Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po Wycenieniach

Obszar Wycenienia to narzędzie handlowe do formalizacji oferty wobec klienta: lista pozycji (produkty, usługi lub wolne wiersze), kwoty, VAT, warunki ekonomiczne i dokument gotowy do podglądu, pobrania (PDF/Word) lub wysyłki e-mail. Łączy sprzedaż i administrację: od szansy sprzedaży lub kontaktu/firmy generujesz numerowane wycenienie (kod wycenienia, np. 3-2026) śledzone w CRM i w razie potrzeby przekształcasz je w zamówienie.

Dostęp z menu Sprzedaż → Wycenienia lub ze strony Wycenienia. Funkcja dostępna w planie Large z aktywną aplikacją Sprzedaż. Wymaga skonfigurowanych stawek podatkowych w organizacji (Ustawienia → Sprzedaż → Podatki).

Rola w CRM i procesach

Wycenienie w Mokapen centralizuje:

• Oferta ekonomiczna: wiersze z katalogu Produkty / Usługi lub pozycje ogólne; rabaty wiersza, rabat klienta, ręczny rabat dokumentu; sumy netto/brutto.
• Dokument handlowy: układ z szablonu, nadawca/odbiorca, warunki ekonomiczne (tekst dowolny), podpis; wyjście PDF lub DOCX.
• Identyfikacja: roczny progresywny kod wycenienia (np. 3-2026) widoczny w nagłówku i PDFach.
• Relacje: powiązanie z kontaktem, firmą, szansą sprzedaży; zakładki Połączenia i Synchronizacja z ERP/rozliczeniami (np. Fatture in Cloud).

Typowy przepływ: Szansa sprzedaży → Wycenienie → wysyłka do klienta → akceptacja → Zamówienie → zewnętrzne rozliczenie.

Przypadki użycia

• Konsulting: wiersze usług za godzinę/dzień, warunki płatności w bloku warunków ekonomicznych, brandowany PDF z szablonem org.
• Resprzedaż produktów: pozycje katalogu z ceną i VAT; automatyczny rabat klienta jeśli skonfigurowany na firmie.
• Mieszana propozycja: mix produktów + usług + wiersz rabatu procentowego (ogólny artykuł (%)).
• Integracja fiskalna: sync do Fatture in Cloud dla wyrównania klientów, katalogu i zamówień w kierunku faktury elektronicznej.

Strona listy i Kanban

Wycenienia są zarządzane w Kanban według etapu lejka (Draft, Wysłane, Zaakceptowane, Odrzucone… — konfigurowalne) i w tabelarycznej Liście. Górny pasek:

• Lejek / Status: filtr według fazy handlowej wycenienia.
• Filtry (Premium): klient, kwota, daty, opiekun, etykiety.
• + Wycenienie: otwiera pełny edytor (strona nowego wycenienia).
• Akcje: archiwum wycenienia, kosz, eksport, edycja kolumn (widok Lista).

Przy wielokrotnym wyborze na Liście: Edytuj, Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Panel wycenienia

Otwórz wycenienie z Kanban lub Listy: otwiera się panel boczny (modal kolumny) ze wszystkimi blokami oferty. Z Premium możesz przejść do pełnej strony (ikona rozszerzenia) do pracy na długich dokumentach.

Nagłówek:

• Kod wycenienia (np. #3-2026) — klik dla ręcznej edycji jeśli autoryzowany.
• Tytuł — nazwa opisowa (np. «Propozycja konserwacji 2026 — Klient X»).
• Badge Zarchiwizowane jeśli dotyczy; banner kosza z Przywróć / Usuń trwale.

Pasek akcji dokumentu (u góry po prawej):

• Podgląd — render dokumentu jak zobaczy klient.
• Pobierz — menu: PDF lub Word (docx); plik używa nadawcy i kodu wycenienia w nazwie gdy obecne.
• Wyślij e-mail — modal z odbiorcą, tematem, treścią; załącznik PDF z bieżącego wycenienia.

