Mokapen-guiden

Guide til ordrer

En ordre er kundens kommercielle bekræftelse: dokumentet med prisliste, rabatter, moms og vilkår, der formaliserer købs- eller leveringsforpligtelsen. I Mokapen er en ordre ikke en PDF i en delt mappe. Det er en levende CRM-post, linket til kontakt og virksomhed, sporet i tidslinjen, synkroniserbar med faktureringssoftware og klar til at blive e-faktura uden at indtaste linjer igen.

Denne guide fører dig gennem daglig brug: oprette eller generere en ordre fra et accepteret tilbud, styre opfyldelse med den operationelle pipeline, sende dokumentet til kunden, synkronisere med Fatture in Cloud og til hver tid vide, hvor hvert job står. Automatiske regler for rabatter og fragt har dedikerede guider; pipeline og skabeloner ligger i de sidste afsnit.

Ordreområdet findes i Sales → Orders. Det kræver en passende Premium-plan med Sales-appen aktiv og momssatser konfigureret på organisationsniveau (én gang, under Settings → Sales → Taxes).

Hvordan ordrer passer ind i resten af arbejdet

Før tekniske detaljer hjælper det at se, hvor en ordre sidder i salgsflowet — det er det, der får Mokapen til at arbejde med dig i stedet for imod dig.

I det typiske forløb kommer en kunde ind som en kontakt (webformular, messe, henvisning). Når en reel salgsmulighed opstår, åbner du en deal for at følge forhandlingen. Kræver det et formelt forslag, forbereder du et tilbud; accepterer kunden, bliver tilbuddet en ordre — hvor den økonomiske forpligtelse er endelig, og opfyldelse, produktion og fakturering begynder. Du kan også oprette ordren direkte (allerede aftalt salg, kontraktfornyelse, tilbagevendende ordre) uden at gå via et tilbud.

Ordren arver fra og feeder resten: kommer den fra et accepteret tilbud, kopieres linjer, kunde, rabatter og vilkår uden genindtastning; åbner du den fra virksomhedskortet, udfyldes modtager og dedikeret rabat automatisk. Når den er udstedt, linker ordren til projekter, leveringsopgaver, support-tickets og — via sync — til regnskab til fakturering.

Den praktiske fordel: seks måneder senere, når nogen på teamet åbner en kundekontakt, ser de hele historikken — sendte tilbud, udstedte ordrer, hvilke der er opfyldt eller faktureret, med hvilke beløb og linjer. Intet delt Excel-ark, ingen mappe «ordrer 2026» at lede i.

Anvendelsestilfælde

• Underskrevet B2B-kontrakt: ordre med tilbagevendende tjenestelinjer, betalingsvilkår i økonomiske vilkår, brandet PDF med organisationens skabelon.
• Salg fra accepteret tilbud: ordre genereret fra tilbuddet med linjer, beløb og kunde allerede på linje — ét klik, og du er klar til opfyldelse eller fakturering.
• Drift og levering: ordre linket til projekt og opfyldelsesopgaver; forbindelser til eftersalgstickets for at følge hele cyklussen.
• Fiskal integration: sync til Fatture in Cloud — ordren med sine linjer bliver grundlaget for e-fakturering uden genindtastning i regnskabet.

Ordresiden: hvor du starter hver dag

Når du går til Sales → Orders, ser du Kanban-boardet: kolonner, hvor hver kolonne er en operationel fase (New Order, Taken in charge, To be invoiced, Invoiced, Fulfilled, Standby, Cancelled — kan tilpasses). Hver ordre er et kort i sin statuskolonne. Med ét blik ser du, hvor mange ordrer venter på opfyldelse, hvor mange der er i fakturering, og hvor mange der er lukket.

Det er den rigtige visning til dagligt arbejde: åbn Mokapen om morgenen, kig på «Taken in charge» — ordrer, der skal arbejdes på i dag. Kig på «To be invoiced» — dem, der skal over til regnskab. Kolonnen «Fulfilled» viser lukkede jobs for perioden med totalbeløb øverst i kolonnen.

Øverst har du to værktøjer, du ofte bruger: pipeline-vælgeren (hvis I har forskellige processer — fx produkter vs. tjenester — har hver sin pipeline og faser) og knappen Filters. Filtre indsnævrer visningen: kun en bestemt kundes ordrer, over et bestemt beløb, en bestemt ejer, et bestemt tag. Bruger du ofte samme kombination, gem den som et gemt filter og genkald det med ét klik.

For at flytte en ordres fase behøver du ikke åbne den: træk kortet fra «Taken in charge» til «To be invoiced», og status opdateres. Hurtigt under driftsmøder eller morgenrunder over åbne jobs.

Knappen + Order øverst til højre åbner editoren til at oprette en ny ordre — se «Oprette en ordre» længere nede.

