Mokapen Rehberi

Sipariş Rehberi

Sipariş, müşterinin ticari onayıdır: fiyat listesi, indirimler, KDV ve satın alma veya teslimat taahhüdünü resmileştiren şartları içeren belge. Mokapen'de sipariş, paylaşılan bir klasörde dosyalanan bir PDF değildir. Kişiye ve şirkete bağlı, zaman çizelgesinde takip edilen, faturalama yazılımıyla senkronize edilebilen ve satır öğelerini yeniden girmeden e-fatura olmaya hazır, canlı bir CRM kaydıdır.

Bu kılavuz günlük kullanımda size yol gösterir: kabul edilen bir tekliften sipariş oluşturma veya oluşturma, operasyonel işlem hattıyla sipariş karşılamayı yönetme, belgeyi müşteriye gönderme, Buluttaki Fatture ile senkronizasyon ve her işin her zaman nerede olduğunu bilme. Otomatik kurallar indirimler Ve Nakliye özel rehberlere sahip olmak; İşlem hattı ve şablonlar son bölümlerde kalır.

Siparişler alanı Satış → Siparişler. Bu bir gerektirir uygun Premium planı Satış uygulaması etkin ve vergi oranları kuruluş düzeyinde yapılandırılmış durumdayken (bir kez, Ayarlar → Satış → Vergiler).

Siparişler işinizin geri kalanına nasıl uyuyor?

Teknik ayrıntılardan önce, bir siparişin satış akışının neresinde olduğunu görmek yardımcı olur; Mokapen'in size karşı değil sizin için çalışmasını sağlayan şey budur.

Tipik yolda müşteri, temas etmek (web sitesi formu, ticari fuar, yönlendirme). Gerçek bir fırsat ortaya çıktığında bir anlaşmak müzakereyi takip etmek için. Resmi bir teklife ihtiyaç duyulursa bir teklif hazırlarsınız. alıntı; Müşteri kabul ettiğinde teklif bir emir — ekonomik taahhüdün nihai olduğu ve yerine getirilmesi, üretim ve faturalamanın başladığı yer. Ayrıca fiyat teklifi vermeden doğrudan (önceden anlaşılmış satış, sözleşme yenileme, yinelenen sipariş) sipariş oluşturabilirsiniz.

sipariş miras alır ve beslenir geri kalanı: eğer kabul edilmiş bir tekliften geliyorsa, ürünler, müşteri, indirimler ve koşullar yeniden giriş yapılmadan kopyalanır; Şirket kartından açarsanız alıcı ve özel indirim otomatik olarak doldurulur. Sipariş yayınlandıktan sonra şuraya bağlanır: projeler, teslimat görevleri, destek biletleri ve - senkronizasyon yoluyla - faturalandırma muhasebesine.

Pratik faydası: Altı ay sonra ekipten bir kişi müşteri iletişimini açtığında tüm geçmişi görüyor; gönderilen fiyat teklifleri, verilen siparişler, yerine getirilen veya faturalanan siparişler, hangi tutarlar ve öğeler. Paylaşılan Excel dosyası yok, aranacak "siparişler 2026" klasörü yok.

Kullanım örnekleri

• B2B sözleşmesi imzalandı: Tekrarlanan hizmet hatlarıyla sipariş, ekonomik koşullarda ödeme koşulları, organizasyon şablonunu içeren markalı PDF.
• Kabul edilen tekliften satış: Öğeler, tutarlar ve müşterinin zaten uyumlu olduğu tekliften oluşturulan sipariş - tek tıklamayla yerine getirmeye veya faturalandırmaya hazırsınız.
• Operasyonlar ve teslimat: proje ve yerine getirme görevleriyle bağlantılı sipariş; Tüm döngüyü takip etmek için satış sonrası biletlere bağlantılar.
• Mali entegrasyon: Fatture in Cloud ile senkronizasyon — satırlarıyla birlikte sıra, muhasebeye yeniden giriş yapmadan e-faturalamanın temeli haline gelir.

Siparişler sayfası: her güne başladığınız yer

Sen gittiğinde Satış → Siparişler görüyorsun Kanban panosu: Her sütunun bir operasyonel aşama olduğu sütunlar (Yeni Sipariş, Göreve Alındı, Faturalanacak, Faturalandı, Yerine Getirildi, Beklemede, İptal Edildi — özelleştirilebilir). Her sipariş, durum sütununda bir karttır. Bir bakışta kaç siparişin yerine getirilmeyi beklediğini, kaçının faturada olduğunu, kaçının kapalı olduğunu görebilirsiniz.

Günlük işler için doğru görüş budur: Sabah Mokapen'i açın, "Görev altına alındı" bölümüne bakın - bugün üzerinde çalışılacak emirler. Muhasebeye aktarılacak olan "Faturalandırılacak" kısmına bakın. «Geri Alındı» sütunu, dönem için kapatılan işleri gösterir ve toplam tutar sütunun en üstünde yer alır.

En üstte sıklıkla kullanacağınız iki araç var: boru hattı seçici (farklı süreçleriniz varsa - örneğin ürünler ve hizmetler - her birinin kendi hattı ve aşamaları vardır) ve Filtreler düğme. Filtreler görünümü daraltır: yalnızca belirli bir müşterinin, belirli bir miktarın üzerindeki siparişleri, belirli bir sahibi, belirli bir etiketi. Aynı kombinasyonu sıklıkla kullanıyorsanız, bunu bir kayıtlı filtre ve tek tıklamayla geri çağırın.

Bir siparişin aşamasını ilerletmek için siparişi açmanıza gerek yoktur: kartı sürükle "Görevlendirildi"den "Faturalandırılacak"a kadar ve durum güncellemeleri. Operasyon toplantıları veya açık işlerin sabah turları sırasında hızlı olun.

The + Sipariş sağ üstteki düğme yeni bir sipariş oluşturmak için düzenleyiciyi açar; daha sonra «Sipariş oluşturma» konusuna bakın.

Kanban görünümü (varsayılan)

Boru hattı aşamasına göre bölünmüş bir kurul; Her sipariş bir karttır. Her sütunun üst kısmındaki toplam tutar, duruma göre ekonomik hacmi verir. İlerlemek için, kartı sürükle: siparişi açmadan durum güncellemeleri.

