Panduan Mokapen

Panduan Kutipan

Penawaran adalah penawaran tertulis Anda kepada pelanggan: proposal dengan harga, diskon, PPN, dan persyaratan. Di Mokapen, kutipan bukanlah file Word yang Anda lupakan di dalam folder. Ini adalah dokumen hidup, ditautkan ke kontak dan perusahaan, dilacak di CRM, yang dapat Anda kirim melalui email dengan tautan penerimaan online dan diubah menjadi pesanan dengan satu klik ketika pelanggan mengatakan ya.

Panduan ini memandu Anda dalam penggunaan sehari-hari: menyiapkan penawaran profesional dalam hitungan menit, mengirimkannya ke pelanggan, menerimanya tanpa harus menghubungi mereka melalui telepon, dan mengetahui setiap saat posisi setiap kesepakatan. Anda juga akan menemukan pengaturan untuk menyesuaikan alur, templat PDF, dan perilaku otomatis — semuanya ada di bagian akhir, namun Anda tidak perlu menyentuh apa pun untuk memulai: pengaturan default langsung berfungsi.

Area tanda kutip ada di Penjualan → Kutipan menu. Hal ini memerlukan Besar rencanakan dengan aplikasi Penjualan aktif dan tarif pajak dikonfigurasi di tingkat organisasi (sekali, di Pengaturan → Penjualan → Pajak).

Bagaimana kutipan cocok dengan sisa pekerjaan Anda

Sebelum menyelami detail teknis, ada baiknya untuk memahami posisi penawaran dalam arus penjualan — karena itulah yang akan membuat Anda menggunakan Mokapen alih-alih melawannya.

Pada jalur tipikal, pelanggan masuk sebagai a kontak (mungkin dari formulir situs web, pameran dagang, atau referensi). Ketika peluang penjualan nyata muncul — “mereka ingin mengetahui biaya pemeliharaan tahunan”, “mereka meminta pemasangan”, “mereka sedang mengevaluasi pembaharuan” — Anda membuka peluang penjualan. peluang untuk melacak kesepakatan (perkiraan jumlah, probabilitas, kapan Anda berharap untuk menutupnya). Jika kesepakatan memerlukan proposal formal dengan harga, Anda menyiapkannya mengutip: di sini Anda mencantumkan item baris, menerapkan diskon, dan menentukan persyaratan. Pelanggan menerima, dan penawaran menjadi memesan — titik di mana akuntan atau ERP Anda dapat menerbitkan faktur.

Anda dapat melewati langkah-langkah ini: tidak semua orang memanfaatkan peluang (agensi kecil mungkin langsung memberikan penawaran setelah kontak pertama). Yang penting adalah memahami kutipan itu mewarisi dari dan memberi makan yang lainnya: ketika Anda membukanya dari catatan perusahaan yang sudah ada di direktori Anda, data penerima (alamat, nomor PPN, diskon khusus) terisi secara otomatis; ketika pelanggan menerimanya, sistem dapat secara otomatis menawarkan untuk membuat pesanan tertaut tanpa memasukkan kembali apa pun.

Keuntungan praktisnya adalah ini: ketika seseorang dalam tim membuka kontak pelanggan enam bulan kemudian, mereka melihat riwayat komersial lengkap — penawaran terkirim, mana yang diterima dan mana yang tidak, diskon apa yang diterapkan, item apa saja yang disertakan. Tidak ada file Excel yang dibagikan, tidak ada folder "penawaran 2026" untuk dicari.

Kasus penggunaan

• Konsultasi: jalur layanan ditagih berdasarkan jam/hari, syarat pembayaran di blok kondisi ekonomi, PDF bermerek dengan templat organisasi Anda.
• Penjualan kembali produk: item katalog dengan harga dan PPN; diskon pelanggan otomatis jika dikonfigurasi pada perusahaan.
• Usulan campuran: campuran produk + layanan + persentase baris diskon (% item umum).
• Integrasi pajak: sinkronisasi ke Fatture di Cloud untuk menyelaraskan pelanggan, katalog, dan pesanan menuju e-faktur.

Halaman Kutipan: tempat Anda memulai setiap hari

Ketika Anda pergi ke Penjualan → Kutipan, Anda mendarat di Papan Kanban: papan yang dibagi menjadi beberapa kolom, dimana setiap kolom merupakan tahapan dalam proses penjualan Anda (Draft, Terkirim, Dalam peninjauan, Diterima, Ditolak, Kedaluwarsa). Setiap kutipan adalah kartu di kolom untuk tahapannya saat ini. Sekilas, Anda dapat melihat berapa banyak penawaran yang menunggu tanggapan, berapa banyak yang sedang dalam negosiasi, dan berapa banyak yang ditutup.

Ini adalah tampilan yang tepat untuk pekerjaan sehari-hari: Anda buka Mokapen di pagi hari, lihat kolom "Terkirim" — itu adalah penawaran yang tertunda, mungkin layak untuk ditindaklanjuti. Anda melihat "Sedang ditinjau" — ini adalah penawaran menarik, penawaran yang sedang dikerjakan secara aktif oleh pelanggan. Kolom "Diterima" menunjukkan kemenangan Anda pada periode tersebut, dengan jumlah total di bagian atas kolom.

Di bagian atas Anda akan menemukan dua alat yang sering Anda gunakan: pemilih pipa (jika Anda memiliki proses penjualan yang berbeda — misalnya B2B vs B2C — masing-masing memiliki jalurnya sendiri dengan tahapannya sendiri) dan Filter tombol. Filter mempersempit pandangan: hanya penawaran untuk pelanggan tertentu, di atas jumlah tertentu, dimiliki oleh perwakilan tertentu, dengan tag tertentu. Jika Anda sering menerapkan kombinasi yang sama (misalnya: "hanya milik saya, di atas €10.000, dari 30 hari terakhir"), simpan sebagai penyaring yang disimpan dan mengingatnya kembali dengan satu klik setiap saat.

Saat Anda perlu memindahkan kesepakatan ke tahap berikutnya, Anda tidak perlu membuka penawaran harga: seret kartunya dari kolom "Terkirim" ke "Dalam peninjauan" dan pembaruan status. Ini adalah cara cepat untuk bekerja selama rapat penjualan: keseluruhan saluran terlihat, Anda memindahkan semuanya untuk mencerminkan apa yang terjadi selama seminggu.

Itu + Kutipan tombol di kanan atas membuka editor untuk membuat penawaran baru — lihat bagian "Membuat penawaran" nanti.

Halaman dan tampilan

Halaman Kutipan menawarkan dua cara untuk melihat data yang sama, dirancang untuk momen kerja yang berbeda. Filter dan alur aktif tetap sama ketika Anda beralih di antara keduanya: jika di Kanban Anda hanya melihat kutipan Acme, di Daftar Anda hanya melihatnya, tanpa menerapkan kembali apa pun.

Tampilan Kanban (default)

Sebuah papan dibagi menjadi beberapa kolom, di mana setiap kolom adalah tahapan pipa (Draf, Terkirim, Dalam peninjauan, Diterima, Ditolak, Kedaluwarsa) dan setiap kutipan adalah kartu di kolom untuk tahapannya. Sekilas Anda melihat berapa banyak penawaran yang menunggu tanggapan, berapa banyak yang sedang dalam negosiasi, berapa banyak yang ditutup — dengan jumlah total di bagian atas setiap kolom. Untuk memajukan kesepakatan, seret kartunya dari satu kolom ke kolom lainnya: status diperbarui tanpa membuka kutipan.

