Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po zamówieniach

Zamówienie to handlowe potwierdzenie klienta: dokument z cenami, rabatami, VAT i warunkami, który formalizuje zobowiązanie zakupu lub dostawy. W Mokapen zamówienie to nie PDF w folderze współdzielonym. To żywy rekord w CRM, powiązany z kontaktem i firmą, śledzony na osi czasu, synchronizowalny z oprogramowaniem fakturowania i gotowy do e-faktury bez ponownego wprowadzania pozycji.

Ten przewodnik prowadzi przez codzienne użycie: tworzenie lub generowanie zamówienia z zaakceptowanej oferty, zarządzanie realizacją w operacyjnym pipeline, wysyłanie dokumentu do klienta, synchronizacja z Fatture in Cloud i wiedza, gdzie jest każde zlecenie. Ustawienia pipeline, szablonów PDF i pól są w końcowych sekcjach — wartości domyślne działają od razu.

Obszar zamówień znajduje się w Sprzedaż → Zamówienia. Wymaga odpowiedniego planu Premium z aktywną aplikacją Sprzedaż i skonfigurowanymi stawkami podatkowymi na poziomie organizacji (raz, w Ustawienia → Sprzedaż → Podatki).

Jak zamówienia wpisują się w Twoją pracę

Przed szczegółami technicznymi warto zobaczyć, gdzie zamówienie stoi w procesie sprzedaży — to sprawi, że Mokapen będzie działał na Twoją korzyść, a nie przeciwko Tobie.

W typowym przebiegu klient wchodzi jako kontakt (formularz strony, targi, polecenie). Gdy pojawia się konkretna szansa, otwierasz szansę sprzedaży, aby śledzić negocjacje. Gdy potrzebna jest formalna propozycja, przygotowujesz ofertę; gdy klient akceptuje, oferta staje się zamówieniem — punktem, w którym zobowiązanie ekonomiczne jest ostateczne i od którego zaczyna się realizacja, produkcja i fakturowanie. Możesz też utworzyć zamówienie bezpośrednio (już uzgodniona sprzedaż, odnowienie umowy, zamówienie cykliczne) bez oferty.

Zamówienie dziedziczy i zasila resztę: jeśli powstaje z zaakceptowanej oferty, pozycje, klient, rabaty i warunki kopiują się bez ponownego wprowadzania; jeśli otwierasz je z karty firmy, odbiorca i dedykowany rabat wypełniają się automatycznie. Po wystawieniu zamówienie łączy się z projektami, zadaniami dostawy, ticketami wsparcia i — przez sync — z księgowością do fakturowania.

Praktyczna korzyść: sześć miesięcy później, gdy ktoś z zespołu otwiera kontakt klienta, widzi całą historię — wysłane oferty, wystawione zamówienia, które są zrealizowane lub zafakturowane, z jakimi kwotami i pozycjami. Bez współdzielonego Excela, bez folderu «zamówienia 2026» do przeszukiwania.

Przypadki użycia

• Podpisana umowa B2B: zamówienie z cyklicznymi pozycjami usług, warunki płatności w bloku warunków ekonomicznych, markowy PDF z szablonem organizacji.
• Sprzedaż z zaakceptowanej oferty: zamówienie wygenerowane z oferty z już dopasowanymi pozycjami, kwotami i klientem — jeden klik i gotowe do realizacji lub fakturowania.
• Operacje i dostawa: zamówienie powiązane z projektem i zadaniami realizacji; połączenia z ticketami posprzedażowymi dla pełnego cyklu.
• Integracja podatkowa: synchronizacja z Fatture in Cloud — zamówienie z pozycjami staje się podstawą e-faktury bez ponownego wprowadzania w księgowości.

