Ръководството на Мокапен

Прикачени файлове

Прикачените файлове свързват файлове с обект в Mokapen: договори, brief-ове, екранни снимки, фактури, презентации. Остават в контекста на записа (задача, проект, контакт, тикет, сделка…), така че всеки, който отвори записа, намира релевантните документи веднага, без да търси в имейл или лични дискове, несвързани с CRM.

Роля в CRM

Прикачените файлове допълват структурираните данни и връзките:

• Сделка / оферта: подписан PDF, спецификации, изпратена оферта.
• Тикет: екранна снимка на грешка, лог, отговор на доставчик.
• Проект / задача: mockup, спецификации, одобрен от клиента deliverable.
• Контакт / фирма: търговски регистър, NDA, документи за онбординг.

Номерираният бадж върху кламера показва колко файла са свързани — бърз сигнал в списък и Kanban.

Качване на файл

1. Отворете записа на обекта.
2. Горна лента → икона кламер (Прикачени файлове).
3. Изберете източника:
   • Вашият компютър — качване в хранилището на организацията в Mokapen.
   • Google Drive или OneDrive (с активна интеграция) — свързване на облачни файлове без дублиране в локалното хранилище на Mokapen.
4. Изберете файла и изчакайте завършване.

На някои записи можете също да плъзгате и пускате файлове върху зоната на записа, за да стартирате качване.

Преглед и управление

В менюто Прикачени файлове: списък с име, размер и дата. Отворете, изтеглете или премахнете от обекта. Премахването на прикачен файл от записа не непременно изтрива файла в Drive/OneDrive, ако е свързан чрез облачна интеграция — само прекъсва CRM препратката.

В раздела Данни (пълна страница) секцията с прикачени файлове обобщава същите документи вградено с коментари и описание.

Налично пространство

Организации с безплатен план: ограничено онлайн пространство (100 MB) за директно качени прикачени файлове. Premium планове (Small, Medium, Large): разширяемо пространство. Проверете план и употреба в Информация за организацията. При големи обеми предпочитайте интеграцията Drive/OneDrive и свързвайте файлове вместо да качвате всичко в Mokapen.

Клониране

При клониране на задачи, проекти, контакти, тикети, сделки и т.н. можете да включите прикачените файлове в копието (отметка в модала Клонирай). Следете общия размер: модалът може да покаже общите MB на файловете за дублиране. Махнете отметката, ако копието трябва да е леко (само структура, без документи).

Препоръчани процеси

• Един източник на истина: подписан договор върху сделката, не само в имейла — прикачен файл + връзка контакт/фирма.
• Тикети с доказателства: изисквайте екранна снимка/лог преди затваряне на технически тикети (checklist + файл).
• Предаване на проект: споделена папка Drive + в Mokapen връзки/референтни PDF върху проекта.
• GDPR / задържане: премахвайте остарели прикачени файлове от контакти, когато вече не са нужни; помислете за корпоративен облак за дългосрочен архив.
• Клонирани шаблони: шаблон на задача с прикачени вътрешни инструкции, клониран за всеки нов онбординг.

Прикачените файлове, Връзките и коментарите формират оперативната «памет» на CRM записа.