Tampilan daftar

Tabel klasik: satu baris per penawaran, kolom yang dapat dikonfigurasi (kode, pelanggan, jumlah, status, pemilik, tanggal, tag, dan lainnya yang Anda perlukan). Urutkan dengan mengeklik tajuk kolom — berguna untuk menemukan kutipan bernilai tertinggi atau yang akan kedaluwarsa — dan pilih beberapa baris dengan kotak centang untuk tindakan massal: ubah pemilik dengan 20 kutipan sekaligus, arsipkan kumpulan di akhir tahun, ekspor data ke CSV untuk akuntansi.

Yang mana yang akan digunakan, bagaimana dan kapan

Aturan praktisnya: Kanban untuk bekerja (kesepakatan awal, buka, komentar, kelola saluran selama rapat penjualan), Daftar untuk ditinjau dan diperbaiki (nomor ulasan, urutkan berdasarkan jumlah, pengeditan massal, ekspor, analisis). Beralih di antara keduanya dengan pemilih di kanan atas.

Catatan kutipan

Saat Anda mengklik kartu di Kanban (atau baris dalam Daftar), kutipan akan terbuka. Jika Anda memiliki paket Premium, Anda dapat beralih ke halaman penuh dengan ikon perluas di bagian atas — berguna saat Anda mengerjakan penawaran panjang dengan banyak item baris atau teks istilah mendetail.

Di bagian atas Anda akan menemukan kode kutipan (misalnya. #3-2026) dan itu judul. Kode adalah nomor urut yang mengidentifikasi penawaran — lihat bagian khusus untuk memahami cara kerjanya. Judul adalah deskripsi yang Anda berikan, seperti "Proposal pemeliharaan pabrik 2026 — Pelanggan Acme": ini membantu Anda mengenalinya dengan cepat, namun tidak muncul seperti itu di PDF.

Di bawah judul terdapat bilah tindakan dengan operasi yang paling sering Anda gunakan. Dari sana Anda mengubah status saluran pipa (dropdown dengan semua tahapan), setel pribadi (siapa yang dapat melihatnya di organisasi), tambahkan tag untuk mengklasifikasikannya, melampirkan file, dan membuat catatan pribadi. Ada juga Salin tautan tombol untuk membagikan referensi kutipan secara internal, dan Pilihan menu (tiga titik) dengan tindakan yang lebih jarang: Klon, Arsip, Hapus.

Tombol terpenting pada bilah adalah + Buat dan sambungkan: dari sini Anda dengan cepat membuat tugas terkait ("panggilan pelanggan pada hari Jumat"), janji temu ("tinjau panggilan"), pesanan (bila pelanggan menerimanya), atau entitas Mokapen lainnya. Tautan dibuat secara otomatis — Anda menemukan semuanya di catatan penawaran dan di catatan pelanggan.

Sisa catatan disusun dalam blok yang mewakili kutipan itu sendiri: penerima, pengirim, data komersial, item baris, total, desain dokumen, kondisi ekonomi, koneksi, dan sinkronisasi dengan perangkat lunak eksternal. Kami membahas masing-masing di bagian berikut.

Kode kutipan: penomoran otomatis (dan cara mengubahnya)

Setiap penawaran memiliki kode unik yang memiliki dua tujuan: mengidentifikasinya secara internal (di Kanban, daftar, koneksi) dan muncul di PDF yang Anda kirim ke pelanggan sebagai "referensi penawaran".

Mokapen menghasilkan kode secara otomatis ketika Anda menyimpan kutipan yang tidak memilikinya: dibutuhkan nomor urut untuk tahun berjalan dan menambahkan tahun, di NOMOR TAHUN format. Kutipan pertama tahun 2026 adalah 1-2026, yang kedua 2-2026, dan seterusnya. Setiap tanggal 1 Januari penghitung direset ke 1.

Jika Anda mengubah tanggal penawaran ke tahun sebelumnya (mungkin Anda menerbitkan penawaran dengan tanggal mundur pada akhir Desember karena alasan akuntansi), kode akan dibuat ulang agar sesuai dengan tanggal tahun: penawaran tanggal 2025 → kode N-2025.

Anda juga bisa atur kode secara manual: klik kode yang ada di header, ketik sesuai keinginan, simpan. Berguna dalam dua kasus umum: Anda mengimpor kutipan dari sistem sebelumnya dan ingin mempertahankan penomoran historis; atau akuntan atau ERP Anda memerlukan penomoran dengan awalan/akhiran tertentu (seperti SEBELUMnya-2026-005). Mokapen menerima format apa pun, namun perlu diingat bahwa kode di luar standar (NOMOR TAHUN saja) skema tidak dihitung untuk pengurutan otomatis — jadi jika Anda memasukkannya secara manual SEBELUMnya-2026-005, kutipan berikutnya yang dibuat secara otomatis tidak akan menjadi SEBELUMnya-2026-006 tetapi akan dimulai dari nomor bebas berikutnya dalam urutan otomatis.

Hati-hati terhadap duplikat: Mokapen tidak memblokir pembuatan dua tanda kutip dengan kode yang sama jika Anda memaksakannya secara manual. Jika Anda bekerja dalam tim, lebih baik tinggalkan penomoran otomatis dan lakukan intervensi hanya jika benar-benar diperlukan.

Penerima dan pengirim: siapa yang membeli dan siapa yang menjual

Kutipan tersebut memiliki dua "wajah" yang muncul di bagian atas PDF: the pengirim (Anda, organisasi Anda) dan penerima (pelanggan).

Pengirim sudah diisi sebelumnya dari pengaturan organisasi Anda: nama, alamat, nomor PPN, email, logo. Anda tidak perlu melakukan apa pun: jika Anda telah mengonfigurasi data organisasi dengan benar, setiap penawaran sudah memilikinya. Anda masih dapat memodifikasinya pada kutipan individual jika ada kasus khusus yang memerlukannya (cabang yang mengeluarkan data berbeda).

Penerima adalah apa yang Anda tetapkan, dan di sinilah keajaiban terjadi jika pelanggan sudah ada di direktori Anda. Dengan memilih a perusahaan dari dropdown, Mokapen secara otomatis memuat nama, alamat, nomor PPN, email utama, dan telepon ke blok penerima. Jika Anda kemudian juga menautkan yang spesifik kontak di perusahaan (referensi, pembeli, teknisi), nama dan email mereka menjadi referensi pribadi untuk penawaran harga — berguna untuk pengiriman email dan penerimaan online, yang akan menggunakan alamat persisnya.

Jika pelanggan belum ada di direktori, dengan mengetikkan nama mereka di kolom perusahaan, Mokapen menawarkan untuk membuat mereka dengan cepat. Dalam hal ini catatan dibuat dengan data minimum yang Anda masukkan dalam kutipan — Anda dapat menyelesaikannya nanti dari Direktori.

Detail komersial yang penting: jika perusahaan pelanggan memiliki a diskon khusus dikonfigurasi dalam catatannya (di Direktori → Perusahaan → Diskon khusus), ketika Anda menautkannya ke penawaran, diskon dimuat secara otomatis dan diterapkan ke semua lini. Anda tidak perlu mengingatnya setiap saat — jika "Pelanggan Beta selalu mendapat 15%", Mokapen akan mengingatnya untuk Anda.

Item baris: membuat penawaran komersial

Item baris adalah inti dari kutipan: baris yang menjelaskan kepada pelanggan apa yang Anda usulkan dan berapa biayanya. Setiap baris memiliki judul, jumlah, harga satuan, tarif PPN, dan total. Segala sesuatu yang lain — diskon, perhitungan bersih/kotor, margin, pajak — dihitung secara real time saat Anda bekerja.

