Mokapen Rehberi

Fiyat Teklifi Kılavuzu

Fiyat teklifi, bir müşteriye yaptığınız yazılı tekliftir: fiyatlandırmayı, indirimleri, KDV'yi ve şartları içeren bir teklif. Mokapen'de alıntı, bir klasörde unuttuğunuz bir Word dosyası değildir. CRM'de takip edilen, online kabul linki ile e-posta ile gönderebileceğiniz, müşteri evet dediğinde tek tıkla siparişe dönüşebileceğiniz, kişi ve firma bağlantılı, canlı bir belgedir.

Bu kılavuz size günlük kullanım konusunda yol gösterir: dakikalar içinde profesyonel bir teklif hazırlamak, bunu müşteriye göndermek, telefonla kovalamadan kabul ettirmek ve her anlaşmanın nerede olduğunu her an bilmek. Ayrıca işlem hatlarını, PDF şablonlarını ve otomatik davranışları özelleştirmek için ayarlar da bulacaksınız; bunlar son bölümlerdedir, ancak başlamak için hiçbir şeye dokunmanıza gerek yoktur: varsayılanlar hemen çalışır.

Tırnak işaretleri alanı Satış → Teklifler menü. Bu gerektirir Büyük Satış uygulaması etkinken ve kuruluş düzeyinde yapılandırılmış vergi oranlarıyla plan yapın (bir kez, Ayarlar → Satış → Vergiler bölümünde).

Alıntılar çalışmanızın geri kalanına nasıl uyuyor?

Teknik ayrıntılara dalmadan önce, bir teklifin satış akışının neresinde olduğunu anlamak yardımcı olur; çünkü bu, Mokapen'le savaşmak yerine onu kullanmanızı sağlayacaktır.

Tipik yolda müşteri, temas etmek (belki bir web sitesi formundan, bir ticari fuardan veya bir yönlendirmeden). Somut bir satış fırsatı ortaya çıktığında - "yıllık bakımın maliyetini bilmek istiyorlar", "kurulum istiyorlar", "yenilemeyi değerlendiriyorlar" - bir satış fırsatı açarsınız fırsat anlaşmayı takip etmek için (tahmini tutar, olasılık, ne zaman kapanmayı beklediğiniz). Anlaşma, fiyatlandırmayı da içeren resmi bir teklif gerektiriyorsa, teklifi hazırlarsınız. alıntı: Burada satır öğelerini listeler, indirimleri uygular ve terimleri tanımlarsınız. Müşteri kabul eder ve teklif bir teklif haline gelir. emir — muhasebecinizin veya ERP'nizin fatura düzenleyebileceği nokta.

Adımları atlayabilirsiniz: herkes fırsatları kullanmaz (küçük bir ajans, ilk temastan sonra doğrudan fiyat teklifi verebilir). Önemli olan alıntıyı anlamak miras alır ve beslenir geri kalan her şey: zaten rehberinizde bulunan bir şirketin kaydından açtığınızda, alıcı verileri (adres, KDV numarası, özel indirim) otomatik olarak doldurulur; Müşteri kabul ettiğinde sistem otomatik olarak bağlantılı siparişi yeniden hiçbir şey girmeden oluşturmayı teklif edebilir.

Pratik avantaj şu: Ekipten biri altı ay sonra bir müşteri bağlantısını açtığında ticari geçmişin tamamını görüyor; gönderilen teklifler, kabul edilenler ve edilmeyenler, hangi indirimlerin uygulandığı, hangi öğelerin dahil edildiği. Paylaşılan Excel dosyası yok, araştırılacak "2026 teklifleri" klasörü yok.

Kullanım örnekleri

• Danışmanlık: Saat/gün bazında faturalandırılan hizmet hatları, ekonomik koşullar bloğundaki ödeme koşulları, kuruluşunuzun şablonunu içeren markalı PDF.
• Ürün satışı: fiyat ve KDV içeren katalog ürünleri; şirkette yapılandırılmışsa otomatik müşteri indirimi.
• Karma teklif: ürün + hizmet + yüzde indirim satırı karışımı (genel ürün %'si).
• Vergi entegrasyonu: Müşterileri, kataloğu ve siparişleri e-faturalandırmaya göre hizalamak için Buluttaki Fatture ile senkronize edin.

Alıntılar sayfası: her güne başladığınız yer

Sen gittiğinde Satış → Teklifler, üzerine inersin Kanban panosu: Her sütunun satış sürecinizdeki bir aşamayı temsil ettiği sütunlara bölünmüş bir pano (Taslak, Gönderildi, İnceleniyor, Kabul Edildi, Reddedildi, Süresi Doldu). Her teklif, sütundaki mevcut aşamaya ait bir karttır. Bir bakışta kaç teklifin yanıt beklediğini, kaçının pazarlıkta olduğunu ve kaçının kapalı olduğunu görebilirsiniz.

Günlük işler için doğru bakış açısı budur: Sabah Mokapen'i açarsınız, "Gönderilenler" sütununa bakarsınız; bunlar bekleyen tekliflerdir, belki de takip etmeye değer. "İnceleniyor"a bakıyorsunuz; bunlar, müşterinin aktif olarak üzerinde çalıştığı sıcak fırsatlardır. "Kabul Edildi" sütunu, dönem içindeki kazançlarınızı gösterir ve toplam tutar, sütunun en üstünde yer alır.

En üstte sıklıkla kullanacağınız iki araç bulacaksınız: boru hattı seçici (farklı satış süreçleriniz varsa - örneğin B2B ve B2C - her birinin kendi aşamaları olan kendi satış hattı vardır) ve Filtreler düğme. Filtreler görünümü daraltır: yalnızca belirli bir müşteri için, belirli bir miktarın üzerinde, belirli bir temsilciye ait, belirli bir etikete sahip teklifler. Aynı kombinasyonu sıklıkla uyguluyorsanız (örneğin: "sadece benimki, son 30 günde 10.000€'nun üzerinde"), bunu bir kayıtlı filtre ve her seferinde tek tıklamayla geri çağırın.

Bir anlaşmayı bir sonraki aşamaya taşımanız gerektiğinde teklifi açmanıza gerek yoktur: kartı sürükle "Gönderildi" sütunundan "İnceleniyor"a ve durum güncellemelerine. Satış toplantıları sırasında çalışmanın hızlı yoludur: tüm satış hattı görünür, hafta boyunca olanları yansıtacak şekilde her şeyi bir araya getirirsiniz.

The + Alıntı sağ üstteki düğme yeni bir teklif oluşturmak için düzenleyiciyi açar; daha sonra "Teklif oluşturma" bölümüne bakın.

Sayfalar ve görünümler

Fiyat Teklifleri sayfası, farklı çalışma anları için tasarlanmış aynı verileri görüntülemenin iki yolunu sunar. Filtreler ve aktif işlem hattı, aralarında geçiş yaptığınızda aynı kalır: Kanban'da yalnızca Acme'nin alıntılarına bakıyorsanız, Listede hiçbir şeyi yeniden uygulamadan yalnızca bunları görürsünüz.

Kanban görünümü (varsayılan)

Her sütunun bir işlem hattı aşaması olduğu (Taslak, Gönderildi, İnceleniyor, Kabul Edildi, Reddedildi, Süresi Doldu) ve her teklifin sütunda kendi aşamasına ait bir kart olduğu, sütunlara bölünmüş bir pano. Bir bakışta kaç teklifin yanıt beklediğini, kaçının pazarlıkta olduğunu, kaçının kapalı olduğunu görebilirsiniz; toplam tutar her sütunun üstünde yer alır. Bir anlaşmayı ilerletmek için, kartı sürükle bir sütundan diğerine: teklif açılmadan durum güncellenir.