Pasek ikon jak inne encje: Status lejka, Prywatność, Etykiety, Kolor, Załączniki, Notatki, Kopiuj link, Opcje (Klonuj, Archiwizuj, Usuń), + Utwórz i połącz.

Kod wycenienia

Kod wycenienia jednoznacznie identifikuje wycenienie w organizacji i pojawia się w nagłówku (np. #3-2026), na listach, połączeniach i w nazwie pliku PDF.

Automatyczne generowanie: przy tworzeniu lub zapisie, jeśli kod jest pusty, Mokapen przypisuje roczny numer progresywny w formacie NUMER-ROK (np. 1-2026, 2-2026…). Licznik resetuje się co rok kalendarzowy i uwzględnia tylko kody w formacie standardowym (niestandardowe kody z dodatkowymi sufiksami nie zmieniają numeracji).

Ręczna edycja: klik na kod w nagłówku → edytowalne pole → zapisz panel. Przydatne do dopasowania do legacy numeracji lub zewnętrznego ERP; unikaj duplikatów w tej samej org.

Data dokumentu: jeśli ustawisz datę wycenienia inna niż bieżący rok, system może przy zapisie wygenerować kod spójny z tym rokiem.

Pozycje (wiersze wycenienia)

Blok Pozycje to rdzeń ekonomiczny wycenienia. Każdy wiersz ma ilość, cenę jednostkową, VAT, rabaty i sumę wiersza.

Dodaj pozycję — przycisk + Pozycja:

1. Wybierz typ: Usługa (katalog usług), Produkt (katalog produktów), Ogólny artykuł (wolny tekst i cena), Ogólny artykuł (%) (rabat lub narzut procentowy na dokument).
2. Dla usługi/produktu: wybierz wpis z katalogu — cena, VAT i opis proponowane z powiązanego rekordu (edytowalne na wierszu).
3. Uzupełnij ilość, cenę, opcjonalny rabat wiersza; potwierdź.

Ceny brutto/netto: przełącznik «Użyj cen brutto» — spójne obliczenie VAT na każdym wierszu i sumach dokumentu.

Ręczny rabat dokumentu: dodatkowy procent na całe wycenienie (poza rabatem klienta i rabatami wiersza).

Rabat klienta: jeśli firma/kontakt ma domyślny rabat w książce adresowej, stosuje się automatycznie na wierszach.

Edytuj lub usuń wiersze z karty pozycji; zmieniaj kolejność jeśli layout pozwala. Sumy aktualizowane na żywo na dole bloku.

Szablony i układ dokumentu

Wygląd PDF/Word jest definiowany przez szablon wybrany w bloku Design.

• Szablony systemowe (Standard 1, Standard 2…): domyślne układy Mokapen z blokami nadawca/odbiorca, tabela pozycji, warunki ekonomiczne, podpis.
• Niestandardowe szablony org: utworzone w Szablony (menu org) — typ Wycenienie; pojawiają się w menu rozwijanym z prefiksem custom (c123).
• Domyślny szablon org: na liście szablonów możesz oznaczyć model jako domyślny — proponowany na nowych wycenieniach.

Każdy układ definiuje które bloki pokazać (kolumny tabeli, motyw tabeli, pozycja logo, podpis). Po zmianie szablonu i zapisie podgląd i pobranie używają nowego designu.

Bloki powiązane ze szablonem w wycenieniu:

• Nadawca / Odbiorca — dane org i klienta (powiązany kontakt/firma; pola fiskalne jeśli uzupełnione).
• Warunki ekonomiczne — edytor rich text (CKEditor) dla płatności, ważności oferty, klauzul; dziedziczone z domyślnego szablonu jeśli puste przy tworzeniu.
• Tabela pozycji — generowana z wierszy bloku Pozycje.

Podgląd, pobranie i wysyłka

Przed wysyłką do klienta zawsze użyj Podglądu: Mokapen składa HTML/PDF ze szablonu + bieżących danych formularza (w tym zsynchronizowanych tekstów CKEditor).

