La Guida di Mokapen

Ruoli e permessi

Il ruolo dice che cosa quella persona può fare nell'organizzazione: invitare colleghi, toccare le impostazioni, vedere la fatturazione, entrare nelle app. Non dice quali schede vede. Una scheda privata resta privata anche per il Proprietario, se non è responsabile, collaboratore o autore. Quella regola sta nella guida Visibilità dei dati. Come si invita, come si sospende e come funzionano i team sta nella guida Utenti e team. Qui si sceglie il livello giusto e si capisce quando un livello più alto non risolve il problema che hai.

I livelli, dal più stretto al più largo, sono sei: Ospite, Utente limitato, Utente, Membro, Proprietario, Amministratore. Non puoi assegnare un ruolo più alto del tuo. Sulla scheda utente il campo Ruolo in testo libero è il titolo di lavoro (consulente, responsabile vendite): non cambia i permessi. I permessi sono il menu Permessi.

Utente e Utente limitato richiedono un piano Medium o superiore. Sotto quel piano quei due livelli non si possono assegnare in invito né in modifica. I nomi dei piani in Mokapen sono Gratuito, Small, Medium, Large, Extra Large.

Ospite

L'ospite entra solo dove lo hai messo. All'invito devi indicare i progetti: tutti, oppure un elenco. Mokapen lo aggiunge come collaboratore di quei progetti. Vede task e avanzamento di quei progetti. Non invita persone, non gestisce team, non apre le impostazioni, non importa ed esporta, non vede la rubrica intera né la fatturazione.

È il ruolo del consulente esterno sul sito di un cliente, o del fornitore che aggiorna le task di un cantiere. È il ruolo sbagliato per un collega interno che domani dovrà creare contatti o opportunità: ogni scheda nuova andrebbe condivisa a mano, e prima o poi qualcuno lo promuove di fretta al livello sbagliato. Se deve lavorare tutti i giorni sull'organizzazione, è almeno un Utente limitato.

Utente limitato

È il ruolo operativo. Crea e aggiorna le schede delle app a cui l'organizzazione gli dà accesso (task, contatti, opportunità, ticket, secondo le app accese). Vede gli utenti e i team per assegnare un responsabile o un collaboratore, nel perimetro del suo lavoro. Non invita, non crea team, non tocca impostazioni, import, export, sicurezza o fatturazione.

Serve il piano Medium. È la scelta giusta per chi consuntiva, segue trattative o risponde ai ticket e non deve amministrare l'organizzazione. È la scelta sbagliata se quella persona deve far entrare un nuovo collega: l'invito parte da Utente in su. Alzarlo a Membro solo per un invito gli apre anche import, export e impostazioni delle app.

Utente

Fa tutto quello che fa l'Utente limitato, e in più gestisce utenti e team: invita, modifica ruoli non superiori al suo, crea e sistema i team. Non cambia le impostazioni generali dell'organizzazione, non importa o esporta in blocco, non tocca sicurezza e fatturazione.

Serve il piano Medium. È il ruolo di un responsabile di reparto che compone il proprio team e non deve decidere il piano o i campi personalizzati. Se gli serve aggiungere un campo o importare un CSV, quello è lavoro da Membro, non un motivo per renderlo Proprietario.

Membro

Ha l'accesso pieno al CRM e alle impostazioni delle applicazioni: campi, colonne, import ed export, preferenze operative delle app. Non gestisce la fatturazione, non cambia il piano, non modifica la sicurezza (password, autenticazione a due fattori, policy delle schede nuove) e non elimina l'organizzazione.

È il ruolo di chi configura il CRM per gli altri. Un Membro può personalizzare i campi dei contatti, le colonne della lista prodotti, importare un file, rinominare dettagli operativi. Non può attivare o disattivare le app dell'organizzazione, né aprire la pagina Sicurezza: quelle restano al Proprietario. Se il problema è «non vedo una scheda privata», alzarlo di ruolo non la fa comparire.

Proprietario

Fa quello che fa il Membro, e in più gestisce la sicurezza, quali applicazioni sono attive, la fatturazione e i piani, le integrazioni, l'eventuale whitelabel, e può eliminare l'organizzazione. È anche l'unico che passa un utente da Attivo a Inattivo e il contrario, dentro il limite posti del piano.

Tienine pochi. Un Proprietario per l'operatività quotidiana è troppo: ogni persona con questo ruolo può cambiare piano, spegnere un'app e toccare la policy con cui nascono le schede nuove. Il Proprietario non vede automaticamente le schede private degli altri. Per quello serve il lucchetto o il Team Master, non questo ruolo.

Amministratore

Ha gli stessi permessi del Proprietario sull'organizzazione, più le aree riservate a questo livello: la sezione Partner, se l'organizzazione è partner, e la sezione Developer (API e webhook) quando il piano è Large o superiore. Se non usi Partner né Developer, Amministratore e Proprietario nella giornata tipo si equivalgono. Non assegnare Amministratore «per essere sicuri che veda tutto»: la visibilità delle schede non passa da qui.

Confronto

La tabella è il promemoria. La regola che non ci sta in una cella: il ruolo apre le funzioni, il lucchetto e i collaboratori aprono le schede.

Prima di alzare un ruolo

• Se non vede una scheda, controlla il lucchetto e i collaboratori, poi il filtro utenti / team della kanban. Il report mostra tutto ciò che può aprire; la kanban mostra il suo lavoro. Non è un permesso mancante.
• Se non può invitare, gli serve Utente, non Proprietario.
• Se non può importare un CSV o aggiungere un campo, gli serve Membro.
• Se non può cambiare piano, spegnere un'app o aprire Sicurezza, gli serve Proprietario.
• Utente e Utente limitato su un piano sotto Medium non si assegnano: l'invito torna indietro o il livello non compare.
• Un utente Inattivo non entra, qualunque ruolo abbia. Lo riattiva un Proprietario, se c'è ancora un posto nel piano.

Domande frequenti

Il Proprietario non vede una trattativa. È privata e lui non è in elenco. Aggiungilo come collaboratore, aggiungi il Team Master se la policy lo prevede, oppure rendi pubblica la scheda. Il ruolo c'entra nulla.

Ho messo Ospite e non trova i contatti. È previsto. L'ospite non ha la rubrica. Se deve lavorare i contatti, è Utente limitato (piano Medium).

Posso darmi un ruolo più alto da solo? No. Te lo assegna chi è già a quel livello o sopra. Dal profilo, «I miei ruoli» aggiorna titolo di lavoro e manager, non i permessi che l'amministratore ti ha dato.

Amministratore e Proprietario sono uguali? Sull'organizzazione sì, salvo Partner e Developer. Developer richiede piano Large o superiore.