Liste görünümü

Klasik bir tablo: teklif başına bir satır, yapılandırılabilir sütunlar (kod, müşteri, tutar, durum, sahip, tarih, etiketler ve ihtiyacınız olan diğerleri). Bir sütun başlığına tıklayarak sıralayın (en yüksek değere sahip veya süresi dolmak üzere olan teklifleri bulmak için kullanışlıdır) ve toplu işlemler için onay kutuları içeren birden fazla satırı seçin: tek seferde 20 teklifin sahibini değiştirin, yıl sonunda bir toplu işlemi arşivleyin, verileri muhasebe için CSV'ye aktarın.

Hangisini, nasıl ve ne zaman kullanmalı

Temel kural: Kanban'ın çalışması (ön anlaşmalar yapın, açın, yorum yapın, satış toplantıları sırasında boru hattını yönetin), İncelenecek ve düzeltilecek liste (numaraları inceleme, miktara göre sıralama, toplu düzenlemeler, dışa aktarma, analiz). Sağ üstteki seçiciyi kullanarak bunlar arasında geçiş yapın.

Teklif kaydı

Kanban'daki bir karta (veya Listedeki bir satıra) tıkladığınızda teklif açılır. Premium planınız varsa, tam sayfa üstteki genişletme simgesi; çok sayıda satır öğesi veya ayrıntılı terim metni içeren uzun teklifler üzerinde çalışırken kullanışlıdır.

Üst kısımda şunları bulacaksınız: teklif kodu (ör. #3-2026) ve başlık. Kod, teklifi tanımlayan sıralı sayıdır; nasıl çalıştığını anlamak için özel bölüme bakın. Başlık, "2026 tesis bakım teklifi - Acme müşterisi" gibi sizin ona verdiğiniz açıklamadır: hızlı bir şekilde tanımanıza yardımcı olur, ancak PDF'de bu şekilde görünmez.

Başlığın altında en sık kullandığınız işlemleri içeren işlem çubuğu bulunur. Oradan değiştirirsiniz boru hattı durumu (tüm aşamaları içeren açılır menü), ayarla mahremiyet (kuruluşta kimler görebilir), ekleyin Etiketler sınıflandırmak, dosya eklemek ve özel notlar almak için. Ayrıca şu var: Bağlantıyı kopyala Teklif referansını dahili olarak paylaşmak için düğmeyi ve Seçenekler daha az sıklıkta eylemler içeren menü (üç nokta): Klonla, Arşivle, Sil.

Çubuktaki en önemli düğme + Oluşturun ve bağlanın: Buradan hızlı bir şekilde bağlantılı bir görev ("müşteriyi Cuma günü ara"), bir randevu ("görüşmeyi gözden geçir"), bir sipariş (müşteri kabul ettiğinde) veya başka herhangi bir Mokapen varlığını oluşturabilirsiniz. Bağlantı otomatik olarak kurulur; teklif kaydında ve müşteri kaydında her şeyi bir arada bulabilirsiniz.

Kaydın geri kalanı teklifin kendisini temsil eden bloklar halinde düzenlenmiştir: alıcı, gönderen, ticari veriler, satır öğeleri, toplamlar, belge tasarımı, ekonomik koşullar, bağlantılar ve harici yazılımla senkronizasyon. Aşağıdaki bölümlerde her birini ele alıyoruz.

Teklif kodu: otomatik numaralandırma (ve nasıl değiştirileceği)

Her teklifin iki amaca hizmet eden benzersiz bir kodu vardır: dahili olarak tanımlanması (Kanban'da, listelerde, bağlantılarda) ve müşteriye gönderdiğiniz PDF'de "teklif referansı" olarak görünmesi.

Mokapen, içermeyen bir teklifi kaydettiğinizde kodu otomatik olarak oluşturur: içinde bulunulan yılın sıra numarasını alır ve yılı ekler. SAYI-YIL biçimi. 2026'nın ilk teklifi şu olacak 1-2026, ikinci 2-2026, ve benzeri. Her 1 Ocak'ta sayaç 1'e sıfırlanır.

Teklif tarihini bir önceki yıla değiştirirseniz (muhtemelen muhasebe nedenleriyle Aralık ayının sonunda geriye dönük bir teklif yayınlıyorsanız), kod yıl tarihiyle eşleşecek şekilde yeniden oluşturulur: 2025 tarihli teklif → kod N-2025.

Ayrıca kodu manuel olarak ayarla: başlıktaki koda tıklayın, istediğinizi yazın, kaydedin. İki tipik durumda kullanışlıdır: önceki bir sistemden teklifleri içe aktarıyorsunuz ve geçmiş numaralandırmayı korumak istiyorsunuz; veya muhasebeciniz ya da ERP'niz belirli önek/soneklerle (örneğin ÖNCEKİ-2026-005). Mokapen her formatı kabul etmektedir ancak standartların dışındaki kodların (SAYI-YIL yalnızca) şema otomatik sıralama için sayılmaz; bu nedenle, manuel olarak girerseniz ÖNCEKİ-2026-005otomatik olarak oluşturulan bir sonraki fiyat teklifi olmayacak ÖNCEKİ-2026-006 ancak otomatik sıradaki bir sonraki boş numaradan başlayacaktır.

Kopyalara dikkat edin: Mokapen, manuel olarak zorlarsanız aynı kodla iki tırnak oluşturmayı engellemez. Ekip halinde çalışıyorsanız otomatik numaralandırmayı bırakıp yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulduğunda müdahale etmeniz daha doğru olacaktır.

Alıcı ve gönderen: kim alır ve kim satar

Alıntının PDF'nin üst kısmında görünen iki "yüzü" vardır: gönderen (siz, kuruluşunuz) ve alıcı (müşteri).

Gönderen, kuruluşunuzun ayarları aracılığıyla önceden doldurulur: ad, adres, KDV numarası, e-posta, logo. Hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur: Kuruluş verilerini doğru şekilde yapılandırdıysanız, her teklifte zaten bunlar bulunur. Özel bir durum gerektiriyorsa (farklı verilerle yayın yapan bir şube) bunları yine de bireysel fiyat teklifinde değiştirebilirsiniz.

Alıcı sizin belirlediğiniz şeydir ve müşteri zaten dizininizdeyse sihrin gerçekleştiği yer burasıdır. Bir seçerek şirket Mokapen açılır menüden adı, adresi, KDV numarasını, birincil e-postayı ve telefonu otomatik olarak alıcı bloğuna yükler. Daha sonra belirli bir bağlantıyı da bağlarsanız temas etmek Şirkette (referans, alıcı, teknisyen), adları ve e-postaları fiyat teklifi için kişisel referans haline gelir; bu, tam adresin kullanılacağı e-posta gönderimi ve çevrimiçi kabul için faydalıdır.

Müşteri henüz rehberde mevcut değilse, Mokapen şirket alanına adını yazarak anında oluşturma olanağı sunar. Bu durumda kayıt, teklife girdiğiniz minimum verilerle oluşturulur; bunu daha sonra Dizinden tamamlayabilirsiniz.

Önemli bir ticari detay: Müşteri şirketin bir özel indirim kaydında yapılandırılmıştır (Dizin → Şirket → Özel indirim), bunu teklife bağladığınızda indirim otomatik olarak yüklenir ve tüm satırlara uygulanır. Bunu her zaman hatırlamanıza gerek yok; "Müşteri Betası her zaman %15 alırsa" Mokapen sizin için hatırlar.

Satır öğeleri: ticari teklifi oluşturma

Satır öğeleri teklifin kalbidir: müşteriye ne teklif ettiğinizi ve bunun maliyetini açıklayan satırlar. Her satırda bir başlık, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve toplam bulunur. Diğer her şey (indirimler, net/brüt hesaplama, marj, vergiler) siz çalışırken gerçek zamanlı olarak hesaplanır.

Tıkladığınızda + Ürün Yapılacak ilk seçimle bir model açılır: ne tür bir satır eklemek istiyorsunuz? Beş seçenek vardır ve aralarındaki fark kozmetik değildir; alıntıdaki satırın neyi temsil ettiğini değiştirir.

