Ръководството на Мокапен

Ръководство за контакти

Разделът Контакти е директорията на хората, с които работите: клиенти, потенциални клиенти, партньори, доставчици, лийдове от формуляри или кампании. Всеки контакт събира идентичност (име, имейл, телефон), роля, принадлежност към фирма, история на взаимоотношенията и оперативни връзки към сделки, тикети, задачи и проекти. Това е отправната точка на релационния CRM: без структурирани контакти продажбите и поддръжката губят контекст.

Достъп от списъка Контакти в менюто. С бутона Фирми преминавате към директорията на фирмите (ръководство за Фирми).

Роля в CRM и процесите

Контактът в Mokapen не е ред в Excel таблица: той е жив запис, свързан с останалата система.

• Продажби: контакт, свързан със сделки, оферти, последващи задачи; етикети за сегментация (Warm, Enterprise…).
• Поддръжка: контакт върху тикети, имейли, синхронизирани в раздела Имейл, checklist за onboarding.
• Маркетинг: раздел Маркетинг (списъци, съгласия), произход на лийда (поле Източник), интеграции за синхронизация.
• Операции: двупосочни Връзки към задачи, проекти, срещи; SMS/WhatsApp от лентата на панела (ако е активирано).

Практическо правило: всяка значима интеракция (обаждане, търговски имейл, тикет) трябва да е проследима до контакт (или създадена като контакт в движение) с поне имейл или телефон и, когато е възможно, свързана фирма.

Страница списък Контакти

Основната страница е таблица DataTables с конфигурируеми колони (име, фамилия, имейл, фирма, етикети, поверителност…). Горна лента:

• Фирми: превключване към списъка с фирми.
• Филтри (план Large): модал с разширени филтри върху стандартни полета, персонализирани полета и връзки.
• Действия: импорт/експорт (права на организацията), управление на дубликати, редактиране на колони, архив, кошче.
• + Контакт: отваря модал за бързо създаване.

Клик върху името отваря страничния панел. С плана Small можете да отворите страницата на контакта на цял екран (икона за разширяване).

При избор на един или повече редове с отметките вляво се показва лентата за групови действия над таблицата: Нов имейл (ако интеграцията е активна), Редактирай, Клонирай, Архивирай, Изтрий, Експорт (собственик на организацията). Същият оперативен модел като задачите в изглед Списък.

Панел на контакта

Панелът (модал или пълна страница) е организиран като другите обекти в Mokapen.

Заглавка: снимка или инициали, име и фамилия (редактируеми на място), поздрав, бадж Архивиран ако е приложимо. Ако контактът е в кошчето, се появява червена лента с бутони Възстанови и Изтрий окончателно (план Medium).

Лента с действия (икона по икона):

• Поверителност (катинар): публична или частна (само собственик и stakeholders).
• Етикети, Цвят на заглавието, Прикачени файлове, Лепящи бележки (план Small).
• Копирай връзка, Пълна страница (план Small).
• + Създай и свържи (зелен бутон): мигновено създаване на задача, тикет, сделка, среща… вече свързани с контакта.

Меню Опции (три точки)

Отворете панела на контакта → икона вертикални три точки горе вдясно:

• Клонирай: дублиране на контакта; в модала изберете какво да копирате (checklist, прикачени файлове, връзки, коментари). Полезно за «шаблон контакт» или повтаряем onboarding.
• Архивирай / Възстанови (план Medium): преместване в архива или връщане в оперативните изгледи.
• Редактирай панела (админ): отваря дизайнера на оформлението на полетата на контакта в нов прозорец.
• Изтрий / Възстанови (червен елемент): soft delete към кошчето или възстановяване, ако вече е изтрит; с план Medium също окончателно изтриване от кошчето.

Раздели на панела

• Данни: профил, фирма, имейл, телефон, персонализирани полета — вижте Раздел Данни.
• Checklist, Връзки, Имейл, Маркетинг, Поверителност, Синхронизация: вижте Свързани раздели.
• Актуализации — история на промените в профила, коментари, съобщения от формуляри и маркетинг (контакти/фирми).

Раздел Данни — полета на профила

В раздела Данни намирате оперативните полета (редактируеми на място с икона молив):

• Тип и Длъжност.
• Фирма (company_id): свързана фирма — търсим селектор; можете да създадете фирма в движение, ако не съществува.
• Stakeholders: други потребители/екипи с видимост.
• Източник: откъде идва лийдът.
• Описание (форматиран текст, @ споменавания).
• Полета Продажби (ако модулът Продажби е активен).
• Имейл (множество адреси), Телефон, Адрес, Език, Рожден ден, Уебсайт, Социални мрежи.