Pobierz:

• PDF — dokument do druku; typowa nazwa pliku: Nadawca - kod wycenienia.pdf.
• Word (docx) — do offline rewizji lub wysyłki innymi kanałami.

Wyślij e-mail: otwiera modal z odbiorcą (e-mail kontaktu/firmy), tematem i treścią; dołącza wygenerowany PDF. Wysyłka przez skonfigurowaną integrację e-mail (SMTP/IMAP org). Po wysyłce śledzenie w zakładce Aktualizacje jeśli zarejestrowane.

Zapisz wycenienie przed podglądem/pobraniem jeśli zmieniłeś pozycje lub teksty — dokument odzwierciedla zapisany stan + otwarte pola formularza.

Synchronizacja i software rozliczeniowy

W zakładce Synchronizacja panelu wycenienia (i w Integracjach org) zarządzasz powiązaniem z zewnętrznymi ERP — głównie Fatture in Cloud.

Co umożliwia integracja (gdy aktywna i skonfigurowana):

• Wyrównanie firm/klientów, produktów, usług między Mokapen i Fatture in Cloud (konfigurowalny kierunek: do FIC, do Mokapen, dwukierunkowy).
• Sync zamówień z pozycjami w kierunku przepływu fiskalnego (wycenienie → zamówienie → faktura elektroniczna po stronie FIC).
• Mapowanie stawek VAT, filtry które książki synchronizować, antiduplikaty NIP.
• Status sync per rekord: ostatnia udana operacja, błędy, rozłączenie.

Konfiguracja: Integracje → Fatture in Cloud — autoryzuj konto, wybierz kierunek sync, włącz encje (firmy, produkty/usługi, zamówienia), mapuj stawki. Na pojedynczym wycenieniu/zamówieniu zakładka Synchronizacja pokazuje czy rekord jest wyrównany lub w błędzie.

Mokapen nie zastępuje fiskalnego ERP: centralizuje CRM, ofertę i transfer danych; faktura elektroniczna pozostaje na połączonym software poza inną integracją.

Powiązane sekcje (wspólne)

• Połączenia — szanse sprzedaży, zamówienia, zadania, zgłoszenia powiązane z wycenieniem.
• Załączniki — specyfikacje, specyfikacje techniczne przy rekordzie.
• Aktualizacje — historia zmian, wysyłek, komentarzy.
• Etykiety — klasyfikacja i filtry.

Utwórz wycenienie

1. Idź do Sprzedaż → Wycenienia → + Wycenienie (lub ze szansy/kontaktu z «Utwórz i połącz»).
2. Uzupełnij tytuł, klient (kontakt/firma), lejek/status początkowy, daty ważności.
3. Sekcja Design: wybierz szablon.
4. Dodaj pozycje z katalogu lub ogólne.
5. Uzupełnij warunki ekonomiczne i nadawca/odbiorca jeśli potrzeba.
6. Zapisz: kod wycenienia jest przypisany jeśli brakuje.
7. Podgląd → Wyślij e-mail lub Pobierz PDF do klienta.

Edytuj wycenienie

Edycja pojedyncza (panel)

1. Otwórz panel wycenienia (klik z Kanban lub Listy).
2. Edytuj inline tytuł, kod wycenienia, pola danych, wiersze pozycji i teksty warunków ekonomicznych (ikona ołówka gdzie dostępna).
3. Aktualizuj status lejka, etykiety, prywatność i załączniki z paska akcji.
4. Zapisz: automatycznie pole po polu w panelu bocznym; podgląd i pobranie wymagają zapisu jeśli zmieniłeś pozycje, szablon lub teksty CKEditor.

Postęp z Kanban

Przeciągnij kartę między kolumnami Kanban: status lejka aktualizuje się automatycznie. Przydatne na spotkaniach handlowych i przeglądach ofert.

Edycja masowa (widok Lista, Premium)

1. Przejdź do widoku Lista na stronie Wycenienia.
2. Zaznacz wycenienia checkboxami.
3. Klik Edytuj na pasku akcji: opiekun, status, etykiety, dozwolone pola niestandardowe masowo.
4. Potwierdź dla wszystkich zaznaczonych.

