Przewodnik po Mokapen

Przewodnik Zamówienia

Obszar Zamówienia formalizuje akceptację handlową: ten sam model co oferta (pozycje, szablony, PDF, e-mail), ale reprezentuje zobowiązanie sprzedażowe lub dostawcze wobec klienta. Każde zamówienie ma kod zamówienia (np. ORD-3-2026), dokument do pobrania lub wysłania oraz może synchronizować się z oprogramowaniem fakturowym, takim jak Fatture in Cloud, dla przepływu zamówienie → faktura elektroniczna.

Dostęp z menu Sprzedaż → Zamówienia lub ze strony Zamówienia. Funkcja dostępna w planie Large z aktywną aplikacją Sprzedaż. Wymaga skonfigurowanych stawek podatkowych w organizacji (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki).

Rola w CRM i procesach

Zamówienie w Mokapen:

• Potwierdzenie ekonomiczne — wiersze pozycji (produkty, usługi, ogólne) z VAT, rabatami i sumami; podstawa produkcji, wysyłki lub fakturowania.
• Dokument — szablon zamówienia, podgląd, pobieranie PDF/DOCX, wysyłka e-mail z załącznikiem.
• Śledzenie — kod zamówienia, status pipeline zamówienia, powiązania z ofertą źródłową, szansą, kontaktem, firmą.
• Integracja podatkowa — sync do oprogramowania księgowego (Fatture in Cloud: zamówienia z pozycjami do fakturowania).

Przepływ: Wygrana szansa lub Zaakceptowana oferta → Zamówienie → sync fakturowania → Projekt / zadania realizacji.

Przypadki użycia

• Podpisana umowa B2B — zamówienie z wierszami usług cyklicznych + warunki płatności w dokumencie.
• E-commerce / sprzedaż bezpośrednia — zamówienie z zaakceptowanej oferty lub wygranej szansy z pozycjami katalogu.
• Administracja — export/sync zamówienia do Fatture in Cloud; księgowość wystawia fakturę bez ponownego wpisywania wierszy.
• Operacje — zamówienie powiązane z projektem i zadaniami realizacji; połączenia z ticketami posprzedażowymi.

Strona listy i Kanban

Zamówienia zarządza się w Kanban według statusu pipeline (konfigurowalny) oraz w widoku tabelarycznym Lista. Górny pasek:

• Pipeline / Status: filtruj według etapu zamówienia.
• Filtry (plan Large): klient, kwota, daty, opiekun, etykiety.
• + Zamówienie: otwiera pełny edytor (strona nowe zamówienie).
• Akcje: archiwum zamówień, kosz, export, edycja kolumn (widok Lista).

Przy wielokrotnym wyborze na Liście: Edytuj, Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Panel zamówienia

Otwórz zamówienie z Kanban lub Listy: otwiera się panel boczny ze wszystkimi blokami dokumentu. W planie Small możesz przejść do pełnej strony (ikona rozszerzenia), aby pracować nad długimi zamówieniami lub zamówieniami z wieloma wierszami.

Nagłówek:

• Kod zamówienia (np. #ORD-3-2026) — kliknij, aby edytować ręcznie, jeśli masz uprawnienia.
• Tytuł — nazwa opisowa (np. «Zamówienie serwisowe 2026 — Klient X»).
• Odznaka Zarchiwizowane jeśli dotyczy; baner kosza z Przywróć / Usuń trwale.

Pasek akcji dokumentu (góra po prawej):

• Podgląd — render dokumentu tak, jak zobaczy go klient.
• Pobierz — menu: PDF lub Word (docx); plik używa nadawcy i kodu zamówienia w nazwie, gdy są obecne.
• Wyślij e-mail — modal z odbiorcą, tematem, treścią; załącznik PDF wygenerowany z bieżącego zamówienia.

Pasek ikon jak w innych encjach: Status pipeline, Prywatność, Etykiety, Kolor, Załączniki, Notatki, Kopiuj link, Opcje (Klonuj, Archiwizuj, Usuń), + Utwórz i połącz.

Główne bloki: Nadawca/Odbiorca, Design (szablon), Pozycje, Warunki ekonomiczne, pola danych zamówienia (daty, referencje, notatki).

Kod zamówienia

Kod zamówienia jednoznacznie identyfikuje zamówienie w organizacji i pojawia się w nagłówku (np. #ORD-3-2026), na listach, w połączeniach i w nazwach plików PDF.

