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Guide des Offres

L'espace Offres (deals) est le cœur du pipeline commercial dans Mokapen : chaque offre représente une négociation en cours — un contrat potentiel, un renouvellement, un upsell — avec montant estimé, probabilité de clôture, phase et échéance. C'est le pont entre le Répertoire contacts (qui achète) et les outils de delivery (tâches, projets, devis, commandes).

Accédez-y via le menu Ventes → Offres ou la page Offres. Les offres se gèrent principalement en Kanban par phase de pipeline, avec des vues alternatives (Cartes, Calendrier, Liste) et des rapports dédiés.

Rôle dans le CRM et les processus

Une offre dans Mokapen n'est pas une ligne dans un tableur : c'est un enregistrement opérationnel lié au reste du XRM.

• Commercial : montant, probabilité, phase pipeline, date de clôture prévue, responsable et parties prenantes.
• Relationnel : contact décideur et entreprise liés ; historique visible depuis la fiche client.
• Opérationnel : tâches de suivi, rendez-vous, checklists de qualification liés via Connexions.
• Documentaire : devis et commandes générés ou liés à mesure que l'offre avance (plans Premium).

Règle pratique : chaque négociation significative mérite une offre avec entreprise ou contact, montant et phase à jour — ainsi pipeline, forecast et activité de l'équipe restent alignés.

Cas d'usage

• Agence / conseil : une offre par proposition commerciale ; phases « Qualification → Proposition → Négociation → Gagnée » ; tâches liées pour delivery devis et appels d'alignement.
• B2B récurrent : offre pour renouvellement annuel ou upsell ; lien vers la société existante et tickets de support historiques pour le contexte.
• Équipe commerciale interne : pipeline partagé, filtres par responsable, rapports par phase et montant pondéré (montant × probabilité).
• Leads marketing : offre créée depuis un formulaire ou une campagne (origine dans le champ Source) ; automatisation qui assigne le responsable et crée les tâches de premier contact.

Kanban, pipeline et phases

La vue par défaut est le Kanban organisé par pipeline (ex. « Ventes France », « Partenaires »). Chaque pipeline a des phases (statut) avec ordre et couleur — faites glisser les cartes d'une colonne à l'autre pour faire avancer l'offre.

Barre supérieure de la page Offres :

• Pipeline (menu déroulant) : change le pipeline actif ; en tant qu'admin vous pouvez en créer de nouveaux ou modifier les phases dans Paramètres.
• Regrouper par : outre la phase, regrouper par responsable, étiquettes, date de clôture, etc.
• Filtres (Premium) : montant, probabilité, contact lié, champs personnalisés.
• Vues : Kanban | Cartes | Calendrier | Liste.
• + Offre : créer une nouvelle offre.

Les phases terminales (ex. Gagnée à 100 %, Perdue à 0 %) peuvent déclencher des actions automatiques — par exemple proposition de création de commande quand l'offre est gagnée (plans Premium).

Panneau de l'offre

Cliquez sur le titre pour ouvrir le panneau latéral ; avec Premium vous pouvez l'étendre en page offre plein écran (même disposition, plus d'espace).

En-tête : titre modifiable, badge Archivé le cas échéant. Si l'offre est dans la corbeille, bannière avec Restaurer et Supprimer définitivement.

Barre d'actions :

• Priorité, Confidentialité, Étiquettes, Couleur, Pièces jointes, Notes adhésives (plan Small).
• Copier le lien, Page entière (plan Small).
• + Créer et connecter : tâches, rendez-vous, tickets… liés à l'offre.

Menu Options (trois points)

• Cloner : duplique l'offre ; modale avec cases à cocher checklist, pièces jointes, connexions, commentaires.
• Archiver / Restaurer (plan Medium) : offres conclues hors du pipeline actif.
• Modifier le panneau (admin) : disposition des champs de l'offre.
• Supprimer / Restaurer (entrée rouge) : corbeille org, restauration, suppression définitive.

Onglet Données — champs principaux :

• Probabilité et Phase (pipeline / statut) : définissent l'avancement et le forecast.
• Montant : valeur économique de l'offre.
• Contact et Entreprise liés.
• Responsable (owner) et Parties prenantes.
• Date de clôture prévue, Origine, Description.
• Champs Sales et personnalisés (Premium) selon la configuration org.

Onglets transversaux comme les autres entités : Checklist, Connexions, Temps, Marketing, Mises à jour.

Créer une offre

1. Allez à la page Offres.
2. Cliquez + Offre.
3. Saisissez un titre clair (ex. « Contrat maintenance 2026 — Acme SARL »).
4. Sélectionnez le pipeline et renseignez montant, probabilité, contact/entreprise, date de clôture.
5. Enregistrez : la carte apparaît dans la colonne de la phase initiale.

Vous pouvez aussi créer des offres depuis Créer et connecter sur un contact/entreprise, via des automatisations (ex. nouveau lead depuis un formulaire) ou en clonant une offre modèle.

Modifier une offre

Modification individuelle (panneau)

1. Ouvrez le panneau de l'offre.
2. Modifiez en ligne dans l'onglet Données : probabilité, phase, montant, contact, entreprise, dates (icône crayon).
3. Mettez à jour priorité, étiquettes, responsable depuis la barre d'actions.

Avancer depuis le Kanban

Faites glisser la carte entre les colonnes du Kanban : la phase se met à jour automatiquement. Utile en réunions pipeline.

Modification groupée (vue Liste)

1. Passez à la vue Liste sur la page Offres.
2. Sélectionnez les offres avec les cases à cocher.
3. Cliquez Modifier dans la barre d'actions : responsable, phase, probabilité, étiquettes, champs personnalisés.
4. Confirmez pour appliquer à toutes les offres sélectionnées.

