A Mokapen útmutató

Szervezetek és hozzáférés

Mokapenben mindig dolgozol szervezeten belül: dedikált munkaterület csapata, vállalata vagy osztálya számára. Minden szervezetnek megvan a sajátja adatok, felhasználók, beállítások és engedélyek, külön a többitől. Személyes fiókja (e-mail címe és jelszava) a fiókhoz tartozhat egy vagy több szervezet, mindegyiknek más szerepe van. Ez az útmutató elmagyarázza a szervezetek, a hozzáférés és az adatok elkülönítésének működését.

Fiók, szervezet és zárt munkaterület

Főbb megkülönböztetés:

• Felhasználói fiók — az Ön bejelentkezési azonosítója (e-mail, személyes profil, nyelvi beállítások). Egy fiók, amely minden olyan szervezetre érvényes, amelyhez kapcsolódik.
• Szervezet — munkakörnyezet saját névjegyekkel, feladatokkal, ajánlatokkal, jegyekkel, felhasználókkal, csapatokkal, beállításokkal és prémium csomaggal. Ez egy zárt munkaterület: az egyik szervezet adatai nem láthatók a másiktól.
• Hozzáférés — az Ön fiókja és egy szervezet közötti kapcsolat, rögzítve a szerep (Vendég, Felhasználó, Tag, Tulajdonos…). Hozzáférés nélkül nem léphet be a szervezetbe.

Ha bejelentkezik, a Mokapen mindig megjelenik egy aktív szervezet (ülésszervezés). Minden, amit látsz – menük, listák, rekordok, jelentések – ehhez a szervezethez tartozik. A szervezetváltás teljesen megváltoztatja a kontextust: olyan, mintha egyik vállalatról a másikra költöznénk, független adatokkal és engedélyekkel.

Egy felhasználó, több szervezet

Normális, ha egyszerre több szervezethez fér hozzá, például:

• a te fő cég (Tulajdonos vagy Tag szerepkör);
• a ügyfél projekt ahol Ön meghívásra Vendég vagy Felhasználó;
• a második osztály vagy csoport vállalata egy másik szereppel;
• a whitelabel vagy partnerkörnyezet dedikált márkaépítéssel.

Minden szervezetben rendelkezhet a más szerep: Tulajdonos az Ön cégében és Vendég például egy szállítónál. Engedélyek érvényesek csak az aktív szervezetnek, nem globálisan a fiókjában. Tudjon meg többet a Szerepkörök és engedélyek útmutatója.

Szervezetváltás

Ha egyik szervezetről a másikra szeretne lépni, használja a választó a tetején a navigációs sávban (az aktuális szervezet logója és neve). A legördülő lista felsorolja az összes olyan szervezetet, amelyhez hozzáféréssel rendelkezik: kattintson egy bejegyzésre, hogy belépjen az adott munkaterületre.

Ha szervezetet vált:

• a menük, adatok, beállítások és a látható prémium csomag frissül;
• az Ön szerepe és engedélyei az adott szervezetre vonatkoznak;
• lehetőség szerint az alkalmazás ugyanazon a területén marad (pl. az A szervezetben lévő Feladatokból a B szervezeti feladatokba lép);
• megjelenik egy megerősítő üzenet („Ön átváltott a szervezetre…”).

Nincs „minden szervezet együtt” nézet a kapcsolatokhoz vagy feladatokhoz: Ön mindig dolgozik egy-egy szervezetben.

Előnyben részesített szervezet

Beállíthatja a preferált szervezet (alapértelmezett): minden bejelentkezéskor a Mokapen először azt nyitja meg. Ez akkor hasznos, ha főként egy munkaterületen dolgozik, de időnként másokat is használ.

A szervezetválasztóban az előnyben részesített szervezet csillag ikonnal van jelölve. A profil vagy a szervezet beállításai között módosíthatja. Ha eltávolítja az előnyben részesített szervezetet, a rendszer egy másik szervezetet javasol.

Meghívók és szervezethez való csatlakozás

Ahhoz, hogy egy szervezethez csatlakozhasson, szüksége van egy meghívás engedéllyel rendelkező felhasználótól (általában Felhasználó vagy magasabb), vagy saját maga hozzon létre új szervezetet.

• Meghívó e-mailben — kapsz egy linket, elfogadod, és a meghívó által kijelölt szerepkörrel egészítik ki.
• Meghívó link — egyes szervezetek regisztrálható hivatkozást osztanak meg (ha engedélyezve van).
• Új szervezet — a szervezet menüből az «Új szervezet»: létrehoz egy üres munkaterületet, és tulajdonos lesz.

A csatlakozás után a szervezet megjelenik a választóban. A szereped határozza meg, hogy mit tehetsz ott (lásd a Szerepkörök útmutatóját). A hozzáférés lehet visszavonták rendszergazda által: ebben az esetben a szervezet eltűnik vagy elérhetetlenné válik.