С персонализирани полета (план Medium) разделът Данни следва правилата за видимост/задължителност, дефинирани в настройките. Прикачените файлове и коментарите допълват панела в долната част на раздела.

Контакт и фирма

Полето Фирма в раздела Данни посочва референтната фирма на контакта (напр. «John Smith» → «Acme Ltd»). То не замества Връзките: можете да свържете същия контакт със сделки, други контакти или тикети независимо от основната фирма.

B2B добра практика: създайте първо фирмата (ДДС номер, адрес на седалище), след това контактите с различни роли (вземащ решения, администрация, технически). За B2C клиенти полето фирма може да остане празно.

Раздели и свързани секции

• Checklist — ръководство Checklist: onboarding на клиент, събиране на документи.
• Връзки — ръководство Връзки: свързани сделки, задачи, тикети, проекти.
• Поръчки / Лоялност (Продажби): история на поръчки и точки за лоялност.
• Имейл: синхронизирани разговори (интеграции Gmail/Outlook).
• Поверителност: GDPR съгласия, история на обработката.
• Маркетинг: абонаменти за списъци, кампании.
• Фактуриране (Продажби): данни за фактуриране, свързани с контакта.
• Синхронизация: статус на синхронизация с Google Contacts, Outlook, други приложения.
• Портал (план Large): достъп до клиентския портал.
• Актуализации — история на промените в профила, коментари, съобщения от формуляри и маркетинг (контакти/фирми).

Създаване на контакт

1. Списък Контакти → + Контакт (или Създай и свържи от друг панел).
2. Попълнете поне име или имейл (валидация за дубликати върху имейл, ако е активна).
3. Асоциирайте фирма, етикети и собственик, ако вече са известни.
4. Запазете: контактът се появява в списъка и може веднага да се свърже със сделки/тикети.

От CSV импорт (Действия → Импорт) зареждате хиляди редове с mapping на колони; от лендинг формуляри/webhooks контактите могат да се създават автоматично с попълнен източник.

Редактиране на контакт

Единично редактиране (панел)

1. Отворете панела на контакта (клик върху името в списъка).
2. Редактирайте на място: заглавие/име в заглавката или полета в раздела Данни (клик върху стойността → икона молив → редактиране).
3. Използвайте лентата с действия за етикети, цвят, поверителност, прикачени файлове, лепящи бележки.
4. Запазете: автоматично поле по поле в страничния панел или бутон Запази в страницата на контакта.

Групово редактиране (списък)

1. В списъка Контакти изберете контакти с отметките вляво.
2. Кликнете Редактирай в лентата с действия над таблицата.
3. В модала добавете полета за актуализация (собственик, етикети, тип, фирма, разрешени персонализирани полета…) и задайте стойности.
4. Потвърдете: стойностите се прилагат към всички избрани контакти.

Промените в раздела Поверителност или Маркетинг може да изискват специфични права. Админ: Опции → Редактирай панела отваря дизайнера на полетата (видимост, ред) в нов прозорец.

Изтриване на контакт

Изтривайте контакти, създадени по грешка или тестови дубликати. Предпочитайте Архивирай, ако контактът има свързана история от имейли, сделки или тикети и не искате да загубите следа от тях в CRM.

Единично изтриване

1. Отворете панела на контакта.
2. Меню Опции (три точки) → Изтрий (червен елемент).
3. Потвърдете в модала.

С плана Large контактът отива в кошчето (списък Контакти → Действия → Кошче за контакти). Оттам можете да Възстановите или да Изтриете окончателно. Ако отворите контакт, който вече е в кошчето, се появява лента с бутони Възстанови / Изтрий окончателно.

В плана Free (без план Large) изтриването обикновено е окончателно веднага след потвърждение, без кошче — проверете правата на вашата организация.

Изтриване на няколко

1. В списъка Контакти изберете контакти с отметките.
2. Кликнете Изтрий (червен бутон над таблицата).
3. Потвърдете.

Архивиране на контакт

Архивирането е правилният избор за контакти, които вече не са активни (загубени клиенти, бивши служители, неквалифицирани лийдове), които искате да запазите в историята с връзки и имейли непокътнати, без да претрупвате оперативния списък.

Архивиране на един контакт

1. Отворете панела → Опции → Архивирай (план Medium).
2. Потвърдете в модала. В заглавката се появява баджът Архивиран.