Liste görünümü

Klasik tablo: sipariş başına bir satır, yapılandırılabilir sütunlar (kod, müşteri, tutar, durum, sahip, tarih, etiketler). Başlıklara tıklayarak sıralayın ve toplu işlemler için onay kutularıyla birden çok satırı seçin: sahibi değiştirme, yıl sonu toplu arşivleme, muhasebe için CSV'yi dışa aktarma.

Hangisini, nasıl ve ne zaman kullanmalı

Temel kural: Kanban'ın çalışması (ön siparişler, açma, yorum yapma, yerine getirmeyi yönetme), İncelenecek ve düzeltilecek liste (sayıları kontrol etme, miktara göre sıralama, toplu düzenlemeler, dışa aktarma, analiz). Sağ üstteki seçiciyle geçiş yapın. Filtreler ve aktif işlem hattı aynı kalır.

Sipariş kaydı

Kanban'daki bir karta (veya Listedeki bir satıra) tıkladığınızda sipariş açılır. Premium planınız varsa, tam sayfa üstte genişletme simgesi bulunur; çok sayıda satır öğesi veya ayrıntılı terim metni içeren uzun siparişler üzerinde çalışırken kullanışlıdır.

En üstte şunları bulacaksınız: sipariş kodu (ör. #ORD-3-2026) ve başlık. Kod, siparişi benzersiz bir şekilde tanımlar; özel bölüme bakın. Başlık, sizin ona verdiğiniz tanımdır, örneğin «2026 tesis bakım siparişi — Acme müşterisi»: onu tanımanıza yardımcı olur, ancak PDF'de bu şekilde görünmez.

Başlığın altında eylem çubuğu bulunur: boru hattı durumu, mahremiyet, Etiketler, ekler, notlar, Bağlantıyı kopyala, Seçenekler menüsü (Klonla, Arşivle, Sil). + Oluşturun ve bağlanın düğme görevleri, randevuları, projeleri ve biletleri birbirine bağlar; bağlantı otomatik ve çift yönlüdür.

Sağ üst belge çubuğudur: Önizleme, İndirmek (PDF/Word), E-posta gönder — özel bölüme bakın.

Kaydın geri kalanı bloklar halinde düzenlenmiştir: gönderen Ve alıcı, ticari veriler, satır öğeleri, toplamlar, belge tasarımı, ekonomik koşullar, bağlantılar ve senkronizasyon.

Gönderen, kuruluş ayarlarından (isim, adres, KDV numarası, logo) önceden doldurulur. seçerek alıcıyı ayarlarsınız. şirket Ve temas etmek rehberden: ad, adres, KDV numarası, e-posta ve telefon otomatik olarak yüklenir. Eğer şirketin bir özel indirim kaydında tüm hatlar için geçerlidir. Müşteri henüz mevcut değilse, adını yazarak anında oluşturabilirsiniz.

Nakliye: maliyetler ve teslimat adresi

Sipariş üzerine tam sayfa (kompakt yan panel değil) katlanabilir olanı bulacaksınız Nakliye blok (kamyon simgesi). Burada fiziksel teslimatla ilgili her şeyi yönetirsiniz: nakliye maliyeti, hedef ülke, Gönderi Adresi ve malların alıcı verileri (isim, adres, posta kodu, şehir, il, telefon, e-posta).

Kargo ücretini girebilirsiniz manuel olarak ya da Mokapen'e izin ver otomatik olarak hesapla dayalı coğrafi bölgeler (Ayarlar → Satışlar → Siparişler → Gönderim). Otomatik hesaplama şunları dikkate alır: hedef ülke ve eğer bölge "ağırlığa göre" olarak ayarlanmışsa, ürünler satırlarda (miktar × katalog ağırlığı). Ürün gruplarını eklediğinizde veya çıkardığınızda ya da ülkeyi değiştirdiğinizde sistem maliyeti yeniden hesaplayabilir ve toplamları güncelleyebilir.

Sipariş miktarı bölgeyi aşarsa ücretsiz kargo Mokapen maliyeti sıfırlıyor. Kargo tutarı sipariş toplamlarına (ürünlerden sonra) eklenir ve Fatture in Cloud ile senkronize edildiğinde özel bir hat haline gelebilir. Bölge kurulumu ayrıntıları Nakliye kılavuzu.

Sipariş kodu: otomatik numaralandırma (ve nasıl değiştirileceği)

Her siparişin, belgeyi dahili olarak tanımlayan (Kanban, listeler, bağlantılar) benzersiz bir kodu vardır ve PDF'de sipariş referansı olarak görünür.

Mokapen boşsa kaydetme sırasında kodu otomatik olarak oluşturur: yıllık sıralı SİPARİŞ-NUMARASI-YIL biçimi (örn. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Her 1 Ocak'ta sayaç sıfırlanır. Sipariş tarihini farklı bir yılla değiştirirseniz kod o yılla eşleşecek şekilde yeniden oluşturulur.

Yapabilirsiniz kodu manuel olarak ayarla: başlıktaki koda tıklayın, istediğinizi yazın, kaydedin. ERP veya harici muhasebe numaralandırmasıyla uyum sağlamak için kullanışlıdır. Standart formatın dışındaki kodlar otomatik sıralamayı etkilemez. Kopyalara dikkat edin: otomatik numaralandırmayı bırakıp yalnızca ihtiyaç duyulduğunda müdahale etmek daha iyidir.

PDF'lerde/e-postalarda dosya adı şu şekilde olabilir: Gönderen - ORD-3-2026.pdf.

Satır öğeleri: siparişin ticari belgesini oluşturma

Satır öğeleri siparişin kalbidir: müşteriye ne sattığınızı veya teslim ettiğinizi ve bunun maliyetini açıklayan satırlar. Her satırda başlık, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve toplam bulunur. Diğer her şey (indirimler, net/brüt hesaplama, marj, vergiler) siz çalışırken gerçek zamanlı olarak hesaplanır.

Tıkladığınızda + Ürün bir model ilk seçenekle açılır: ne tür satır eklenecek. Beş seçenek vardır ve fark kozmetik değildir; sıradaki satırın neyi temsil ettiğini değiştirir.