Kanban-visning (standard)

Et board opdelt efter pipeline-fase; hver ordre er et kort. Totalbeløb øverst i hver kolonne giver økonomisk volumen efter status. For at gå videre træk kortet: status opdateres uden at åbne ordren.

Listevisning

Klassisk tabel: én række pr. ordre, konfigurerbare kolonner (kode, kunde, beløb, status, ejer, dato, tags). Sortér ved at klikke på headers og vælg flere rækker med checkboxes til massehandlinger: skift ejer, arkiver en batch ved årsskifte, eksporter CSV til regnskab.

Hvilken visning, hvornår

Tommelfingerregel: Kanban til at arbejde (flytte ordrer, åbne, kommentere, styre opfyldelse), Liste til at gennemgå og rette (tjek tal, sortér efter beløb, masseændringer, eksport, analyse). Skift med vælgeren øverst til højre. Filtre og aktiv pipeline forbliver de samme.

Ordreposten

Når du klikker på et kort i Kanban (eller en række i Liste), åbnes ordren. Har du Premium-plan, kan du skifte til fuld side med udvid-ikonet øverst — praktisk ved lange ordrer med mange linjer eller detaljeret vilkårstekst.

Øverst finder du ordrekoden (fx #ORD-3-2026) og titeln. Koden identificerer ordren entydigt — se det dedikerede afsnit. Titlen er den beskrivelse, du giver den, fx «Ordre vedligehold anlæg 2026 — kunde Acme»: den hjælper dig med at genkende den, men vises ikke som sådan på PDF’en.

Under titlen er handlingsbjælken: pipeline-status, privacy, tags, vedhæftninger, noter, Copy link, menuen Options (Clone, Archive, Delete). Knappen + Create and connect linker opgaver, aftaler, projekter, tickets — linket er automatisk og bidirektionelt.

Øverst til højre er dokumentbjælken: Preview, Download (PDF/Word), Send email — se det dedikerede afsnit.

Resten af posten er organiseret i blokke: afsender og modtager, kommercielle data, linjer, totaler, dokumentdesign, økonomiske vilkår, forbindelser og sync.

Afsenderen er forudfyldt fra organisationsindstillinger (navn, adresse, momsnummer, logo). Modtageren sætter du ved at vælge company og contact fra kataloget: navn, adresse, momsnummer, e-mail og telefon indlæses automatisk. Har virksomheden en dedikeret rabat på posten, gælder den alle linjer. Findes kunden ikke endnu, kan du oprette dem on the fly ved at skrive navnet.

Fragt: omkostninger og leveringsadresse

På ordrens fulde side (ikke det kompakte sidepanel) finder du den sammenklappelige blok Shipping (lastbil-ikon). Her styrer du alt ved fysisk levering: shipping cost, destination country, shipping address og modtagerdata for varer (navn, adresse, postnummer, by, provins, telefon, e-mail).

Du kan indtaste fragtomkostningen manuelt eller lade Mokapen beregne den automatisk ud fra geografiske zoner (Settings → Sales → Orders → Shipping). Automatisk beregning tager destination country med, og hvis zonen er sat «by weight», vægten af products på linjer (antal × katalogvægt). Når du tilføjer eller fjerner produktlinjer eller skifter land, kan systemet genberegne omkostningen og opdatere totaler.

Overstiger ordrebeløbet zonens grænse for free shipping, nulstiller Mokapen omkostningen. Fragtbeløbet lægges til ordretotaler (efter linjer), og ved sync til Fatture in Cloud kan det blive en dedikeret linje. Zoneopsætning i guiden til fragt.

Ordrekode: automatisk nummerering (og hvordan du ændrer den)

Hver ordre har en unik kode, der identificerer dokumentet internt (Kanban, lister, forbindelser) og vises på PDF’en som ordreference.

Mokapen genererer koden automatisk ved gem, hvis den er tom: årlig sekvens i formatet ORD-NUMBER-YEAR (fx ORD-1-2026, ORD-2-2026). Hver 1. januar nulstilles tælleren. Ændrer du ordredatoen til et andet år, regenereres koden, så den matcher det år.

Du kan sætte koden manuelt: klik på koden i headeren, skriv det, du vil, gem. Nyttigt for at matche ERP eller ekstern regnskabsnummerering. Koder uden for standardformatet påvirker ikke automatisk sekvens. Pas på dubletter: bedst at lade automatisk nummerering stå og kun gribe ind, når det er nødvendigt.

I PDF’er/e-mails kan filnavnet være Sender - ORD-3-2026.pdf.

Linjer: bygge ordrens kommercielle dokument

Linjer er hjertet i ordren: rækkerne, der beskriver for kunden, hvad du sælger eller leverer, og hvad det koster. Hver række har titel, antal, enhedspris, momssats og total. Alt andet — rabatter, netto/brutto-beregning, margin, afgifter — beregnes i realtid, mens du arbejder.