Strona Zamówienia: stąd zaczynasz każdego dnia

W Sprzedaż → Zamówienia widzisz tablicę Kanban: kolumny, gdzie każda to faza operacyjna (Nowe zamówienie, Przejęte, Do zafakturowania, Zafakturowane, Zrealizowane, Standby, Anulowane — konfigurowalne). Każde zamówienie to karta w kolumnie statusu. Na pierwszy rzut oka widać, ile zamówień czeka na realizację, ile jest w fakturowaniu, ile zamkniętych.

To właściwy widok do codziennej pracy: rano otwierasz Mokapen, patrzysz «Przejęte» — zamówienia na dziś. «Do zafakturowania» — te do przekazania księgowości. Kolumna «Zrealizowane» pokazuje zamknięte zlecenia okresu z sumą kwoty u góry.

U góry masz dwa często używane narzędzia: selektor pipeline (różne procesy — np. produkty vs usługi — mają własny pipeline i fazy) i przycisk Filtry. Filtry zawężają widok: tylko zamówienia danego klienta, powyżej kwoty, danego właściciela, z danej etykiety. Często używaną kombinację zapisz jako zapisany filtr i przywołaj jednym kliknięciem.

Aby przesunąć zamówienie do następnej fazy, nie musisz go otwierać: przeciągnij kartę z «Przejęte» do «Do zafakturowania» — status się aktualizuje. Szybko na spotkaniach operacyjnych lub porannym przeglądzie otwartych zleceń.

Przycisk + Zamówienie u góry po prawej otwiera edytor nowego zamówienia — zobacz «Tworzenie zamówienia» dalej.

Widok Kanban (domyślny)

Tablica podzielona na fazy pipeline; każde zamówienie to karta. Suma kwoty u góry kolumny = wolumen ekonomiczny według statusu. Aby przesunąć, przeciągnij kartę: status aktualizuje się bez otwierania zamówienia.

Widok Lista

Klasyczna tabela: jeden wiersz na zamówienie, konfigurowalne kolumny (kod, klient, kwota, status, właściciel, data, etykiety). Sortuj klikając nagłówki i zaznacz wiele wierszy dla akcji masowych: zmiana właściciela, archiwizacja partii końca roku, eksport CSV do księgowości.

Który używać, jak i kiedy

Zasada praktyczna: Kanban do pracy (przesuwanie zamówień, otwieranie, komentowanie, zarządzanie realizacją), Lista do przeglądu i korekty (liczby, sortowanie po kwocie, edycje masowe, eksport, analiza). Przełączaj selektorem u góry po prawej. Filtry i aktywny pipeline pozostają.

Karta zamówienia

Po kliknięciu karty na Kanban (lub wiersza na Liście) otwiera się zamówienie. Z planem Premium możesz przejść do pełnej strony ikoną rozwinięcia u góry — przydatne przy długich zamówieniach z wieloma pozycjami lub szczegółowymi warunkami.

U góry znajdziesz kod zamówienia (np. #ORD-3-2026) i tytuł. Kod jednoznacznie identyfikuje zamówienie — zobacz dedykowaną sekcję. Tytuł to opis, który nadajesz, np. «Zamówienie konserwacji instalacji 2026 — Klient Acme»: pomaga rozpoznać zamówienie, ale nie pojawia się tak na PDF.

Pod tytułem pasek akcji: status pipeline, poufność, etykiety, załączniki, notatki, Kopiuj link, menu Opcje (Klonuj, Archiwizuj, Usuń). Przycisk + Utwórz i połącz łączy zadania, spotkania, projekty, zgłoszenia — połączenie jest automatyczne i dwukierunkowe.

U góry po prawej pasek dokumentu: Podgląd, Pobierz (PDF/Word), Wyślij e-mail — zobacz dedykowaną sekcję.

Reszta karty jest podzielona na bloki: nadawca i odbiorca, dane handlowe, pozycje, sumy, wygląd dokumentu, warunki ekonomiczne, połączenia i synchronizacja.