Yeni öğe veya bağlantılı tekliften

bir sipariş üzerine bir veya daha fazla alıntıya bağlı (Bağlantılar sekmesi), + Ürün düğmesi iki seçenekli bir menüye dönüşür: Yeni (standart modal, tırnaklarda olduğu gibi) ve Bağlı tekliften. İkinci seçenek yalnızca en az bir teklifin emre bağlı olması durumunda görünür; sipariş kısmi başladığında veya fiyatları ve KDV'yi yeniden girmeden daha sonra satır eklediğinizde kullanışlıdır.

Seçim Bağlı tekliften bir model açar: hangi teklifi seçersiniz (birden fazla bağlantı eklediyseniz), Mokapen satır öğelerini başlık, miktar ve fiyatla birlikte yükler. İçe aktarılacak olanları (sadece bazılarını bile) kontrol edin ve ile onaylayın. Eklemek. Seçilen satırlar, teklifle aynı verilerle (ürün/hizmet, miktar, fiyat, satır indirimi, KDV) siparişe eklenir. Daha sonra bunları diğer satırlarda olduğu gibi ayrı ayrı düzenleyebilirsiniz.

Beş öğe türü

Her satır bu beş türden biri olabilir ve seçim, satırın sırayla neyi temsil ettiğini değiştirir:

• Hizmet - oradan çeker Hizmetler kataloğu. Bunu maddi olmayan bir şey için kullanın (danışmanlık, abonelik, günlük ücret müdahalesi). Menüden hizmeti seçin ve fiyat, KDV, kod ve açıklama katalogdan önceden doldurulur. Bu belirli müşteri için farklı bir fiyat uygularsanız yine de bunları satırda değiştirebilirsiniz: katalog değişmeden kalır.
• Ürün — Servis gibi çalışır ancak Ürün kataloğu: donanım, materyaller, yazılım lisansları, somut veya SKU'lu her şey.
• Genel öğe — serbest satır: katalog bağlantısı yok, başlığı, fiyatı ve miktarı elle yazarsınız. Katalogda yer almayan ara sıra öğeler için mükemmeldir ("Milano seyahati", "Tek seferlik başlangıç ​​kurulumu", "Logo grafiği özelleştirme").
• Genel % öğe — hesaplanan satır: bir yüzde girin (pozitif veya negatif) ve Mokapen, tutarı önceki satırların net yüzdesi olarak hesaplar. Klasik kullanım: sipariş indirimi (tüm öğeleri listeledikten sonra «Sadakat indirimi −%10») veya ek ücret ("Acil hizmet +%15"). Yukarıya bir satır eklerseniz veya bir fiyatı değiştirirseniz sayı gerçek zamanlı olarak yeniden hesaplanır.
• Salt metin içeren % öğe — önceki gibi ancak hesaplanmış tutar olmadan: yalnızca belgedeki etiketi gösterir. Toplamları değiştirmeden müşteriye bir şey söylemek istediğinizde kullanın ("İndirim zaten fiyatlara dahildir", "Bazı ürünlerde indirimli KDV").

Her satıra ne yazıyorsunuz?

Türü ne olursa olsun, her satır öğesi aynı alanlara sahiptir (% türleri için küçük farklılıklar vardır):

• Başlık Ve Not — müşterinin PDF'de okuduğu şey. Başlık ana satırdır ("Rutin sunucu bakımı"), not ise aşağıdaki açıklamadır ("Üç aylık iki ziyareti, bilet yönetimini, güvenlik güncellemelerini içerir"). Seçilirse katalogdan önceden doldurulmuş; bunu genel öğeler için yazarsınız.
• Miktar Ve birim fiyat — satırı toplam yapın. Varsayılan miktar 1'dir, dolayısıyla tek seferlik hizmet için yalnızca fiyata ihtiyacınız vardır. Tüketime dayalı satırlar için (saatler, günler, lisanslar) gerçek miktarı girin.
• KDV oranı — kuruluşunuzda yapılandırılmış olanlardan seçilir (Ayarlar → Satış → Vergiler). Eğer fiyatlar henüz yapılandırılmamışsa Mokapen, ürün oluşturmanıza izin vermeden önce sizi uyarır. Sistem varsayılan olarak ürün/hizmet kataloğu ücretini veya genel ürünler için ülkenizin standart ücretini kullanır.
• Hat indirimi — tek üründe indirim yüzdesi (%0-100): diğerlerine dokunmadan bir ürüne özel fiyat verilmesi açısından kullanışlıdır. Müşteri indirimi ve belge indiriminden farklıdır; aşağıya bakın.
• Birim maliyet — Müşteri tarafından görülemeyen dahili alan: kenar boşluğu ve işaretleme için kullanılır. Sipariş doldurulduğu takdirde o satırdan ne kadar kazandığınızı gösterir. Zorunlu değil, ancak sıkı marjlarla çalışıyorsanız veya sipariş karlılığı istiyorsanız, en azından ana kalemlerde girmeye değer.

Net veya brüt fiyatlar: ne seçilir

Öğe listesinin üstünde bir «Brüt fiyatları kullan» geçiş yapın. Teknik bir detay değildir; fiyat alanındaki rakamın anlamını değiştirir.

• Net fiyatlar (default) — you enter price without VAT. %22 KDV'li bir satıra 100€ yazarsanız müşteri 100€ net + 22€ KDV = 122€ toplam görür. B2B için standart: muhatabınız KDV'yi düşürdüğü için net olarak düşünüyor.
• Brüt fiyatlar — KDV dahil fiyatı girersiniz. %22 KDV'li bir satıra 122€ yazarsanız Mokapen bölüştürür: 100€ net, 22€ KDV. B2C için doğal: Özel müşteri, ödeme sırasında ne ödediğini bilmek istiyor, bölünmeyi değil.

Geçiş tüm sipariş için geçerlidir: net ve brüt satırları karıştıramazsınız. Müşteriye göre seçim yapın: Şirket neredeyse her zaman nettir; son tüketici neredeyse her zaman brüt.

İndirimler: tam kademe (beş seviyeye kadar)

İndirimler geçerlidir çağlayan kalan tabanda (yüzdeler toplanmaz). Müşteri, hat ve manuelin ötesinde, siparişler aynı zamanda kuruluş kurallarını da kullanabilir. miktar Ve toplam net tutar. Tam kurulum İndirim kılavuzu.