Saat Anda mengklik + Barang modal terbuka dengan pilihan pertama yang harus dibuat: jenis baris apa yang ingin Anda tambahkan. Ada lima opsi, dan perbedaan di antara keduanya tidak bersifat kosmetik — ini mengubah apa yang diwakili oleh baris dalam kutipan.

Lima jenis item

Setiap baris dapat berupa salah satu dari lima jenis berikut, dan pilihannya akan mengubah apa yang diwakili baris tersebut dalam tanda kutip:

• Melayani — menarik dari Katalog layanan. Gunakan saat Anda mengusulkan sesuatu yang tidak berwujud (konsultasi, berlangganan, intervensi tarif harian). Pilih layanan dari menu, dan harga, PPN, kode, dan deskripsi sudah diisi sebelumnya dari katalog. Anda masih dapat mengubahnya di baris jika untuk pelanggan spesifik ini Anda menerapkan harga yang berbeda: katalog tetap tidak berubah.
• Produk — bekerja sama seperti Service tetapi mengambil dari Katalog produk: perangkat keras, material, lisensi perangkat lunak, apa pun yang berwujud atau dengan SKU.
• Barang umum — baris bebas: tidak ada tautan katalog, Anda menulis judul, harga, dan jumlah dengan tangan. Sempurna untuk item sesekali yang tidak masuk akal untuk dimasukkan ke dalam katalog ("Perjalanan Milan", "Pengaturan awal satu kali", "Kustomisasi grafis logo").
• Item % umum — baris terhitung: masukkan persentase (positif atau negatif) dan Mokapen menghitung jumlahnya sebagai persentase bersih dari baris sebelumnya. Kasus penggunaan klasiknya adalah diskon pesanan ("Diskon loyalitas −10%" setelah mencantumkan semua item) atau biaya tambahan ("Layanan mendesak +15%"). Angka tersebut dihitung ulang secara real time jika Anda menambahkan baris di atas atau mengubah harga.
• Item % hanya teks — seperti yang sebelumnya tetapi tanpa jumlah yang dihitung: hanya menampilkan label pada dokumen. Gunakan ketika Anda ingin mengkomunikasikan sesuatu kepada pelanggan tanpa mempengaruhi total ("Diskon sudah termasuk dalam harga", "Pengurangan PPN untuk beberapa item").

Apa yang Anda tulis di setiap baris

Terlepas dari jenisnya, setiap baris item memiliki bidang yang sama untuk diisi (dengan perbedaan kecil untuk % jenis):

• Judul Dan catatan — apa yang dibaca pelanggan di PDF. Judulnya adalah baris utama ("Pemeliharaan server rutin"), catatannya adalah deskripsi di bawah ini ("Termasuk dua kunjungan triwulanan, manajemen tiket, pembaruan keamanan"). Jika Anda memilih dari katalog, katalog sudah diisi sebelumnya; jika generik Anda menulisnya sendiri.
• Kuantitas Dan harga satuan — mereka membuat barisnya menjadi total. Kuantitas default adalah 1, jadi untuk layanan sekali pakai Anda cukup memasukkan harganya. Untuk baris konsumsi (jam, hari, lisensi) masukkan jumlah sebenarnya.
• Tarif PPN — dipilih dari menu yang dikonfigurasi di organisasi Anda (Pengaturan → Penjualan → Pajak). Jika Anda belum mengonfigurasi tarif, Mokapen memperingatkan Anda sebelum mengizinkan Anda membuat item. Sistem defaultnya adalah tarif katalog produk/layanan, atau tarif standar negara Anda jika bersifat generik.
• Diskon garis — persentase diskon untuk satu item (0–100%): berguna saat Anda memberikan harga khusus pada satu item tanpa menyentuh item lainnya. Berbeda dengan diskon pelanggan dan diskon dokumen — lihat di bawah.
• Biaya satuan — bidang internal, tidak terlihat oleh pelanggan: digunakan untuk penghitungan margin dan markup. Jika Anda mengisinya, kutipan tersebut memberi tahu Anda berapa banyak penghasilan Anda di baris itu. Tidak wajib, tetapi jika Anda bekerja dengan margin yang ketat atau ingin memahami profitabilitas penawaran, ada baiknya memasukkannya setidaknya pada item utama.

Harga bersih atau kotor: apa yang harus dipilih

Di atas daftar item ada a "Gunakan harga kotor" beralih. Ini bukan detail teknis: ini mengubah arti sebenarnya dari angka yang Anda ketik di bidang harga.

• Harga bersih (default) — Anda memasukkan harga tanpa PPN. Jika Anda menulis €100 berturut-turut dengan PPN 22%, pelanggan akan melihat €100 bersih + €22 PPN = total €122. Ini adalah perilaku standar B2B: rekan Anda berpikir bersih karena mereka memotong PPN.
• Harga kotor — Anda memasukkan harga termasuk PPN. Jika Anda menulis €122 berturut-turut dengan PPN 22%, Mokapen membaginya: €100 bersih, €22 PPN. Ini adalah perilaku B2C yang wajar: pelanggan pribadi ingin tahu apa yang mereka bayarkan saat checkout, mereka tidak peduli dengan pembagiannya.

Tombol ini berlaku untuk seluruh kutipan: Anda tidak dapat membuat beberapa baris bersih dan baris lainnya kotor. Pilih berdasarkan pelanggan: jika itu adalah perusahaan, hampir selalu bersih; jika itu adalah konsumen akhir, hampir selalu kotor.

Diskon: bagaimana ketiga level digabungkan

Sistem diskon Mokapen sangat ampuh namun perlu dipahami karena sistem ini bekerja pada tiga tingkat yang tumpang tindih dan diterapkan secara berjenjang (tidak dijumlahkan). Saya menjelaskan perintah tersebut dengan contoh nyata.

Bayangkan menyiapkan penawaran bersih €1.000 (satu baris) untuk pelanggan dengan diskon khusus 10% dalam catatan mereka, menerapkan diskon baris 5% dan menambahkan diskon dokumen 3% di akhir untuk menutup transaksi. Perhitungannya berlangsung sebagai berikut:

1. Mulai dari €1.000.
2. Terapkan 10% diskon pelanggan (dari catatan perusahaan) → €900.
3. Terapkan 5% diskon garis → €855.
4. Terapkan 3% diskon dokumen manual → €829,35.
5. Menghitung TONG pada jumlah akhir.

Ketiga diskon tersebut tidak menghasilkan total 18%: diterapkan secara berjenjang, diskon tersebut memberikan hasil yang berbeda secara matematis dan jumlah yang berbeda.

Dalam praktiknya Anda jarang menggunakan ketiganya secara bersamaan. Pola umumnya adalah:

• Diskon pelanggan — otomatis untuk loyalitas, ditetapkan satu kali dalam catatan perusahaan dan diterapkan pada semua penawarannya.
• Diskon garis — taktis pada satu item, ketika Anda memberikan harga khusus pada satu item tanpa menyentuh item lainnya.
• Diskon dokumen manual — "pengungkit terakhir" untuk mencapai kesepakatan yang dinegosiasikan pada putaran terakhir.

Blok total dalam kutipan menunjukkan setiap level secara terpisah, sehingga Anda selalu tahu apa yang Anda terapkan dan alasannya. Diskon dokumen manual diaktifkan dari panel "Tambahkan diskon" yang muncul di bawah item: hingga Anda mengaktifkannya, penawaran harga hanya berlaku untuk diskon pelanggan dan lini.

Susun ulang, edit, hapus baris

Baris bisa saja diseret untuk menyusun ulang: pesanan yang Anda lihat di layar adalah pesanan yang akan dilihat pelanggan di PDF. Tempatkan item utama terlebih dahulu, lalu aksesori, lalu persentase diskon apa pun — agar penawarannya terbaca dengan baik.