Nadawca wypełnia się z ustawień organizacji (nazwa, adres, NIP, logo). Odbiorcę definiujesz wybierając firmę i kontakt w katalogu: nazwa, adres, NIP, e-mail i telefon ładują się automatycznie. Jeśli firma ma dedykowany rabat na karcie, stosuje się do wszystkich pozycji. Jeśli klient jeszcze nie istnieje, możesz go utworzyć na bieżąco wpisując nazwę.

Wysyłka: koszty i adres dostawy

Na pełnej stronie zamówienia (nie w kompaktowym panelu bocznym) znajdziesz zwijany blok Wysyłka (ikona ciężarówki). Tutaj zarządzasz wszystkim związanym z fizyczną dostawą: koszt wysyłki, kraj docelowy, adres wysyłki i dane odbiorcy towaru (nazwa, adres, kod pocztowy, miasto, województwo, telefon, e-mail).

Możesz wprowadzić koszt wysyłki ręcznie lub pozwolić Mokapen obliczyć go automatycznie według stref geograficznych skonfigurowanych w organizacji (zobacz Ustawienia poniżej). Obliczenie automatyczne uwzględnia kraj docelowy i, jeśli strefa jest zdefiniowana «według wagi», wagę produktów w pozycjach zamówienia (ilość × waga katalogowa). Przy dodawaniu lub usuwaniu pozycji produktowych lub zmianie kraju system może przeliczyć koszt — i zaktualizować sumy zamówienia.

Jeśli kwota zamówienia przekracza próg darmowej wysyłki zdefiniowany dla tej strefy, Mokapen zeruje koszt i pokazuje odpowiedni komunikat. Koszt wysyłki wchodzi w sumy zamówienia i przy synchronizacji z Fatture in Cloud może być eksportowany jako dedykowana pozycja na fakturze.

Kod zamówienia: automatyczna numeracja (i jak ją zmienić)

Każde zamówienie ma unikalny kod identyfikujący dokument wewnętrznie (Kanban, listy, połączenia) i pojawiający się na PDF jako referencja zamówienia.

Mokapen generuje kod automatycznie przy zapisie, jeśli jest pusty: sekwencja roczna w formacie ORD-NUMER-ROK (np. ORD-1-2026, ORD-2-2026). Co 1 stycznia licznik resetuje się. Jeśli zmienisz datę zamówienia na inny rok, kod regeneruje się zgodnie z tym rokiem.

Możesz ustawić kod ręcznie: kliknij kod w nagłówku, wpisz co chcesz, zapisz. Przydatne do dopasowania do numeracji ERP lub zewnętrznego oprogramowania. Kody poza standardowym formatem nie zmieniają automatycznej sekwencji. Uważaj na duplikaty: lepiej zostawić numerację automatyczną i interweniować tylko gdy trzeba.

W PDF/e-mailach nazwa pliku może być Nadawca - ORD-3-2026.pdf.

Pozycje: budowa dokumentu ekonomicznego zamówienia

Pozycje to rdzeń zamówienia: wiersze opisujące klientowi, co sprzedajesz lub dostarczasz i ile to kosztuje. Każda pozycja ma tytuł, ilość, cenę jednostkową, stawkę podatkową i sumę. Wszystko inne — rabaty, obliczenia netto/brutto, marża, podatki — przelicza się w czasie rzeczywistym podczas pracy.

Po kliknięciu + Pozycja otwiera się okno modalne z pierwszym wyborem: jaki typ pozycji dodać. Jest pięć opcji, a różnica nie jest kosmetyczna — zmienia to, co pozycja reprezentuje w zamówieniu.

Nowa pozycja lub z powiązanej oferty

W zamówieniu powiązanym z jedną lub więcej ofertami (zakładka Połączenia) przycisk + Pozycja staje się menu z dwiema opcjami: Nowa (standardowe okno jak w ofertach) i Z powiązanej oferty. Druga opcja pojawia się tylko, gdy istnieje co najmniej jedna oferta powiązana z zamówieniem — przydatne przy zamówieniu częściowym lub gdy dodajesz pozycje później bez ponownego wprowadzania cen i VAT.