Når du klikker + Item, åbnes en modal med det første valg: hvilken type række du vil tilføje. Der er fem muligheder, og forskellen er ikke kosmetisk — den ændrer, hvad rækken repræsenterer i ordren.

Ny linje eller fra linket tilbud

På en ordre linket til ét eller flere tilbud (fanen Connections) bliver knappen + Item til en menu med to valg: New (standardmodal, som på tilbud) og From connected quote. Det andet valg vises kun, hvis mindst ét tilbud er linket til ordren — nyttigt, når ordren starter delvist, eller når du tilføjer linjer senere uden at indtaste priser og moms igen.

Vælger du From connected quote, åbnes en modal: du vælger hvilket tilbud (hvis du har linket mere end ét), Mokapen indlæser dets linjer med titel, antal og pris. Markér dem, der skal importeres — også kun nogle — og bekræft med Add. Valgte rækker tilføjes til ordren med samme data som tilbuddet (produkt/tjeneste, antal, pris, linjerabat, moms). Du kan derefter redigere dem individuelt som enhver anden række.

De fem linjetyper

Hver række kan være én af disse fem typer, og valget ændrer, hvad rækken repræsenterer i ordren:

• Service — hentes fra Services-kataloget. Brug den til noget immaterielt (rådgivning, abonnement, dagsintervention). Vælg tjenesten i menuen, så er pris, moms, kode og beskrivelse forudfyldt fra kataloget. Du kan stadig ændre dem på rækken, hvis du for denne kunde giver en anden pris: kataloget forbliver uændret.
• Product — virker som Service, men hentes fra Products-kataloget: hardware, materialer, softwarelicenser, alt materielt eller med SKU.
• Generic item — fri række: intet kataloglink, du skriver titel, pris og antal i hånden. Perfekt til engangsvarer, der ikke hører hjemme i kataloget («Rejse Milano», «Engangs opsætning», «Grafisk tilpasning af logo»).
• Generic % item — beregnet række: indtast en procent (positiv eller negativ), og Mokapen beregner beløbet som procent af netto for tidligere rækker. Klassisk brug: ordrrabat («Loyalitetsrabat −10 %» efter alle linjer) eller tillæg («Hastetjeneste +15 %»). Tallet genberegnes i realtid, hvis du tilføjer en række ovenover eller ændrer pris.
• Text-only % item — som den forrige, men uden beregnet beløb: viser kun etiketten på dokumentet. Brug når du vil fortælle kunden noget uden at ændre totaler («Rabat allerede inkluderet i priserne», «Reduceret moms på nogle linjer»).

Hvad du skriver på hver række

Uanset type har hver linje de samme felter (med små forskelle for %-typer):

• Title og note — hvad kunden læser på PDF’en. Title er hovedlinjen («Rutinemæssig servervedligehold»), note er beskrivelsen under («Inkluderer to kvartalsbesøg, sagsbehandling, sikkerhedsopdateringer»). Forudfyldt fra katalog, hvis valgt; du skriver den for generic items.
• Quantity og unit price — giver linjetotal. Standardantal er 1, så for en engangstjeneste behøver du kun prisen. For forbrugsbaserede linjer (timer, dage, licenser) indtast det reelle antal.
• VAT rate — valgt blandt dem, der er konfigureret i organisationen (Settings → Sales → Taxes). Er satserne ikke konfigureret endnu, advarer Mokapen dig, før du kan oprette linjer. Systemet standardiserer til produkt/tjeneste-katalogsats eller landets standardsats for generic items.
• Line discount — procentrabat på den enkelte linje (0–100 %): nyttig til særpris på én linje uden at røre andre. Forskellig fra kunderabat og dokumentrabat — se nedenfor.
• Unit cost — internt felt, ikke synligt for kunden: bruges til margin og markup. Er det udfyldt, viser ordren, hvor meget du tjener på linjen. Ikke påkrævet, men arbejder du med snævre marginer eller vil have ordrentabilitet, er det værd at udfylde mindst på hovedlinjer.

Netto- eller bruttopriser: hvad du vælger

Over linjelisten er der en kontakt «Use gross prices». Det er ikke en teknisk detalje: den ændrer, hvad tallet i prisfeltet betyder.

• Net prices (standard) — du indtaster pris uden moms. Skriver du €100 på en linje med 22 % moms, ser kunden €100 netto + €22 moms = €122 total. Standard for B2B: din kontakt tænker i netto, fordi de fradragsfører moms.
• Gross prices — du indtaster pris inkl. moms. Skriver du €122 på en linje med 22 % moms, splitter Mokapen: €100 netto, €22 moms. Naturligt for B2C: privatkunden vil vide, hvad de betaler ved checkout, ikke opdelingen.

Kontakten gælder hele ordren: du kan ikke blande netto- og brutto-linjer. Vælg ud fra kunden: virksomhed næsten altid netto; slutforbruger næsten altid brutto.