Adatok elkülönítése

Minden szervezet a zárt bérlő. Ez azt jelenti, hogy:

• Az A szervezetben létrehozott kapcsolatok, cégek, feladatok, ajánlatok, jegyek és dokumentumok nem látható az Org B-ben;
• a felhasználók és a csapatok listája szervezetenként: előfordulhat, hogy egy kolléga az A szervezetben nem létezik a B szervezetben;
• integrációk, egyéni mezők, folyamatok és alkalmazásbeállítások külön konfigurálva minden egyes org számára;
• számlázás és a prémium csomag (ingyenes, kicsi, közepes, nagy…). szervezetenként, nem felhasználói fiókonként.

Még kapcsolatokat az entitások között ugyanazon a munkaterületen belül maradnak: nem kapcsolhat össze egy feladatot az A szervezetben egy kapcsolattartóhoz a B szervezetben. Ez biztosítja az ügyfelek, fiókok vagy különálló projektek közötti adatvédelmet.

Csapatok és további engedélyek

Minden szervezeten belül vannak csapatok: felhasználói csoportok (értékesítés, támogatás, menedzsment…). A szervezeti szerepkörön kívül az engedélyek csoportszinten finomíthatók adott erőforrásokra vagy területekre vonatkozóan.

A korlátozott felhasználó csak azokat a csapatokat látja, amelyekhez tartozik; egy vagy magasabb felhasználó kezeli a csapatokat és a tagokat. A csapatok nem keresztezik a szervezeteket: az „A” szervezetben az „értékesítési csapat” független a „B” szervezettől.

Nyilvános vagy magánszervezet

Minden szervezet lehet nyilvános vagy magán a Mokapen hálózaton:

• Nyilvános — van egy oldala a hálózaton, amely hasznos lehet, ha potenciális ügyfelek vagy partnerek rátalálhatnak.
• Magán – csak belső használatra; nem jelenik meg a hálózaton. Ez a leggyakoribb választás a zárt vállalati munkaterületeken.

Nyilvános vagy privát utal külső láthatóság a hálózaton, nem belső engedélyek: mindkét esetben az adatok csak a meghívott felhasználók számára hozzáférhetők.

Whitelabel és dedikált domainek

Egyes szervezetek használnak whitelabel: testreszabott domain, logó és kommunikáció (pl. egy partner CRM-je saját márkával). A többi szervezethez hasonlóan zárt munkaterületen marad, de a vizuális élmény és egyes funkciók eltérőek lehetnek. A hozzáférés és az adatok elkülönítése ugyanúgy működik.

Hozzáférés állapota

A szervezetválasztóban egy figyelmeztető ikon jelzi felfüggesztett vagy korlátozott hozzáférés (pl. hiányos meghívó, deaktivált szervezet, kvóta túllépve). Ebben az esetben a szervezet szürkén jelenhet meg: lépjen kapcsolatba a tulajdonossal vagy a szervezet rendszergazdájával a hozzáférés visszaállításához.

Gyakorlati példák

• Szabadúszó tanácsadó — Saját szervezet tulajdonosa; Vendég vagy felhasználó az ügyfélszervezetekben, ahol a hozzárendelt feladatokon dolgoznak. Szervezetet vált a választóról a nap elején.
• Csoport két céggel — két külön szervezet (Holding Org, Branch Org). Ugyanazok a kezelők egy fiókkal, külön adatokkal és számlázással.
• Külső szállító — meghívott vendégként egy projektben: csak a megosztott feladatokat/projekteket látja, a teljes könyvtárat vagy beállításokat nem.
• HR és értékesítés — ugyanaz a szervezet, különböző tagi és felhasználói szerepkörök; HR csapat és értékesítési csapat osztályszintű láthatósággal.

Gyakran ismételt kérdések

K: A névjegyeim az összes szervezetben szinkronizálódnak?

V: Nem. Minden szervezetnek saját címtára van. Ugyanazon fióknak különböző kapcsolattartói lehetnek a különböző szervezetekben.

K: Kaphatok különböző szerepet a különböző szervezetekben?

V: Igen. A szerepkör az egyes szervezetekhez való hozzáféréshez kötődik, nem pedig a globális fiókhoz.

K: Mi történik, ha eltávolítanak egy szervezetből?

V: Elveszíti a hozzáférést a munkaterülethez és az adataihoz. Fiókja és más szervezetek továbbra is aktívak maradnak.

K: Kell-e prémiumot fizetnem minden egyes szervezetért?

V: Igen, a prémium csomag szervezetenként vonatkozik. A különböző szervezeteknek különböző tervei lehetnek (ingyenes, kicsi, közepes, nagy…).

K: Hol tanulhatom meg, mit tehetek a szerepemmel?

V: A Szerepkörök és engedélyek útmutatója, összehasonlító táblázattal és GYIK vendégnek, felhasználónak, tagnak, tulajdonosnak és adminisztrátornak.