Pasek akcji masowych też dostępny: Klonuj, Archiwizuj, Usuń.

Usuń wycenienie

Usuń wycenienia utworzone przez pomyłkę lub duplikaty testowe. Preferuj Archiwizuj jeśli oferta ma przydatny historię (wysłana, zaakceptowana, połączenia z klientem lub szansą) i nie chcesz stracić śladu na kontakcie lub firmie.

Usunięcie pojedyncze

1. Otwórz panel → Opcje (trzy kropki) → Usuń (czerwony element).
2. Potwierdź w modalu.

Z Advanced Premium wycenienie trafia do kosza (strona Wycenienia → Akcje → Kosz wycenienia). Stamtąd możesz Przywrócić lub Usuń trwale. Jeśli otworzysz wycenienie już w koszu, pojawia się banner Przywróć / Usuń trwale.

Na planie Free (bez Advanced Premium) usunięcie jest zwykle trwałe od razu po potwierdzeniu, bez kosza — sprawdź uprawnienia organizacji.

Usunięcie wielokrotne

1. Widok Lista → zaznacz → Usuń (czerwony przycisk) → potwierdź.

Archiwizuj wycenienie

Archiwum ukrywa zakończone wycenienia (zaakceptowane, odrzucone, wygasłe lub nieaktywne) z Kanban i widoków operacyjnych, bez usuwania: połączenia, kwoty i zakładka Aktualizacje pozostają dostępne na kontakcie i firmie. Przydatne dla czystego lejka przy zachowaniu historii handlowej.

Archiwizuj pojedyncze wycenienie

1. Otwórz panel → Opcje → Archiwizuj (plan Medium) → potwierdź.

Archiwizuj wiele wycenienia / przeglądaj archiwum

• Wielokrotne: widok Lista → zaznacz → Archiwizuj na pasku akcji.
• Przeglądaj: Wycenienia → Akcje → Archiwum wycenienia.
• Przywróć: z archiwum lub Opcje → Przywróć na panelu.

Zarchiwizowane wycenienia nie pojawiają się w operacyjnym Kanban ale pozostają dostępne z archiwum, połączeń i raportów historycznych.

Klonuj wycenienie

Duplikuj ofertę wzorcową (te same pozycje, załączniki i warunki) dla wariantów, odnowień lub nowych negocjacji z tym samym klientem.

Klonowanie pojedyncze

1. Panel → Opcje → Klonuj.
2. Modal: wybierz pozycje, załączniki, połączenia, komentarze do skopiowania.
3. Potwierdź; zaktualizuj tytuł, daty i kod wycenienia na nowym rekordzie.

Klonowanie wielokrotne

1. Lista → zaznacz → Klonuj → opcje → potwierdź.

Od wycenienia do zamówienia

Gdy klient akceptuje, utwórz powiązane zamówienie: z wygranej szansy, z wycenienia (akcja «Utwórz zamówienie» / przygotowanie zamówienia z wycenienia) lub ręcznie łącząc ten sam klient i pozycje. Zamówienie otrzymuje własny kod zamówienia (zob. przewodnik Zamówienia). Zachowaj wycenienie w połączeniach dla historii handlowej.

Widoki

• Kanban — według etapu lejka; przeciągnij i upuść.
• Lista — konfigurowalne kolumny, sortowanie, eksport, akcje masowe.

Ustawienia Wycenienia

Z Ustawienia → Sprzedaż → Wycenienia (admin): lejek i statusy, pola niestandardowe, układ panelu, kolumny listy, rabaty. Z org Szablony: niestandardowe modele dokumentów. Z org Podatki: stawki VAT używane na pozycjach.

Raporty Wycenienia

Sekcja Raporty Wycenienia (Premium): panel według statusu, lejka, kwot, marż, najczęściej wycenianych pozycji, klientów. Respektuje uprawnienia org — widzisz tylko autoryzowane rekordy. Do codziennej pracy użyj Kanban/Listy; do okresowej analizy raporty i eksport.