alla sezione «Partner» (se l'organizzazione è partner)
• Può accedere alla sezione «Developer» per API e webhook (con piano Large o superiore)
• Ha accesso completo a tutte le funzionalità senza restrizioni

Confronto rapido per funzionalità

Note importanti

• I permessi possono variare in base al piano Premium dell'organizzazione (Gratuito, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Alcune funzionalità richiedono sia il ruolo appropriato sia il piano Premium necessario
• I permessi a livello di Team possono limitare ulteriormente l'accesso a specifiche risorse
• Le app devono essere attivate nelle preferenze dell'organizzazione per essere accessibili

Domande frequenti

Q: Un Limited User può modificare un contatto creato da un altro utente?

A: Dipende dalle impostazioni di privacy e dai permessi specifici. Generalmente può modificare solo le entità di cui è owner o stakeholder.

Q: Un Member può eliminare l'organizzazione?

A: No, solo Owner e Admin possono eliminare l'organizzazione.

Q: Un User può vedere tutti gli utenti dell'organizzazione?

A: Sì, un User può visualizzare la lista completa degli utenti, mentre un Limited User vede solo i team a cui appartiene.

Q: Qual è la differenza tra Owner e Admin?

A: Nel sistema base sono equivalenti. Admin può avere accesso a funzionalità aggiuntive come Partner e Developer se configurate.