Rabatter: fuld kaskade (op til fem niveauer)

Rabatter anvendes i kaskade på den resterende base (procenter lægges ikke sammen). Ud over kunde, linje og manuel kan ordrer også bruge org-regler for quantity og total net amount. Fuld opsætning i guiden til rabatter.

Typisk rækkefølge på en netto-linje på €1.000:

1. Start fra €1.000.
2. Customer discount (virksomhedspost), fx 10 % → €900.
3. Line / fixed item discount, fx 5 % → €855.
4. Quantity discount (Settings → Orders → Discount), hvis udløst → base reduceres yderligere.
5. Total net amount discount (samme indstillinger), hvis volumetrinnet nås.
6. Manual document discount («Add discount» under linjer) — sidste forhandlede håndtag.
7. Beregn VAT på netto efter rabatter. Tilføj derefter evt. shipping cost.

I praksis bruger du sjældent alle niveauer sammen. Almindelige mønstre:

• Customer discount — loyalitet på virksomhedsposten.
• Line discount — særpris på én linje.
• Quantity / volume — automatiske engrosregler (guiden til rabatter).
• Manual document — lukke handlen på den aktuelle ordre.

Totalblokken viser hvert værdisat niveau for sig. Indtil du aktiverer manuel rabat, gælder kunde, linje og (hvis konfigureret) automatiske regler.

Kommer ordren fra et accepteret tilbud eller en vundet deal, kan Mokapen forudfylde linjerne — verificer og justér, før du sender til kunden eller synkroniserer med regnskab.

Omarranger, rediger, slet rækker

Rækker kan trækkes for at omarrangere: rækkefølgen på skærmen er den, kunden ser på PDF’en. Sæt hovedlinjer først, derefter tilbehør, derefter evt. procentrabatter — så ordren læses godt.

For at redigere en række klik på rediger-ikonet: samme oprettelsesmodal åbnes igen. For at slette, papirkurv-ikonet. Mokapen beder ikke om bekræftelse ved sletning af række (genoprettelse tager sekunder), men på vigtige ordrer er det værd at gemme jævnligt.

Totaler: hvad kunden ser og hvad kun du ser

Totalblokken nederst i linjeafsnittet viser al ordrens matematik. Poster, kunden ser på PDF’en:

• Net total — sum af linjers momspligtige beløb.
• Discounts anvendt — én for én, hvis der er forskellige typer.
• Taxes — opdelt efter momssats.
• Gross total — det endelige tal, kunden ser.

Derefter er der tre poster, du kun ser internt, og som aldrig vises på PDF’en. De vises kun, hvis du har udfyldt unit cost på linjer:

• Margin — forskel mellem nettopris og total omkostning.
• Margin % — margin i forhold til salgspris.
• Markup % — margin i forhold til omkostning.

Det er dine interne rentabilitetsmålinger, nyttige til at vurdere, om du stadig kan sænke prisen for at lukke.

Dokumentdesign: PDF-skabeloner og tilpasning

PDF’en, kunden modtager, sammensættes ikke fra bunden hver gang: den starter fra en skabelon, der definerer layout, farver, logoposition, linjetabelstruktur og hvor signaturen placeres. På ordreposten finder du blokken Design med en dropdown til at vælge skabelon.

Systemskabeloner (klar til brug)

Mokapen inkluderer fire standardskabeloner — Standard 1, Standard 2, Standard 3, Standard 4 — med forskellige layouts. De adskiller sig i logoposition (øverst venstre, centreret, højre), linjetabelstil (med eller uden vekslende rækker, kun kanter eller separatorer), layout for afsender/modtager og signaturblok. De er allerede konfigureret og bruger automatisk organisationens data (logo, farver, skattedata).

Er du ved at komme i gang og har ikke tid til tilpasning, prøv de fire standardskabeloner med samme ordre (skift bare skabelon og klik Preview) og vælg den, du kan lide. Mange brugere bliver på standardskabeloner i årevis uden problemer.

Organisationens egne skabeloner

Har du særlige behov — præcise brandfarver, layout krævet af din branche, ekstra blokke som garantivilkår eller digital signatur — kan du oprette custom templates i organisationens område Templates (sidemenu). Hver skabelon har en bestemt type (Order, Quote, Invoice...) og definerer dokumentstruktur med tilpasselige blokke.

En custom template giver dig mulighed for at:

• Definere hvilke blokke der vises og deres position (header, afsender, modtager, linjetabel, vilkår, signatur, juridiske noter).
• Sætte farver, skrifttyper og tabelstil, så det matcher brandet.
• Forudindlæse standardtekst i economic conditions: når du opretter en ny ordre med den skabelon, udfyldes vilkårsteksten automatisk med den formulering, du har forberedt (gyldighed, betalingsbetingelser, regulatoriske referencer).

I organisationens skabelonliste kan du markere en skabelon som default: den foreslås automatisk på alle nye ordrer. Nyttigt, når hele salgsteamet skal bruge samme layout uden at tænke over det.