Beş öğe türü

Her satır bu beş türden biri olabilir ve seçim, satırın alıntıda neyi temsil ettiğini değiştirir:

• Hizmet - oradan çeker Hizmetler kataloğu. Maddi olmayan bir şey (danışmanlık, abonelik, günlük ücret müdahalesi) teklif ettiğinizde bunu kullanın. Menüden hizmeti seçtiğinizde fiyat, KDV, kod ve açıklama katalogdan önceden doldurulur. Bu belirli müşteri için farklı bir fiyat uygularsanız yine de bunları satırda değiştirebilirsiniz: katalog değişmeden kalır.
• Ürün — Servis ile aynı şekilde çalışır ancak Ürün kataloğu: donanım, materyaller, yazılım lisansları, somut veya SKU'lu her şey.
• Genel öğe — serbest satır: katalog bağlantısı yok; başlığı, fiyatı ve miktarı elle yazarsınız. Kataloğa koymanın bir anlamı olmayan ara sıra öğeler için mükemmeldir ("Milano seyahati", "Tek seferlik ilk kurulum", "Logo grafiği özelleştirme").
• Genel % öğe — hesaplanan satır: bir yüzde girin (pozitif veya negatif) ve Mokapen, tutarı önceki satırların net yüzdesi olarak hesaplar. Klasik kullanım durumu, sipariş indirimidir ("Tüm öğeleri listeledikten sonra sadakat indirimi -%10") veya ek ücrettir ("Acil hizmet +%15"). Yukarıya bir satır eklerseniz veya bir fiyatı değiştirirseniz sayı gerçek zamanlı olarak yeniden hesaplanır.
• Salt metin içeren % öğe — öncekine benzer ancak hesaplanmış bir miktar yoktur: yalnızca belgedeki etiketi gösterir. Toplamları etkilemeden müşteriye bir şey iletmek istediğinizde kullanın ("İndirim zaten fiyatlara dahildir", "Bazı ürünlerde indirimli KDV").

Her satıra ne yazıyorsunuz?

Türü ne olursa olsun, her öğe satırında doldurulacak aynı alanlar bulunur (% türleri için küçük farklılıklar vardır):

• Başlık Ve Not — müşterinin PDF'de okuduğu şey. Başlık ana satırdır ("Rutin sunucu bakımı"), not ise aşağıdaki açıklamadır ("Üç aylık iki ziyaret, bilet yönetimi, güvenlik güncellemelerini içerir"). Katalogdan seçim yaptıysanız önceden doldurulmuştur; genel ise kendiniz yazarsınız.
• Miktar Ve birim fiyat — satırın toplamını yaparlar. Varsayılan miktar 1'dir, dolayısıyla tek seferlik hizmet için yalnızca fiyatı girmeniz yeterlidir. Tüketim satırları (saatler, günler, lisanslar) için gerçek miktarı girin.
• KDV oranı — kuruluşunuzda yapılandırılanlar arasından menüden seçilir (Ayarlar → Satış → Vergiler). Henüz oranları yapılandırmadıysanız Mokapen, öğe oluşturmanıza izin vermeden önce sizi uyarır. Sistem varsayılan olarak katalog ürün/hizmet ücretini veya genelse ülkenizin standart ücretini kullanır.
• Hat indirimi — tek üründeki indirim yüzdesi (%0-100): diğerlerine dokunmadan bir ürüne özel fiyat verdiğinizde kullanışlıdır. Müşteri indirimi ve belge indiriminden farklıdır; aşağıya bakın.
• Birim maliyet — Müşteri tarafından görülemeyen dahili alan: marj ve kar hesaplaması için kullanılır. Bunu doldurursanız, teklif size o satırda ne kadar kazandığınızı söyler. Zorunlu değil, ancak sıkı marjlarla çalışıyorsanız veya teklif karlılığını anlamak istiyorsanız, en azından ana kalemlerde buna girmeye değer.

Net veya brüt fiyatlar: ne seçilir

Öğe listesinin üstünde bir "Brüt fiyatları kullan" geçiş yapın. Bu teknik bir detay değildir; fiyat alanına yazdığınız rakamın gerçekte ne anlama geldiğini değiştirir.

• Net fiyatlar (varsayılan) — KDV'siz fiyatı girersiniz. %22 KDV ile arka arkaya 100 € yazarsanız, müşteri net 100 € + 22 € KDV = toplam 122 € görecektir. Bu standart bir B2B davranışıdır: Karşı taraf net olarak düşünür çünkü KDV'yi düşürür.
• Brüt fiyatlar — KDV dahil fiyatı girersiniz. %22 KDV ile üst üste 122 € yazarsanız Mokapen bunu bölüştürür: 100 € net, 22 € KDV. Bu doğal bir B2C davranışıdır: Özel müşteri ödeme sırasında ne ödediğini bilmek ister, bölünmeyi umursamaz.

Geçiş, teklifin tamamı için geçerlidir: bazı satırları net, bazılarını ise brüt olarak alamazsınız. Müşteriye göre seçim yapın: Eğer bir şirketse, neredeyse her zaman nettir; eğer son tüketiciyse, neredeyse her zaman iğrençtir.

İndirimler: Üç düzeyin nasıl birleştiği

Mokapen'in indirim sistemi güçlüdür ancak anlaşılması gerekir çünkü kademeli olarak uygulanan ve üst üste binen üç seviyede çalışır (toplanmazlar). Sıralamayı somut bir örnekle açıklıyorum.

Kayıtlarında %10'luk özel indirimi olan bir müşteri için 1.000 Euro net fiyat teklifi (tek satır) hazırladığınızı, %5 satır indirimi uyguladığınızı ve anlaşmayı kapatmak için sonuna %3'lük bir belge indirimi eklediğinizi hayal edin. Hesaplama şu şekilde ilerler:

1. Şundan başla: 1.000 €.
2. %10 uygula müşteri indirimi (şirket kayıtlarından) → €900.
3. %5 uygula hat indirimi → €855.
4. %3 uygula manuel belge indirimi → €829,35.
5. Hesaplamak KDV son miktarda.

Üç indirimin toplamı %18'i oluşturmuyor: Kademeli olarak uygulandığında matematiksel olarak farklı sonuç ve farklı tutarlar veriyorlar.

Pratikte bu üçünü nadiren bir arada kullanacaksınız. Ortak kalıp şudur:

• Müşteri indirimi — sadakat için otomatiktir, şirket kaydına bir kez kaydedilir ve tüm tekliflere uygulanır.
• Hat indirimi — diğerlerine dokunmadan bir ürüne özel bir fiyat verdiğinizde, tek ürünler üzerinde taktik.
• Manuel belge indirimi - son turda müzakere edilen bir anlaşmayı kapatmak için "son kaldıraç".

Alıntıdaki toplamlar bloğu her seviyeyi ayrı ayrı gösterir, böylece neyi neden uyguladığınızı her zaman bilirsiniz. Manuel belge indirimi, öğelerin altında görünen "İndirim ekle" panelinden etkinleştirilir: siz etkinleştirene kadar teklif yalnızca müşteri ve hat indirimlerinde çalışır.

Satırları yeniden sıralayın, düzenleyin, silin

Satırlar olabilir yeniden sıralamak için sürüklendi: Ekranda gördüğünüz sıra müşterinin PDF'de göreceği sıradır. Önce ana ürünleri, ardından aksesuarları ve ardından yüzdesel indirimleri koyun; böylece teklif iyi okunur.

İle bir satırı düzenle düzenleme simgesini tıklayın: aynı oluşturma modeli yeniden açılır. Silmek için çöp kutusu simgesi. Mokapen satır silme konusunda onay istemez (yeniden oluşturmak birkaç saniye sürer), ancak önemli bir teklif üzerinde çalışıyorsanız periyodik olarak kaydetmeye değer.

