Przewodnik po Mokapen

Przewodnik po rolach użytkownika

Każdy użytkownik w Mokapen należy do jednej lub więcej organizacji z określoną rolą. Rola definiuje, co możesz widzieć, tworzyć i konfigurować: nie wszyscy mają dostęp do ustawień, nie wszyscy zapraszają współpracowników, nie wszyscy zarządzają rozliczeniami ani bezpieczeństwem. Ten przewodnik podsumowuje sześć głównych ról i rosnące uprawnienia od Guest do Admin.

Przegląd ról

System przewiduje 6 głównych ról z rosnącymi uprawnieniami:

1. Guest (Gość) — minimalny dostęp
2. Limited User (Użytkownik ograniczony) — dostęp podstawowy
3. User (Użytkownik) — dostęp standardowy
4. Member (Członek) — pełny dostęp
5. Owner (Właściciel) — dostęp administracyjny
6. Admin (Administrator) — dostęp superadministracyjny

1. Guest (Gość)

Co może robić

• Przeglądać encje, do których został wyraźnie zaproszony (np. zadania, projekty)
• Widzieć ograniczone informacje o przypisanych aktywnościach/projektach
• Otrzymywać powiadomienia dotyczące przypisanych aktywności

Czego nie może robić

• Tworzyć nowych encji (kontakty, zadania, produkty itd.)
• Modyfikować danych organizacji
• Uzyskiwać dostępu do ustawień
• Przeglądać pełnej listy użytkowników, kontaktów ani innych encji
• Korzystać z zaawansowanych funkcji

Praktyczne przykłady

• Może zobaczyć przypisane zadanie, ale nie może go modyfikować
• Może zobaczyć projekt, do którego został dodany jako stakeholder, ale nie może dodawać innych członków
• Nie może uzyskać dostępu do menu «Ustawienia» na pasku bocznym

2. Limited User (Użytkownik ograniczony)

Co może robić

• Przeglądać i zarządzać własnymi encjami (kontakty, zadania, produkty itd.)
• Tworzyć nowe encje (kontakty, firmy, zadania, produkty, zamówienia itd.)
• Przeglądać listę użytkowników i zespołów (tylko tych, do których należy)
• Korzystać z podstawowych funkcji aktywnych aplikacji (Kontakty, Sprzedaż, Aktywności, Tickety itd.)
• Tworzyć połączenia między encjami

Czego nie może robić

• Modyfikować ustawień organizacji
• Zarządzać użytkownikami (zapraszać, usuwać, modyfikować role)
• Tworzyć ani modyfikować zespołów
• Uzyskiwać dostępu do ustawień aplikacji (pola niestandardowe, kolumny itd.)
• Modyfikować preferencji organizacji
• Zarządzać bezpieczeństwem i integracjami

Praktyczne przykłady

• Może utworzyć nowy kontakt i przypisać go sobie jako owner
• W sekcji «Członkowie i zespoły» widzi tylko zespoły, do których należy
• Nie może modyfikować pól niestandardowych w sekcji Ustawienia
• Może utworzyć zamówienie, ale nie może modyfikować ustawień produktów

3. User (Użytkownik)

Co może robić

• Wszystko, co może Limited User
• Zapraszać nowych użytkowników do organizacji
• Zarządzać użytkownikami (przeglądać, modyfikować, usuwać)
• Tworzyć i zarządzać zespołami
• Modyfikować informacje o użytkownikach

Czego nie może robić

• Uzyskiwać dostępu do ogólnych ustawień organizacji
• Modyfikować ustawień aplikacji (pola, kolumny itd.)
• Zarządzać bezpieczeństwem i integracjami
• Modyfikować preferencji organizacji
• Uzyskiwać dostępu do ustawień rozliczeń i planów premium

Praktyczne przykłady

• Może zaprosić nowego współpracownika i przypisać mu rolę
• Może utworzyć zespół «Sprzedaż» i dodać członków
• Może modyfikować profil istniejącego użytkownika
• Nie może modyfikować pól niestandardowych kontaktów w ustawieniach
• Nie może uzyskać dostępu do sekcji «Bezpieczeństwo» na pasku bocznym