Ke mengedit satu baris klik ikon edit: modal pembuatan yang sama dibuka kembali. Untuk menghapusnya, ikon tempat sampah. Mokapen tidak meminta konfirmasi penghapusan baris (pembuatan ulang membutuhkan waktu beberapa detik), tetapi jika Anda sedang mengerjakan kutipan penting, sebaiknya simpan secara berkala.

Total: apa yang dilihat pelanggan dan apa yang hanya Anda lihat

Blok total di bagian bawah tab item menunjukkan semua kutipan matematika. Item yang terlihat oleh pelanggan di PDF adalah:

• Jumlah bersih — jumlah baris jumlah kena pajak.
• Diskon diterapkan — satu per satu jika jenisnya berbeda.
• Pajak — dipisahkan berdasarkan tarif PPN.
• Jumlah kotor — angka terakhir yang dilihat pelanggan.

Lalu ada tiga item yang hanya Anda lihat secara internal dan tidak pernah muncul di PDF. Mereka hanya muncul jika Anda mengisi biaya unit pada baris:

• Batas — selisih antara harga bersih dan total biaya.
• % Margin — margin relatif terhadap harga jual.
• % markup — margin relatif terhadap biaya.

Ini adalah metrik profitabilitas internal Anda, berguna untuk memutuskan apakah Anda masih dapat menurunkan harga untuk menutupnya.

Desain dokumen: templat PDF dan cara menyesuaikannya

PDF yang diterima pelanggan tidak selalu dibuat oleh Mokapen dari awal: dimulai dari a templat yang menentukan tata letak, warna, posisi logo, struktur tabel item, tempat tanda tangan diletakkan. Pada catatan kutipan Anda menemukan Desain blok dengan dropdown untuk memilih template mana yang akan digunakan.

Templat sistem (siap digunakan)

Mokapen menyertakan empat templat default — Standar 1, Standar 2, Standar 3, Standar 4 — dengan tata letak yang berbeda. Mereka berbeda dalam penempatan logo (kiri atas, tengah, kanan), gaya tabel item (dengan atau tanpa baris bergantian, hanya dengan batas atau pemisah), tata letak blok pengirim/penerima, posisi blok tanda tangan. Mereka sudah dikonfigurasi dan secara otomatis menggunakan data organisasi Anda (logo, warna, data pajak).

Jika Anda baru memulai dan tidak punya waktu untuk menyesuaikannya, cobalah empat templat standar dengan penawaran yang sama (cukup ubah templatnya dan klik Pratinjau) dan pilih yang paling Anda sukai. Banyak pengguna tetap menggunakan template standar selama bertahun-tahun tanpa masalah.

Templat khusus organisasi Anda

Jika Anda memiliki kebutuhan khusus — warna merek yang tepat, tata letak yang dibutuhkan oleh industri Anda, blok tambahan seperti ketentuan garansi atau tanda tangan digital — Anda dapat membuatnya templat khusus dalam organisasi Templat area (menu samping). Setiap templat memiliki tipe tertentu (Penawaran, Pesanan, Faktur...) dan mendefinisikan struktur dokumen dengan blok yang dapat disesuaikan.

Templat khusus memungkinkan Anda:

• Tentukan blok mana yang akan ditampilkan dan posisinya (header, pengirim, penerima, tabel item, ketentuan, tanda tangan, catatan hukum).
• Atur warna, font, dan gaya tabel agar selaras dengan merek.
• Pramuat teks standar di kondisi perekonomian: saat Anda membuat penawaran harga baru dengan templat tersebut, teks ketentuan otomatis terisi dengan klausul yang Anda siapkan (validitas, syarat pembayaran, referensi peraturan).

Dalam daftar templat organisasi Anda, Anda dapat menandai templat sebagai bawaan: itu akan diusulkan secara otomatis pada semua kutipan baru. Berguna ketika seluruh tim penjualan harus menggunakan tata letak yang sama tanpa memikirkannya.

Jika Anda mengubah templat penawaran harga yang sudah ada (misalnya karena pelanggan tersebut memerlukan tata letak yang berbeda) dan menyimpan, pratinjau, dan pengunduhan akan menggunakan desain baru — tanpa menyentuh item, harga, atau ketentuan yang sudah Anda tulis.

Kondisi ekonomi: teks bebas kutipan

Di Dokumen blok Anda menemukan kondisi perekonomian editor: area teks kaya (tebal, miring, daftar, tautan, tabel) tempat Anda menulis segala sesuatu di sekitar item dan angka. Ketentuan pembayaran ("30 hari sejak tanggal faktur"), validitas penawaran ("berlaku hingga 31/03/2026"), klausul kerahasiaan, waktu pengiriman, jaminan, penalti, referensi peraturan.

Jika Anda menyetel templat dengan ketentuan yang dimuat sebelumnya, editor akan mengisi sendiri pembuatan kutipan — Anda hanya mengedit apa yang diperlukan untuk kasus tertentu. Jika templat tidak memiliki ketentuan yang dimuat sebelumnya, Anda memulai dari kosong dan menulis dengan bebas.

Teks ketentuan muncul pada PDF di bawah tabel item, sebelum blok tanda tangan. Itu tidak diindeks atau dianalisis oleh Mokapen: ini adalah konten dokumen murni, format yang Anda lihat di editor adalah apa yang dilihat pelanggan.

Pratinjau, unduh, dan kirim ke pelanggan

Ketika penawaran sudah siap — barang dimasukkan, ketentuan ditulis, pelanggan terhubung — sekarang saatnya untuk mengirimkannya ke pelanggan. Mokapen memberi Anda tiga jalur, dari yang paling sederhana hingga yang paling profesional.

Pratinjau: periksa sebelum mengirim

Itu Pratinjau tombol di kanan atas catatan menunjukkan PDF persis seperti yang dilihat pelanggan, langsung di browser dalam format A4. Itu tidak menghasilkan file untuk diunduh: ini adalah rendering dokumen dengan data dan templat terkini.

Gunakan itu selalu sebelum mengirim. Ini mengungkapkan dalam dua detik hal-hal yang terlewat ketika melihat catatan: judul item terpotong karena terlalu panjang, catatan dibungkus dengan buruk, logo diposisikan dengan cara yang tidak Anda sukai dengan templat ini, tarif PPN yang salah berturut-turut. Edit, simpan, buka pratinjau lagi — ulangi hingga puas.

Detail penting: pratinjau mencerminkan disimpan keadaan kutipan. Jika Anda baru saja mengubah item atau ketentuan dan belum menyimpannya, pratinjau mungkin tidak menampilkan perubahan terbaru. Simpan dan coba lagi.

Unduh: PDF atau Word

Itu Unduh tombol membuka menu dengan dua opsi: PDF Dan Kata (docx). PDF adalah format pengiriman standar — tidak dapat diedit oleh pelanggan, profesional, universal. Nama file secara otomatis disusun sebagai Nama Pengirim - QuoteCode.pdf (contoh: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), sehingga ketika pelanggan menyimpannya di komputernya, itu sudah teridentifikasi.

Kata melayani dua kasus tertentu: ketika Anda perlu menyesuaikan dokumen secara manual sebelum mengirim (menambahkan paragraf khusus yang tidak Anda inginkan dalam sistem), atau ketika pelanggan meminta format yang dapat diedit karena mereka mengintegrasikannya ke dalam dokumen yang lebih besar. Catatan: Word yang diekspor adalah cuplikan kutipan — perubahan yang dilakukan di sana tidak dikembalikan ke Mokapen.

Pengiriman email: dikirim langsung dari penawaran

Itu Kirim email tombol membuka modal yang memungkinkan Anda mengirim penawaran ke pelanggan tanpa meninggalkan Mokapen, dengan PDF terlampir dan opsional tautan penerimaan online.