Net 1.000€'luk hat için tipik başvuru sırası:

1. Şundan başla: 1.000 €.
2. Müşteri indirimi (şirket kaydı), ör. %10 → €900.
3. Satır / sabit ürün indirimiör. %5 → €855.
4. Adet indirimi (Ayarlar → Siparişler → İndirim), tetiklenirse → taban daha da azaltılır.
5. Toplam net tutar indirimi (aynı ayarlar), eğer ses seviyesi düzeyine ulaşılırsa.
6. Manuel belge indirimi (Öğelerin altındaki «İndirim ekle») — üzerinde anlaşılan son kaldıraç.
7. Hesaplamak KDV indirimlerden sonra internette. Daha sonra herhangi birini ekleyin nakliye maliyeti.

Uygulamada nadiren tüm seviyeleri bir arada kullanırsınız. Ortak desenler:

• Müşteri indirimi — şirket kayıtlarında sadakat.
• Hat indirimi — bir ürün için özel fiyat.
• Miktar / hacim — otomatik toptan satış kuralları (İndirim kılavuzu).
• Manuel belge — mevcut siparişte anlaşmanın kapatılması.

Toplamlar bloğu, değerli her seviyeyi ayrı ayrı gösterir. Manuel indirimi etkinleştirene kadar müşteri, hat ve (yapılandırılmışsa) otomatik kurallar kalır.

Sipariş bir yerden geliyorsa kabul edilen teklif veya kazanılmış bir anlaşma, Mokapen satırları önceden doldurabilir; müşteriye göndermeden veya muhasebeyle senkronize etmeden önce doğrulayabilir ve ayarlayabilir.

Satırları yeniden sıralayın, düzenleyin, silin

Satırlar olabilir yeniden sıralamak için sürüklendi: Ekrandaki sipariş, müşterinin PDF'de gördüğü sipariştir. Önce ana ürünleri, ardından aksesuarları ve ardından herhangi bir yüzdesel indirimi koyun; böylece siparişin iyi okunması sağlanır.

İle bir satırı düzenle düzenleme simgesini tıklayın: aynı oluşturma modeli yeniden açılır. Silmek için çöp kutusu simgesi. Mokapen satır silme konusunda onay istemez (yeniden oluşturmak birkaç saniye sürer), ancak önemli siparişlerde periyodik olarak kaydetmeye değer.

Toplamlar: Müşterinin gördüğü ve yalnızca sizin gördüğünüz

Öğeler bölümünün altındaki toplamlar bloğu tüm sıra matematiklerini gösterir. Müşterinin PDF'de görebileceği öğeler şunlardır:

• Net toplam - vergiye tabi tutarların toplamı.
• İndirimler uygulanır - farklı türler varsa tek tek.
• Vergiler — KDV oranına göre ayrılır.
• Brüt toplam — müşterinin gördüğü son rakam.

Daha sonra yalnızca dahili olarak gördüğünüz ve PDF'de asla görünmeyen üç öğe vardır. Yalnızca satırlardaki birim maliyeti doldurduğunuzda gösterilirler:

• Marj — net fiyat ile toplam maliyet arasındaki fark.
• Marj %'si — satış fiyatına göre marj.
• İşaretleme %'si — maliyete göre marj.

Bunlar dahili karlılık ölçümlerinizdir ve kapanış için fiyatı hala düşürüp düşüremeyeceğinize karar vermenizde faydalıdır.

Belge tasarımı: PDF şablonları ve bunların nasıl özelleştirileceği

Müşterinin aldığı PDF her seferinde sıfırdan oluşturulmaz: şablon düzeni, renkleri, logo konumunu, satır öğesi tablo yapısını ve imzanın nereye gideceğini tanımlar. Sipariş kaydında şunları bulabilirsiniz: Tasarım Hangi şablonun kullanılacağını seçmek için açılır menü içeren blok.

Sistem şablonları (kullanıma hazır)

Mokapen dört varsayılan şablon içerir: Standart 1, Standart 2, Standart 3, Standart 4 — farklı düzenlerle. Logo konumu (sol üst, orta, sağ), satır tablosu stili (yalnızca dönüşümlü satırlar, kenarlıklar veya ayırıcılar ile veya bunlar olmadan), gönderen/alıcı blok düzeni, imza blok konumu açısından farklılık gösterirler. Bunlar zaten yapılandırılmıştır ve kuruluş verilerinizi (logo, renkler, vergi verileri) otomatik olarak kullanırlar.

Yeni başlıyorsanız ve özelleştirmeye vaktiniz yoksa, dört standart şablonu aynı sırayla deneyin (sadece şablonu değiştirin ve Önizleme'ye tıklayın) ve beğendiğinizi seçin. Birçok kullanıcı, standart şablonlarda yıllarca sorun yaşamadan kalır.

Kuruluşunuzun özel şablonları

Belirli ihtiyaçlarınız varsa (kesin marka renkleri, sektörünüzün gerektirdiği düzen, garanti koşulları veya dijital imza gibi ekstra bloklar) oluşturabilirsiniz özel şablonlar organizasyonda Şablonlar alanı (yan menü). Her şablon belirli bir türdedir (Sipariş, Teklif, Fatura...) ve özelleştirilebilir bloklarla belge yapısını tanımlar.

Özel bir şablon şunları yapmanızı sağlar:

• Hangi blokların gösterileceğini ve konumlarını (başlık, gönderen, alıcı, satır tablosu, koşullar, imza, yasal notlar) tanımlayın.
• Renkleri, yazı tiplerini ve tablo stilini markaya uyacak şekilde ayarlayın.
• Standart metni önceden yükle ekonomik koşullar: Bu şablonla yeni bir sipariş oluşturduğunuzda, koşullar metni hazırladığınız ifadelerle (geçerlilik, ödeme koşulları, mevzuat referansları) otomatik olarak doldurulur.

Kuruluşunuzun şablon listesinde bir şablonu şu şekilde işaretleyebilirsiniz: varsayılan: Tüm yeni siparişlerde otomatik olarak önerilecektir. Tüm satış ekibinin aynı düzeni düşünmeden kullanması gerektiğinde kullanışlıdır.