Toplamlar: Müşterinin gördüğü ve yalnızca sizin gördüğünüz

Öğeler sekmesinin altındaki toplamlar bloğu tüm alıntı matematiğini gösterir. Müşterinin PDF'de görebileceği öğeler şunlardır:

• Net toplam - vergiye tabi tutarların toplamı.
• İndirimler uygulanır - farklı türler varsa tek tek.
• Vergiler — KDV oranına göre ayrılmıştır.
• Brüt toplam — müşterinin gördüğü son rakam.

Daha sonra yalnızca dahili olarak gördüğünüz ve PDF'de asla görünmeyen üç öğe vardır. Yalnızca satırlara birim maliyeti doldurduğunuzda gösterilirler:

• Marj — net fiyat ile toplam maliyet arasındaki fark.
• Marj %'si — satış fiyatına göre marj.
• İşaretleme %'si — maliyete göre marj.

Bunlar dahili karlılık ölçümlerinizdir ve kapanış için fiyatı hâlâ düşürüp düşüremeyeceğinize karar vermenizde faydalıdır.

Belge tasarımı: PDF şablonları ve bunların nasıl özelleştirileceği

Müşterinin aldığı PDF, Mokapen tarafından her seferinde sıfırdan oluşturulmaz: şablon düzeni, renkleri, logo konumunu, öğe tablosu yapısını ve imzanın nereye gideceğini tanımlar. Teklif kaydında şunları bulabilirsiniz: Tasarım Hangi şablonun kullanılacağını seçmek için açılır menü içeren blok.

Sistem şablonları (kullanıma hazır)

Mokapen dört varsayılan şablon içerir: Standart 1, Standart 2, Standart 3, Standart 4 — farklı düzenlerle. Logo yerleşimi (sol üst, orta, sağ), öğe tablosu stili (alternatif satırlarla veya satırlar olmadan, yalnızca kenarlıklar veya ayırıcılarla), gönderen/alıcı blok düzeni, imza blok konumu açısından farklılık gösterirler. Bunlar zaten yapılandırılmıştır ve kuruluş verilerinizi (logo, renkler, vergi verileri) otomatik olarak kullanırlar.

Yeni başlıyorsanız ve özelleştirmeye vaktiniz yoksa, aynı alıntıya sahip dört standart şablonu deneyin (yalnızca şablonu değiştirin ve Önizleme'ye tıklayın) ve en çok beğendiğinizi seçin. Birçok kullanıcı, standart şablonlarda yıllarca sorun yaşamadan kalır.

Kuruluşunuzun özel şablonları

Belirli ihtiyaçlarınız varsa (kesin marka renkleri, sektörünüzün gerektirdiği düzen, garanti koşulları veya dijital imza gibi ek bloklar) oluşturabilirsiniz özel şablonlar kuruluşun bünyesinde Şablonlar alanı (yan menü). Her şablon belirli bir türdedir (Teklif, Sipariş, Fatura...) ve özelleştirilebilir bloklarla belge yapısını tanımlar.

Özel bir şablon şunları yapmanızı sağlar:

• Hangi blokların gösterileceğini ve konumlarını (başlık, gönderen, alıcı, öğe tablosu, koşullar, imza, yasal notlar) tanımlayın.
• Renkleri, yazı tiplerini ve tablo stilini markayla uyumlu olacak şekilde ayarlayın.
• Standart metni önceden yükle ekonomik koşullar: Bu şablonla yeni bir teklif oluşturduğunuzda koşullar metni, hazırladığınız maddelerle (geçerlilik, ödeme koşulları, mevzuat referansları) otomatik olarak doldurulur.

Kuruluşunuzun şablon listesinde bir şablonu şu şekilde işaretleyebilirsiniz: varsayılan: tüm yeni tekliflerde otomatik olarak önerilecektir. Tüm satış ekibinin aynı düzeni düşünmeden kullanması gerektiğinde kullanışlıdır.

Mevcut bir teklifin şablonunu değiştirirseniz (örneğin, müşterinin farklı bir düzen gerektirmesi nedeniyle) ve kaydederseniz, ön izleme ve indirme, önceden yazdığınız öğelere, fiyatlara veya koşullara dokunmadan yeni tasarımı kullanır.

Ekonomik koşullar: alıntının serbest metni

içinde Belge bulmanı engelle ekonomik koşullar editör: öğelerin ve sayıların etrafındaki her şeyi yazdığınız zengin bir metin alanı (kalın, italik, listeler, bağlantılar, tablolar). Ödeme koşulları ("fatura tarihinden itibaren 30 gün"), teklifin geçerliliği ("03/31/2026'ya kadar geçerlidir"), gizlilik hükümleri, teslimat süreleri, garantiler, cezalar, mevzuat referansları.

Önceden yüklenmiş koşullara sahip bir şablon ayarlarsanız, düzenleyici teklif oluşturma işleminde kendisini doldurur; yalnızca belirli durum için gerekenleri düzenlersiniz. Şablonun önceden yüklenmiş koşulları yoksa boştan başlayıp özgürce yazarsınız.

Koşullar metni PDF'de öğe tablosunun altında, imza bloğundan önce görünür. Mokapen tarafından indekslenmez veya analiz edilmez: saf belge içeriğidir, editörde gördüğünüz format müşterinin gördüğü şeydir.

Önizleme, indirme ve müşteriye gönderme

Teklif hazır olduğunda (ürünler girildiğinde, koşullar yazıldığında, müşteriyle bağlantı kurulduğunda), teklifi müşteriye teslim etme zamanı gelmiştir. Mokapen size en basitinden en profesyoneline kadar üç yol sunar.

Önizleme: göndermeden önce kontrol edin

The Önizleme Kaydın sağ üst köşesindeki düğme, PDF'yi tam olarak müşterinin göreceği şekilde, doğrudan tarayıcıda A4 formatında gösterir. İndirilecek bir dosya oluşturmaz: belgenin güncel veriler ve şablonla anında işlenmesidir.

Kullan onu Her zaman göndermeden önce. Kaydın baktığınızda gözden kaçan şeyleri iki saniye içinde ortaya çıkarıyor: Çok uzun olduğu için kesilmiş bir öğe başlığı, kötü sarılmış bir not, bu şablonla hoşlanmadığınız bir şekilde konumlandırılmış logo, satırdaki yanlış KDV oranı. Düzenleyin, kaydedin, önizlemeyi tekrar açın; tatmin olana kadar tekrarlayın.

Önemli bir ayrıntı: önizleme, kaydedildi alıntının durumu. Öğeleri veya koşulları yeni değiştirdiyseniz ve kaydetmediyseniz önizleme en son değişiklikleri göstermeyebilir. Kaydedip tekrar deneyin.

İndirin: PDF veya Word

The İndirmek düğmesi iki seçenekli bir menü açar: PDF'ler Ve Kelime (docx). PDF standart teslimat formatıdır; müşteri tarafından düzenlenemez, profesyonel, evrenseldir. Dosya adı otomatik olarak şu şekilde oluşturulur: GöndereninAdı - AlıntıKodu.pdf (örnek: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), böylece müşteri bunu bilgisayarına kaydettiğinde zaten tanımlanmış olur.

Kelime iki özel duruma hizmet eder: belgeyi göndermeden önce manuel olarak özelleştirmeniz gerektiğinde (sistemde istemediğiniz özel bir paragraf ekleyin) veya müşteri, onu daha büyük bir belgeye entegre ettiği için düzenlenebilir bir format istediğinde. Not: Dışa aktarılan Word, alıntının anlık görüntüsüdür; orada yapılan değişiklikler Mokapen'e geri dönmez.

E-posta gönderme: doğrudan tekliften teslim edin

The E-posta gönder düğmesi, Mokapen'den ayrılmadan, PDF eklenmiş ve isteğe bağlı olarak çevrimiçi kabul bağlantısıyla birlikte müşteriye teklif göndermenizi sağlayan bir model açar.