Po wybraniu Z powiązanej oferty otwiera się okno: wybierz ofertę (jeśli masz kilka powiązanych), Mokapen ładuje listę pozycji z tytułem, ilością i ceną. Zaznacz te do importu — nawet tylko niektóre — i potwierdź Dodaj. Wybrane pozycje trafiają do zamówienia z tymi samymi danymi co w ofercie (produkt/usługa, ilość, cena, rabat pozycji, VAT). Potem możesz je edytować indywidualnie jak każdą inną pozycję.

Pięć typów pozycji

Każda pozycja może być jednym z tych pięciu typów, a wybór zmienia to, co pozycja reprezentuje w zamówieniu:

• Usługa — z katalogu Usług. Do czegoś niematerialnego (konsulting, abonament, interwencja dzienna). Wybierz usługę w menu — cena, VAT, kod i opis wypełniają się z katalogu. Możesz je zmienić na pozycji, jeśli dla tego klienta obowiązuje inna cena: katalog się nie zmienia.
• Produkt — działa jak Usługa, ale z katalogu Produktów: materiał, zaopatrzenie, licencje oprogramowania, wszystko materialne lub ze SKU.
• Pozycja ogólna — wolna pozycja: bez powiązania z katalogiem, tytuł, cena i ilość ręcznie. Idealna do jednorazowych pozycji («Dojazd Mediolan», «Jednorazowa instalacja początkowa», «Graficzna personalizacja logo»).
• Pozycja ogólna % — pozycja obliczana: wprowadź procent (dodatni lub ujemny), a Mokapen oblicza kwotę jako procent netto poprzednich pozycji. Klasyczny przypadek: rabat na zamówienie («Rabat lojalnościowy −10%» po liście pozycji) lub dopłata («Usługa pilna +15%»). Kwota przelicza się w czasie rzeczywistym, gdy dodasz pozycję wyżej lub zmienisz cenę.
• Pozycja tylko tekst % — jak poprzednia, ale bez obliczonej kwoty: pokazuje tylko tekst w dokumencie. Przydatne do komunikacji z klientem bez zmiany sum («Rabat już wliczony w ceny», «Obniżony VAT na niektórych pozycjach»).

Co wprowadzasz w każdej pozycji

Niezależnie od typu, każda pozycja ma te same pola (z drobnymi różnicami dla typów %):

• Tytuł i notatka — to, co klient czyta na PDF. Tytuł to główna linia («Bieżąca konserwacja serwera»), notatka opis poniżej («Obejmuje dwie wizyty kwartalne, obsługę zgłoszeń, aktualizacje bezpieczeństwa»). Wypełnia się z katalogu, jeśli wybrano; piszesz sam dla pozycji ogólnych.
• Ilość i cena jednostkowa — tworzą sumę pozycji. Domyślna ilość to 1, więc przy jednorazowej usłudze wprowadzasz tylko cenę. Przy pozycjach zużyciowych (godziny, dni, licencje) wprowadź rzeczywistą ilość.
• Stawka podatkowa — wybrana spośród skonfigurowanych w organizacji (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki). Jeśli stawki nie są jeszcze skonfigurowane, Mokapen ostrzega przed utworzeniem pozycji. System domyślnie stosuje stawkę produktu/usługi z katalogu lub standardową stawkę kraju dla pozycji ogólnych.
• Rabat pozycji — procent rabatu na pojedynczą pozycję (0–100%): przydatny przy specjalnej cenie na jednej pozycji bez zmiany pozostałych. Inny niż rabat klienta i rabat dokumentu — zobacz poniżej.
• Koszt jednostkowy — pole wewnętrzne, niewidoczne dla klienta: służy do obliczenia marży i narzutu. Jeśli wypełnione, zamówienie pokazuje zysk na tej pozycji. Nie jest obowiązkowe, ale przy ciasnych marżach lub analizie rentowności warto wprowadzić go przynajmniej na głównych pozycjach.

