Ръководството на Мокапен

Ръководство за фирми

Разделът Фирми е директорията на организациите, с които работите: бизнес клиенти, доставчици, партньори, корпоративни групи. Всяка фирма агрегира контакти, данъчни и търговски данни, връзки към сделки/тикети/проекти и история на взаимоотношенията. В B2B CRM фирмата често е единицата за продажби и фактуриране; контактите представляват оперативните хора.

Достъп от списъка Фирми (бутон Фирми от страницата Контакти или менюто). За свързаните хора вижте ръководството за Контакти.

Роля в CRM и процесите

Фирмата в Mokapen централизира:

• Правна/търговска идентичност: име на фирмата, лого, ДДС/данъчен номер, индустрия, размер.
• Взаимоотношения: раздел Контакти с хората на организацията; Връзки към сделки, проекти, тикети, документи.
• Операции: checklist за onboarding на клиент, споделени имейли, фактуриране (Продажби).
• Сегментация: етикети (Enterprise, Partner…), филтри по индустрия/персонализиран приход, доклади за фирми.

Типичен поток: Lead фирма → квалификация → сделка върху фирмата → ролеви контакти (вземащ решения, технически контакт), свързани със сделката и фирмата → доставка по проект с връзки към фирмата.

Страница списък Фирми

Таблица с лого, заглавие, имейл, телефон, етикети, поверителност. Горна лента, подобна на Контакти:

• Контакти: връщане към списъка с хора.
• Филтри (план Small): модал с разширени филтри.
• Действия: импорт/експорт на фирми, дубликати, колони, архив, кошче.
• + Фирма: бързо създаване.

При избор на редове се показват групови действия: Нов имейл (ако интеграцията е активна), Редактирай, Клонирай, Архивирай, Изтрий, Експорт (собственик на организацията). Клик върху заглавието отваря страничната карта или, с план Small, страницата на фирмата.

Карта на фирмата

Заглавка: лого (качване или placeholder сграда), редактируемо име на фирмата, бадж Архивирана ако е приложимо. Ако фирмата е в кошчето, лента с Възстанови и Изтрий окончателно (план Medium).

Лента с действия:

• Поверителност, Етикети, Цвят, Прикачени файлове, Лепящи бележки (план Small).
• Копирай връзка, Пълна страница (план Small).
• + Създай и свържи: задача, тикет, сделка, контакт… вече свързани с фирмата.

Меню Опции (три точки)

• Клонирай: дублиране на фирмата; в модала изберете checklist, прикачени файлове, връзки, коментари за копиране.
• Архивирай / Възстанови (план Medium): скриване от оперативните изгледи или връщане в списъка.
• Редактирай картата (админ): дизайнер на оформлението на полетата на фирмата.
• Изтрий / Възстанови (червен елемент): soft delete към кошчето на организацията, възстановяване или окончателно изтриване.

Структурата отразява Контакти/Задачи: същите UX модели за намаляване на кривата на обучение.

Раздел Данни — полета на фирмата

• Тип, Индустрия, Размер (брой служители/диапазон).
• Stakeholders — вътрешни собственици в Mokapen, отговорни за взаимоотношението.
• Източник, Описание, полета Продажби.
• Уебсайт, Имейл, Телефон, Адрес (седалище), Социални мрежи.
• Данъчни данни (ДДС, данъчен номер…) в раздела Фактуриране или Корпоративни според оформлението и активните модули.

При създаване/редактиране, при въвеждане на ДДС или уебсайт системата може да предложи създаване от директория или да открие дубликати (същият ДДС или домейн), за да избегне дублирани фирми.

С персонализирани полета (план Medium) и правила задайте задължителни полета (напр. ДДС задължителен за IT клиенти).

Раздел Контакти на фирмата

Специализиран раздел Контакти (брояч на свързани хора): lazy-load списък на всички контакти с company_id = тази фирма. Оттук отваряте карти на контакти, добавяте нови контакти, предварително асоциирани с фирмата, или свързвате съществуващи контакти.

Това е изгледът «търговска организационна структура» на акаунта: вземащ решения, административен контакт, технически контакт. За ABM процеси поддържайте този раздел актуален преди всяко посещение или QBR.

Създаването на контакт от раздела Контакти на фирмата предварително попълва полето Фирма в новия запис.

Други раздели на картата

• Checklist — onboarding на клиент, правни документи (ръководство Checklist).
• Връзки — сделки, проекти, тикети, оферти (ръководство Връзки).
• Имейл: синхронизирана история на съобщения, свързани с фирмата.
• Фактуриране (Продажби): условия за плащане, данни за електронна фактура.
• Корпоративни: разширени данни за фирмата (правна форма, REA, капитал…).
• Маркетинг: списъци и кампании на ниво акаунт.
• Синхронизация: външни интеграции.
• Актуализации — одитна следа на промени, коментари и комуникации.

Създаване на фирма

1. Списък Фирми → + Фирма (или от полето Фирма в контакт с «създай нова»).
2. Въведете поне име на фирмата; уебсайт или ДДС се препоръчват за дедупликация.
3. По желание: лого, индустрия, собственик stakeholder.
4. Запазете → веднага свържете контакти в раздела Контакти или чрез връзки на сделка.

CSV импорт и обогатяване (Discover companies) за групово попълване от интеграции.