Mevcut bir siparişin şablonunu değiştirirseniz (örneğin, müşterinin farklı bir düzen gerektirmesi nedeniyle) ve kaydederseniz, önizleme ve indirme, önceden yazdığınız öğelere, fiyatlara veya koşullara dokunmadan yeni tasarımı kullanır.

Ekonomik koşullar: emrin serbest metni

içinde Belge bulmanı engelle ekonomik koşullar düzenleyici: öğelerin ve sayıların etrafındaki her şeyi yazdığınız zengin bir metin alanı (kalın, italik, listeler, bağlantılar, tablolar). Ödeme koşulları ("fatura tarihinden itibaren 30 gün"), teklif geçerliliği ("31/03/2026 tarihine kadar geçerlidir"), gizlilik hükümleri, teslimat süreleri, garantiler, cezalar, mevzuat referansları.

Önceden yüklenmiş koşullara sahip bir şablon ayarlarsanız düzenleyici, sipariş oluşturulduğunda otomatik olarak doldurur; yalnızca belirli durum için gerekenleri değiştirirsiniz. Şablonun önceden yüklenmiş koşulları yoksa boş başlar ve özgürce yazarsınız.

Koşullar metni PDF'de öğe tablosunun altında, imza bloğundan önce görünür. Mokapen tarafından indekslenmez veya analiz edilmez: saf belge içeriği, editörde gördüğünüz format müşterinin gördüğü şeydir.

Önizleme, indirme ve müşteriye gönderme

Sipariş hazır olduğunda (ürünler girildiğinde, koşullar yazıldığında, müşteriyle bağlantı kurulduğunda) teslim etme zamanı gelmiştir. Mokapen size en basitinden en profesyoneline kadar üç yol sunar.

Önizleme: göndermeden önce kontrol edin

The Önizleme Kaydın sağ üst kısmındaki düğme, PDF'yi tam olarak müşterinin göreceği şekilde, doğrudan tarayıcıda A4 formatında gösterir. İndirilecek bir dosya oluşturmaz: mevcut veriler ve şablonla anında yapılan bir işlemedir.

Kullan onu Her zaman göndermeden önce. Kayıtta kaçırdıklarınızı iki saniyede ortaya çıkarıyor: Çok uzun olduğu için kesilmiş bir satır başlığı, kötü sarılmış bir not, bu şablonla hoşlanmadığınız bir şekilde konumlandırılmış logo, satırdaki yanlış KDV oranı. Düzenleyin, kaydedin, önizlemeyi tekrar açın; tatmin olana kadar tekrarlayın.

Önemli: önizleme şunları yansıtır: kaydedildi sipariş durumu. Öğeleri veya koşulları yeni değiştirdiyseniz ve kaydetmediyseniz önizleme en son değişiklikleri göstermeyebilir. Kaydedip tekrar deneyin.

İndirin: PDF veya Word

The İndirmek düğmesi iki seçenekli bir menü açar: PDF'ler Ve Kelime (docx). PDF standart teslimat formatıdır; müşteri tarafından düzenlenemez, profesyonel, evrenseldir. Dosya adı otomatik olarak şu şekilde oluşturulur: GöndereninAdı - SiparişKodu.pdf (örnek: «Acme Srl - ORD-3-2026.pdf»), böylece müşteri dosyayı kaydettiğinde zaten tanımlanmış olduğunu görür.

Kelime iki özel duruma hizmet eder: belgeyi göndermeden önce manuel olarak özelleştirmeniz gerektiğinde (sistemde istemediğiniz özel bir paragraf ekleyin) veya müşteri, daha büyük bir belgeye entegre etmek için düzenlenebilir bir format istediğinde. Not: Dışa aktarılan Word, siparişin anlık görüntüsüdür; orada yapılan değişiklikler Mokapen'e geri dönmez.

E-posta gönder: doğrudan siparişten teslim edin

The E-posta gönder butonu, siparişi Mokapen'den ayrılmadan müşteriye PDF eklenmiş olarak göndermek için bir mod açar.

Alıcıya bağlantılı kişi veya şirket e-postası önceden doldurulur. Noktalı virgülle ayırarak daha fazla alıcı ekleyebilirsiniz; bu, kişinizin satın alma işlemini veya muhasebecisini kopyalamak istediğinde kullanışlıdır. İtibaren alanı, kuruluşta SMTP bağlantıları olarak yapılandırılmış e-posta adreslerini önerir: e-posta adresiniz yoksa Mokapen sistem adresini kullanır (e-posta yine de gelir, ancak genel bir adresten gelir). Profesyonel görünmek için e-posta bağlantılarına en az bir şirket adresini (info@, sales@, kişisel adresiniz) bağlayın.

The ders «Sipariş {kodu}» ile önceden doldurur - daha spesifik bir şeyle değiştirin ("2026 bakım teklifimiz"). vücut standart bir selamlamayla ayarlanmıştır, ancak bunu tamamen yeniden yazabilirsiniz: son ticari notunuz, bir sohbete referans, sonraki adımlar.

Aşağıda iki önemli seçenek bulacaksınız:

• PDF belgesini ekle (varsayılan olarak açık) — sipariş PDF'sini oluşturur ve ekler, böylece müşteri bir bağlantıya tıklamasa bile her zaman bir kopyaya sahip olur.
• BCC kopyasını al — adresinize gizli bir kopya gönderir; bu, tam olarak ne gönderdiğinizi ve ne zaman gönderdiğinizi takip etmenize yardımcı olur.

Gönderim sonrasında olay sıraya göre kaydedilir. zaman çizelgesi (tarih, saat, alıcılar): Üç hafta sonra dönseniz bile, tam olarak ne zaman gönderdiğinizi bilirsiniz.

Faturalandırma yazılımıyla senkronize edin

Mokapen, faturalama yazılımı değil, CRM ve ticari belgedir: e-faturalama, KDV kayıtları ve muhasebeye ilişkin yevmiye kaydı (Fatture in Cloud, ERP, muhasebeci). İçin siparişler, senkronizasyon önemli adımdır; burada veriler yeniden girilmeden faturalandırılabilir hale gelir.