Alıcıya, bağlantılı kişinin veya şirketin e-posta adresi önceden doldurulur. Noktalı virgülle ayırarak birden fazla alıcı ekleyebilirsiniz; ilgili kişi satın alma yöneticisini veya muhasebeciyi kopyalamak istediğinde kullanışlıdır. İtibaren alanı, kuruluşta SMTP bağlantıları olarak yapılandırdığınız e-posta adreslerini önerir: e-posta adresiniz yoksa Mokapen sistem adresini kullanır (e-posta yine de gelir, ancak genel bir adresten gelir). Profesyonel görünmek için e-posta bağlantıları bölümüne en az bir şirket adresini (info@, sales@, kişisel adresiniz) bağlamanız faydalı olacaktır.

The ders "Alıntı {kod}" ile önceden doldurulmuştur; daha spesifik bir şey tercih ediyorsanız değiştirin ("2026 bakımına ilişkin önerimiz"). vücut Zaten standart bir selamlamayla ayarlanmıştır, ancak bunu tamamen yeniden yazabilirsiniz: en son ticari notunuz, bir konuşmaya referans, sonraki adımlar.

Aşağıda iki önemli seçenek bulacaksınız:

• PDF belgesini ekle (varsayılan olarak etkindir) — teklif PDF'sini oluşturur ve bunu e-postaya ekler; böylece müşteri, bağlantıya tıklamasa bile her zaman bir kopyaya sahip olur.
• BCC kopyasını al — e-postanın gizli bir kopyasını adresinize gönderir; tam olarak ne gönderdiğinizi ve ne zaman gönderdiğinizi takip etmek için kullanışlıdır.

Gönderildikten sonra olay kaydedilir. teklif zaman çizelgesi (tarih, saat, alıcılar): Üç hafta sonra teklife geri dönseniz bile teklifi tam olarak ne zaman gönderdiğinizi bilirsiniz.

OTP ile çevrimiçi kabul: güvenli bir şekilde evet cevabı almak

Alıntıların klasik Aşil topuğu kabullenmedir. Müşteri "tamam devam et" yazar ve siz gelen kutunuza sözleşme değeri olmayan, kaybedebileceğiniz, tüm teklif öğelerini kapsadığından emin olmadığınız genel bir e-posta gönderilir. Sonra kimin ne söylediğini tartışıyorsunuz.

Mokapen bunu şu şekilde çözüyor: OTP aracılığıyla çevrimiçi kabul: Müşteri bir bağlantı alır, teklifi bir web sayfasında açar, e-posta yoluyla bir doğrulama kodu alır (böylece bu kişinin başka biri değil, kendisi olduğundan emin oluruz) ve tek tıklamayla kabulü onaylar. Her şey teklifte izlenir: tarih, saat, IP adresi, hangi satırları kabul ettikleri.

Gönderirken kabul nasıl etkinleştirilir

E-posta gönderme modunda, PDF ve BCC seçeneklerinin altında, "Kabul ile genel bağlantı" engellemek. Alıcının teklifte geçerli bir e-postası varsa sistem otomatik olarak teklifin etkinleştirilmesini önerir. İki geçişiniz var:

• Kabul gerektir — etkinse, müşterinin aldığı e-posta, "Bu teklifi kabul et" seçeneğini tıklayabilecekleri genel fiyat teklifi sayfasına giden bir bağlantı içerir. Etkinleştirmezseniz, bağlantı yalnızca bir görüntüleme sayfasına yönlendirir (müşteri teklifi görür ve kabul düğmesi olmadan PDF'yi indirir).
• Kısmi kabul — etkinse, müşteri genel sayfada her öğe satırında bir onay kutusu görür ve yalnızca bazı öğeleri kabul etmeyi seçebilir. Teklif modüler olduğunda bunu kullanın ("Garanti uzatmasını değil, yalnızca bakım istiyorum"). Bunu dışarıda bırakırsanız, müşteri yalnızca ya hepsini ya da hiçbir şeyi kabul edebilir; bu genellikle daha iyidir çünkü bu, net bir seçim yapmaya zorlar ve kabul edilmeyen öğeler için teklifi yeniden formüle etmenize neden olmaz.

Müşterinizin kendi tarafında neler yaşadığını

Müşteri tarafında ne olduğunu bilmek yardımcı olur, çünkü bu sürecin görmediğiniz bir parçasıdır ancak kabul oranı buna bağlıdır.

Müşteri, PDF ekli ve bir bağlantı içeren e-postanızı alır. Bağlantıya tıklarlar ve herkese açık web sayfası Tam olarak PDF'deki gibi A4 formatında gösterilen alıntıyla açılır. PDF'yi indirmek (arşivlemek için) için bir düğme vardır ve kabulü etkinleştirdiyseniz göze çarpan bir "Bu teklifi kabul et" düğme.

Müşteri "Kabul Et" butonuna tıkladığında Mokapen onlara bir mesaj gönderir. altı haneli kod bağlantıyı aldıkları e-postaya (teklif alıcısı olarak ayarladığınız e-postaya). Müşteri gelen kutusunu kontrol eder, kodu alır, sayfaya girer ve bu noktada onay doğrulanır. Kod bir saat süreyle geçerlidir, ardından süresi dolar ve tekrar talep edilmesi gerekir.

Etkinleştirdiyseniz kısmi kabul, kod doğrulamasının ardından müşteri, her birinde bir onay kutusu bulunan ürün listesini görür: neyi kabul edeceğini ve onaylayacağını seçer. Yüzde satırları (otomatik indirimler/ek ücretler) atlanır; bunların tek tek kabul edilmesi tuhaf olur.

Bu akışın en büyük avantajı müşterinin Mokapen'e kayıt olmasını gerektirmemesidir. Hızlıdır, akıllı telefonda çalışır ve OTP doğrulaması kabule yasal ağırlık verir (hafif bir elektronik imza gibidir).

Müşteri kabul ettiğinde Mokapen'de ne olur?

Kabul, gözden kaçan bir olay değildir; teklif durumunu değiştirir ve izlenebilir bir şekilde kaydeder.

Kabul edilen satırlarda, kabul tarihiyle birlikte yeşil bir onay simgesi gösterilir. Teklif zaman çizelgesinde, onaylanan müşteri e-postası ve isteğin geldiği IP adresiyle birlikte "Müşteri tarafından kabul edildi" olayı görünür. Varsayılan otomasyonu etkin bıraktıysanız (boru hattı ayarları), teklif durumu otomatik olarak "Kabul Edildi" durumuna geçer; kart, son Kanban sütununa taşınır.

Eğer "Kapanışta sipariş oluştur" otomasyonu da aktifse (varsayılan olarak evet), Mokapen aynı kalem, müşteri ve tutarlarla bağlantılı siparişi anında oluşturma olanağı sunar. Tek tıklamayla teklif, yerine getirilmeye hazır bir sipariş haline gelir veya faturalandırma ERP'si ile senkronize edilir.

Bilinmesi gereken uç durumlar

• Alıcı e-postası olmadan alıntı — Mokapen'in OTP kodunu gönderecek yeri olmadığından çevrimiçi kabul mümkün değildir. Genel bağlantı hâlâ yalnızca görüntüleme için çalışıyor: PDF'yi diğer kanallarda (WhatsApp, sohbet, müşteri portalı) paylaşmak için kullanışlıdır, ancak resmi onay akışı olmadan.
• Süresi dolmuş veya kaybolan OTP kodu — müşteri, "Kodu gönder"e tekrar tıklayarak genel sayfadan yeni bir kod talep edebilir. Önceki kodlar otomatik olarak iptal edilir.
• Mokapen dışında kabul — müşteri bir basılı kopyayı imzaladıysa veya e-postayla net kelimelerle yanıt verdiyse, "Müşteri tarafından kabul edildi" seçeneğini işaretleyerek satırları öğe satırı düzenleme modundan manuel olarak kabul edildi olarak işaretleyebilirsiniz. OTP yoluna göre daha az izlenebilirdir ancak müşterinin çevrimiçi bağlantıyı kullanmak istemediği durumları kapsar.

Teklif oluşturma

Başlamanın iki yolu vardır ve seçim, ne kadar iş yapmanız gerektiğini değiştirir.