Barre d'actions groupées également disponible : Cloner, Archiver, Supprimer.

Supprimer une offre

Supprimez les offres créées par erreur ou les doublons de test. Préférez Archiver si l'offre a un historique utile (gagnée, perdue, notes commerciales) et que vous ne voulez pas en perdre la trace sur le contact ou l'entreprise.

Suppression individuelle

1. Ouvrez le panneau → Options → Supprimer (entrée rouge).
2. Confirmez dans la modale.

Avec le plan Large, l'offre va dans la corbeille (page Offres → Actions → Corbeille offres). De là, vous pouvez Restaurer ou Supprimer définitivement. Si vous ouvrez une offre déjà dans la corbeille, une bannière Restaurer / Supprimer définitivement apparaît.

Sur le plan Free (sans plan Large), la suppression est en général définitive immédiatement après confirmation, sans corbeille — vérifiez les permissions de votre organisation.

Suppression multiple

1. Vue Liste → sélectionnez → Supprimer (bouton rouge) → confirmez.

Archiver une offre

L'archive masque les offres conclues (gagnées, perdues ou abandonnées) du Kanban et des vues opérationnelles actives, sans les supprimer : connexions, montants et onglet Mises à jour restent consultables sur le contact et l'entreprise. Utile pour un pipeline propre tout en conservant l'historique commercial et les forecasts passés.

Archiver une offre individuelle

1. Panneau → Options → Archiver (plan Medium) → confirmez.

Archiver plusieurs offres / consulter l'archive

• Multiple : Liste → sélectionnez → Archiver.
• Consulter : Offres → Actions → Archive offres.
• Restaurer : depuis l'archive ou Options → Restaurer sur le panneau.

Les offres archivées n'apparaissent pas dans le Kanban opérationnel mais restent accessibles depuis l'archive, les connexions et les rapports historiques.

Cloner une offre

Dupliquez une offre type (même structure checklist, mêmes pièces jointes contractuelles) pour renouvellements ou variantes.

Clonage individuel

1. Panneau → Options → Cloner.
2. Modale : sélectionnez checklist, pièces jointes, connexions, commentaires.
3. Confirmez ; mettez à jour titre, montant et phase initiale sur la nouvelle offre.

Clonage multiple

1. Liste → sélectionnez → Cloner → options → confirmez.

Gagnée, perdue et post-vente

Déplacez l'offre dans la phase Gagnée lorsque le contrat est signé : le montant entre dans le forecast « clos ». Mokapen peut vous proposer de créer une commande liée (Premium). Phase Perdue pour les offres non conclues — utile pour l'analyse des motifs et les rapports.

Après la victoire : liez un projet de delivery, ouvrez des tâches d'onboarding et conservez l'offre dans les connexions pour l'historique commercial sur la fiche client.

Connexions et documents liés

Dans l'onglet Connexions, vous liez tâches de suivi, tickets pré-vente, autres contacts du comité d'achat, devis et commandes. En ouvrant le contact, vous voyez toutes les offres ouvertes et fermées.

Flux typique : Contact → Offre → Devis → Commande → Projet de livraison — chaque étape reste navigable depuis le XRM.

Vues des offres

Quatre modes d'affichage sur la page Offres. Pipeline et filtres restent actifs au changement de vue.

Kanban (par défaut)

Colonnes par phase pipeline ; glisser-déposer pour avancer. Menu Regrouper par : phase (défaut), responsable, étiquettes, date de clôture, couleur (Premium).

Cartes

Offres triées par date de clôture prévue — focus sur les échéances imminentes et le forecast hebdomadaire.

Calendrier

Offres sur calendrier par date de clôture ; utile pour planifier appels de clôture et revues pipeline.

Liste

Tableau avec colonnes configurables, tri, recherche et actions groupées (Modifier, Cloner, Archiver, Supprimer). Idéal pour export et revues numériques.

Filtres

• Filtres (Premium) : montant, probabilité, contact, entreprise, responsable, étiquettes, champs personnalisés.
• Pipeline : menu déroulant pour changer le pipeline actif.
• Utilisateurs / Équipes : limite les offres au responsable ou à l'équipe sélectionné(e).

Paramètres Offres

Depuis Paramètres Offres (admin/membres autorisés) :

• Pipeline et phases : créer des pipelines, ordonner les phases, couleurs, états terminaux (Gagnée/Perdue), probabilité par défaut par phase.
• Champs : champs standard et personnalisés (plan Medium).
• Disposition panneau et Colonnes liste : visibilité et ordre des champs.

Depuis la Liste : Actions → Modifier colonnes pour adapter le tableau à l'équipe commerciale.

Rapports Offres

La section Rapports Offres (Premium) récapitule les offres auxquelles vous avez accès selon le rôle et les permissions de l'organisation : vous ne voyez que les enregistrements et champs autorisés, pas l'ensemble du portefeuille commercial. Elle sert à l'analyse pipeline, au forecast et à l'export — pour l'opérationnel quotidien, utilisez Kanban et Liste.

• Tableau de bord : graphiques par phase, responsable, montant, probabilité, étiquettes, pipeline.
• Liste rapports : tableau analytique avec filtres et export — base pour réunions commerciales hebdomadaires.
• Forecast : montant pondéré (montant × probabilité) par période.

Combinez les rapports avec les Étiquettes (ex. « Enterprise », « Renouvellement ») et les filtres sur connexions pour segmenter le portefeuille d'offres.