Automatyczne generowanie: przy tworzeniu lub zapisie, jeśli kod jest pusty, Mokapen przypisuje roczną numerację w formacie ORD-NUMER-ROK (np. ORD-1-2026, ORD-2-2026…). Licznik resetuje się co rok kalendarzowy; niestandardowe kody poza standardowym formatem nie zmieniają numeracji.

Edycja ręczna: kliknij kod w nagłówku → edytowalne pole → zapisz panel. Przydatne do dopasowania do numeracji ERP lub zewnętrznego systemu księgowego; unikaj duplikatów w tej samej org.

Data dokumentu: jeśli ustawisz datę zamówienia inną niż bieżący rok, system może przy zapisie wygenerować kod zgodny z tym rokiem.

W PDF/e-mail nazwa pliku może być Nadawca - kod zamówienia.pdf.

Pozycje (wiersze zamówienia)

Blok Pozycje to rdzeń ekonomiczny zamówienia. Każdy wiersz ma ilość, cenę jednostkową, VAT, rabaty i sumę wiersza.

Dodaj pozycję — przycisk + Pozycja:

1. Wybierz typ: Usługa, Produkt, Pozycja ogólna, Pozycja ogólna (%).
2. Dla usługi/produktu: wybierz wpis z katalogu — cena, VAT i opis proponowane z powiązanego rekordu.
3. Uzupełnij ilość, cenę, ewentualny rabat wiersza; potwierdź.

Ceny brutto/netto, ręczny rabat dokumentu i rabat klienta z katalogu: ta sama logika co w ofercie.

Tworząc zamówienie z zaakceptowanej oferty lub wygranej szansy, Mokapen może wstępnie wypełnić wiersze — sprawdź i dostosuj przed wysłaniem do klienta lub sync podatkowym.

Szablon zamówienia

Blok Design: szablony systemowe (układ zamówienia) lub niestandardowe org (menu Szablony → typ Zamówienie). Definiują układ tabeli pozycji, bloki nadawca/odbiorca, warunki, podpis. Domyślny szablon org proponowany przy nowych zamówieniach.

Warunki ekonomiczne: tekst dowolny (płatność, terminy dostawy, gwarancje) — dziedziczone z szablonu, jeśli puste przy tworzeniu.

Podgląd, pobieranie i wysyłka

Przed wysłaniem do klienta zawsze użyj Podglądu: Mokapen składa dokument z szablonu + zapisanych danych.

Pobierz — PDF lub DOCX z menu Pobierz.

Wyślij e-mail — modal z załącznikiem PDF zamówienia; wymaga e-maila klienta i integracji poczty org.

Zapisz przed generowaniem dokumentu, jeśli zmieniłeś pozycje lub teksty.

Synchronizacja i fakturowanie elektroniczne

Zakładka Synchronizacja na zamówieniu + konfiguracja Integracje → Fatture in Cloud.

Przy aktywnej integracji:

• Export/sync zamówień z pozycjami do Fatture in Cloud (kierunek wychodzący lub dwukierunkowy).
• Wyrównanie katalogów i katalogu pozycji unika ponownego wpisywania na etapie faktury.
• Mapowanie VAT i filtry sync konfigurowalne per org.
• Status na rekord: zsynchronizowany, oczekujący, błąd — do wglądu na zakładce.

Mokapen zarządza CRM i dokumentem zamówienia; faktura elektroniczna i obowiązki podatkowe pozostają w podłączonym oprogramowaniu księgowym, z danymi wyrównanymi przez sync.

Powiązane sekcje

• Połączenia — oferta źródłowa, szansa, projekt, ticket.
• Załączniki — WZ, podpisane umowy.
• Aktualizacje — historia zmian, wysyłek, sync.
• Etykiety — klasyfikacja i filtry.

Utwórz zamówienie

1. Przejdź do Sprzedaż → Zamówienia → + Zamówienie (lub z wygranej szansy / zaakceptowanej oferty z wstępnie wypełnionymi wierszami).
2. Uzupełnij tytuł, klienta (kontakt/firma), początkowy pipeline/status, daty.
3. Sekcja Design: wybierz szablon.
4. Dodaj pozycje z katalogu lub ogólne.
5. Uzupełnij warunki ekonomiczne i nadawcę/odbiorcę w razie potrzeby.
6. Zapisz: przypisywany jest kod zamówienia, jeśli brakuje.
7. Podgląd → Wyślij e-mail, Pobierz PDF lub sync do oprogramowania podatkowego.