Ceny netto lub brutto: co wybrać

Nad listą pozycji jest przełącznik «Używaj cen brutto». To nie szczegół techniczny: zmienia znaczenie liczby w polu ceny.

• Ceny netto (domyślnie) — wprowadzasz cenę bez VAT. Jeśli wpiszesz 100 € w pozycji z 20% VAT, klient widzi 100 € netto + 20 € VAT = 120 € brutto. Standard B2B: rozmówca myśli netto, bo odlicza VAT.
• Ceny brutto — wprowadzasz cenę z VAT. Jeśli wpiszesz 120 € w pozycji z 20% VAT, Mokapen rozkłada: 100 € netto, 20 € VAT. Naturalne B2C: konsument końcowy chce wiedzieć, ile płaci, nie rozbicie.

Przełącznik dotyczy całego zamówienia: bez mieszania netto/brutto. Wybierz według klienta: firma prawie zawsze netto; konsument końcowy prawie zawsze brutto.

Rabaty: pełna kaskada (do pięciu poziomów)

Rabaty stosują się kaskadowo na pozostałej podstawie. Poza klientem, linią i ręcznym zamówienia mogą używać reguł org ilości i sumy netto. Szczegóły: przewodnik Rabaty.

Wyobraź sobie zamówienie 1 000 € netto (jedna pozycja) dla klienta z dedykowanym rabatem 10% na karcie, 5% rabatu pozycji i 3% rabatu dokumentu na zamknięcie. Obliczenie:

1. Punkt wyjścia 1 000 €.
2. Zastosowanie rabatu klienta 10% (karta firmy) → 900 €.
3. Zastosowanie rabatu pozycji 5% → 855 €.
4. Zastosowanie ręcznego rabatu dokumentu 3% → 829,35 €.
5. Obliczenie VAT od kwoty końcowej.

Trzy rabaty nie dają łącznie 18%: kaskadowo wynik jest matematycznie inny.

W praktyce rzadko używasz wszystkich trzech razem. Typowy schemat:

• Rabat klienta — automatyczny za lojalność, zdefiniowany raz na karcie firmy.
• Rabat pozycji — taktyczny na pojedynczych pozycjach.
• Ręczny rabat dokumentu — «ostatnia dźwignia» do zamknięcia w ostatniej chwili.

Blok sum pokazuje każdy poziom osobno. Ręczny rabat dokumentu aktywujesz z panelu «Dodaj rabat» pod pozycjami: dopóki nie jest aktywny, zamówienie używa tylko rabatów klienta i pozycji.

Jeśli zamówienie pochodzi z zaakceptowanej oferty lub wygranej szansy, Mokapen może wypełnić pozycje — sprawdź i dostosuj przed wysłaniem do klienta lub synchronizacją z księgowością.

Zmiana kolejności, edycja, usuwanie pozycji

Pozycje można przeciągać, aby zmienić kolejność: kolejność na ekranie to ta, którą klient zobaczy na PDF. Najpierw główne pozycje, potem dodatki, potem rabaty procentowe.

Aby edytować pozycję, kliknij ikonę edycji: otwiera się to samo okno tworzenia. Aby usunąć — ikonę kosza. Mokapen nie prosi o potwierdzenie — przy ważnym zamówieniu zapisuj okresowo.

Sumy: co widzi klient i co tylko Ty

Blok sum na dole pokazuje całą matematykę zamówienia. Elementy widoczne na PDF:

• Suma netto — suma kwot opodatkowanych.
• Rabaty zastosowane — jeden po drugim, jeśli różnych typów.
• Podatki — rozdzielone według stawki.
• Suma brutto — kwota końcowa dla klienta.

Trzy elementy tylko wewnętrzne, jeśli koszt jednostkowy jest wypełniony:

• Marża — różnica między ceną netto a kosztem całkowitym.
• Marża % — marża względem ceny sprzedaży.
• Narzut % — marża względem kosztu.

Wewnętrzne wskaźniki rentowności, przydatne do decyzji, czy jeszcze można obniżyć cenę.