Skifter du skabelon på en eksisterende ordre (fx fordi den kunde kræver et andet layout) og gemmer, bruger forhåndsvisning og download det nye design — uden at røre linjer, priser eller vilkår, du allerede har skrevet.

Økonomiske vilkår: ordrens frie tekst

I blokken Document finder du editoren til economic conditions: et rich text-område (fed, kursiv, lister, links, tabeller), hvor du skriver alt omkring linjer og tal. Betalingsbetingelser («30 dage fra fakturadato»), tilbudsgyldighed («gyldig til 31/03/2026»), fortrolighedsklausuler, leveringstider, garantier, bøder, regulatoriske referencer.

Sætter du en skabelon med forudindlæste vilkår, udfyldes editoren automatisk ved ordreoprettelse — du ændrer kun det, der skal til det konkrete tilfælde. Har skabelonen ingen forudindlæste vilkår, starter du blankt og skriver frit.

Vilkårsteksten vises på PDF’en under linjetabellen, før signaturblokken. Den indekseres eller analyseres ikke af Mokapen: ren dokumentindhold — den formatering, du ser i editoren, er det, kunden ser.

Forhåndsvisning, download og afsendelse til kunden

Når ordren er klar — linjer indtastet, vilkår skrevet, kunde linket — er det tid til at levere den. Mokapen giver dig tre veje, fra simplest til mest professionel.

Preview: tjek før afsendelse

Knappen Preview øverst til højre på posten viser PDF’en præcis som kunden vil se den, direkte i browseren i A4-format. Den genererer ikke en fil til download: det er en on-the-fly-gengivelse med aktuelle data og skabelon.

Brug den altid før afsendelse. Den afslører på to sekunder, hvad du overser på posten: en linjetitel afkortet fordi den er for lang, en note der bryder dårligt, logo placeret på en måde, du ikke kan lide med denne skabelon, forkert momssats på en linje. Rediger, gem, åbn forhåndsvisning igen — iterér til du er tilfreds.

Vigtigt: forhåndsvisning afspejler ordrens gemte tilstand. Har du lige ændret linjer eller vilkår og ikke gemt, viser forhåndsvisningen måske ikke de seneste ændringer. Gem og prøv igen.

Download: PDF eller Word

Knappen Download åbner en menu med to valg: PDF og Word (docx). PDF er standardleveringsformat — ikke redigerbart for kunden, professionelt, universelt. Filnavnet bygges automatisk som SenderName - OrderCode.pdf (eksempel: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), så når kunden gemmer den, finder de den allerede identificeret.

Word dækker to konkrete tilfælde: når du skal tilpasse dokumentet manuelt før afsendelse (tilføje et afsnit, du ikke vil have i systemet), eller når kunden beder om et redigerbart format til et større dokument. Bemærk: eksporteret Word er et snapshot af ordren — ændringer der vender ikke tilbage til Mokapen.

Send email: lever direkte fra ordren

Knappen Send email åbner en modal til at sende ordren til kunden uden at forlade Mokapen, med PDF vedhæftet.

Modtageren er forudfyldt med den linkede kontakt- eller virksomheds-e-mail. Du kan tilføje flere modtagere adskilt med semikolon — nyttigt, når din kontakt vil kopiere indkøb eller revisor. Feltet From foreslår e-mailadresser konfigureret som SMTP-forbindelser i organisationen: har du ingen, bruger Mokapen sin systemadresse (mailen kommer stadig frem, men fra en generisk adresse). For at se professionel ud, forbind mindst én virksomhedsadresse (info@, sales@, din personlige) i e-mailforbindelser.

Subject forudfyldes med «Order {code}» — skift til noget mere specifikt («Vores vedligeholdsforslag 2026»). Body sættes med en standardhilsen, men du kan omskrive den helt: din sidste kommercielle note, reference til en samtale, næste skridt.

Nedenfor finder du to vigtige valg:

• Attach PDF document (slået til som standard) — genererer ordre-PDF og vedhæfter den, så kunden altid har en kopi, selv om de ikke klikker på et link.
• Receive BCC copy — sender en skjult kopi til din adresse, nyttigt til at spore præcis, hvad du sendte og hvornår.

Efter afsendelse registreres hændelsen på ordrens timeline (dato, tid, modtagere): vender du tilbage tre uger senere, ved du præcis, hvornår du sendte.

Sync med faktureringssoftware

Mokapen er CRM og kommercielt dokument, ikke faktureringssoftware: e-fakturering, momsregistre og journal bliver i regnskabet (Fatture in Cloud, ERP, revisor). For orders er sync nøgletrinnet — her bliver data fakturerbare uden genindtastning.

Den mest modne integration er med Fatture in Cloud: detaljer i den dedikerede guide til Fatture in Cloud. Ved at forbinde FIC-kontoen flyder kundeposter, produkt/tjeneste-katalog og orders with line items fra Mokapen til Fatture in Cloud, hvor de bliver e-fakturaer. Retningen kan konfigureres (kun eksport eller begge veje).