Edytuj zamówienie

Edycja pojedyncza (panel)

1. Otwórz panel zamówienia (klik z Kanban lub Listy).
2. Edytuj inline tytuł, kod zamówienia, pola danych, wiersze pozycji i teksty warunków ekonomicznych (ikona ołówka tam, gdzie dostępna).
3. Aktualizuj status pipeline, etykiety, prywatność i załączniki z paska akcji.
4. Zapisz: automatycznie pole po polu w panelu bocznym; podgląd i pobieranie wymagają zapisu po zmianie pozycji, szablonu lub tekstów. Po sync do Fatture in Cloud zmiany w Mokapen mogą wymagać ponownej synchronizacji.

Postęp z Kanban

Przeciągnij kartę między kolumnami Kanban: status pipeline aktualizuje się automatycznie.

Edycja masowa (widok Lista, plan Large)

1. Przejdź do widoku Lista na stronie Zamówienia.
2. Zaznacz zamówienia checkboxami.
3. Kliknij Edytuj na pasku akcji: opiekun, status, etykiety, pola niestandardowe dozwolone masowo.
4. Potwierdź, aby zastosować do wszystkich zaznaczonych.

Pasek akcji masowych również dostępny: Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Usuń zamówienie

Usuń zamówienia utworzone przez pomyłkę lub duplikaty testowe. Preferuj Archiwizuj, jeśli zamówienie ma użyteczną historię (zrealizowane, zafakturowane, połączenia z klientem lub projektem) i nie chcesz stracić śladu. Oceń wpływ na sync i rozpoczęte fakturowanie przed trwałym usunięciem.

Usunięcie pojedyncze

1. Otwórz panel → Opcje (trzy kropki) → Usuń (czerwona pozycja).
2. Potwierdź w modalu.

W planie Large zamówienie trafia do kosza (strona Zamówienia → Akcje → Kosz zamówień). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usunąć trwale. Jeśli otworzysz zamówienie już w koszu, pojawi się baner Przywróć / Usuń trwale.

W planie Free (bez planu Large) usunięcie jest zwykle trwałe natychmiast po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia organizacji.

Usunięcie wielokrotne

1. Widok Lista → zaznacz → Usuń (czerwony przycisk) → potwierdź.

Archiwizuj zamówienie

Archiwum ukrywa zrealizowane, zamknięte lub historyczne zamówienia z Kanban i widoków operacyjnych, nie usuwając ich: połączenia, kwoty i zakładka Aktualizacje pozostają dostępne na kontakcie i firmie. Przydatne dla czystego pipeline przy zachowaniu historii handlowej i audytu sync/fakturowania.

Archiwizacja pojedyncza

1. Otwórz panel → Opcje → Archiwizuj (plan Medium) → potwierdź.

Archiwizacja wielu / przegląd archiwum

• Wielokrotne: widok Lista → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przegląd: Zamówienia → Akcje → Archiwum zamówień.
• Przywróć: z archiwum lub Opcje → Przywróć na panelu.

Zarchiwizowane zamówienia nie pojawiają się w operacyjnym Kanban, ale pozostają dostępne z archiwum, połączeń i raportów historycznych.

Klonuj zamówienie

Duplikuj zamówienie wzorcowe (te same pozycje, załączniki i warunki) dla zamówień cyklicznych, wariantów lub odnowień umów.

Klonowanie pojedyncze

1. Panel → Opcje → Klonuj.
2. Modal: wybierz pozycje, załączniki, połączenia, komentarze do skopiowania.
3. Potwierdź; zaktualizuj tytuł, daty i kod zamówienia w nowym rekordzie.

Klonowanie wielokrotne

1. Lista → zaznacz → Klonuj → opcje → potwierdź.

Z oferty lub wygranej szansy

Z zaakceptowanej oferty: akcja przygotowuje/tworzy zamówienie — kopiuje pozycje i dane klienta. Z wygranej szansy: modal nowe zamówienie ze szansy — automatyczne powiązanie w Połączeniach. Zachowaj ślad oferty lub szansy dla raportowania i audytu.

Widoki

• Kanban — statusy zamówień; przeciągnij i upuść.
• Lista — konfigurowalne kolumny, sortowanie, export, akcje masowe.

Ustawienia Zamówień

W Ustawienia → Sprzedaż → Zamówienia (admin): pipeline i statusy, pola niestandardowe, układ panelu, kolumny listy, rabaty. W org Szablony: modele dokumentu zamówienia. W org Podatki: stawki VAT używane na pozycjach.

Raporty Zamówień

Sekcja Raporty Zamówień (plan Large): wolumeny, statusy, marże, pozycje, klienci — tylko dane autoryzowane przez rolę. Używaj razem z raportami Ofert i Szans dla widoku sprzedaży end-to-end.