En olgun entegrasyon, Buluttaki Yağlanma: ayrıntılar şurada Bulutta Fatture kılavuzuna özel. FIC hesabını, müşteri kayıtlarını, ürün/hizmet kataloğunu ve satır öğeleri içeren siparişler Mokapen'den Fatture in Cloud'a akıyor ve burada e-fatura haline geliyorlar. Yön yapılandırılabilir (yalnızca dışa aktarma veya çift yönlü).

Sipariş üzerine Senkronizasyon sekmesi durumu gösterir: senkronize edildi, son başarılı işlem, tüm hatalar. Mokapen'de kalem veya tutarlarda değişiklik yapıldıktan sonra muhasebenin faturayı düzenlemesi için yeni bir senkronizasyona ihtiyaç duyulabilir.

Kayıtlar eşleşti KDV numarası ve vergi kodu kopyalarını önleyen sistemler arasında. KDV eşleme ve senkronizasyon filtreleri, Entegrasyonlarda kuruluş başına yapılandırılabilir.

Tipik akış: kabul edilen teklif → Mokapen'de sipariş → siparişi FIC'ye senkronize et → muhasebeden e-fatura. Mokapen, CRM ve sipariş dokümantasyonunu yönetir; mali uyumluluk bağlı muhasebe sisteminde kalır.

Sipariş oluşturma

Başlamanın üç yolu vardır ve seçim, ne kadar iş yaptığınızı değiştirir.

• Kabul edilen tekliften (mevcut olduğunda önerilir) — Kabul edildi durumu, işlem hattı otomasyonu veya + Oluşturun ve bağlanın → Sipariş verin düğme. Öğeler, müşteri, tutarlar ve koşullar kopyalanır; sipariş zaten kaynak alıntıya bağlı olarak doğmuştur. Bkz. Fiyat teklifi kılavuzu kabul akışı için.
• Kazanılan anlaşmadan — anlaşma kaydından, + Oluşturun ve bağlanın → Sipariş verin. Müşteri ve ticari verilerin önceden doldurulması; satır öğeleri ekleyin veya doğrulayın.
• Doğrudan mod — Siparişler sayfasından tıklayın + Sipariş sağ üst. Resmi bir fiyat teklifi veya yinelenen siparişler olmadan önceden anlaşılmış satışlar için. Gerekirse anında müşteri kaydı oluşturun.

Her durumda işlem sırası aynıdır:

1. Açıkça ver başlık: «2026 bakım emri — Acme Srl», «Acme emrinden» daha iyidir.
2. Doğrulamak alıcı Ve gönderen.
3. Belgeyi seçin şablon (Sipariş türü) veya varsayılanı bırakın.
4. Ekle veya doğrula öğeler: Önce ana ürünler, ardından aksesuarlar, ardından yüzdesel indirimler.
5. Yazmak ekonomik koşullar veya şablondan önceden yüklenmiş doğru metni seçin.
6. Ayarlamak mal sahibi, sipariş tarihi ve başlangıç boru hattı durumu.
7. Kaydetmek. Mokapen kodu atar ORD-N-YIL ayarlamadıysanız toplamları hesaplar ve siparişiniz hazır olur.

Tıklamak Önizleme, Daha sonra E-posta gönder, PDF'yi indir veya başla senkronizasyon muhasebeyle - sürecinizdeki bir sonraki adıma bağlı olarak.

İlk kayıtta her şeyin mükemmel olması gerekmez: Öğeleri, fiyatları ve metni düzenlemeye geri dönebilirsiniz. Fatture in Cloud ile senkronizasyondan sonra Mokapen'deki değişiklikler yeni bir senkronizasyon gerektirebilir.

Siparişi düzenleme

Sıralama değişiklikleri, neyi değiştirmeniz gerektiğine ve kayıt sayısına bağlı olarak üç farklı şekilde yapılır.

Kayıtta doğrudan düzenleme

Sipariş kaydını açın (Kanban veya Listeden) ve gereken yeri düzenleyin: yeniden adlandırmak için başlığa tıklayın, bunları düzeltmek için alanların yanındaki kalem simgesine tıklayın, satır öğeleri ekleyin/kaldırın, koşulları yeniden yazın. Yan paneldeki alanlar, odaktan ayrıldığınızda otomatik olarak tek tek kaydedilir. Üzerinde çalıştığınız bloğu bitirdiğinizde tam sayfada Kaydet'e tıklamanız gerekir.

Not: Öğeleri veya koşullar metnini değiştirirseniz şunu unutmayın: önce kaydet önizleme oluşturmadan veya göndermeden önce; aksi takdirde gönderilen PDF hâlâ önceki sürümde kalır.

Kanban'dan ilerleyen durum

Değişen tek şey sipariş aşamasıysa (sipariş aşamasına geçildi, faturalandı, teslimat tamamlandı), kaydı açmayın bile: kartı sürükle Kanban'da bir sütundan diğerine. Durum anında güncellenir. Operasyon toplantıları veya açık işlerin sabah turları sırasında yerine getirmeyi yönetmenin en etkili yolu.

Bir kısıtlama: "terminal" durumları - %100 (Yerine getirildi gibi) veya %0 (İptal edildi) olanlar - yalnızca şu yetkiye sahip kullanıcılar tarafından diğer durumlara değiştirilebilir: üye organizasyondaki rolü. Harici işbirlikçilerin zaten kapatılmış siparişleri "yeniden açmasını" önlemek için koruma.

Liste görünümünden toplu düzenleme

Birçok siparişte bir şeyi değiştirmeniz gerektiğinde (ayrılan tüm satış elemanını yeniden atayın, yaz siparişleri grubuna etiket ekleyin, toplu siparişin durumunu değiştirin) Liste doğru siparişleri bulmak için görüntüleyin, filtreleyin, onay kutularıyla seçin ve tıklayın Düzenlemek Üstte görünen eylem çubuğunda.

Toplu düzenleme modu yalnızca toplu olarak anlamlı olan alanları gösterir: sahip, durum, etiketler, basit özel alanlar. Öğeleri veya metni toplu olarak düzenleyemezsiniz; bunlar tanım gereği tek bir siparişe özeldir. Onayladığınızda değişiklik tüm seçimlere uygulanır.

Aynı çubuktaki diğer toplu işlemler şunlardır: Klon, Arşiv Ve Silmek — özel bölümlere bakın.