På ordren viser fanen Sync status: synkroniseret, sidste vellykkede operation, eventuelle fejl. Efter ændringer af linjer eller beløb i Mokapen kan ny sync være nødvendig, før regnskabet udsteder fakturaen.

Poster matches mellem systemer med momsnummer og skattekode mod dubletter. Moms-mapping og sync-filtre kan konfigureres pr. organisation under Integrations.

Typisk flow: accepteret tilbud → ordre i Mokapen → sync ordre til FIC → e-faktura fra regnskab. Mokapen håndterer CRM og ordredokument; fiskal compliance ligger på det tilkoblede regnskabssystem.

Oprette en ordre

Der er tre måder at starte på, og valget ændrer, hvor meget arbejde du laver.

• Fra accepteret tilbud (anbefalet, når det findes) — fra tilbuddet med Accepted-status, pipeline-automation eller knappen + Create and connect → Order. Linjer, kunde, beløb og vilkår kopieres; ordren fødes allerede linket til kildetilbuddet. Se guiden til tilbud for acceptflowet.
• Fra vundet deal — fra deal-posten, + Create and connect → Order. Kunde- og kommercielle data forudfyldes; tilføj eller verificer linjer.
• Direkte — fra Ordresiden klik + Order øverst til højre. Til allerede aftalt salg uden formelt tilbud eller tilbagevendende ordrer. Opret kundepost on the fly, hvis nødvendigt.

I alle tilfælde er den operationelle sekvens den samme:

1. Giv en klar title: «Ordre vedligehold 2026 — Acme Srl» er bedre end «Acme-ordre».
2. Verificer recipient og sender.
3. Vælg dokument-template (Order-type) eller lad standard stå.
4. Tilføj eller verificer items: hovedlinjer først, derefter tilbehør, derefter procentrabatter.
5. Skriv economic conditions eller ret tekst forudindlæst fra skabelonen.
6. Sæt owner, order date og initial pipeline status.
7. Gem. Mokapen tildeler kode ORD-N-YEAR, hvis du ikke satte den, beregner totaler, og ordren er klar.

Klik Preview, derefter Send email, Download PDF eller start sync med regnskab — afhængigt af næste skridt i dit forløb.

Alt behøver ikke være perfekt ved første gem: du kan vende tilbage og redigere linjer, priser og tekst. Efter sync til Fatture in Cloud kan ændringer i Mokapen kræve ny sync.

Redigere en ordre

Ordreændringer sker på tre måder, afhængigt af hvad du skal ændre og hvor mange poster det gælder.

Direkte redigering på posten

Åbn ordreposten (fra Kanban eller Liste) og rediger, hvor det skal: klik på titel for at omdøbe, blyant-ikon ved felter for at rette, tilføj/fjern linjer, omskriv vilkår. På sidepanelet gemmes felter automatisk ét ad gangen, når fokus forlades. På fuld side skal du klikke Gem, når du er færdig med den blok, du arbejdede på.

Bemærk: ændrer du linjer eller vilkårstekst, husk at gemme først, før du genererer forhåndsvisning eller sender — ellers er den sendte PDF stadig den forrige version.

Flyt status fra Kanban

Er det eneste, der skal ændres, ordrens fase (flyttet til opfyldelse, faktureret, levering afsluttet), behøver du ikke engang åbne posten: træk kortet på Kanban fra én kolonne til en anden. Status opdateres med det samme. Mest effektive måde at styre opfyldelse under driftsmøder eller morgenrunder over åbne jobs.

Én begrænsning: «terminale» statusser — dem på 100 % (som Fulfilled) eller 0 % (Cancelled) — kan kun ændres til andre statusser af brugere med rollen member i organisationen. Beskyttelse mod, at eksterne samarbejdspartnere «genåbner» allerede lukkede ordrer.

Masseændring fra listevisning

Skal du ændre noget på mange ordrer — omfordele alle ordrer fra en sælger, der stoppede, tilføje et tag til en sommerbatch, flytte status på en batch — skift til List-visning, filtrer for at finde de rigtige ordrer, vælg med checkboxes, og klik Edit i handlingsbjælken øverst.

Masse-redigeringsmodalen viser kun felter, der giver mening i bulk: owner, status, tags, simple custom fields. Du kan ikke masse-redigere linjer eller tekst — det er per definition specifikt for én ordre. Bekræft, og ændringen gælder alle valgte.

Andre massehandlinger i samme bjælke er Clone, Archive og Delete — se dedikerede afsnit.

Slette en ordre

Slet ordrer, der er oprettet ved en fejl, eller dubletter fra tests. Foretræk Archive, hvis ordren har nyttig historik (sendt, opfyldt eller synkroniseret, forbindelser til kunde eller deal), og du ikke vil miste sporet på kontakten eller virksomheden.