Wygląd dokumentu: szablony PDF i personalizacja

PDF klienta opiera się na szablonie definiującym układ, kolory, logo, tabelę pozycji i podpis. Na karcie zamówienia blok Wygląd z listą rozwijaną.

Szablony systemowe (gotowe do użycia)

Cztery domyślne szablony — Standard 1 do Standard 4 — z różnymi układami (logo, tabela, bloki nadawca/odbiorca, podpis). Automatycznie używają danych organizacji.

Na początek przetestuj wszystkie cztery na tym samym zamówieniu (zmień szablon, kliknij Podgląd) i wybierz odpowiedni.

Własne szablony organizacji

Przy specjalnych potrzebach — kolory marki, układ branżowy, gwarancje, podpis cyfrowy — utwórz własne szablony w Szablony (menu boczne). Typ Zamówienie, Oferta, Faktura...

Własny szablon pozwala:

• Zdefiniować bloki i pozycję (nagłówek, nadawca, odbiorca, tabela, warunki, podpis, informacje prawne).
• Ustawić kolory, czcionki i styl tabeli zgodnie z marką.
• Wstępnie załadować tekst w warunkach ekonomicznych przy tworzeniu zamówienia.

Oznacz szablon jako domyślny dla wszystkich nowych zamówień. Zmiana szablonu istniejącego zamówienia aktualizuje podgląd i pobieranie bez zmiany pozycji ani cen.

Warunki ekonomiczne: wolny tekst zamówienia

W bloku Dokument edytor warunków ekonomicznych (tekst sformatowany): płatność, ważność, poufność, terminy, gwarancje, kary, odniesienia prawne.

Przy szablonie z wstępnym tekstem edytor wypełnia się przy tworzeniu — zmień tylko to, co trzeba. W przeciwnym razie zacznij od zera.

Tekst pojawia się pod tabelą pozycji, przed podpisem. Czysta treść dokumentu, nie indeksowana przez Mokapen.

Podgląd, pobieranie i wysyłka do klienta

Zamówienie gotowe — pozycje, warunki, klient powiązany — czas je dostarczyć. Trzy ścieżki, od prostej do profesjonalnej.

Podgląd: sprawdź przed wysłaniem

Podgląd u góry po prawej: PDF tak jak zobaczy go klient, format A4 w przeglądarce. Renderowanie na bieżąco, bez pliku.

Używaj go zawsze przed wysłaniem. Ujawnia obcięte tytuły, źle ułożone notatki, logo w złym miejscu, błędny VAT. Edytuj, zapisz, powtórz.

Podgląd odzwierciedla stan zapisany. Bez zapisu ostatnie zmiany mogą nie być widoczne.

Pobieranie: PDF lub Word

Pobierz: PDF lub Word (docx). Automatyczna nazwa NazwaNadawcy - ORD-3-2026.pdf.

Word do ręcznej personalizacji lub formatu edytowalnego na życzenie klienta. Zmiany w Word nie wracają do Mokapen.

Wysyłka e-mail: dostarcz z zamówienia

Wyślij e-mail: okno z załączonym PDF, bez wychodzenia z Mokapen.

Odbiorca wstępnie wypełniony (kontakt lub firma). Wielu odbiorców oddzielonych średnikami. Pole Od: połączenia SMTP organizacji. Podłącz co najmniej jeden służbowy adres.

Temat wstępnie «Zamówienie {kod}». Treść edytowalna swobodnie.

Opcje:

• Dołącz PDF (domyślnie) — kopia zawsze dostępna dla klienta.
• Kopia UDW — ślad tego, co wysłano i kiedy.

Zdarzenie rejestrowane na osí czasu zamówienia.

Synchronizacja z oprogramowaniem fakturowania

Mokapen to CRM i dokument handlowy, nie program do faktur. Dla zamówień synchronizacja to kluczowy krok — dane do fakturowania bez ponownego wprowadzania.