• Doğrudan yöntem — Fiyat Teklifleri sayfasından tıklayın + Alıntı sağ üstte tam sayfa düzenleyici açılır. Müşteri henüz bir fırsata veya rehber kişisine bağlı olmadığında sorun yoktur (belki de bu, ara sıra bir kişiden gelen bir taleptir). Orada her şeyi siz yapıyorsunuz: Adını yazarak müşteri kaydını oluşturun, öğeleri, koşulları ayarlayın, kaydedin.
• Bağlamsal yöntem (önerilen) — üzerinde çalıştığınız fırsatı, kişiyi veya şirket kaydını açın ve kullanın + Oluşturun ve bağlanın → Alıntı yapın. Fiyat teklifi, kaynak kaydına bağlı olarak doğar; alıcı, ilgili kişi ve - varsa - özel indirim otomatik olarak doldurulur. Dokunulacak az alan, otomatik bağlantı, müşteri kaydında tutarlı geçmiş.

Her iki durumda da işlem sırası aynıdır:

1. Açıkça söyle başlık. İki ay sonra kim açarsa açmadan neyle ilgili olduğunu anlamalıdır: "2026 bakım teklifi - Acme Ltd", "Acme teklifi"nden daha iyidir.
2. Doğrulamak alıcı Ve gönderen.
3. Belgeyi seçin şablonveya kuruluşu varsayılan olarak bırakın.
4. Eklemek öğeler teker teker: önce ana teklif grupları, ardından aksesuarlar, ardından varsa yüzdesel indirimler.
5. Yaz ekonomik koşullarveya şablondan önceden yüklenen metni düzeltin.
6. Ayarlamak mal sahibi, tarih, Ve yakın olasılık eğer bir fikrin varsa.
7. Kaydetmek. Mokapen, eğer ayarlamadıysanız sıralı kodu atar, nihai toplamları hesaplar ve teklif gönderilmeye hazır hale gelir.

Tıklamak Önizleme son kontrol için E-posta gönder veya PDF'yi indir nasıl teslim etmek istediğinize bağlı.

İlk kayıtta tüm alanların mükemmel olması gerekmez: kayıt gerçek zamanlı olarak güncellenir; öğeleri, fiyatları ve metinleri düzenlemek için istediğiniz zaman geri dönebilirsiniz. Yalnızca gönderim, müşterinin bir sürümü olması anlamında kesindir; daha sonra bir şeyi değiştirirseniz yeniden göndermeniz gerekecektir.

Bir teklifi düzenleme

Alıntı düzenlemeleri, neyi değiştirmeniz gerektiğine ve kayıt sayısına bağlı olarak üç farklı şekilde yapılır.

Kayıtta doğrudan düzenleme

Teklif kaydını açın (Kanban veya Listeden) ve gerektiğinde doğrudan düzenleyin: yeniden adlandırmak için başlığa tıklayın, bunları düzeltmek için alanların yanındaki kalem simgesine tıklayın, öğe satırlarını ekleyin/kaldırın, koşulları yeniden yazın. Yan paneldeki alanlar, odak noktasından ayrıldığınızda birer birer otomatik olarak kaydedilir. Üzerinde çalıştığınız bloğu bitirdiğinizde tam sayfada Kaydet'e tıklamanız gerekir.

Bir not: Öğeleri düzenlerseniz veya metinleri koşullandırırsanız şunları yapmayı unutmayın: önce kaydet önizleme oluşturmadan veya göndermeden önce; aksi takdirde gönderilen PDF hâlâ önceki sürümde kalır.

Kanban'dan ilerleyen durum

Değiştirmek istediğiniz tek şey teklif aşamasıysa (çünkü müşteri cevap verdi, siz gönderdiniz, inceleme çağrısı aldınız), kaydı açmayın bile: kartı sürükle Kanban'da bir sütundan diğerine. Durum anında güncellenir. Satış toplantıları sırasında veya sabahları açık anlaşmaları incelerken satış hattını yönetmenin en etkili yoludur.

Bilinmesi gereken bir kısıtlama: "terminal" durumları — %100 (Kabul Edildi gibi) veya %0 (Reddedildi, Süresi Doldu) olanlar — yalnızca şu yetkiye sahip kullanıcılar tarafından diğer durumlarla değiştirilebilir: üye organizasyondaki rolü. Bu, harici işbirlikçilerin halihazırda kapatılmış anlaşmaları "yeniden açmasını" önleyen bir korumadır.

Liste görünümünden toplu düzenleme

Aynı anda birçok teklifte bir şeyi değiştirmeniz gerektiğinde - şirketten ayrılan bir temsilcinin tümünü yeniden atayın, bir yaz teklifi grubuna etiket ekleyin, bir grupta durumu değiştirin - şuna geçin: Liste görüntüleyin, doğru alıntıları bulmak için filtreleyin, onay kutularıyla seçin ve tıklayın Düzenlemek Üstte görünen eylem çubuğunda.

Toplu düzenleme modu yalnızca toplu olarak düzenlemenin anlamlı olduğu alanları gösterir: sahip, durum, etiketler, basit özel alanlar. Öğeleri veya metinleri toplu olarak düzenleyemezsiniz; bunlar tanım gereği her alıntıya özeldir. Onayladığınızda düzenleme tüm seçimlere uygulanır.

Aynı çubukta bulunan diğer toplu işlemler şunlardır: Klon, Arşiv, Ve Silmek — özel bölümlere bakın.

Bir teklifi klonlama

Sık sık yeniden kullandığınız bir şablon teklifiniz varsa (farklı bir müşteri için küçük varyasyonlarla aynı öğe yapısı) onu her seferinde sıfırdan yeniden oluşturmayın: kopyalayın. Klonlanan teklif tüm öğeleri, koşulları, şablonu ve seçilen ekleri korur; alıcı müşteriyi değiştirirsiniz ve gerekirse fiyatları ayarlarsınız.

Tek klon

1. Kaydı aç → Seçenekler (üç nokta) → Klon.
2. Modalda, kopyaya nelerin taşınacağını onay kutularıyla seçin: öğeler (her zaman) ve isteğe bağlı olarak ekler, bağlantılar, yorumlar, zaman çizelgesi geçmişi. Aynı hesapla birden fazla kuruluşta çalışıyorsanız teklifi başka bir kuruluşa kopyalayabilirsiniz.
3. Onaylamak.

Mokapen, yeni alıntıyı orijinalinden ayırmak için başlığına bir son ek ekleyerek oluşturur. Yeni bir kod alır (geçerli yılın sırasına göre) ve orijinal müşteriye bağlı değildir; doğru alıcıyı siz belirlersiniz. Orijinal değişmeden kalır: klonlama bir hareket değil, bir kopyadır.

Toplu klon

1. Liste görünümü → onay kutularıyla seçin → Klon toplu çubukta → seçenekleri tümü için bir kez seçin → onaylayın.

Teklif arşivleme

Alıntı, "tamamlanan" ve ortadan kaybolan bir göreve benzemez. Anlaşma sona erdiğinde (kazanıldığında, kaybedildiğinde, süresi dolduğunda) bile kayıt yararlı olmaya devam eder: Müşterinin ticari geçmişidir ve onu kayıt bağlantılarında, yıl raporlarında, önceki teklif analizlerinde bulmak iyidir. Arşiv tam olarak şunu yapar: alıntıyı aktif görünümlerden çıkarır (Kanban ve List artık bunu göstermez) ancak olduğu gibi kalmasını sağlar. Bağlantılı müşteri kayıtlarında ve geçmiş raporlarda görünmeye devam eder ve istediğiniz zaman şu adresten başvurabilirsiniz: Alıntılar → Eylemler → Alıntı arşivi.

Tek arşiv

1. Kaydı aç → Seçenekler → Arşivle.
2. Modal'da onaylayın.

Tekrar açmak için (müşteri aylar sonra tekrar arar ve siz oradan yeniden başlamak istersiniz): arşivde bulun, kaydı açın, Seçenekler → Geri Yükleve arşivlemeden önceki durumuyla aktif Kanban'a geri döner.