Enkelt sletning

1. Åbn posten → Options (tre prikker) → Delete (rødt punkt).
2. Bekræft i modalen.

Med Advanced Premium ryger ordren i papirkurven (Ordresiden → Actions → Order trash). Derfra kan du Restore eller Delete permanently. Åbner du en ordre, der allerede ligger i papirkurven, vises et banner med Restore / Delete permanently.

På planen Gratis (uden Advanced Premium) er sletning som regel permanent lige efter bekræftelsen, uden papirkurv — tjek organisationens rettigheder.

Flere sletninger

1. Listevisning → vælg → Delete (rød knap) → bekræft.

Overvej konsekvensen for sync og fakturering, der allerede er i gang, før du sletter permanent.

Arkivere en ordre

En ordre er ikke en opgave, du «afslutter», og som så forsvinder. Selv når jobbet er færdigt — opfyldt, faktureret, annulleret — er posten stadig nyttig: den er kundens kommercielle historik, og det er rigtigt at finde den i forbindelserne på kundens post, i årsrapporter og i analysen af tidligere ordrer. Archive gør netop det: flytter ordren ud af de aktive visninger (Kanban og Liste viser den ikke længere), men bevarer den intakt. Den vises stadig på den linkede kundepost og i historiske rapporter, og du kan slå den op når som helst under Orders → Actions → Order archive.

Enkelt arkivering

1. Åbn posten → Options → Archive.
2. Bekræft i modalen.

For at genåbne den (kunden ringer måneder senere, og du vil fortsætte derfra): find den i arkivet, åbn posten, Options → Restore, og den vender tilbage til det aktive Kanban i den status, den havde før arkiveringen.

Flere arkiveringer

1. Listevisning → vælg → Archive i massebjælken → bekræft.

Hvornår arkiverer du, og hvornår sletter du? Praktisk regel: arkivér, hvis ordren virkelig er sket (du har sendt den, der har været dialog, den har historisk værdi), slet, hvis det er en fejl (oprettet ved en fejl, dublet, test). Arkivér ikke for at «rydde op»: Kanban med filtre giver allerede den oprydning, du har brug for, og gamle men gode ordrer er merværdi på kundeposten.

Klon en ordre

Har du en skabelonordre, du genbruger ofte — samme linjestruktur med små variationer til en anden kunde — så byg den ikke forfra hver gang: klon den. Den klonede ordre beholder alle linjer, vilkår, skabelon og valgte vedhæftninger; du skifter modtagerkunde og justerer priser, hvis det er nødvendigt.

Enkelt klon

1. Åbn posten → Options (tre prikker) → Clone.
2. I modalen vælger du med checkboxes, hvad der skal med over i kopien: linjer (altid) og eventuelt vedhæftninger, forbindelser, kommentarer, tidslinjehistorik. Arbejder du i flere organisationer med samme konto, kan du klone ordren til en anden organisation.
3. Bekræft.

Mokapen opretter den nye ordre med et suffiks i titlen, så den kan skelnes fra originalen. Den får en ny kode (årets løbende nummer) og er ikke knyttet til den oprindelige kunde — du sætter den rigtige modtager. Originalen forbliver uændret: kloning er en kopi, ikke en flytning.

Flere kloner

1. Listevisning → vælg med checkboxes → Clone i massebjælken → vælg indstillinger én gang for alle → bekræft.

Fra tilbud eller vundet deal

De fleste ordrer kommer fra noget, der allerede er sket tidligere — et accepteret tilbud eller en vundet deal. Mokapen sparer dig for at indtaste linjer og kundedata igen i de trin.

Der er to hovedveje:

• Fra accepteret tilbud — når kunden accepterer (online via OTP, manuelt eller med pipeline-automatisering ved 100 %), tilbyder Mokapen at oprette den linkede ordre med samme linjer, beløb og vilkår. Bekræft modalen, og på få sekunder har du en ordre med koden ORD-N-YEAR, linket til tilbuddet under Connections. Tilbuddet bliver i systemet: på kundeposten ser du «tilbud sendt i marts, accepteret i april, ordre udstedt i april». Detaljer om tilbudsflowet står i guiden til tilbud.
• Fra vundet deal — fra deal-posten, + Create and connect → Order. Kunde, kontakt og kommercielle data forudfyles; tilføj eller verificer linjer. Den tovejede forbindelse forbliver sporet til rapportering og revision.

I begge tilfælde skal du altid verificere linjer, priser og vilkår, før du sender til kunden eller synkroniserer: tilbuddet kan have været under forhandling til sidste øjeblik, og ordren er det endelige dokument.

Relaterede afsnit

Ordren lever ikke alene: andre områder i Mokapen omgiver den, og det er værd at kende dem for at bruge den rigtigt.

