Mokapenin opas

Roolit ja käyttöoikeudet

Rooli kertoo, mitä kyseinen henkilö voi tehdä organisaatiossa: kutsua kollegoita, koskettaa asetuksia, nähdä laskutuksen, mennä sovelluksiin. Se ei kerro, mitkä kortit hän näkee. Yksityinen kortti pysyy yksityisenä myös Omistajalle, jos hän ei ole vastuuhenkilö, yhteistyökumppani tai tekijä. Se sääntö on Tietojen näkyvyys -oppaassa. Miten kutsutaan, miten keskeytetään ja miten tiimit toimivat, on Käyttäjät ja tiimit -oppaassa. Tässä valitaan oikea taso ja ymmärretään, milloin korkeampi taso ei ratkaise ongelmaasi.

Tasot, ahtaimmasta laajimpaan, ovat kuusi: Vieras, Rajoitettu käyttäjä, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja, Ylläpitäjä. Et voi antaa korkeampaa roolia kuin itselläsi on. Käyttäjäkortin vapaan tekstin Rooli-kenttä on työnimike (konsultti, myyntipäällikkö): se ei muuta käyttöoikeuksia. Käyttöoikeudet ovat Käyttöoikeudet-valikko.

Käyttäjä ja Rajoitettu käyttäjä edellyttävät Medium-suunnitelmaa tai korkeampaa. Sen alla näitä kahta tasoa ei voi antaa kutsussa eikä muokkauksessa. Mokapenin suunnitelmanimet ovat Ilmainen, Small, Medium, Large, Extra Large.

Vieras

Vieras pääsee vain sinne, minne olet hänet laittanut. Kutsussa sinun pitää ilmoittaa projektit: kaikki, tai lista. Mokapen lisää hänet kyseisten projektien yhteistyökumppaniksi. Hän näkee noiden projektien tehtävät ja edistymisen. Hän ei kutsu henkilöitä, ei hallitse tiimejä, ei avaa asetuksia, ei tuo eikä vie, ei näe koko osoitekirjaa eikä laskutusta.

Se on ulkoisen konsultin rooli asiakkaan sivustolla, tai toimittajan, joka päivittää työmaan tehtäviä. Se on väärä rooli sisäiselle kollegalle, jonka pitää huomenna luoda yhteystietoja tai mahdollisuuksia: jokainen uusi kortti pitäisi jakaa käsin, ja ennen pitkää joku ylentää hänet kiireessä väärälle tasolle. Jos hän työskentelee organisaatiossa joka päivä, hän on vähintään Rajoitettu käyttäjä.

Rajoitettu käyttäjä

Se on operatiivinen rooli. Luo ja päivittää kortteja sovelluksissa, joihin organisaatio antaa hänelle pääsyn (tehtävät, yhteystiedot, mahdollisuudet, tiketit, päälle kytkettyjen sovellusten mukaan). Näkee käyttäjät ja tiimit vastuuhenkilön tai yhteistyökumppanin määrittämiseksi oman työnsä rajassa. Ei kutsu, ei luo tiimejä, ei koske asetuksiin, tuontiin, vientiin, turvallisuuteen tai laskutukseen.

Vaatii Medium-suunnitelman. Oikea valinta sille, joka kirjaa työtä, seuraa neuvotteluja tai vastaa tiketteihin eikä hallitse organisaatiota. Väärä valinta, jos henkilön pitää kutsua uusi kollega: kutsu alkaa Käyttäjästä ylöspäin. Ylentäminen Jäseneksi vain kutsua varten avaa hänelle myös tuonnin, viennin ja sovellusten asetukset.

Käyttäjä

Tekee kaiken, mitä Rajoitettu käyttäjä tekee, ja lisäksi hallitsee käyttäjiä ja tiimejä: kutsuu, muokkaa enintään omaa tasoaan olevia rooleja, luo ja järjestää tiimejä. Ei muuta organisaation yleisiä asetuksia, ei tuo tai vie massana, ei koske turvallisuuteen eikä laskutukseen.

Vaatii Medium-suunnitelman. Se on osastopäällikön rooli, joka kokoaa oman tiiminsä eikä päätä suunnitelmaa tai mukautettuja kenttiä. Jos hän tarvitsee kentän lisäämisen tai CSV-tuonnin, se on Jäsenen työtä, ei syy tehdä hänestä Omistajaa.