Редактиране на фирма

Единично редактиране (карта)

1. Отворете картата на фирмата.
2. Редактиране на място: име на фирмата в заглавката, лого, полета в раздела Данни (икона молив).
3. Актуализирайте етикети, поверителност, сътрудници от лентата с действия.
4. Автоматично запазване в страничната карта или бутон Запази в страницата на фирмата.

Групово редактиране (списък)

1. В списъка Фирми изберете редове с отметки.
2. Кликнете Редактирай в лентата с действия.
3. В модала задайте собственик, етикети, индустрия, разрешени персонализирани полета.
4. Потвърдете, за да приложите към всички избрани фирми.

Админ: Опции → Редактирай картата за оформление на полетата. Промяната на ДДС върху вече фактурирани записи изисква внимание: проверете въздействието върху свързаните документи Продажби.

Изтриване на фирма

Изтривайте фирми, създадени по грешка или тестови дубликати. Предпочитайте Архивирай, ако акаунтът има история от сделки, тикети или контакти и не искате да загубите следа в CRM.

Единично изтриване

1. Отворете картата → Опции → Изтрий (червен елемент).
2. Потвърдете в модала.

С Advanced Premium фирмата отива в кошчето (списък Фирми → Действия → Кошче за фирми). Оттам можете да Възстановите или да Изтриете окончателно. Ако отворите фирма, която вече е в кошчето, се появява лентата Възстанови / Изтрий окончателно.

В плана Free (без Advanced Premium) изтриването обикновено е окончателно веднага след потвърждение, без кошче — проверете правата на вашата организация.

Внимание: изтриването на фирма не изтрива автоматично свързаните контакти — проверете взаимоотношенията преди да продължите (или преназначете контактите към друга фирма).

Изтриване на няколко

1. Списък Фирми → изберете → Изтрий (червен бутон).
2. Потвърдете.

Архивиране на фирма

Архивирайте неактивни акаунти (загубени потенциални клиенти, прекратени доставчици), като запазвате историята на сделки, тикети и контакти.

Архивиране на един запис

1. Карта → Опции → Архивирай (план Medium) → потвърдете.

Архивиране на няколко фирми / преглед на архива

• Множество: списък → изберете → Архивирай.
• Преглед: Действия → Архив на фирми.
• Възстанови: от архива или Опции → Възстанови на картата.

Архивираните фирми не се появяват в стандартните оперативни изгледи, но остават достъпни от архива, връзките и историческите доклади.

Доклад за фирми

Разделът Доклад за фирми (Premium) обобщава фирмите, до които имате достъп според ролята и правата на организацията: виждате само упълномощените записи и полета. Използва се за анализ по индустрия, размер, собственик и експорт — за добавяне или корекция на отделни акаунти използвайте списъка Фирми.

• Табло: диаграми по индустрия, размер, тип, етикети, собственик, географска карта.
• Списък с доклади: филтрируема аналитична таблица с CSV/Excel експорт — основа за прегледи на акаунти и търговска сегментация.

Комбинирайте доклада с филтрите на списъка и раздела Връзки, за да разберете кои акаунти имат отворени сделки спрямо само история.

Клониране на фирма

Полезно за шаблони на акаунти (тип партньор, стандартна структура на checklist за onboarding).

Единично клониране

1. Карта → Опции → Клонирай.
2. Изберете в модала: checklist, прикачени файлове, връзки, коментари.
3. Потвърдете и актуализирайте името на фирмата / ДДС на новия запис.

Клониране на няколко

1. Списък → изберете → Клонирай → изберете опции → потвърдете.

Филтри, колони и дубликати

Разширени филтри по индустрия, размер, етикети, връзки (отворена сделка, отворен тикет…), персонализирани полета. Редактирай колони в Действия, за да адаптирате таблицата към вашия вертикал.

(План Medium) Управление на дубликати: обединяване на фирми със същия ДДС/домейн/сходно име; страница Игнорирани за валидни двойки (омоними).

Импорт, експорт и метаданни

• Импорт/Експорт CSV (права на организацията) с mapping на колони.
• Търсене на метаданни: от уебсайт или частични данни извлечете публична информация за предварително попълване на картата (индустрия, адрес) — винаги потвърждавайте преди запазване.
• VIES (ЕС): валидация на вътрешнообщностен ДДС, където е интегрирано.

Настройки на фирми

Настройки на фирми: полета, оформление на картата (fields_view), колони на списъка (columns_view). Подравнете номенклатурата на индустрия и размер към вашия ICP преди внедряване в екипа.

Препоръчани процеси

• Account-based: една фирма = един акаунт с pipeline на сделки; ролеви контакти свързани; етикет «Target Q3» на фирмата.
• Партньорски канал: партньорска фирма → връзки към косвени сделки и referral контакти.
• Подновяване: checklist на фирмата 90 дни преди изтичане на договора; филтър «затваряща се сделка + непълен checklist».
• Качество на данните: месечно дубликати по ДДС; филтър фирми без контакти (за попълване); архивиране на загубени потенциални клиенти.
• Предаване CS → Продажби: връзки на проект + фирма + контакт вземащ решения винаги присъстват преди go-live.

Комбинирайте фирми, контакти и Връзки за последователен B2B CRM: фирмата дава контекст на акаунта, контактите — разговорите, връзките — оперативната нишка с продажбите и доставката.