• Connections — link ordren til deals, kildetilbud, projekter, opfølgningsopgaver, support-tickets og andre relaterede ordrer. Hver forbindelse er tovejet (fra ordren ser du opgaven, fra opgaven ser du ordren). Når du åbner kundeposten seks måneder senere, rekonstruerer du alt, der er sket, med ét blik.
• Attachments — vedhæft specifikationer, tekniske bilag, kontraktudkast og skærmbilleder, kunden har sendt. De bliver på ordreposten og kan findes i søgningen i organisationens filer.
• Updates — tidslinjen (eller aktivitetsloggen) er den fulde historik over alt, der er sket med ordren: hvornår den blev oprettet, hvem der ændrede hvad og hvornår, hver sendt e-mail (med modtagere), hver afsendelse af dokument og sync (med IP og dato). Nyttigt, hvis der opstår en diskussion om «hvad vi sagde»: tidslinjen giver svaret med data.
• Tags — fri klassificering til at filtrere og søge hurtigt: «Enterprise», «Renewal», «To relaunch», «Complex», den taksonomi, der giver mening for jer. Filtrene på ordresiden fungerer godt med tags.

Indstillinger for ordrer

Indstillingerne ligger under Settings → Sales → Orders. Med Orders-appen og en passende Premium-plan kan Members (og opefter) administrere dem — ikke kun Owners. Tilgængelige kort:

• Pipeline and statuses — se nedenfor.
• Fields og List & columns — markeret coming soon i brugerfladen (kan endnu ikke konfigureres fra dette sted).
• Discount — automatiske regler for antal og samlet netto (+ kaskade med kunde/linje/manuel).
• Shipping — geografiske zoner (fast eller efter vægt, gratis fragt). Uden zoner forbliver fragtomkostningen på ordren manuel.

Kolonner i listevisningen kan stadig tilpasses fra menuen List Actions, hvor produktet tillader det; organisationens brugerdefinerede felter ligger i det globale område for felter og entiteter, ikke på disse «coming soon»-kort.

Ordre-pipeline og statusser

Ordre-pipelinen modellerer den operationelle opfyldelse, ikke den kommercielle forhandling (den bliver på tilbud). Som standard foreslår Mokapen syv statusser:

• New Order (20 %) — lige oprettet, venter på at blive taget.
• Taken in charge (40 %) — nogen på teamet arbejder på opfyldelsen.
• To be invoiced (60 %) — klar til at gå til regnskab.
• Invoiced (80 %) — faktura udstedt (eller sync til regnskab gennemført).
• Fulfilled (100 %) — jobbet er lukket med succes.
• Standby (0 %) — midlertidig pause.
• Cancelled (0 %) — ordren fortsætter ikke.

Procenterne («progress») fodrer bjælken på Kanban-kortene og rapporterne. Tilpas statusser, kolonnerækkefølge og progress under Settings → Sales → Orders → Pipeline and statuses. Flere pipelines og begrænsning til team fungerer som på tilbud.

Uden for ordreområdet, men vigtigt for at det fungerer godt, er der to yderligere konfigurationer:

• Momssatser (Settings → Sales → Taxes) — har du ikke konfigureret mindst én, kan linjer ikke oprettes.
• Dokumentskabeloner (menuen Templates i organisationen) — her tilpasser du de PDF-skabeloner, vi gennemgik i afsnittet «Dokumentdesign».

Ordrerapporter

Kanban og Liste er til at arbejde med enkelte ordrer; for at forstå den samlede præstation — hvor mange ordrer I har lavet i kvartalet, hvem der er den bedste sælger, hvilke produkter oftest ender i ordrer, udviklingen i opfyldte og fakturerede ordrer — findes der dedikerede rapporter, tilgængelige fra siden Ordrerapporter (kræver Premium-plan).

De tilgængelige rapporter dækker de mest nyttige analytiske visninger i et salgsforløb:

• Fordeling efter status — hvor mange ordrer der er i hver pipeline-fase: nødvendigt for at se flaskehalse.
• Fordeling efter pipeline — bruger I mere end én, ser I, hvordan arbejdet fordeler sig på kanaler.
• Præstation pr. ejer — antal ordrer og økonomisk volumen pr. sælger.
• Mest bestilte linjer — hvilke produkter/tjenester der oftest ender i ordrer. Nyttigt for at forstå, hvad markedet faktisk efterspørger.
• Ordrer pr. kunde — hvem I har dækket, og for hvilken værdi.
• Økonomiske volumener pr. periode — månedlig, kvartalsvis og årlig udvikling.
• Margin og markup — ordrens rentabilitet. Virker kun, hvis I har udfyldt unit cost på linjerne: uden omkostninger forbliver rapporten tom.

Som overalt i Mokapen respekterer rapporter organisationens rettigheder: hver bruger ser kun de poster, de har adgang til ud fra rollen. En sælger ser ikke automatisk kollegernes ordrer, medmindre rettighederne tillader det — nyttigt for teams med intern konkurrence eller følsomme data.