Архивиране на няколко контакти / преглед на архива

• Множество: списък Контакти → изберете с отметки → Архивирай в лентата с действия.
• Преглед: списък Контакти → Действия → Архив на контакти (план Medium).
• Възстанови: от архива изберете и кликнете Възстанови, или Опции → Възстанови от архива на единичния панел.

Архивираните контакти не се появяват в стандартните оперативни изгледи, но остават достъпни от архива, връзките и историческите доклади.

Доклади за контакти

Разделът Доклади за контакти (план Large) обобщава контактите, до които имате достъп според ролята и правата на организацията: виждате само упълномощените записи и полета. Използвайте го за анализ по тип, собственик, източник и експорт — за добавяне или корекция на отделни записи използвайте списъка Контакти.

• Табло: диаграми по тип, статус, роля, етикети, собственик, източник, географска карта.
• Списък с доклади: филтрируема аналитична таблица с CSV/Excel експорт — основа за преглед на профили и маркетингова сегментация.

Комбинирайте докладите с филтрите на списъка и етикетите, за да подравните контактите и свързаните възможности по собственик или кампания.

Клониране на контакт

Клонирането дублира съществуващ контакт като основа за нов запис — идеално за «шаблон контакт» (напр. стандартен onboarding, повтарящ се партньорски профил).

Единично клониране

1. Отворете панела → Опции → Клонирай.
2. В модала изберете какво да копирате: Checklist, Прикачени файлове, Връзки, Коментари (независими отметки).
3. Потвърдете: отваря се панелът на новия контакт; редактирайте име/имейл преди оперативна употреба.

Клониране на няколко

1. Списък Контакти → изберете контакти → Клонирай в лентата с действия.
2. Изберете същите опции за копиране в модала и потвърдете.

Филтри, колони и сегментация

Разширени филтри (план Small): условия върху етикети, тип, фирма, персонализирани полета, връзки (Свързана сделка, Свързан тикет…), дати на последна актуализация. Запазете комбинации чрез URL или екипни изгледи.

Редактирай колони (Действия, членове на организацията): изберете кои колони да се показват в таблицата и реда — съществено за екипи, използващи персонализирани полета (напр. «Индустрия», «Приход»).

Комбинирайте филтрите с Етикети за оперативни сегменти: «Enterprise контакти с етикет Hot без отворена сделка».

Дубликати

(План Medium) Действия → Управление на дубликати: Mokapen предлага групи от сходни контакти (същият имейл, име+фамилия, телефон). Можете да обедините записи (избирайки главен и полета за запазване) или да игнорирате непроблематични двойки. Страница Игнорирани за по-късен преглед.

При създаване check_duplicate_ajax предупреждава, ако имейлът вече съществува — избягва умножаването на същия лийд.

Импорт, експорт и интеграции

• CSV импорт (членове на организацията): mapping на колони → полета на Mokapen, преглед, партиден импорт.
• Експорт (собственик на организацията): CSV/Excel на филтрирани или избрани контакти.
• Google Contacts / Outlook: двупосочна синхронизация или импорт от папки (Интеграции на акаунта).
• Намери Lead: открийте фирми и хора (индустрия, държава, роля, професионални имейли) и ги импортирайте в адресната книга — или качете файл с имена и намерете имейли. Без външен акаунт за свързване: оставате в Mokapen. Вижте ръководството Намери Lead.

Настройки на контакти

От Настройки на контакти (админ/упълномощени членове):

• Полета: списък със стандартни и персонализирани полета, правила за план Medium.
• Оформление на панела (fields_view): кои полета да се показват в модал/страница и в какъв ред.
• Колони на таблицата (columns_view): колони по подразбиране на списъка за цялата организация.

Подравнете настройките с търговския процес преди групови импорти (задължителни полета, източник, тип контакт).

Препоръчани процеси

• Прием на лийдове: формуляр → контакт + източник + етикет на кампания → квалификационна задача в рамките на 24ч → връзка към сделка, ако е квалифициран.
• Onboarding: checklist върху контакта (KYC, договор) + връзки към проект за доставка.
• Поддръжка: тикет винаги свързан с контакт; имейл в раздела Имейл за история на разговора.
• Месечно почистване: дубликати, архивиране на неактивни контакти > 12 месеца, филтър «без имейл».
• Подравняване на продажбите: същият етикет върху контакта и свързаната сделка; доклади за контакти по собственик.

За директорията на фирмите и раздела Контакти на фирмата вижте ръководството за Фирми.