Penerima sudah diisi sebelumnya dengan email dari kontak atau perusahaan yang ditautkan. Anda dapat menambahkan beberapa penerima yang dipisahkan dengan titik koma — berguna ketika kontak ingin menyalin manajer pembelian atau akuntan. Itu Dari bidang mengusulkan alamat email yang Anda konfigurasikan sebagai koneksi SMTP di organisasi: jika Anda tidak memilikinya, Mokapen menggunakan alamat sistemnya (email tetap masuk, tetapi dari alamat umum). Untuk tampil profesional, ada baiknya menghubungkan setidaknya satu alamat perusahaan (info@, sales@, pribadi Anda) di bagian koneksi email.

Itu subjek sudah diisi dengan "Kutipan {kode}" — ubahlah jika Anda menginginkan sesuatu yang lebih spesifik ("Proposal kami untuk pemeliharaan tahun 2026"). Itu tubuh sudah disetel dengan salam standar, namun Anda dapat menulis ulang sepenuhnya: catatan komersial terbaru Anda, referensi ke percakapan, langkah selanjutnya.

Di bawah ini Anda menemukan dua opsi penting:

• Lampirkan dokumen PDF (aktif secara default) — menghasilkan PDF kutipan dan melampirkannya ke email, sehingga pelanggan selalu memiliki salinannya, meskipun mereka tidak mengeklik tautannya.
• Menerima salinan BCC — mengirimi Anda salinan email tersembunyi ke alamat Anda, berguna untuk melacak dengan tepat apa yang Anda kirim dan kapan.

Setelah dikirim, acara tersebut dicatat di garis waktu kutipan (tanggal, waktu, penerima): meskipun Anda kembali ke penawaran tiga minggu kemudian, Anda tahu persis kapan Anda mengirimkannya.

Penerimaan online dengan OTP: mendapatkan jawaban ya dengan aman

Kelemahan klasik dari kutipan adalah penerimaan. Pelanggan menulis "ok, lanjutkan" dan Anda berakhir dengan email umum di kotak masuk Anda yang tidak memiliki nilai kontrak, yang mungkin hilang, yang Anda tidak yakin mencakup semua item penawaran. Kemudian Anda berdebat tentang siapa mengatakan apa.

Mokapen menyelesaikannya dengan penerimaan online melalui OTP: pelanggan menerima tautan, membuka penawaran di halaman web, menerima kode verifikasi melalui email (jadi kami yakin itu adalah mereka dan bukan orang lain), dan mengonfirmasi penerimaan dengan satu klik. Semuanya dilacak dalam kutipan: tanggal, waktu, alamat IP, baris mana yang mereka terima.

Cara mengaktifkan penerimaan saat mengirim

Dalam modal kirim email, di bawah opsi PDF dan BCC, Anda menemukan "Tautan publik dengan penerimaan" memblokir. Jika penerima memiliki email valid tentang penawaran tersebut, sistem secara otomatis mengusulkan untuk mengaktifkannya. Anda memiliki dua tombol:

• Memerlukan penerimaan — jika aktif, email yang diterima pelanggan menyertakan link ke halaman penawaran umum di mana mereka dapat mengklik "Terima penawaran ini". Jika Anda tidak mengaktifkannya, tautan hanya mengarah ke halaman tampilan (pelanggan melihat penawaran dan mengunduh PDF, tanpa tombol penerimaan).
• Penerimaan sebagian — jika aktif, di halaman publik pelanggan melihat kotak centang di setiap baris item dan dapat memilih untuk menerima beberapa item saja. Gunakan jika tawarannya bersifat modular ("Saya hanya ingin pemeliharaan, bukan perpanjangan garansi"). Jika Anda membiarkannya, pelanggan hanya dapat menerima semuanya atau tidak sama sekali — yang sering kali lebih baik karena hal ini memaksakan pilihan yang jelas dan tidak membuat Anda merumuskan ulang penawaran untuk item yang tidak diterima.

Apa pengalaman pelanggan Anda di pihak mereka

Mengetahui apa yang terjadi di sisi pelanggan akan membantu, karena ini adalah bagian dari proses yang tidak Anda lihat tetapi tingkat penerimaannya bergantung pada.

Pelanggan menerima email Anda dengan lampiran PDF dan tautan. Mereka mengklik link tersebut, dan a halaman web publik dibuka dengan kutipan yang ditampilkan dalam format A4, persis seperti di PDF. Ada tombol untuk mengunduh PDF (untuk mengarsipkannya) dan, jika Anda mengaktifkan penerimaan, tombol yang menonjol "Terima tawaran ini" tombol.

Ketika pelanggan mengklik "Terima", Mokapen mengirimkannya a kode enam digit ke email yang sama tempat mereka menerima tautan (email yang Anda tetapkan sebagai penerima penawaran). Pelanggan memeriksa kotak masuk mereka, mendapatkan kode, memasukkannya ke halaman — dan pada saat itu konfirmasi diverifikasi. Kode tersebut berlaku selama satu jam, kemudian habis masa berlakunya dan harus diminta kembali.

Jika Anda mengaktifkan penerimaan sebagian, setelah verifikasi kode, pelanggan melihat daftar item dengan kotak centang di setiap item: mereka memilih apa yang akan diterima dan dikonfirmasi. Baris persentase (diskon/biaya tambahan otomatis) dilewati — akan aneh jika baris tersebut menerimanya satu per satu.

Keuntungan besar dari aliran ini adalah tidak mengharuskan pelanggan untuk mendaftar di Mokapen. Cepat, berfungsi di ponsel cerdas, dan verifikasi OTP memberi bobot hukum pada penerimaannya (seperti tanda tangan elektronik ringan).

Apa yang terjadi di Mokapen ketika pelanggan menerima

Penerimaan bukanlah peristiwa yang luput dari perhatian: penerimaan mengubah status penawaran dan mencatatnya dengan cara yang dapat dilacak.

Baris yang diterima menunjukkan ikon konfirmasi berwarna hijau dengan tanggal penerimaan. Dalam garis waktu penawaran, peristiwa "Diterima oleh pelanggan" muncul dengan email pelanggan yang dikonfirmasi dan alamat IP asal permintaan. Jika Anda membiarkan otomatisasi default aktif (pengaturan saluran), status penawaran harga secara otomatis berpindah ke "Diterima" — kartu berpindah ke kolom Kanban terakhir.

Jika Anda juga mengaktifkan otomatisasi "Buat pesanan saat penutupan" (default ya), Mokapen menawarkan untuk segera membuat pesanan tertaut dengan item, pelanggan, dan jumlah yang sama. Satu klik, dan penawaran menjadi pesanan yang siap dipenuhi atau disinkronkan dengan ERP penagihan.

Kasus tepi yang perlu diketahui

• Kutipan tanpa email penerima — penerimaan online tidak tersedia karena Mokapen tidak memiliki tempat untuk mengirimkan kode OTP. Tautan publik masih berfungsi untuk dilihat saja: berguna untuk berbagi PDF di saluran lain (WhatsApp, chat, portal pelanggan), tetapi tanpa alur konfirmasi formal.
• Kode OTP kadaluwarsa atau hilang — pelanggan dapat meminta yang baru dari halaman publik dengan mengklik "Kirim kode" lagi. Kode sebelumnya otomatis dicabut.
• Penerimaan di luar Mokapen — jika pelanggan menandatangani salinan kertas atau membalas melalui email dengan kata-kata yang jelas, Anda dapat secara manual menandai baris sebagai diterima dari modal edit baris item, dengan mencentang "Diterima oleh pelanggan". Kurang dapat dilacak dibandingkan jalur OTP tetapi mencakup kasus di mana pelanggan tidak ingin menggunakan tautan online.