Toplu arşiv

1. Liste görünümü → seç → Arşiv toplu çubukta → onaylayın.

Ne zaman arşivlenmeli ve ne zaman silinmeli? Pratik kural: alıntı gerçekten yaşanmışsa arşivle (siz gönderdiniz, tartışmalar oldu, tarihi değeri var), hata ise silin (yanlışlıkla oluşturuldu, kopyalandı, test edildi). "Temizlik" için arşivlemeyin: Filtreli Kanban size ihtiyacınız olan tüm temizliği zaten sağlar ve eski ama iyi teklifler müşteri kaydına katma değer sağlar.

Bir teklifi silme

Yanlışlıkla oluşturulan alıntıları silin veya kopyaları test edin. Tercih etmek Arşiv Teklifin yararlı bir geçmişi varsa (gönderildi, kabul edildi, müşteri veya fırsatla bağlantılar) ve ilgili kişi veya şirkette teklifin izini kaybetmek istemiyorsanız.

Tek silme

1. Kaydı aç → Seçenekler (üç nokta) → Silmek (kırmızı öğe).
2. Modal'da onaylayın.

İle Gelişmiş Premium alıntı şuraya gider çöp (Alıntılar sayfası → Eylemler → Alıntı çöpü). Oradan yapabilirsiniz Eski haline getirmek veya Kalıcı olarak sil. Zaten çöp kutusunda bulunan bir teklifi açarsanız, Kalıcı olarak Geri Yükle / Sil başlığı görünür.

üzerinde Özgür planın (Advanced Premium olmadan) silinmesi genellikle kalıcı Onaylandıktan hemen sonra, çöp olmadan, kuruluşunuzun izinlerini kontrol edin.

Toplu silme

1. Liste görünümü → seç → Silmek (kırmızı tuş) → onaylayın.

Teklifi siparişe dönüştürme

Alıntı tekliftir, emir yönetici onayıdır: müşterinin satın alma taahhüdünü temsil eder ve alt tarafta faturalandırmanın başladığı noktadır. Mokapen akışında tekliften siparişe geçiş doğaldır ve çoğu durumda otomatiktir.

Pratiklik sırasına göre bir teklifi siparişe dönüştürmenin üç yolu vardır:

• Kapanışta otomasyon (önerilen) — varsayılan satış hattı otomasyonunu aktif bıraktıysanız (Ayarlar → Satış → Fiyat Teklifleri'nde "Kapanışta sipariş oluştur"), teklifi %100 durumuna getirdiğinizde (örn. Kabul edildi), Mokapen hızlı bir şekilde aynı kalemler, müşteri, tutarlar ve koşullarla bağlantılı sipariş oluşturmayı teklif eden bir mod açar. Onaylayın ve iki saniye içinde, kaynak teklife bağlı, kendi sıralı koduyla hazır bir siparişiniz olsun.
• Çevrimiçi kabulle tetiklendi — Müşteri genel bağlantıdan OTP aracılığıyla kabul ederse teklif otomatik olarak Kabul Edildi durumuna geçer ve aynı sipariş teklifi tetiklenir. Modun onaylanması dışında sizin tarafınızdan sıfır manuel işlem.
• Manuel - alıntıdan, + Oluşturun ve bağlanın → Sipariş verin düğme. Otomasyon tetiklenmediğinde (örneğin, otomasyon etkin olmadan önce durumu kapattığınızda) veya teklife göre kısmi bir sipariş oluşturmak istediğinizde bunu kullanın.

Her durumda orijinal alıntı kalır sistemde (silinmez veya taşınmaz) ve Bağlantılar sekmesi aracılığıyla siparişe bağlanır: birinden diğerini görürsünüz. Bu tarih açısından önemlidir; müşteri kaydı, siz elle hiçbir şey yazmanıza gerek kalmadan "Mart'ta gönderilen teklif, Nisan'da kabul edilen, Nisan'da verilen sipariş" ifadesini gösterecektir. Sipariş yönetimi ayrıntıları için bkz. Sipariş kılavuzu.

İşlem hattı ve durumlar: satış sürecinizi modelleme

The boru hattı bir teklifin baştan sona izlediği yoldur - aşamalar (veya durumlar) satışlarınızda her birinin kesin bir anlamı vardır. Mokapen, vakaların %90'ında işe yarayan varsayılan bir tane içerir, ancak belirli süreçleriniz varsa, onu özelleştirebilir veya birden fazla oluşturabilirsiniz.

Varsayılan boru hattı

Teklifler, alışılmışın dışında, tipik ticari yaşam döngüsünü kapsayan altı durumdan oluşan tek bir ardışık düzene sahiptir:

• Taslak (%10) — teklif hazırlanıyor, hâlâ dahili, müşteriye gönderilmiyor.
• Gönderilmiş (%20) — gönderdiniz, şimdi bekleyin.
• İnceleniyor (%60) — müşteri yanıt verdi, değerlendiriyor, belki de değişiklikleri tartışıyor.
• Kabul edildi (%100) — anlaşma kazanıldı.
• Reddedilmiş (%0) — anlaşma kaybedildi.
• Günü geçmiş (%0) — teklif, geçerlilik süresi geçtikten sonra yanıt verilmeden sona erdi.

Her bir durumun yanındaki yüzdeler - "ilerleme" olarak adlandırdığımız şey - dekoratif değildir: Kanban kartlarındaki ilerleme çubuğunu etkilerler ve hangi durumların "kazanıldı" (%100) veya "kayıp/kapalı" (%0) olarak değerlendirileceğini belirler. Mokapen otomasyonları bu değerlere bağlıdır: Bir fiyat teklifi %100'e ulaştığında sipariş teklifi etkinleşir.

Durumları özelleştirme

Standart süreç uymuyorsa (belki de "İlgi beyanı → Belgeleme → İhale" gibi aşamaları olan kamu ihalelerinde çalışıyorsanız veya projeleri ticari kabulden önce "Teknik onay" aşamasıyla yönetiyorsanız), durumları şurada değiştirebilirsiniz: Ayarlar → Satış → Fiyat Teklifleri → İşlem hattı ve durumlar.

Burada yeni durumlar ekler, mevcut olanları yeniden adlandırır, yeniden sıralar (sıra Kanban sütun sırasını belirler) ve her biri için ilerleme değerini (%0-100) ayarlarsınız. Pratik ipucu: İlerlemeyi tutarlı bir şekilde kullanın — %100 sadece kesin zaferi temsil eden durumlar için, %0 sadece kesin kapanma durumları için. Ara durumlar (%20, %50, %80) zafere ne kadar "yakın" olduğunuzu inandırıcı bir şekilde söylemelidir; dolayısıyla tahmin raporları (miktar × olasılık) gerçekçi rakamlar verir.

Farklı süreçler için birden fazla işlem hattı

Farklı anlaşma mantığına sahip farklı satış kanallarınız varsa (daha fazla aşamalı uzun B2B, birkaç aşamalı hızlı B2C, belirli bürokrasiye sahip ihaleler) ayrı boru hatları, her birinin kendi durumu vardır. Kanban sayfasında üstteki boru hattı menüsü hangisini görüntüleyeceğinizi seçmenizi sağlar; tek tıklamayla geçiş yapın.

Yeni bir işlem hattı oluşturmak için Ayarlar → Satış → Teklifler → İşlem hattı ve durumlar'a gidin veya doğrudan Kanban'daki işlem hattı menüsünden ("Yeni işlem hattını" bulabilirsiniz). İşlem hatları belirli organizasyon ekipleriyle sınırlandırılabilir: Yalnızca "Kurumsal" satış ekibi "Büyük hesaplar" satış hattını görür, "KOBİ" ekibi ise kendi hattını görür. Ayrı departmanları olan büyük kuruluşlar için kullanışlıdır.