Dojrzała integracja z Fatture in Cloud: przewodnik Fatture in Cloud. Karty klientów, katalog i zamówienia z pozycjami do FIC → e-faktury. Kierunek konfigurowalny.

Zakładka Synchronizacja: status, ostatnia operacja, błędy. Po zmianie pozycji/kwot możliwa nowa synchronizacja przed fakturowaniem.

Karty sparowane po NIP i kodzie podatkowym. Mapowanie VAT i filtry w Integracjach.

Typowy przepływ: zaakceptowana oferta → zamówienie Mokapen → sync FIC → e-faktura. Zgodność podatkowa w podłączonym systemie.

Tworzenie zamówienia

Trzy sposoby rozpoczęcia:

• Z zaakceptowanej oferty (zalecane) — status Zaakceptowana, automatyzacja lub + Utwórz i połącz → Zamówienie. Pozycje, klient, kwoty skopiowane; powiązanie z ofertą źródłową. Zobacz Przewodnik po ofertach.
• Z wygranej szansy — + Utwórz i połącz → Zamówienie z karty szansy. Klient wstępnie wypełniony; sprawdź pozycje.
• Tryb bezpośredni — + Zamówienie na stronie Zamówienia. Uzgodniona sprzedaż lub zamówienie cykliczne.

Sekwencja operacyjna:

1. Jasny tytuł.
2. Sprawdź odbiorcę i nadawcę.
3. Wybierz szablon (typ Zamówienie) lub domyślny.
4. Dodaj/sprawdź pozycje.
5. Warunki ekonomiczne.
6. Właściciel, data, początkowy status pipeline.
7. Zapisz. Kod ORD-N-ROK, sumy obliczone.

Podgląd, potem E-mail, PDF lub sync.

Nie musi być idealnie przy pierwszym zapisie. Po sync FIC zmiany mogą wymagać nowej synchronizacji.

Edycja zamówienia

Trzy tryby edycji według potrzeby.

Bezpośrednia edycja na karcie

Otwórz kartę, zmień tytuł, pola, pozycje, warunki. Panel boczny: autozapis. Pełna strona: przycisk Zapisz.

Zapisz najpierw przed podglądem lub wysyłką.

Przesuwanie statusu z Kanban

Przeciągnij kartę między kolumnami. Statusy «terminalne» (100% Zrealizowane, 0% Anulowane): zmiana na inne statusy tylko dla członków.

Edycja masowa (Lista)

Filtruj, zaznacz, Edytuj: właściciel, status, etykiety, pola własne. Bez pozycji ani tekstów masowo. Także Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Usuwanie zamówienia

Usuń błędy lub duplikaty testowe. Preferuj Archiwizuj, jeśli historia jest użyteczna (wysłane, zrealizowane, zsynchronizowane, połączenia).

Usuwanie pojedyncze

1. Karta → Opcje → Usuń.
2. Potwierdź.

Z Advanced Premium: kosz (Zamówienia → Akcje → Kosz zamówień). Przywróć lub Usuń trwale.

Plan Free: usuwanie zwykle trwałe od razu.

Usuwanie masowe

1. Lista → zaznaczenie → Usuń → potwierdź.

Oceń wpływ na sync/fakturowanie przed trwałym usunięciem.

Archiwizacja zamówienia

Zamówienie pozostaje użyteczne po zamknięciu — historia klienta. Archiwizuj usuwa je z aktywnych widoków, ale zachowuje. Dostępne w Zamówienia → Akcje → Archiwum zamówień.

Archiwizacja pojedyncza

1. Opcje → Archiwizuj → potwierdź.

Aby ponownie otworzyć: archiwum → Opcje → Przywróć.

Archiwizacja masowa

1. Lista → zaznaczenie → Archiwizuj → potwierdź.

Archiwizuj przy realnym biznesie; usuń przy błędzie. Nie archiwizuj tylko dla «porządku».