Membuat kutipan

Ada dua cara untuk memulai, dan pilihannya mengubah jumlah pekerjaan yang perlu Anda lakukan.

• Metode langsung — dari halaman Kutipan, klik + Kutipan di kanan atas dan editor satu halaman penuh akan terbuka. Baik jika pelanggan belum tertaut ke peluang atau kontak direktori (mungkin ini adalah permintaan dari kontak sesekali). Anda melakukan segalanya di sana: membuat catatan pelanggan dengan mengetikkan nama mereka, mengatur item, ketentuan, menyimpan.
• Metode kontekstual (disarankan) — buka peluang, kontak, atau catatan perusahaan yang sedang Anda kerjakan, dan gunakan + Buat dan sambungkan → Kutipan. Kutipan lahir sudah ditautkan ke catatan sumber, dengan penerima, kontak, dan — jika ada — diskon khusus diisi secara otomatis. Beberapa bidang untuk disentuh, koneksi otomatis, riwayat yang koheren pada catatan pelanggan.

Dalam kedua cara tersebut, urutan operasionalnya sama:

1. Berikan penjelasan yang jelas judul. Siapa pun yang membukanya dua bulan kemudian harus memahami isinya tanpa membukanya: "proposal pemeliharaan 2026 — Acme Ltd" lebih baik daripada "kutipan Acme".
2. Memeriksa penerima Dan pengirim.
3. Pilih dokumennya templat, atau biarkan organisasi menjadi default.
4. Menambahkan item satu per satu: baris penawaran utama terlebih dahulu, lalu aksesori, lalu persentase diskon jika ada.
5. Tulis kondisi perekonomian, atau perbaiki teks yang dimuat sebelumnya dari templat.
6. Mengatur pemilik, tanggal, Dan probabilitas yang dekat jika Anda punya ide.
7. Menyimpan. Mokapen memberikan kode berurutan jika Anda tidak menetapkannya, menghitung total akhir, dan penawaran siap dikirim.

Klik Pratinjau untuk pemeriksaan terakhir, kalau begitu Kirim email atau Unduh PDF tergantung bagaimana Anda ingin menyampaikannya.

Tidak semua bidang harus sempurna pada penyimpanan pertama: catatan diperbarui secara real-time, Anda dapat kembali kapan saja untuk mengedit item, harga, teks. Hanya pengiriman yang pasti, dalam artian pelanggan memiliki versinya — jika Anda mengubah sesuatu setelahnya, Anda perlu mengirim ulang.

Mengedit kutipan

Pengeditan kutipan dilakukan dengan tiga cara berbeda, bergantung pada apa yang perlu Anda ubah dan berapa banyak catatan.

Edit langsung pada catatan

Buka catatan kutipan (dari Kanban atau Daftar) dan edit langsung jika diperlukan: klik judul untuk mengganti namanya, ikon pensil di sebelah bidang untuk memperbaikinya, menambah/menghapus baris item, menulis ulang kondisi. Di panel samping, bidang disimpan secara otomatis satu per satu saat Anda meninggalkan fokus. Pada halaman penuh Anda harus mengklik Simpan ketika Anda menyelesaikan blok yang sedang Anda kerjakan.

Satu catatan: jika Anda mengedit item atau mengkondisikan teks, ingatlah untuk melakukannya simpan dulu sebelum membuat pratinjau atau mengirim — jika tidak, PDF yang dikirim masih versi sebelumnya.

Meningkatkan status dari Kanban

Jika satu-satunya hal yang ingin Anda ubah adalah tahap penawaran (karena pelanggan menjawab, Anda mengirimkannya, Anda mendapat panggilan peninjauan), jangan buka catatan: seret kartunya di Kanban dari satu kolom ke kolom lainnya. Pembaruan status secara instan. Ini adalah cara paling efisien untuk mengelola saluran selama rapat penjualan atau di pagi hari saat Anda meninjau transaksi yang terbuka.

Batasan yang perlu diketahui: status "terminal" — status 100% (seperti Diterima) atau 0% (Ditolak, Kedaluwarsa) — hanya dapat diubah ke status lain oleh pengguna dengan anggota peran dalam organisasi. Ini adalah perlindungan untuk mencegah kolaborator eksternal “membuka kembali” kesepakatan yang sudah ditutup.

Edit massal dari tampilan Daftar

Saat Anda perlu mengubah sesuatu pada banyak penawaran sekaligus — menugaskan ulang semua perwakilan yang keluar dari perusahaan, menambahkan tag ke kumpulan penawaran musim panas, memindahkan status pada kumpulan penawaran — alihkan ke Daftar lihat, filter untuk menemukan kutipan yang tepat, pilih dengan kotak centang, dan klik Sunting di bilah tindakan yang muncul di bagian atas.

Modal edit massal hanya menampilkan bidang yang masuk akal untuk diedit secara massal: pemilik, status, tag, bidang khusus sederhana. Anda tidak dapat mengedit item atau teks secara massal — item atau teks tersebut menurut definisinya spesifik untuk setiap kutipan. Konfirmasikan, dan pengeditan berlaku untuk semua pilihan.

Tindakan massal lainnya yang tersedia di bilah yang sama adalah Klon, Arsip, Dan Menghapus — lihat bagian khusus.

Mengkloning kutipan

Jika Anda memiliki penawaran templat yang sering Anda gunakan kembali — struktur item yang sama dengan sedikit variasi untuk pelanggan berbeda — jangan selalu membuatnya ulang dari awal: tirulah. Kutipan yang dikloning menyimpan semua item, ketentuan, templat, dan lampiran yang dipilih; Anda mengubah pelanggan penerima dan menyesuaikan harga jika diperlukan.

Klon tunggal

1. Buka catatan → Pilihan (tiga titik) → Klon.
2. Di modal pilih dengan kotak centang apa yang akan dibawa ke dalam salinan: item (selalu), dan opsional lampiran, koneksi, komentar, riwayat garis waktu. Jika Anda bekerja di beberapa organisasi dengan akun yang sama, Anda dapat mengkloning penawaran tersebut ke organisasi lain.
3. Mengonfirmasi.

Mokapen membuat kutipan baru dengan akhiran pada judulnya untuk membedakannya dengan aslinya. Ia mendapat kode baru (berurutan tahun berjalan) dan tidak ditautkan ke pelanggan asli — Anda menetapkan penerima yang tepat. Yang asli tetap tidak berubah: kloning adalah salinan, bukan perpindahan.

Klon massal

1. Tampilan daftar → pilih dengan kotak centang → Klon di bilah massal → pilih opsi sekali untuk semua → konfirmasi.

Mengarsipkan kutipan

Kutipan tidak seperti tugas yang "selesai" lalu hilang. Bahkan ketika kesepakatan telah berakhir — menang, kalah, kadaluwarsa — catatan tersebut tetap berguna: ini adalah riwayat komersial pelanggan, dan sebaiknya ditemukan dalam koneksi catatan mereka, dalam laporan tahun, dalam analisis penawaran sebelumnya. Arsip melakukan hal ini: memindahkan kutipan dari tampilan aktif (Kanban dan Daftar tidak lagi menampilkannya) namun tetap mempertahankannya. Ini masih muncul di catatan pelanggan tertaut dan dalam laporan historis, dan Anda dapat memeriksanya kapan saja Kutipan → Tindakan → Arsip kutipan.

Arsip tunggal

1. Buka catatan → Pilihan → Arsip.
2. Konfirmasikan di modal.

Untuk membukanya kembali (pelanggan menelepon kembali beberapa bulan kemudian dan Anda ingin memulai kembali dari sana): temukan di arsip, buka catatan, Pilihan → Pulihkan, dan kembali ke Kanban aktif dalam status sebelum pengarsipan.