Siparişin silinmesi

Yanlışlıkla oluşturulan siparişleri veya tekrarlanan testleri silin. Tercih etmek Arşiv Siparişin yararlı bir geçmişi varsa (gönderilmiş, yerine getirilmiş veya senkronize edilmiş, müşteri veya anlaşmayla bağlantılar) ve ilgili kişi veya şirketle ilgili izinizi kaybetmek istemiyorsanız.

Tek silme

1. Kaydı aç → Seçenekler (üç nokta) → Silmek (kırmızı öğe).
2. Modal'da onaylayın.

İle Gelişmiş Premium sipariş şu adrese gidiyor: çöp (Siparişler sayfası → Eylemler → Çöp siparişi ver). Oradan yapabilirsiniz Eski haline getirmek veya Kalıcı olarak sil. Zaten çöp kutusunda bulunan bir siparişi açarsanız Kalıcı olarak Geri Yükle / Sil başlığı görünür.

Açık Özgür planın (Advanced Premium olmadan) silinmesi genellikle kalıcı Onaylandıktan hemen sonra, çöp olmadan, kuruluşunuzun izinlerini kontrol edin.

Çoklu silme

1. Liste görünümü → seç → Silmek (kırmızı tuş) → onaylayın.

Kalıcı olarak silmeden önce senkronizasyon ve faturalandırma üzerindeki etkiyi önceden başlatmış olduğunuzu göz önünde bulundurun.

Siparişin arşivlenmesi

Bir emir, "tamamladığınız" bir göreve benzemez ve ortadan kaybolur. İş tamamlandığında (yerine getirildiğinde, fatura kesildiğinde, iptal edildiğinde) bile kayıt yararlı olmaya devam eder: Müşterinin ticari geçmişidir ve bunu kayıtlarındaki bağlantılarda, yıl raporlarında, geçmiş siparişlerin analizinde bulmak iyidir. Arşiv tam olarak şunu yapar: sıralamayı aktif görünümlerin dışına taşır (Kanban ve List artık bunu göstermemektedir) ancak bozulmadan kalmasını sağlar. Bağlantılı müşteri kayıtlarında ve geçmiş raporlarda görünmeye devam eder ve istediğiniz zaman şu adresten başvurabilirsiniz: Siparişler → Aksiyonlar → Sipariş arşivi.

Tek arşiv

1. Kaydı aç → Seçenekler → Arşivle.
2. Modal'da onaylayın.

Tekrar açmak için (müşteri aylar sonra tekrar arar ve siz oradan devam etmek istersiniz): arşivde bulun, kaydı açın, Seçenekler → Geri Yükleve arşivlemeden önceki durumuyla aktif Kanban'a geri döner.

Çoklu arşiv

1. Liste görünümü → seç → Arşiv toplu çubukta → onaylayın.

Ne zaman arşivlenmeli ve ne zaman silinmeli? Pratik kural: sipariş gerçekten gerçekleştiyse arşivle (siz gönderdiniz, tartışmalar oldu, tarihi değeri var), hata ise silin (hatayla oluşturuldu, kopyalandı, test edildi). "Temizlik" için arşivlemeyin: Filtreli Kanban size ihtiyacınız olan tüm temizliği zaten sağlar ve eski ama iyi siparişler müşteri kaydına katma değer katar.

Sipariş klonlama

Sık sık yeniden kullandığınız bir şablon siparişiniz varsa (farklı bir müşteri için küçük varyasyonlarla aynı ürün yapısı) her seferinde sıfırdan yeniden oluşturmayın: kopyalayın. Klonlanan sipariş tüm öğeleri, koşulları, şablonu ve seçilen ekleri korur; alıcı müşteriyi değiştirirsiniz ve gerekirse fiyatları ayarlarsınız.

Tek klon

1. Kaydı aç → Seçenekler (üç nokta) → Klon.
2. Modalda, kopyaya nelerin taşınacağını onay kutularıyla seçin: öğeler (her zaman) ve isteğe bağlı olarak ekler, bağlantılar, yorumlar, zaman çizelgesi geçmişi. Aynı hesapla birden fazla kuruluşta çalışıyorsanız siparişi başka bir kuruluşa kopyalayabilirsiniz.
3. Onaylamak.

Mokapen, yeni düzeni orijinalinden ayırmak için başlığa bir son ek ekleyerek oluşturur. Yeni bir kod alır (geçerli yılın sırasına göre) ve orijinal müşteriye bağlı değildir; doğru alıcıyı siz belirlersiniz. Orijinal değişmeden kalır: klonlama bir hareket değil, bir kopyadır.

Çoklu klon

1. Liste görünümü → onay kutularıyla seçin → Klon toplu çubukta → seçenekleri tümü için bir kez seçin → onaylayın.

Tekliften veya kazanılan anlaşmadan

Siparişlerin çoğu, önceden gerçekleşmiş olan bir şeyden gelir; kabul edilmiş bir fiyat teklifi veya kazanılmış bir anlaşma. Mokapen bu adımlarda ürün ve müşteri verilerinin tekrar girilmesinden kaçınır.

İki ana yol vardır:

• Kabul edilen tekliften — müşteri kabul ettiğinde (OTP üzerinden çevrimiçi, manuel veya %100 boru hattı otomasyonu ile), Mokapen aynı kalemler, tutarlar ve koşullarla bağlantılı sipariş oluşturmayı teklif eder. Modeli onaylayın ve saniyeler içinde kodlu bir siparişiniz olsun ORD-N-YIL, Connections'daki teklife bağlı. Teklif sistemde kalır: müşteri kaydında "Mart ayında gönderilen teklif, Nisan ayında kabul edilir, Nisan ayında sipariş verilir" ifadesini görürsünüz. Teklif akışına ilişkin ayrıntılar Fiyat teklifi kılavuzu.
• Kazanılan anlaşmadan — anlaşma kaydından, + Oluşturun ve bağlanın → Sipariş verin. Müşteri, iletişim ve ticari verilerin önceden doldurulması; satır ekleyin veya doğrulayın. Çift yönlü bağlantı, raporlama ve denetim amacıyla izlenmeye devam eder.

Her iki durumda da, müşteriye göndermeden veya senkronize etmeden önce ürünleri, fiyatları ve koşulları daima doğrulayın: teklif son ana kadar görüşülüyor olabilir ve sipariş nihai belgedir.