Boru hattı otomasyonları

İşlem hattı ayarlarında, tekliflerin otomatik olarak nasıl davranacağını değiştirdikleri için bilmeye değer iki otomasyon bulacaksınız:

• Kapanışta sipariş oluştur (varsayılan olarak aktif) — Bir fiyat teklifi %100 durumuna ulaştığında Mokapen bağlantılı emri hemen oluşturmayı teklif eder. Bunu "Teklifi siparişe dönüştürme" bölümünde ele almıştık. Kullanmıyorsanız (çünkü siparişleri harici ERP'de yönetiyorsunuz), devre dışı bırakabilirsiniz.
• Müşteri kabulünden sonra durumu taşı (varsayılan olarak aktif) — Bir müşteri halka açık OTP bağlantısından bir teklifi kabul ettiğinde, Mokapen bunu otomatik olarak yapılandırdığınız "kazanıldı" durumuna taşır. Varsayılan olarak bulduğu ilk %100 durumuna (Kabul edildi) gider, ancak farklı bir durum belirtebilirsiniz; son durumdan önce "Kabul edildi, sözleşme bekleniyor" gibi bir ara adımınız varsa kullanışlıdır.

Faturalandırma yazılımıyla senkronize edin

Mokapen, faturalama yazılımı değil, bir CRM ve ticari teklif aracıdır: e-faturalama, KDV kayıtları, defteri kebir, ERP'niz (Buluttaki Fatture, yazılımıyla birlikte muhasebeciniz veya özel bir ERP) tarafından yapılır. Böylece verileri iki kez girmek zorunda kalmazsınız. Senkronizasyon Teklif kaydındaki ve organizasyon Entegrasyonları modülündeki sekme.

En olgun entegrasyon, Buluttaki Yağlanma: tüm ayrıntılar şurada Bulutta Fatture kılavuzuna özel. Kısacası, FIC hesabınızı Mokapen'e bağlarsanız müşteri kayıtları, katalog ürünleri, hizmetler ve siparişler (ürün satırlarıyla birlikte) Mokapen'den Fatture in Cloud'a akar ve burada e-fatura haline gelir. Yön yapılandırılabilir: Verileri yalnızca bir yönde veya her iki yönde taşımaya karar verebilirsiniz.

Bireysel teklifte, Senkronizasyon sekmesi entegrasyona göre kayıt durumunu gösterir: senkronize edilip edilmediği, son işlemin başarılı olup olmadığı, hata olup olmadığı. Fiyat teklifi bir siparişe dönüştürüldüyse senkronizasyon esas olarak siparişle ilgilidir; yani veriler vergi döngüsü için önemli olduğunda.

Müşteri kayıtları eşleşti KDV numarasını ve vergi kodunu kopyalanmayı önleyici anahtarlar olarak kullanan iki sistem arasında; yani Fatture'da zaten "Müşteri Beta"nız varsa ve aynı müşteri için Mokapen'de bir fiyat teklifi oluşturursanız sistem, kaydı çoğaltmadan bunun aynı kayıt olduğunu algılar.

İlgili bölümler

Alıntı tek başına yaşamıyor: Çevresinde onu gerçekten kullanmayı bilmeye değer başka Mokapen alanları da var.

• Bağlantılar — Teklifi fırsatlara, siparişlere, takip görevlerine, destek biletlerine ve diğer ilgili tekliflere bağlayın. Her bağlantı çift yönlüdür (alıntıdan görevi görürsünüz, görevden alıntıyı görürsünüz). Altı ay sonra müşteri kaydını açtığınızda, olup biten her şeyi bir bakışta yeniden kurguluyorsunuz.
• Ekler — Müşterinin size gönderdiği teknik özellikleri, sözleşme taslaklarını ve ekran görüntülerini fiyat teklifine ekleyin. Teklif kaydında kalırlar ve organizasyon dosyaları aranarak bulunabilirler.
• Güncellemeler — zaman çizelgesi (veya etkinlik günlüğü), teklifin başına gelen her şeyin tam geçmişidir: ne zaman oluşturulduğu, kimin neyi ve ne zaman değiştirdiği, gönderilen her e-posta (alıcılarla birlikte), her müşteri kabulü (IP ve tarihle birlikte). Adli açıdan yararlı: "Ne söylediğimiz" konusunda bir tartışma varsa, zaman çizelgesi verilerle birlikte yanıt verir.
• Etiketler — hızlı bir şekilde filtrelemek ve aramak için ücretsiz sınıflandırma: "Kurumsal", "Yenileme", "Yeniden başlatmak için", "Karmaşık", sizin için anlamlı olan sınıflandırma. Alıntılar sayfası filtreleri etiketlerle çok iyi çalışır.

Teklif ayarları

Ayarlara kuruluş yöneticileri ve sahipleri erişebilir ve Ayarlar → Satış → Fiyat Teklifleri. Üç ana alan vardır:

• İşlem hattı ve durumlar — bunu zaten ele aldık: aşamaları, ilerlemeyi ve otomasyonları tanımlayın.
• Saha konfigürasyonu — teklif kaydında hangi alanların, hangi sırayla gösterileceği ve hangilerinin gerekli olduğu. Ayrıca ekleyebilirsiniz özel alanlar (sayılar, metin, tarihler, listeler) işletmeye özgü bilgileri yakalamak için: kamu ihaleleri için bir "CIG", bir "dahili proje kodu", beklenen kurulum tarihi. Kayıtta, Liste görünümü sütunlarında (eklerseniz) ve filtrelerde görünürler.
• Liste sütunu yapılandırması — Liste görünümünde hangi bilgilerin hangi sırayla görüleceği. Bunları, ayarlara gitmeden, Eylemler → Sütunları düzenle seçeneğini kullanarak Liste görünümünden anında değiştirebilirsiniz.

Tırnak işareti alanının dışında ancak iyi çalışması açısından önemli olan iki yapılandırma daha vardır:

• Vergi oranları (Ayarlar → Satış → Vergiler) — En az birini yapılandırmadıysanız öğe oluşturamazsınız.
• Belge şablonları (organizasyon Şablonları menüsü) — "Belge tasarımı" bölümünde ele aldığımız PDF şablonlarını özelleştirdiğiniz yer.

Teklif raporları

Kanban ve Liste bireysel alıntılar üzerinde çalışmak içindir; anlamak genel performans — çeyrekte kaç teklif verdiniz, en iyi performansı gösteren temsilci kim, en sık hangi ürünler teklif alıyor, teklif → sipariş dönüşüm oranı nedir — özel bilgiler var raporlaradresinden erişilebilir Teklif Raporları sayfası (Premium plan gerektirir).

Mevcut raporlar bir satış döngüsündeki en yararlı analitik görünümleri kapsar:

• Duruma göre dağılım — her boru hattı aşamasında kaç teklif var: darboğazları tespit etmek için gereklidir.
• Boru hattına göre dağıtım — Birden fazla kullanıyorsanız işin kanallar arasında nasıl dağıldığını görün.
• Sahibine göre performans — fiyat teklifi sayısı ve temsilci başına ekonomik hacim.
• En çok alıntı yapılan öğeler — tekliflerde en sık hangi ürün/hizmetlerin yer aldığı. Piyasanın gerçekte ne istediğini anlamak için bir altın madeni.
• Müşteri başına teklifler — kimi ve hangi değer için kapsadığınız.
• Dönemlere göre ekonomik hacimler — aylık, üç aylık, yıllık eğilimler.
• Marj ve işaretleme — kârlılık sunuyoruz. Yalnızca birim maliyetleri madde satırlarına doldurduğunuzda çalışır: maliyet olmadığında rapor boş kalır.

Tüm Mokapen'de olduğu gibi, raporlar da organizasyon izinlerine saygı gösterir: her kullanıcı yalnızca rolüne bağlı olarak erişebildiği kayıtları görür. Bir temsilci, izinler izin vermedikçe iş arkadaşlarının alıntılarını otomatik olarak görmez; bu, dahili rekabet dinamiklerine veya hassas verilere sahip ekipler için kullanışlıdır.