Arsip massal

1. Tampilan daftar → pilih → Arsip di bilah massal → konfirmasi.

Kapan mengarsipkan dan kapan menghapus? Aturan praktis: arsipkan jika kutipan itu benar-benar terjadi (dikirim, ada diskusi, ada nilai sejarahnya), hapus jika itu kesalahan (dibuat secara tidak sengaja, duplikat, pengujian). Jangan mengarsipkan untuk "pembersihan": Kanban dengan filter sudah memberikan semua pembersihan yang Anda perlukan, dan kutipan lama namun bagus adalah nilai tambah pada catatan pelanggan.

Menghapus kutipan

Hapus kutipan yang dibuat karena kesalahan atau uji duplikat. Lebih menyukai Arsip jika tawaran tersebut memiliki riwayat yang berguna (dikirim, diterima, hubungan dengan pelanggan atau peluang) dan Anda tidak ingin kehilangan jejaknya pada kontak atau perusahaan.

Penghapusan tunggal

1. Buka catatan → Pilihan (tiga titik) → Menghapus (barang merah).
2. Konfirmasikan di modal.

Dengan Premium Lanjutan kutipannya ditujukan ke sampah (Halaman kutipan → Tindakan → Kutipan sampah). Dari sana Anda bisa Memulihkan atau Hapus secara permanen. Jika Anda membuka penawaran yang sudah ada di sampah, akan muncul banner Pulihkan/Hapus secara permanen.

Di Bebas penghapusan paket (tanpa Premium Lanjutan) secara umum permanen tepat setelah konfirmasi, tanpa sampah — periksa izin organisasi Anda.

Hapus secara massal

1. Tampilan daftar → pilih → Menghapus (tombol merah) → konfirmasi.

Mengubah kutipan menjadi pesanan

Kutipannya adalah usulan, itu memesan adalah konfirmasi eksekutif: mewakili komitmen pelanggan untuk membeli dan — hilir — merupakan titik awal pembuatan faktur. Dalam aliran Mokapen, perpindahan dari penawaran ke pesanan adalah hal yang wajar dan dalam banyak kasus terjadi secara otomatis.

Ada tiga cara untuk mengubah kutipan menjadi urutan, berdasarkan kepraktisan:

• Otomatisasi pada jarak dekat (disarankan) — jika Anda membiarkan otomatisasi pipa default aktif ("Buat pesanan saat penutupan" di Pengaturan → Penjualan → Penawaran), saat Anda memindahkan penawaran ke status 100% (misalnya Diterima), Mokapen dengan cepat membuka modal yang mengusulkan untuk membuat pesanan tertaut dengan item, pelanggan, jumlah, dan ketentuan yang sama. Konfirmasikan dan dalam dua detik Anda sudah menyiapkan pesanan dengan kode berurutannya sendiri, yang ditautkan ke kutipan sumber.
• Dipicu oleh penerimaan online — jika pelanggan menerima melalui OTP dari tautan publik, penawaran secara otomatis berpindah ke Diterima dan proposal pesanan yang sama akan diaktifkan. Tidak ada tindakan manual di pihak Anda, kecuali mengonfirmasi modal.
• petunjuk — dari kutipan, + Buat dan sambungkan → Pesan tombol. Gunakan saat otomatisasi tidak aktif (misalnya, Anda menutup status sebelum otomatisasi aktif) atau saat Anda ingin membuat pesanan parsial yang terkait dengan penawaran harga.

Dalam semua kasus, kutipan aslinya tetap dalam sistem (tidak dihapus atau dipindahkan) dan ditautkan ke pesanan melalui tab Koneksi: dari satu Anda melihat yang lain. Hal ini penting untuk sejarah — catatan pelanggan akan menunjukkan "penawaran dikirim pada bulan Maret, diterima pada bulan April, pesanan dikeluarkan pada bulan April" tanpa Anda menulis apa pun dengan tangan. Untuk detail manajemen pesanan, lihat Panduan pesanan.

Saluran pipa dan status: memodelkan proses penjualan Anda

Itu saluran pipa adalah jalur yang diambil kutipan dari awal hingga akhir — tahapan (atau status) yang dilaluinya, masing-masing memiliki arti yang tepat dalam penjualan Anda. Mokapen menyertakan yang default yang berfungsi untuk 90% kasus, tetapi jika Anda memiliki proses tertentu, Anda dapat menyesuaikannya atau membuat lebih dari satu.

Pipa default

Di luar kotak, penawaran memiliki satu saluran dengan enam status yang mencakup siklus hidup komersial pada umumnya:

• Draf (10%) — penawaran sedang disiapkan, masih internal, belum dikirim ke pelanggan.
• Terkirim (20%) — Anda mengirimkannya, sekarang Anda menunggu.
• Dalam ulasan (60%) — pelanggan menjawab, sedang mengevaluasi, mungkin mendiskusikan perubahan.
• Diterima (100%) — kesepakatan dimenangkan.
• Ditolak (0%) — kesepakatan hilang.
• Kedaluwarsa (0%) — penawaran berakhir tanpa tanggapan melewati validitas.

Persentase di samping setiap status — yang kami sebut "kemajuan" — tidak bersifat dekoratif: persentase tersebut memengaruhi bilah kemajuan pada kartu Kanban dan menentukan status mana yang dianggap "menang" (100%) atau "kalah/tertutup" (0%). Otomatisasi Mokapen terhubung dengan nilai-nilai berikut: ketika kuotasi mencapai 100%, proposal pesanan akan diaktifkan.

Menyesuaikan status

Jika proses standar tidak sesuai — mungkin Anda mengerjakan tender publik dengan tahapan seperti "Pernyataan Minat → Dokumentasi → Penghargaan", atau Anda mengelola proyek dengan tahap "Persetujuan teknis" sebelum penerimaan komersial — Anda dapat mengubah status di Pengaturan → Penjualan → Kutipan → Saluran dan status.

Di sana Anda menambahkan status baru, mengganti nama yang sudah ada, menyusun ulang status tersebut (urutan menentukan urutan kolom Kanban), dan menetapkan nilai kemajuan (0–100%) untuk masing-masing status. Tip praktis: gunakan kemajuan secara konsisten — 100% hanya untuk status yang mewakili kemenangan tertentu, 0% hanya untuk status penutupan definitif. Status perantara (20%, 50%, 80%) harus menunjukkan seberapa "dekat" Anda dengan kemenangan dengan cara yang dapat dipercaya — jadi laporan perkiraan (jumlah × probabilitas) memberikan angka yang realistis.

Beberapa saluran pipa untuk proses yang berbeda

Jika Anda memiliki saluran penjualan berbeda dengan logika kesepakatan berbeda — B2B panjang dengan tahapan lebih banyak, B2C cepat dengan beberapa tahapan, tender dengan birokrasi khusus — Anda dapat membuat saluran pipa yang terpisah, masing-masing dengan statusnya sendiri. Pada halaman Kanban, menu saluran di bagian atas memungkinkan Anda memilih mana yang Anda lihat; beralih dengan satu klik.

Untuk membuat saluran baru, buka Pengaturan → Penjualan → Kutipan → Saluran dan status, atau langsung dari menu saluran di Kanban (tempat Anda menemukan "Pipa baru"). Saluran pipa dapat dibatasi untuk tim organisasi tertentu: hanya tim penjualan "Perusahaan" yang melihat saluran "Akun besar", sedangkan tim "UKM" melihat salurannya sendiri. Berguna untuk organisasi besar dengan departemen terpisah.