İlgili bölümler

Tarikat izole bir şekilde yaşamıyor: diğer Mokapen bölgeleri onu çevreliyor ve onu gerçekten kullanmak için bilinmeye değer.

• Bağlantılar — siparişi anlaşmalara, kaynak teklifine, projelere, takip görevlerine, destek bildirimlerine ve diğer ilgili siparişlere bağlayın. Her bağlantı çift yönlüdür (görevi gördüğünüz sıraya göre, göreve göre sırayı gördüğünüze göre). Altı ay sonra müşteri kaydını açtığınızda, olup biten her şeyi bir bakışta yeniden kurguluyorsunuz.
• Ekler — müşterinin gönderdiği sipariş spesifikasyonlarına, teknik spesifikasyonlara, sözleşme taslaklarına ve ekran görüntülerine ekleyin. Sipariş kaydında kalırlar ve organizasyon dosyalarını arayarak bulunabilirler.
• Güncellemeler — zaman çizelgesi (veya etkinlik günlüğü), siparişin başına gelen her şeyin tam geçmişidir: oluşturulduğunda, kimin neyi ve ne zaman değiştirdiği, gönderilen her e-posta (alıcılarla birlikte), gönderilen her belge ve senkronizasyon (IP ve tarihle birlikte). Adli açıdan yararlı: "Ne söylediğimiz" konusunda bir tartışma varsa, zaman çizelgesi verilerle birlikte yanıt verir.
• Etiketler — hızlı bir şekilde filtrelemek ve aramak için ücretsiz sınıflandırma: «Kurumsal», «Yenileme», «Yeniden başlatmak için», «Karmaşık», sizin için anlamlı olan sınıflandırma. Siparişler sayfası filtreleri etiketlerle çok iyi çalışır.

Sipariş ayarları

Ayarlar canlı Ayarlar → Satışlar → Siparişler. Siparişler uygulaması ve uygun bir Premium planıyla, Üyeler (ve üzeri) bunları yönetebilir; yalnızca Sahipler değil. Mevcut kartlar:

• İşlem hattı ve durumlar — aşağıya bakın.
• Alanlar Ve Liste ve sütunlar - işaretlenmiş yakında gelecek kullanıcı arayüzünde (henüz bu merkezden yapılandırılamaz).
• İndirim — otomatik miktar ve toplam-net kuralları (+ müşteri/hat/manuel ile basamaklama).
• Nakliye — coğrafi bölgeler (sabit veya ağırlığa göre, ücretsiz kargo). Bölgeler olmadığında siparişteki nakliye maliyeti manuel olarak kalır.

Liste görünümü sütunları, ürünün izin verdiği durumlarda Liste Eylemleri menüsünden hâlâ uyarlanabilir; kuruluş özel alanları, bu "çok yakında" kartlarında değil, genel alanlar/varlık ayarları alanında kalır.

Sipariş hattı ve durumlar

Sipariş hattı modelleri operasyonel yerine getirme, ticari müzakere değil (bu, tekliflerde kalır). Varsayılan olarak Mokapen yedi durum önerir:

• Yeni Sipariş (%20) — yeni oluşturuldu, devralınmayı bekliyor.
• Sorumlu olarak alındı (%40) — ekipten biri yerine getirme üzerinde çalışıyor.
• Faturalandırılacak (%60) — muhasebeye geçmeye hazır.
• Faturalandı (%80) — fatura düzenlendi (veya muhasebeyle senkronizasyon tamamlandı).
• Yerine getirildi (%100) — iş başarıyla kapatıldı.
• Yanında olmak (%0) — geçici duraklama.
• İptal edildi (%0) — sipariş devam etmiyor.

Yüzdeler ("ilerleme") Kanban kartları ve raporlarındaki çıtayı besler. Durumları, sütun sırasını ve ilerlemeyi özelleştirin Ayarlar → Satış → Siparişler → İşlem hattı ve durumlar. Çoklu işlem hatları ve ekip kısıtlaması, tekliflerde olduğu gibi çalışır.

Sipariş alanının dışında ancak iyi çalışması açısından önemli olan iki konfigürasyon daha vardır:

• Vergi oranları (Ayarlar → Satış → Vergiler) — En az birini yapılandırmadıysanız öğeler oluşturulamaz.
• Belge şablonları (organizasyon Şablonları menüsü) — «Belge tasarımı» bölümünde tartıştığımız PDF şablonlarını özelleştirdiğiniz yer.

Sipariş raporları

Kanban ve Liste bireysel siparişler üzerinde çalışmak içindir; anlamak genel performans - çeyrekte kaç sipariş verdiniz, en iyi satış elemanı kim, siparişlerde en sık hangi ürünler yer alıyor, yerine getirilen ve faturalanan siparişlerin eğilimi - özel olarak ayrılmış siparişler var raporlaradresinden erişilebilir Sipariş raporları sayfası (Premium plan gerektirir).

Mevcut raporlar bir satış döngüsündeki en yararlı analitik görünümleri kapsar:

• Duruma göre dağılım — her satış hattı aşamasında kaç sipariş var: darboğazları görmek önemlidir.
• Boru hattına göre dağıtım — Birden fazla kullanıyorsanız işin kanallar arasında nasıl dağıldığını görün.
• Sahibine göre performans - sipariş sayısı ve satış elemanı başına ekonomik hacim.
• En çok sipariş edilen ürünler — siparişlerde en sık hangi ürün/hizmetlerin yer aldığı. Piyasanın gerçekte ne istediğini anlamak için bir altın madeni.
• Müşteri başına siparişler — kimi ve hangi değer için kapsadığınız.
• Dönemlere göre ekonomik hacimler — aylık, üç aylık, yıllık eğilim.
• Marj ve işaretleme — sipariş karlılığı. Yalnızca birim maliyetleri satır öğelerinde doldurduysanız çalışır: maliyet olmadığında rapor boş kalır.

Mokapen'in her yerinde olduğu gibi raporlar da organizasyon izinlerine saygı gösterir: her kullanıcı yalnızca rolüne göre erişebildiği kayıtları görür. Bir satış elemanı, izinler izin vermedikçe meslektaşlarının siparişlerini otomatik olarak görmez; bu, iç rekabete veya hassas verilere sahip ekipler için kullanışlıdır.