4. Member (Członek)

Co może robić

• Wszystko, co może User
• Uzyskiwać dostępu do ustawień aplikacji (pola niestandardowe, kolumny, widoki itd.)
• Modyfikować ustawienia Kontaktów, Sprzedaży, Aktywności, Ticketów itd.
• Zarządzać importem danych
• Modyfikować ogólne informacje o organizacji
• Korzystać z zaawansowanych funkcji aplikacji

Czego nie może robić

• Zarządzać bezpieczeństwem organizacji (hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe itd.)
• Modyfikować preferencji aplikacji (które aplikacje są aktywne)
• Zarządzać rozliczeniami i planami premium
• Zarządzać eksportem danych
• Uzyskiwać dostępu do zaawansowanych integracji
• Usuwać organizacji

Praktyczne przykłady

• Może personalizować pola kontaktów (dodawać pola niestandardowe)
• Może modyfikować widoczne kolumny na liście produktów
• Może importować plik CSV z kontaktami
• Może modyfikować nazwę i szczegóły organizacji
• Nie może zmienić planu premium organizacji
• Nie może modyfikować ustawień bezpieczeństwa

5. Owner (Właściciel)

Co może robić

• Wszystko, co może Member
• Zarządzać bezpieczeństwem organizacji
• Modyfikować preferencji aplikacji (aktywować/dezaktywować aplikacje)
• Zarządzać rozliczeniami i planami premium
• Uzyskiwać dostępu do integracji
• Usuwać organizacji
• Zarządzać whitelabel (jeśli dostępne)

Czego nie może robić

• Uzyskiwać dostępu do funkcji zarezerwowanych dla Admin (jeśli istnieją)

Praktyczne przykłady

• Może aktywować lub dezaktywować aplikację «Sprzedaż» w preferencjach
• Może zmienić plan z Free na Premium
• Może skonfigurować integrację z Fatture in Cloud
• Może modyfikować ustawienia bezpieczeństwa (polityka haseł, 2FA itd.)
• Może usunąć organizację (z potwierdzeniem)

6. Admin (Administrator)

Co może robić

• Wszystko, co może Owner
• Pełny dostęp do wszystkich funkcji
• Zarządzać funkcjami partner (jeśli dostępne)
• Dostęp do funkcji Developer (jeśli dostępne i z planem Large lub wyższym)

Uwagi

W systemie seed Admin i Owner mają te same uprawnienia. Różnica może być wdrożona na poziomie logiki biznesowej lub dla przyszłych funkcji.

Praktyczne przykłady

• Może uzyskać dostęp do sekcji «Partner» (jeśli organizacja jest partnerem)
• Może uzyskać dostęp do sekcji «Developer» dla API i webhooków (z planem Large lub wyższym)
• Ma pełny dostęp do wszystkich funkcji bez ograniczeń

Szybkie porównanie według funkcji

Ważne uwagi

• Uprawnienia mogą się różnić w zależności od planu Premium organizacji (Free, Small, Medium, Large, Extra Large)
• Niektóre funkcje wymagają zarówno odpowiedniej roli, jak i wymaganego planu Premium
• Uprawnienia na poziomie Team mogą dodatkowo ograniczać dostęp do konkretnych zasobów
• Aplikacje muszą być aktywowane w preferencjach organizacji, aby były dostępne

Często zadawane pytania

P: Czy Limited User może modyfikować kontakt utworzony przez innego użytkownika?

O: Zależy to od ustawień prywatności i konkretnych uprawnień. Zazwyczaj może modyfikować tylko encje, których jest ownerem lub stakeholderem.

P: Czy Member może usunąć organizację?

O: Nie, tylko Owner i Admin mogą usunąć organizację.

P: Czy User może zobaczyć wszystkich użytkowników organizacji?

O: Tak, User może przeglądać pełną listę użytkowników, podczas gdy Limited User widzi tylko zespoły, do których należy.

P: Jaka jest różnica między Owner a Admin?

O: W podstawowym systemie są równoważne. Admin może mieć dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak Partner i Developer, jeśli są skonfigurowane.