Klonowanie zamówienia

Wzorzec do ponownego użycia? Klonuj zamiast tworzyć od zera. Zachowuje pozycje, warunki, szablon, załączniki; zmień odbiorcę i ceny.

Klonowanie pojedyncze

1. Opcje → Klonuj.
2. Wybierz pozycje (zawsze), załączniki, połączenia, komentarze, oś czasu. Klon możliwy do innej organizacji.
3. Potwierdź.

Nowy kod, nowy odbiorca do ustawienia. Oryginał bez zmian.

Klonowanie masowe

1. Lista → zaznaczenie → Klonuj → opcje → potwierdź.

Z oferty lub wygranej szansy

Większość zamówień powstaje z zaakceptowanej oferty lub wygranej szansy. Mokapen unika ponownego wprowadzania danych.

Dwa przebiegi:

• Zaakceptowana oferta — OTP, ręcznie lub automatyzacja 100% → powiązane zamówienie ORD-N-ROK. Oferta zachowana. Szczegóły w Przewodniku po ofertach.
• Wygrana szansa — + Utwórz i połącz → Zamówienie. Połączenie dwukierunkowe zarejestrowane.

Zawsze sprawdź pozycje, ceny i warunki przed wysłaniem lub synchronizacją — zamówienie to dokument ostateczny.

Powiązane sekcje

Zamówienie nie żyje w izolacji:

• Połączenia — szanse, oferta źródłowa, projekty, zadania, zgłoszenia, inne zamówienia. Dwukierunkowo.
• Załączniki — specyfikacje, umowy, zrzuty ekranu. Na karcie zamówienia.
• Aktualizacje — pełna oś czasu: utworzenie, zmiany, e-maile, sync (IP, data).
• Etykiety — «Enterprise», «Odnowienie» itd. Filtry na stronie Zamówienia.

Ustawienia zamówień

Ustawienia w Ustawienia → Sprzedaż → Zamówienia. Z aplikacją Zamówienia i odpowiednim planem Premium Członkowie (i wyżej) mogą je zarządzać. Karty:

• Pipeline i statusy — poniżej.
• Konfiguracja pól — widoczność, kolejność, wymagane, pola własne (CIG, kod projektu, data instalacji).
• Kolumny Listy — zmieniane przez Akcje → Modyfikuj kolumny.
• Pola i Lista & kolumny — coming soon w UI.
• Rabat — automatyczne reguły ilości i sumy netto.
• Wysyłka — strefy (stały lub waga, darmowa wysyłka). Bez stref koszt ręczny.

Pipeline i statusy zamówienia

Pipeline = realizacja operacyjna (negocjacje w ofertach). Siedem domyślnych statusów:

• Nowe zamówienie (20%) — oczekuje przejęcia.
• Przejęte (40%) — realizacja w toku.
• Do zafakturowania (60%) — gotowe do księgowości.
• Zafakturowane (80%) — faktura wystawiona lub sync OK.
• Zrealizowane (100%) — biznes zamknięty.
• Standby (0%) — pauza.
• Anulowane (0%) — nie dojdzie do skutku.

Personalizuj w Ustawienia → Sprzedaż → Zamówienia → Pipeline i statusy. Wiele pipeline'ów jak w ofertach.

Także:

• Stawki podatkowe (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki) — wymagane do tworzenia pozycji.
• Szablony dokumentu (menu Szablony) — szablony PDF w sekcji Wygląd.

Raporty zamówień

Kanban/Lista na co dzień; wyniki globalne przez raporty na Raportach zamówień (Premium).

Dostępne raporty:

• Rozkład według statusu — wąskie gardła.
• Rozkład według pipeline — kanały.
• Wyniki według właściciela — wolumen na handlowca.
• Najczęściej zamawiane pozycje — popyt rynkowy.
• Zamówienia według klienta — zasięg i wartość.
• Wolumeny według okresu — trendy.
• Marża i narzut — jeśli koszty jednostkowe są wypełnione.

Raporty respektują uprawnienia organizacji: każdy użytkownik widzi według roli.