Jäsen

Hänellä on täysi pääsy CRM:ään ja sovellusten asetuksiin: kentät, sarakkeet, tuonti ja vienti, sovellusten operatiiviset asetukset. Hän ei hallitse laskutusta, ei vaihda suunnitelmaa, ei muuta turvallisuutta (salasana, kaksivaiheinen todennus, uusien korttien käytäntö) eikä poista organisaatiota.

Se on sen rooli, joka konfiguroi CRM:n muille. Jäsen voi mukauttaa yhteystietojen kenttiä, tuotelistan sarakkeita, tuoda tiedoston, nimetä uudelleen operatiivisia yksityiskohtia. Hän ei voi ottaa käyttöön tai poistaa organisaation sovelluksia eikä avata Turvallisuus-sivua: ne jäävät Omistajalle. Jos ongelma on «en näe yksityistä korttia», roolin nosto ei saa sitä näkyviin.

Omistaja

Tekee sen, mitä Jäsen tekee, ja lisäksi hallitsee turvallisuutta, mitkä sovellukset ovat päällä, laskutusta ja suunnitelmia, integraatioita, mahdollista whitelabelia, ja voi poistaa organisaation. Hän on myös ainoa, joka siirtää käyttäjän Aktiivisesta Ei aktiiviseksi ja päinvastoin, suunnitelman paikkojen rajassa.

Pidä heitä vähän. Yksi Omistaja päivittäiseen operointiin on liikaa: jokainen tällä roolilla voi vaihtaa suunnitelmaa, sammuttaa sovelluksen ja koskea käytäntöön, jolla uudet kortit syntyvät. Omistaja ei automaattisesti näe muiden yksityisiä kortteja. Siihen tarvitaan lukko tai Master-tiimi, ei tämä rooli.

Ylläpitäjä

Hänellä on samat organisaation käyttöoikeudet kuin Omistajalla, plus tälle tasolle varatut alueet: Partner-osio, jos organisaatio on partneri, ja Developer-osio (API ja webhookit), kun suunnitelma on Large tai korkeampi. Jos et käytä Partneria etkä Developeria, Ylläpitäjä ja Omistaja ovat tyypillisessä päivässä samanvertaiset. Älä anna Ylläpitäjää «varmistaaksesi, että hän näkee kaiken»: korttien näkyvyys ei kulje tätä kautta.

Vertailu

Taulukko on muistilappu. Sääntö, joka ei mahdu soluun: rooli avaa toiminnot, lukko ja yhteistyökumppanit avaavat kortit.

Ennen roolin nostamista

• Jos hän ei näe korttia, tarkista lukko ja yhteistyökumppanit, sitten kanbanin käyttäjä- / tiimisuodatin. Raportti näyttää kaiken, minkä hän voi avata; kanban näyttää hänen työnsä. Se ei ole puuttuva käyttöoikeus.
• Jos hän ei voi kutsua, hän tarvitsee Käyttäjän, ei Omistajaa.
• Jos hän ei voi tuoda CSV:tä tai lisätä kenttää, hän tarvitsee Jäsenen.
• Jos hän ei voi vaihtaa suunnitelmaa, sammuttaa sovellusta tai avata Turvallisuutta, hän tarvitsee Omistajan.
• Käyttäjää ja Rajoitettua käyttäjää Mediumia alemmalla suunnitelmalla ei anneta: kutsu palaa takaisin tai tasoa ei näy.
• Ei aktiivinen käyttäjä ei kirjaudu, millä roolilla tahansa. Omistaja aktivoi hänet uudelleen, jos suunnitelmassa on vielä paikka.

Usein kysytyt kysymykset

Omistaja ei näe neuvottelua. Se on yksityinen eikä hän ole listalla. Lisää hänet yhteistyökumppaniksi, lisää Master-tiimi jos käytäntö sen sallii, tai tee kortista julkinen. Roolilla ei ole tekemistä asian kanssa.

Laitoin Vieraaksi eikä hän löydä yhteystietoja. Se on odotettua. Vieraalla ei ole osoitekirjaa. Jos hänen pitää työskennellä yhteystiedoilla, hän on Rajoitettu käyttäjä (Medium-suunnitelma).

Voinko antaa itselleni korkeamman roolin? Ei. Sen antaa joku, joka on jo sillä tasolla tai sen yläpuolella. Profiilista «Omat roolit» päivittää työnimikkeen ja esimiehen, ei käyttöoikeuksia, jotka ylläpitäjä antoi.

Ovatko Ylläpitäjä ja Omistaja samat? Organisaatiossa kyllä, paitsi Partner ja Developer. Developer vaatii Large-suunnitelman tai korkeamman.