Otomatisasi saluran pipa

Dalam pengaturan saluran, Anda menemukan dua otomatisasi yang perlu diketahui karena keduanya mengubah perilaku harga secara otomatis:

• Buat pesanan saat tutup (aktif secara default) — ketika penawaran mencapai status 100%, Mokapen menawarkan untuk segera membuat pesanan tertaut. Kami membahas hal ini dalam "Mengubah penawaran menjadi pesanan". Jika Anda tidak menggunakannya (karena Anda mengelola pesanan di ERP eksternal), Anda dapat menonaktifkannya.
• Pindahkan status setelah penerimaan pelanggan (aktif secara default) — ketika pelanggan menerima penawaran dari tautan OTP publik, Mokapen secara otomatis memindahkannya ke status "menang" yang Anda konfigurasikan. Secara default, status ini masuk ke status 100% pertama yang ditemukan (Diterima), namun Anda dapat menentukan status lain, berguna jika Anda memiliki langkah perantara seperti "Kontrak tertunda yang Diterima" sebelum status akhir.

Sinkronkan dengan perangkat lunak penagihan

Mokapen adalah CRM dan alat penawaran komersial, bukan perangkat lunak penagihan: faktur elektronik, register PPN, buku besar dilakukan oleh ERP Anda (Fatture in Cloud, akuntan Anda dengan perangkat lunak mereka, atau ERP khusus). Supaya tidak terpaksa memasukkan data dua kali, ada a Sinkronisasi tab pada catatan kutipan dan di modul Integrasi organisasi.

Integrasi yang paling matang adalah dengan Fatture di Cloud: rincian lengkap di panduan Fatture in Cloud khusus. Singkatnya, jika Anda menghubungkan akun FIC Anda ke Mokapen, catatan pelanggan, katalog produk, layanan, dan pesanan (beserta baris itemnya) mengalir dari Mokapen ke Fatture di Cloud — yang kemudian menjadi faktur elektronik. Arah dapat dikonfigurasi: Anda dapat memutuskan untuk memindahkan data ke satu arah saja, atau keduanya.

Pada kutipan individual, tab Sinkronisasi menunjukkan status rekaman relatif terhadap integrasi: apakah disinkronkan, kapan operasi terakhir berhasil, apakah ada kesalahan. Jika kuotasi diubah menjadi pesanan, sinkronisasi terutama berkaitan dengan pesanan — saat itulah data penting untuk siklus pajak.

Catatan pelanggan adalah cocok antara kedua sistem menggunakan nomor PPN dan kode pajak sebagai kunci anti-duplikat, jadi jika Anda sudah memiliki "Beta Pelanggan" di Fatture di Cloud dan membuat penawaran di Mokapen untuk pelanggan yang sama, sistem akan mengenalinya sebagai catatan yang sama tanpa menduplikasi catatan tersebut.

Bagian terkait

Kutipan ini tidak hidup sendirian: ada daerah Mokapen lain di sekitarnya yang patut diketahui untuk benar-benar menggunakannya.

• Koneksi — menghubungkan kutipan dengan peluang, perintah, tugas tindak lanjut, tiket dukungan, kutipan terkait lainnya. Setiap koneksi bersifat dua arah (dari kutipan Anda melihat tugas, dari tugas Anda melihat kutipan). Ketika Anda membuka catatan pelanggan enam bulan kemudian, Anda sekilas merekonstruksi semua yang terjadi.
• Lampiran — lampirkan spesifikasi, spesifikasi teknis, draf kontrak, tangkapan layar yang dikirimkan pelanggan kepada Anda untuk penawaran. Mereka tetap berada dalam catatan kutipan dan dapat ditemukan dengan mencari file organisasi.
• Pembaruan — garis waktu (atau log aktivitas) adalah riwayat lengkap segala sesuatu yang terjadi pada kutipan: kapan dibuat, siapa yang mengubah apa dan kapan, setiap email yang dikirim (dengan penerima), setiap penerimaan pelanggan (dengan IP dan tanggal). Berguna secara forensik: jika ada diskusi tentang "apa yang kami katakan", timeline memberikan jawabannya dengan data.
• Tag — klasifikasi gratis untuk memfilter dan mencari dengan cepat: "Perusahaan", "Pembaruan", "Untuk meluncurkan kembali", "Kompleks", taksonomi apa pun yang masuk akal bagi Anda. Filter halaman kutipan bekerja sangat baik dengan tag.

Pengaturan kutipan

Pengaturan dapat diakses oleh admin dan pemilik organisasi, dan tetap ada Pengaturan → Penjualan → Penawaran. Ada tiga bidang utama:

• Saluran pipa dan status — kita telah membahas ini: menentukan tahapan, kemajuan, otomatisasi.
• Konfigurasi lapangan — bidang mana yang akan ditampilkan pada catatan kutipan, dalam urutan apa, yang wajib diisi. Anda juga dapat menambahkan bidang khusus (angka, teks, tanggal, daftar) untuk menangkap informasi spesifik bisnis: "CIG" untuk tender umum, "kode proyek internal", perkiraan tanggal pemasangan. Mereka muncul di rekaman, di kolom tampilan Daftar (jika Anda menambahkannya), dan di filter.
• Konfigurasi kolom daftar — informasi apa yang ingin dilihat dalam tampilan Daftar dan dalam urutan apa. Anda dapat mengubahnya dengan cepat dari tampilan Daftar dengan Tindakan → Edit kolom, tanpa masuk ke pengaturan.

Di luar area tanda kutip tetapi penting untuk membuatnya berfungsi dengan baik, ada dua konfigurasi lainnya:

• Tarif pajak (Pengaturan → Penjualan → Pajak) — jika Anda belum mengonfigurasi setidaknya satu, Anda tidak dapat membuat item.
• Templat dokumen (menu Templat organisasi) — tempat Anda menyesuaikan templat PDF yang kami bahas di "Desain dokumen".

Laporan kutipan

Kanban dan List digunakan untuk mengerjakan kutipan individual; untuk memahami kinerja keseluruhan — berapa banyak penawaran yang Anda buat pada kuartal tersebut, siapa perwakilan dengan kinerja terbaik, produk mana yang paling sering mendapatkan penawaran, berapa penawarannya→tingkat konversi pesanan — ada penawaran khusus laporan, dapat diakses dari Laporan Kutipan halaman (memerlukan paket Premium).

Laporan yang tersedia mencakup pandangan analitis yang paling berguna dalam siklus penjualan:

• Distribusi berdasarkan status — berapa banyak kuotasi di setiap tahap jalur pipa: penting untuk menemukan kemacetan.
• Distribusi melalui pipa — jika Anda menggunakan lebih dari satu, lihat bagaimana pekerjaan didistribusikan ke seluruh saluran.
• Kinerja oleh pemilik — jumlah kutipan dan volume ekonomi per rep.
• Item yang paling banyak dikutip — produk/layanan mana yang paling sering ditawarkan. Sebuah tambang emas untuk memahami apa yang sebenarnya diminta pasar.
• Kutipan per pelanggan — siapa yang Anda lindungi dan berapa nilainya.
• Volume ekonomi menurut periode — tren bulanan, triwulanan, tahunan.
• Margin dan markup — menawarkan profitabilitas. Hanya berfungsi jika Anda mengisi biaya unit pada baris item: tanpa biaya, laporan tetap kosong.

Seperti semua Mokapen, laporan menghormati izin organisasi: setiap pengguna hanya melihat catatan yang dapat mereka akses berdasarkan peran mereka. Perwakilan tidak secara otomatis melihat kutipan rekan kerja kecuali jika izin mengizinkannya — berguna untuk tim dengan dinamika persaingan internal atau data sensitif.